管理文秘期末考试(共10页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上管理文秘一、秘书的涵义服务对象：领导 根本职能：辅助管理 基本方式：处理信息和事务 秘书的涵义：直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。秘书是一项职业名称。二、秘书工作的特点： 三、写出代接电话的转告程序l真不凑巧，不在办公室；2估计点钟回来；3请问有什么事吗？ 由这边去电话； 回来后，请来电话； 代对方向转；4复述相关事情5回来后，立刻转告；6再见！谢谢！7轻轻挂断电话四、当领导开会时，处理电话可采取的方式: 先问清楚对方的单位,姓名,身份等,然后根据具体情况再作进一步的处理。“经理正在开会(或会客),预计四点钟结束,请您到时再打电话来,好吗 ”

2、 “到时我们在给您去电话,好吗”（不紧急）l 转告对方会议预定在几点结束。l 询问是否由自己这方重打。l 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示例如：如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧急事情致电你的上司，这时，你应该怎样处理？ 答：为了不中断会议，打扰上司，可采用递纸条的方式，纸条上写上：特急电话找您，是关于事，接电话请画圈（），不接电话，请打钩（）。 上司不便接电话l u照实说（怠慢）“善意的谎言”“经理现在不在这儿,方便让我转告他吗”l 对方确有急事或是非常重要的客人,非马上找到上司本人不可有弹性的话“请您稍等一下,我马上去找找看”（把对方的单位,姓名,身份,事由等写在便条上

3、,通过便条向上司请示处理办法）l 上司不接电话（有回复的意向）恳切“实在对不起,让您久等了,这会儿找不到经理。见到他以后,我请他马上给您复电话好吗”五、办公室环境布置 是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和单位的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。l 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。l 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免

4、给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。办公室氛围的营造 指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表现办公室管理水平的。参考答案：（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;（3）各种笔 、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;（4）公司印章放入办公桌带锁

5、的抽屉内;（5）墨水放置在储物架底层，复印纸下面几层。六、握手礼仪1、上下级之间：上级伸手后，下级才能伸手相握 长辈与晚辈之间：长辈伸出手后，晚辈才能伸手相握 男女之间：女士伸出手后，男士才能伸手相握2、人们应该站着握手，不然两个人都坐着。如果你坐着，有人走来和你握手，你必须站起来。3、握手的时间通常是3-5秒钟。匆匆握一下就松手，是在敷衍；长久地握着不放，又未免让人尴尬。4、别人伸手同你握手，你不伸手是不友好的5、握手时应该伸出右手，决不能伸出左手。6、握手时不可以把一只手放在口袋。 错误的握手方式：交叉握手、压迫握手、越人握手、旁顾他人、手上有水或者汗、 握手 时太过用力 “五到”身到、笑

6、到、手到、眼到、问候到。七、介绍礼仪尊者优先l 尊者有优先知情权先将职位低者介绍给职位高者先将男士介绍给女士先将年轻人介绍给年长者先将同事介绍给客户先将非官方人事给官方人士先将本国人给外国人八、名片禁忌 切忌手指夹名片或以左手递名片； 切忌随意放置或玩弄他人的名片； 接受名片后应回赠名片，若不能回赠应表示歉意并说明原因l 递名片时要站姿并以双手或右手胸部的高度递出名片应注意将名片的正面朝上，文字顺对对方递出。l 交换名片时应注意微笑、目视对方；l 接过对方名片时应将名片内容仔细默读一遍；l 将对方的名片放入名片夹或上衣口袋内谈话时切忌玩弄对方名片或在名片上作备忘。可以将对方名片放于桌面以便随时

7、对应九、上司出差前准备工作1、确定出差目的和日期；2、确认总经理出差陪同人3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）4、确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；5、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）6、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。7、拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。8、借支，了解外汇，办理兑换外币9、收集背景资料十、会议的涵义l

8、 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有划的商议活动。l 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。 十一、会议筹备阶段的会务操作（一）拟定会议计划 确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 成立会务工作机构 制订会议预算 拟定会议议程、日程、程序 制发会议通知 1.会议通知的种类与方式 （1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知 （2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知 （3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等（二） 准备会议材料与物品 需要准备的内容 1需准备的会议文

9、件资料 2需准备的会议物品与设备 准备领导发言稿 起草会议报告、决议草案 准备会议文件的要求（三）制发会议证件（四）会场布置1 会场布置根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。2 会场形式的布置 ：相对式 全围式 半围式 分散式 3.会场座位安排 ：横排法 竖排法 左右排列法4.环境布置 十二、公务文书公务文书：又叫公务文件，简称公文。是党政机关、企事业单位、人民团体在公务活动中为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。广义：泛指常用的应用文 狭义：党14国务院13十三、法定公文的种类：命令（令）、决定、公告、

10、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。上行文：请示、报告 平行文：函、议案 下行文：通知、通报、决定、批复、意见、命令、公告、通告。公文的特点：鲜明的政策性、法定的权威性、体式的规范性、语言的平实性、限定的时效性。公文的划分1、按内容和适用范围来分：知照性公文，报请性公文，指挥性公文，协商记录性公文。2、按行文方向来划分：上行文、下行文和平行文。 意见与会议纪要可上行、下行、平行。3、按缓急程度来划分：特急、急件、一般文件三类。4、按保密级别来划分：三个等级：绝密、机密和秘密。十四、公文的格式和内容眉首：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

11、、红色反线等项。l 份数序号：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号，不少于2位数，如“01” 一般为红色l 秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密” “秘 密” “秘密六个月” 下行文和平行文位于版心右上角第一行顶格。上行文位于发文机关标识的右上方顶格。l 紧急程度：“特急”、“急件” 如需标秘密等级，则在秘密等级之下，两字之间空1字在实际行文过程中，有将紧急程度标注于标题公文种类之前的情况。l 发文机关标识：发文机关全称或规范化简称+ “文件”如：国务院文件（一般小于此字体大小）1、行政机关联合行文，主办机关排列在前；党、政、军、群的顺序排列。“文件”右侧居中。2、若联合行文机关

12、过多，则必须保证公文首页显示正文。红色标识 3、发文机关全称或规范化的简称单独构成（仅适用于函）l 发文字号：发文机关代字（无字）+年份（六角）+序号（实位，无第） 如：京政发2007号 联合行文，一般主办机关的发文字号或排列在前的，但只能标注一个机关的发文字号。l 签发人：上行文才有，发文字号左空一字，签发人右空一字。 多个签发人，按发文机关顺序依次顺排，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行主体：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识（印章）、附注l 标题：发文机关+事由+文种 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号l 主送机关： 同类机关间用顿号，不同类机关间用逗号结

13、尾用冒号。如：各省、自治区、直辖市教育厅，新疆生产建设兵团教委，部属各高等学校：普发性公文、法规性公文、会议通过的公文等，不标主送机关左侧顶格，回行顶格。l 正文：开头事项结语l 附件 ：附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。（左上第一行标“附件”或“序号”）l 附件说明：正文与成文日期之间；两个以上附件标阿拉伯序号；公布令、转发通知，不标注附件说明。l 发文机关署名：联合行文，三个以上机关，要署发文机关名称（横排）。位置视印章而定。l 成文日期：负责人或最后签发机关负责人签发的日期为准，如：二一四年十一月十二日上下位置依成文日期而定，单一发文，成文日期右空4字；联合行文，两个机关

14、，成文日期拉开，左右各空7字；三个以上机关，成文日期右空2字； 法规性公文、会议通过的公文等，居中标注于标题之下。l 印章：公文除“会议纪要”和电报形式发出的文件以外，应当加盖印章。（下无文字，下套；否，中套）三个以上机关，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，每排最多3个印章。务使印章与正文同处一面。l 附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等项l 主题词：词目之间空1字，不加标点符号。令、议案和会议纪要，不标注主题词。（居左顶格） 如： 国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 水土保持 通知l 抄

15、送机关：回行时与冒号后的抄送机关对齐；同类顿号，不同类逗号，在最后一个抄送机关后标句号。抄送规则：1、向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关 2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 3、公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。 4、下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。 l 印发机关和印发日期：印发日期以公文付印的日期（用阿拉伯数码标识）为准，如：“办公厅”“年月日印发”

16、 印发机关左空1字，印发日期右空1字l 印发份数：“共印份” 十五、公文的拟写步骤一、明确发文主旨 1、文件的中心内容是什么？ 2、根据文件内容，准备采用什么文种？ 3、明确文件发送范围和阅读对象。 4、明确发文的具体要求。二、收集有关材料，进行调查研究三、拟出提纲，安排结构四、落笔起草，拟写正文1、要观点鲜明、用材得当 2、要文句简练、交代清楚 五、反复检查，认真修改 1、关于主题的修改 2、 关于观点的修改3、 关于材料的修改4、 关于结构的修改 5、 关于语言的修改 十六、公告与通告的异同 通告和公告都属于周知性的文体，也就是说，内容都具有知照性，发布范围都是面向全社会的。但在相同之中也

17、存在一些区别，可大致概括为以下三个方面： 1、制发机关级别不同 公告一般高于通告。公告庄重、严肃、宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布，如中华人民共和国全国人民代表大会、国务院等；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布，如某个行政机关、某个职能部门、某条道路的施工单位等。 2、公布事项的性质和范围不同 通告发布以后具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性。而就告知性而言，公告范围大于通告。“公告”面向“国内外”，通告范围较公告范围小，“在一定范围内”使用。3、 写法不同 公告一般是开门见山，直叙其事，也不用说明和议论，内容单一。而通告，篇幅相对较长，内容相对复

18、杂，既要在开头写出发布通告的原因、目的、意义，又要在正文部分写出缘由、事项和结尾。十七、会议纪要和会议记录的比较1、使用范围不同。会议记录适用于任何正式会议，会议纪要则限于较重要的会议使用。 2、文体性质不同。会议记录一般被视为资料，它不能作为文件分发，而会议纪要则属于正式公文。 3、会议记录是从头到尾把会议情况全部照录，强调完整性；会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神，强调概括性。十八、请示与报告的异同相同点：同属于报请性的上行公文。不同点： （1）含义不同。请示是“请求指示、批准”，带有紧迫性；而报告是“汇报工作，反映情况，提出意见或者建议”，重点在反映情况上。 （2）性质不同。报告

19、是陈述性的文件；请示是请求性文件。 （3）行文时间不同。报告是在事件前、事情进行过程中和事件后都可以行文；而请示是事先行文 十九、通报与处分决定的区别 1、制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。 2、内容性质不同。“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员吸取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。 3、发送范围不同。“通

20、报”发送范围广泛 ，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。二十、改错题一、文种要正确 1不可错用报告、请示不分： 如市人民政府关于解决水利建设资金的报告；改为请示 再如县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示。 改为报告批复、复函不分： 如市失业职工管理所关于不同意缓缴失业保险金的批复；改为复函 再如省人民政府关于市总体规划的复函。改为批复公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告” 。 如市供电局关于区域暂时停电的公告、市关于严禁在市区养犬的公告等。2不可并用 比较常见的有“关于的请示报告”、“关于的请示函”等。 如县民政局关于成立消防科的请示报告；去掉报告 再如县

21、人民政府关于同意建立集贸市场给县工商局的批复函。去掉批3不可自造 如学校关于加强学生动手能力培养的汇报。改为报告 再如市委办公室关于增设督查科的申请。改为请示4不可省略 如市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示。末尾加上“的通知” 再如市人民代表大会告知有关职务的选举结果。末尾加上“的报告”二、事由要准确1不可随意省略 如省人民政府关于的决定，不能省略为省人民政府决定； 再如省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函，不能省略为省科学技术委员会的函。2不可繁复冗赘 规范写法国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知； 尽量不要出现区人民政府关于转发市人民

22、政府关于转发省人民政府关于转发国务院的通知的通知的通知的通知改为区人民政府关于转发国务院的通知3不可简而不明 如航运管理所航行通告改为航运管理所关于确保施工和航行安全的通告； 再如区人民政府关于国庆节的通知改为县人民政府关于国庆节放假的通知。4不可错用词语 1、“批转”与“转发”的错用。 如区人民政府转发区经委关于当前工业生产的意见的通知； 省人民政府批转国务院关于禁止非法买卖人民币的通知。 2、在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。 如市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告把“上报”删去 再如市人民政府关于请求解决水利建设资金的

23、请示把“请求”删去三、 形式要规范1不可出现语病 如学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知去掉“若干措施” 再如省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见去掉“若干问题”2不可随意省略或错用介词“关于” 如部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知改为“部关于” 关于省财经学校向大学联系临时住房问题的函改为“省财经学校关于” 如关于转发关于的通知前面的“关于”可省略，3不可滥用或错用标点符号 “特通告如下：”“特此报告”“以上如无不妥，请批转。” 一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号。 二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)

24、，滥用书名号。 三是标点符号标错位置，如省人民政府关于转发国务院关于职工工作时间的规定的通知，应改为省人民政府转发国务院关于职工工作时间的规定的通知。例1： 市人民政府关于2013年“条令条例学习月活动” 安排的通知去掉引号例：总队批转省关于精神文明建设报告的通知去掉两个书名号命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的、具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。决定：对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项，以修正案的方式修改行政法律、法规和规章。任

25、何机关、单位和团体都可以使用决定。决定属于下行文。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告，属于公开宣布的晓谕性公文，与其他告知一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。通告：通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。通告，是领导机关及其职能部门根据职权，向所辖范围内的人民群众、机关团体公布应当遵守或周知的事项的公文。通知：是要求有关单位了解、协作、执行和办理的指挥性、知照性公文。在所有公文中，通知的使用范围最广，任何级别的组织机构都可运用，它的职能最多，主要适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下

26、级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等情况。（平行、下行）通报：通报是上级机关对下级机关中的典型的先进事迹、先进人物进行表彰，对严重错误给予批评教育，借以教育干部和群众，不断改进工作，对重要的精神和情况给予传达沟通的一种知照性公文。报告：报告是下级机关主动或应上级机关要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性上行公文。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示：请示是“适用于向上级机关请求指示、批 准”的公文。请示属于上行文。请示的作用于请示工作并要求上级批复。批复：批复是被动行文，是上级机关针对下级机关请示中请求指示、批准的事项，给予明

27、确的答复。简单来说，批复是用于“答复下级机关的请示事项”的公文。批复为下行文。函：是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项（平行文）。会议纪要：是根据会议情况、会议记录和会议文件以及其他有关会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝练度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要可以起上报、下达、横传（意见）的作用。通知范文：X市工商行政管理局关于严格执法程序确保执法人员人身安全的通知各工商行政管理局分局，市局各科、室、所、直属单位： 2014年7月24日上午，市工商局X工商分局与公安部门联合查处一起传销活动中，联合执法人

28、员遭到不法人员围攻殴打。致使7名工商人员和3名公安干警受伤，其中2人重伤，另有一名执法人员因伤势过重不幸牺牲。 为严格执法程序，确保全市系统广大执法人员的人身安全，防止在行政执法活动中遭受暴力抗法事件的发生，现通知如下： 一、统一思想，提高认识，切实消除“重主体、轻程序”的错误观念。 二、深化教育，狠抓培训，不断提高执法人员执行执法程序的能力和水平。 三、高度重视，采取措施，确保执法人员人身安全。 特此通知 X市工商行政管理局（印章） 二一四年七月二十四日请示：1、请示必须写明主送机关，而且主送机关只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关,另一个为

29、抄送。 2、只能主送上级单位，不能送领导者个人。 3、一般不得越级主送。 4、受理、答复请示的部门,应为有隶属关系的直接上级机关。 写作要求1.一文一事原则 2.主送一个机关 3.不可直接呈送领导个人，也不可抄送同级或下级机关 4.一般不得越级行文 5.语气宜温和谦恭（请、拟、建议不可用“我们决定”等生硬语气）病文： 请示报告总公司： 我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万

30、元。目前，我公司已自筹120万元，还差80万元。希望总公司拨给专项经费80万元，请阅知。 另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。 分公司（公章） 2014年4月24日请示修改例文：关于改造总装车间所需经费的请示总公司： 我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产之需。鉴于目前总装车间面积过小、设备陈旧的现状，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，尚有80万元缺口。希望总公司拨给专项经费80万元。 妥否，请批复。 分公司（公章） 年月日 （联系人：张三，联系电话：）批复：批复例文：国务院关于同意省设立市的批复国发20号省人民政府： 你省关于撤销县设立市的请示（政发20 号）收悉，国务院同意撤销县，设立市（县级）由省直辖，以原县的行政区域为市的行政区域，不增加人员编制。 此复 国务院（公章） 二年月日专心-专注-专业