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1、精选优质文档-倾情为你奉上企业资源系统大作业目录1 封面2 目录3 需求分析4退货流程5 结算流程8 库表9 库表10 总结铅笔厂ERP系统的采购模块一：需求分析 要进行采购的话首先的是接受无聊需求或者采购指示-选择供应商-下达订单-订单跟踪-验收货物，总共是这几个流程，首先最重要的是根据库存或者生产车间的需求选择采购的材料和数量，然后选择信誉好经济的供货商家，之后下达订单，直到验收货物。这里采购的物料需求大部分来自于生产计划的需求，采购部门必须的按照物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。对于要求外协加工的材料，由生产部门和采购部门共同确定外加工的方案，或者由采购部门主要确定外加工
2、的方案，因为采购部门对市场的的加工能力、供应情况更加的了解。这里我们的铅笔厂的采购部门要是准备采购工作的话首先根据生产部门对于物料的需求决定采购的方式，以为直接采购原材料二位采购半成品，及经过了外加工的半成品，这决定于生产能了的大小。另外需求还是根据销售的情况来决定的，销售能力强，相应的采购的力度当然大些。二：系统结构1：普通采购系统结构采购计划生产订单用料预测车间审 批根据工艺卡算料 销售订单审批采购流程产品结构生产计划生产订单MRP运算库存现存量安全库存量采购流程：接受物料需求或者采购指示-选择供应商-下达订单-订单跟踪-验收货物。采购的运作： 建立供应商子源-生成采购计划-询价及洽谈生成
3、用款计划-下达订单-采购订单跟催-来料验收-结账与费用核算-采购订单结清。业务编号业务名称业务流程简述总调室根据审核确认后的销售订单、物资需求订单，综合考虑库存结存、损耗率等运算因素，进行规划生产计划，采购计划，进行下达生产订单。流程适用范围采购计划相关岗位及权限岗位系统操作权限车间需求录入总调室规划运算录入、审核、记账车间主管审核确认相关部门或岗位车间人员销售部门总调室库房记账这就是简单的采购的系统结构或者是流程，从开始下订单到后来的订单结算以及中间需要审核的地方都包括在内了，这里的流程是仿照易飞系统采购子系统的库表设计的，基本的原理其实完全是一样的，涉及到的车间，总调室、车间主管就是整个生
4、产部门的，其中的销售部门没有列出。对于生产车间的紧急用料（价值较小使用较特殊的物料）由车间进行提出采购需求，直接进行采购，根据采购发票、使用部门签字直接在财务部列项目成本费用处理。 2：采购退货业务流程业务编号PU-003业务名称采购退货业务业务流程简述采购退货业务处理流程适用范围适用于采购物资进行采购到货检验不合格品退货、生产过程发现不合格退货处理。相关岗位及权限岗位系统操作权限采购人员采购订单、采购到货录入库房采购入库单填加、财务成本核算记账、制单结转采购成本财务往来进行付款往来付款采购部 检验部门 库 房 财 务具体工作流程 红字采购发票采购退货 质检单红字采购入库单结算，冲成本冲销应付
5、业务名称采购退货在当月业务现状现状：货物已入库，且在系统中录入了“采购入库单”及采购发票，但当月尚未在存货核算模块中进行月末处理即未跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。背景知识：按照当前税法规定，购买方在未付货款并且未做账务情况下，须将原发票联和抵扣联主动退还销售方。销售方收到后，应在该发票联和和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证，并依次粘贴在存根联后面，下月领购专用发票时随同其他专用发标存根联一起提交税务机关核查。销货方未收到购买方退还的的专用发票前，销售方不得扣减当期销售项税额。处理方法1、 未录入“采购发票”；如果是全部退货，可删除“
6、采购入库单”；如是部分退货，可根据验收合格的数量直接修改“采购入库单”。2、 已录入“采购发票”但未进行手工账务处理或在系统中未做结算；如果是全部退货，这时要分情况进行处理，（1） 经与供应商协调可进行调换相同的货物，且货物很快到达，在系统中对已录入的单据不做任何处理。如果货物换货周期较长，则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（2） 经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（3） 不进行调货处理，按照退货对待，即
7、将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。 如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理（4） 经与供应商协调可进行调换部分相同的货物，且货物很快到达，在系统中对已录入的单所不做任何处理。如果货物换货周期比较长，则将系统的采购入库单及发票全部删除，视同全部货物未验收合格，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（5） 经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务
8、处理。因为调换不同的货物，这时可能变成两张或多张入库单或发票。（6） 不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。3、 当月已执行了采购结算。（1） 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述2的方法进行处理。（2） 若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，再照3-1的方法进行处理。（3） 已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最消结算，再照3-1的方法进行处理。业务名称采购退货跨月业务现状货物已入
9、库，且在K3系统中录入了“采购入库单”及采购发票，并在当月的存货核算模块中已进行了月末处理即已跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。背景知识：按照当前税法规定，在购买方已付款，或者货款未付但已做账务处理。发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单，送交销售方，作为销售方开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票；收到证明单后，根据退回货物的数量/价款或折让金额向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联/记账联、作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联、税款联作为购买方扣减进项税额的凭证。购买方收到红
10、字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的属于偷税行为。如果是普通发票，则由购货方财务出具货物退回证明，并加盖公章。处理方法1、 上月在采购系统中未录入“采购发票”；则上月系统会自动将采购入库单做暂估处理。如果本月全部退货，在采购系统中做一张红字采购退货单并与相应的蓝字采购入库单做结算。生成如下红字凭证 借：存货科目 贷：材料采购 。如是部分退货，先在系统中录入一张全部货物的退货单，并进行结算。产生如下红字凭证借：存货科目 贷：材料采购。再将合格部分的存货生成一张采购入库单，存货记账后产生凭证 借：存货科目 贷：材料采购。待发票到后，再进
11、行结算。2、 上月已进行采购结算，本月在材料领用过程中发现是由于供应商责任发现当时购入的货物不合格，要求退货，如果是全部退货，这时要分情况进行处理，a) 经与供应商协调可进行调换相同的货物，为简便起见无论货物是否很快到达，在系统中均对已录入的单据不做任何处理。但相应负责人一定要关注调换后的结果。b) 若经协商调换不同的货物，视为退货进行处理。c) 不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。无论退货当月是否取得税务机关的证明单，都要首先在采购系统中录入一张相应的采购退货单，以便账实相符，记账后生成红字凭证 借：原材料 贷：材料采购 待发票到后录入到系统成为红字采购发票，再做结算，生
12、成红字凭证 借：材料采购 进项税 贷：应付账款 待合格的货物到达验收后，再进入采购流程。3、 如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理（可视为全部退货处理）4、 对退货发票进行收款操作在应付账款系统中执行单据结算功能，进入“付款单”录入界面，切换到收款单录入界面，执行收款操作。核销后生成凭证 借：现金类科目 贷：应付账款a) 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述2的方法进行处理。b) 若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，再照3-1的方法进行处理。c) 已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最消结算，再照3-1的方法进行
13、处理。3：采购结算流程业务编号业务名称采购结算业务业务流程简述材料采购入库后，采购发票收到后进行对应结算流程适用范围适用于原材料、委外加工（包工包料）、多媒体产品的采购结算。相关岗位及权限岗位系统操作权限采购人员采购发票录入库房采购入库单录入材料成本会计结算、记账、制单采购结算、暂估处理财务往来会计进行付款往来付款采购部 库房 材料成本会计 往来会计具体工作流程 采购入库采购发票 采购入库暂估处理采购结算暂估入库付款核销应付账款描述采购结算的前提是采购入库单和采购发票全部到齐：1、 采购到货后，库房管理人员根据到货通知单、质检部门的质检单进行点收入库，库房记账人员在【库存管理】模块生成采购入库
14、单（一式五联），库房管理人员签字后留存，其他分别传至财务部材料成本会计、库房记账人员、采购部门、总调部。2、 采购部门向供应商索要采购发票：采购发票包括货物发票、运输费用发票、港杂费用发票，发票收到后，采购部门将采购发票在【采购管理】模块分别录入采购发票、运费发票；采购部门持采购入库单和对应采购发票原件到财务部进行报销。3、 财务部材料成本会计在【采购管理】模块中将采购发票原件与采购部门录入的采购发票进行核对，确认无误后，将采购发票对应的采购入库单（库房记账传递）进行采购结算，核算出采购成本，在【存货核算】模块进行单据记账，生成采购入库凭证将采购入库单作为采购入库凭证附件；财务往来会计根据采购
15、发票原件在【应付账款】模块进行审核挂账，生成应付账款凭证，将采购发票原件作为附件。4、 如果本月底采购部门没有收到采购发票或采购发票没有收齐，到月底，财务部材料成本会计将没有进行采购结算的采购入库单进行单据记账，生成暂估入库凭证，将采购入库单作为凭证附件；下月或以后月份采购发票收到或采购发票收全，采购部门持采购发票原件和原有采购入库单到财务部门进行报账，财务部材料成本会计在【采购管理】模块进行采购结算，财务部往来会计在【应付账款】模块进行应付账款挂账制单处理。三：库表设计序号物品名称型号规格计划数单位单价备注12345678910序号物品名称型号规格计划数单位单价备注111213141516这
16、就是库表，简单的来说就是采购单，在确定了采购的物料之后填写都采购单，然后利用组织好的信息进行采购。四：算法流程描述 采购订单管理采购部门采购收获管理供应商管理仓库部门质量部门财务部门 采购基础数据采购计划管理这是书中的数据流图，个人认为，算法流程其实可以按照数据流图的顺序来设计，这里画出的是采购管理的数据流图，已经可以描述出算法的总体设计思路了，所以其他的四个数据流图不再列出。五：总结 这次的作业我做的是铅笔厂的采购模块的ERP设计，其中包括需求分析、系统结构、库表设计、算法流程描述等等，有些地方是参考资料的，但是大部分都是自己分析的，其中的算法流程图是自己想了很久才做出来的，收获还是蛮大的，经过本次大作业我对于ERP这门学科的理解更加的深刻了，当我们准备完成一个软件工程的时候，首先就要对这个工程的需求功能等等进行透彻的分析，然后才能着手开始编程序设计，而erp这门课无疑给了我们巨大的帮助，在完成采购退货这一块的时候老师提供了巨大的帮助，给了我很多的实例，非常的感谢老师。专心-专注-专业