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1、精选优质文档-倾情为你奉上孚盟软件FumaCRM5操作指南第一部分：版本控制版本日期作者版本备注1.01陈志贤增加邮件模块操作1.02陈志贤增加客户档案操作1.03陈志贤增加商品档案、业务流程操作和报表模块1.04陈志贤修改报价单操作图片1.05陈志贤增加流程图第二部分：审批签署项目职位审批签署日期执行小组组长项目经理业务部门用户顾问第三部分：流程描述 部门名称外贸部业务流程业务邮件客户关系及业务操作流程图描述假设前提目录引言非常感谢您使用我司软件，希望这套系统可以给您工作带来便利性，同时也希望这套系统可以很好的帮助您管理好邮件和客户资料。在使用这套系统之前，我希望您可以摒弃之前使用网页、OU
2、TLOOK、FOXMAIL的习惯，因为这套系统将带给您不一样的思路去管理。如在收件箱下面根据客户名称建文件夹等，这不是最有效的方法，在教程里我会选择让你们放弃这种管理思路，当然我也会推荐一些管理思路给到您。我制作这个教程，结合了大量客户的使用经验，接下来的教程分为邮件部分的基础篇和技巧篇以及基础资料部分的介绍、业务流程操作和统计报表展示，希望孚盟软件可以助您一臂之力。一、邮件部分【基础篇】在使用邮件部分之前，您需要确定以下三个步骤（简称“头三步”）是否已经完成了。1、邮箱是否绑定到系统里面了，并且已经验证可以正常收件和发件了；2、之前的邮件是否导入到系统里面了；3、个人模板是否已经在系统设置好
3、了。范本截图见下：1.邮箱基础设置1.1、邮箱绑定设置：1） 操作流程：模块-系统设置-邮件-邮件账户设置 2） 点开“邮件账户设置”，点击左上角“”，可以看到如下界面，在首页里填写好邮箱账号、密码（邮箱密码，如果网页上有改动的话，这里也要变动的，不然会收发不了邮件的）、显示名称（对外您的称呼）、账户类型（业务员选择个人的）、拥有人（该邮箱属于谁负责的拥有人就是他），设置好后如下图范本： 3） 设置邮箱的POP（收件服务）、SMTP(发件服务)，不同的企业邮局有不同的，如163的是和，QQ的是和,具体问贵司的企业邮局供应商，设置范本如下：4） 设置好后，测试设置是否成功，分测试收件和发件，收件
4、测试：点开邮件界面，点击“收取”倒三角，选择要测试的账号，如果只有1个账号的话，直接点击“收取”即可，如果收取得了邮件的话，那么表示成功了。发件就不截图了，点到发件界面，发送一个邮件即可。如果设置都可以的话，那么恭喜您邮件账号设置成功。1.2、企业邮局的邮件如何导入到系统里面 邮件导入分为：已发件箱和收件箱邮件 已发件箱导入 1）打开企业邮箱，在已发送界面，查看总共多少页，每一页都需要逐页导出。 2）第一页全选，点击，下载到桌面上，在桌面上新建一个文件夹，将导出的压缩文件拖到新建文件夹里面，在文件夹里解压。 3）回到系统邮件界面，右键已发件箱，弹出邮件导入界面，两种方式选择，选好后，再点击开始
5、导入 4）在企业邮箱里面选择第二页，再重复抄作以上步骤，以此类推，即可将所有的已发送邮件全部导入到软件。收件箱导入1）如果全部在网页上的话，直接绑定好邮件下载就可以了。2）如果有些在FOXMAIL或OUTLOOK的话，按照上面的操作方式操作即可。1.3、如何设置新建邮件模板、回复邮件模板 1.3.1新建邮件模板 1）点击到邮件界面，点击写信旁边的“倒三角”，点击模板管理，如图： 2）右键新建邮件模块，弹出，填写名称后点击确定 3）填写好正文内容点击“保持”即可，范本截图如下： 4）如果要设置默认签名的话，以后发邮件自动带过去的话，新建界面下方选择默认的新建模板，点击“保存”即可，范本截图如下：
6、 3.2回复邮件模板 回复邮件模板与新建邮件模板类似，在回复邮件模板右键新建即可，不同点在于回复时选择是否带入原邮件内容、原邮件附件等，在模板内容设置好后，点击上方的“插入宏”“与原邮件相关的项”引用相关选择即可，具体范本截图如下： “以上三步做完之后，那么恭喜您，可以正式使用孚盟软件了。在使用我司邮件系统之前，您需要做好以下几个改变：1、 改变之前在收件箱下面建立很多文件夹，然后按照文件夹给客户分类；2、 改变之前内部同事邮件外来或老板/经理转发邮件给业务同事，转发是很繁琐的，用内部分发来取代；邮件与客户关系管理的无缝链接图示：2邮件日常处理操作指导2.1、待处理的使用 每天打开系统，先到“
7、待处理”查看今天收到的新询盘以及昨天未回复的询盘，待处理的意思指没有回复的邮件，只要是未回复的邮件都会永久性的到这里。用途：有效的帮助您整理新询盘，清晰的知道哪些是还没有回复的，特别是一天下来询盘量多的业务员，非常直观，有序的完成相应的询盘。如图：2.2、查看新邮件 新邮件分为老客户发过来的新邮件和新客户发过来的询盘邮件，一般推荐查看方式：先看老客户的，再看新客户的（因人而议），如果是老客户的话，要查看之前的邮件往来历史和附件历史的话，可以查看右边的联系人、往来邮件、往来附件，。如果是显示陌生邮件的话，需要执行流程图的第二步建立客户档案。如下图：2.3、如何通过邮件建立客户档案 用途：新来邮件
8、建立好了客户档案之后，后期只要该客户建档邮箱发过来的邮件，自动会分配到该客户下面，可以方便的通过外来邮件查看所有的历史往来。分为三种情况：对新客户新联系人建档、老客户新联系人建档、老客户老联系人建档。 1）新客户新联系人建档 分为两种情况，一种是B2B发过来的询盘，如阿里巴巴、中国制造，环球资源，这类询盘邮件正文会有该客户的信息，软件会自动抓取该邮件正文信息，跳转到快速录入客户界面，填写好相应的信息如客户来源、阶段等即可完成客户档案建立，平均计时5-10S。第二种是客户邮箱直接发过来的邮件，点击邮件右边的倒三角，选择“添加客户”或“添加到供应商”，跳转到快速录入客户界面，操作与第一种一样。范本
9、如下图：2）老客户新联系人建档，B2B平台和客户自己邮箱直接发过来操作与1）相同，只是在快速客户录入界面不同，点击“客户主档”“选择客户/联系人”，如图：，会弹出选择老客户界面，选择好老客户保存即可。3)老客户老联系人建档，类似于我们手机通讯录客户更换手机号一样的，B2B平台和客户自己邮箱直接发过来操作与1）相同，只是在快速客户录入界面不同，点击“客户主档”“选择客户/联系人”，如图：，会弹出选择老客户界面，选择好老客户以及该老客户的联系人保存即可。2.4、如何回复客户邮件 分为回复和全部回复，回复应用于该邮件发件人是客户、收件人是自己，回复时只显示单一收件人。全部回复应用于该邮件发件人是客户
10、、收件人有多人，回复邮件需要回复多人，如图：（全部回复）2.5、重要邮件如何设定跟踪 针对重要的邮件，如报价、合同等如果客户不及时回复需要系统提醒的邮件，可以在回邮件界面跟踪设定跟踪日期，届时如果客户规定时间内客户没有回复的话，软件会自动提醒您该客户没有回复邮件，提醒您及时跟进。所有跟踪记录可通过SPEEDTAIK查看。如范本下图：推荐应用：该功能我一般所有发出去的报价和合同都要做提醒，这样一周下来可以很清楚的知道客户的跟进情况，有些客户没有回邮件但是在电话或SKYPE有沟通的也就非常清楚了。【技巧篇】功能一：如何使用邮件规则功能 相同点：邮件规则功能相信您不会陌生，在使用OUTLOOK和FO
11、XMAIL有使用过，就是在收件箱下面建立一个文件夹，后期所有该邮箱的邮件会自动到这个文件夹里面 不同点：由于之前使用的一个客户建文件夹这种模式完全被我司邮件建立客户档案灵活取代了，这里讲的是如何最大化使用该功能。 操作：首先在邮件界面-收件箱-设立多个文件夹（这里建议将阿里巴巴、中国制造等B2B邮箱建立到下面即可），效果图如：，然后点击模块-系统设置-邮件规则设置-左上角新建，会出现如下界面：（这里以阿里巴巴的邮箱汇总为例）标注：规则名称：可自由填写，便于自己记忆。参数：点击右边的.新建条件选择发件人地址或者收件人地址，由于阿里巴巴主要统计收到的，如上图选择发件人地址等于feedback，确定
12、即可。如果是要将某一个客户的所有邮件汇总的话（不推荐使用），需要选择发件人地址包含（一般相同域名的所有邮件汇总，后面邮箱回填如等域名）或等于（具体某一个邮箱，如sales020），操作完毕后，点击新建关系-选择并且（两个条件符合后才可以执行）/或者（某一个条件符合后就可以执行），其他操作如上一步。接收邮件时有四个选项：启用（打勾表示执行）、标记为（与邮件标签功能一起使用，标记该客户邮件的属性，如重要等）、接收时自动回复（设定好模板，会自动回复邮件给客户）、接收时提醒我（打勾表示系统会提醒收到该类新邮件）；邮件归并后有三个选项：启用（同上）、标记为（同上）、转移到文件夹（选择具体转移的收件箱下的
13、文件夹，如刚才收件箱建立的“阿里巴巴”文件夹）；发送邮件后有五个选项：启用、标记为、转移到文件夹（前面三个与前面意思一样）、自动请求回执（会自动发送回执给到客户）、回复跟踪（可自定义设置天数，类似于发邮件/回复邮件界面的跟踪功能）。功能二：如何对邮件进行分类 相同点：一般如FOXMAIL、OUTLOOK、网页的分类，可以按照日期、发件人、主题分类。 不同点：1）不能多层分类，如按照日期、邮箱来分类；2、分类种类不够灵活 操作：打开邮件主界面，邮件主题/相关客户横杠，会显示四个选项：全局排序（单一排序，一般用的比较多的按日期、账号、相关客户等）、分组方式（与全局排序类似）、显示分组栏（可以设置多
14、层分类，如按照日期、账号同时分类）、列设置（筛选需要显示在邮件界面的字段，优化显示界面，同时可以先后排序） 重点讲解显示分组栏：单击点开“显示分组栏”，会出现，将需要分类的字段拖上去即可，如按照日期、账号分类，也自由拖动轮换顺序，设置好后单击横杠，关闭分组栏，上面的就会显示，如图：功能三：如何对重点及同类邮件管理 相同点：FOXMAIL、企业邮局都有针对重点邮件设标签功能 不同点：1）分为固定和非固定两种格式，即可以手动填写重点注释，便于后期查看；2）更加便捷的查询，便于按月、按客户统计相应的邮件；3）应用夸大化，在写新邮件的时候同样可以使用。 操作：重点及同类邮件管理软件提供两种方式：打开邮
15、件主界面，1、看到邮件预览下方的，可设置分组，如询盘邮件、客户投诉邮件、报价邮件等，如果有时候邮件正文比较多或者标题比较长，不便于记忆也可以手动录入重要信息到注释，便于后期查阅；2、标签管理，点击右上角的“系统设置”-标签管理，修改好相应的标签标题即可，范本如下：，预览某一封邮件时需要做标签的话，右键会弹出选项，选择自定义设定相应的选项，范本如下：，后期需要查询的时候，通过万能模糊查询功能操作，范本如下：功能四：如何关注重点客户 相同点：FOXMAIL/OUTLOOK都是采取一个客户建立一个文件夹的方式来汇总，将所有邮件统一到一起。 不同点：建立文件夹的模式比较固定，不灵活，无法快速的定位到客
16、户，查询起来不方便。孚盟软件采取的是邮件与客户快速建档，详见上面的“邮件与客户快速建档”。然后针对近期要合作的或重点客户采取“添加关注”，关注客户会全部汇总到关注客户里面。 操作：对于建好档的客户，如果近期要合作或重点的话，在邮件主界面右边点击“添加关注”即可，后期直接到“关注客户”查看。范本如下：功能五：如何利用分发功能取代转发相同点：都是将邮件给到相应的同事不同点：1）同事之间转发的邮件，无法及时提醒该人员及时关注，另外需要到收件箱里面查阅，没有专门的转发邮件汇总，查找比较麻烦；2）针对B2B平台的询盘邮件，转发后会改变发件人，造成一定的影响。3）主账号的邮件自动分发给相应的同事，节省大量
17、的传统分发时间。操作方法：分发分为主动分发和内部分发1.自动分发: 自动分发主要应用于主账号如admin、sales账号，系统自动分发给相应同事，先在邮件账户管理设定公共账号，具体操作见“邮箱绑定设置”，点开主动分发设置，一共有九条分发规则，分别是:1） 按联系人的分配权限分发邮件（应用于客户如果发邮件到主账号的话，软件会自动将该封邮件转移给相应人员，比较常用），2）将此邮箱所有邮件转发给接收人（应用于将某一个邮箱的邮件一次性转移给相关同事），3）按邮件内容关键字（应用于同类邮件分发给相关人员，如内容如涉及到quatation、USA的），4）按邮件主题关键字（同上类似，应用于同类主题邮件分发
18、给相关人员），5）按发件人关键字转发给收件人（应用于同一后缀邮件的分发，如后缀是feedback，全部分发给相关人员），6）按收件人关键字转发给收件人（应用不多，与2）类似），7）新客户邮件按工作效率随机分发（应用于公司询盘量比较大，老板或经理没有时间分发，可以按照业务同事的工作效率来分发，老客户多分发一点），8）按发件人关键字随机分发（应用不多，主要针对单一客户，某些公司一个大客户可以这样来操作，同7）类似），9）按发件人发送地区（应用于按照区域来分发邮件，主要针对公司按照区域来跟进客户来使用），范本如下： 1） 2） 3） 4） 5） 6） 7） 8)9)2.主动分发(内部分发):主动分发
19、主要针对单一邮件。打开邮件主界面，针对需要分发相关同事的邮件，单击选择内部分发收件人是否提醒是否添加备注（价格敏感的添加注意价格等）。范本如下：功能六：如何做开发信的推广 相同点：开发信主要是发送节日祝福、公司或公司产品介绍、促销活动给大量成交或潜在客户。 不同点：1）、孚盟软件可以帮助您做到收件人地址单显和称呼自动提取，客户收到之后会感觉到这封邮件时单独发给自己的，不是群发的。2）孚盟软件自定义推广分析报表可以让您很清楚的知道哪些邮件发送成功了，哪些邮件客户查阅了（大量客户使用后感觉非常好），哪些邮件客户拉黑了（针对拉黑的邮箱，下次推广是否换一个邮箱发送）。 操作方法：点击模块-邮件推广，打
20、开推广主界面，点击新建，如图：如果是第一次使用的话，需要点击下“上传下载数据”，然后填写相应的内容，推广方案、推广类型、发件账号（可多邮箱轮换发送）、邮件主题（可多主题轮换发送）、接收客户（三种方式，一般采用从库里选择客户）、推广模板（在模板设置里面设），为了精细化推广，可填写好显示名称，客户屏蔽（主要是针对有些邮件发给潜在客户，可以在成交客户处打勾，屏蔽掉老客户），然后点击执行即可。范本如图：查看推广情况 (如对方是否有阅读该邮件等)。范本如下图：二、客户的管理1.客户档案1.1客户档案视图客户档案视图界面分为自己私有客户数据以及下属员工客户数据,私有客户是按照客户状态和下单时间统计,下属员
21、工客户资料是按照客户阶段统计点击统计里面统计条件,系统可以根据客户档案里面客户的属性(国家、地区、等级、来源、类型、阶段或者客户的状态)对下属员工的客户情况进行比较全面的分析,如下图注：分布统计中除业务员客户分布统计外，其他统计业务员可选多个进行统计分析可选多个1.2客户档案的创建/修改 1）除从邮件快速建立客户档案外，我们也可以从客户档案模块中点击新建来创建客户档案(编辑按钮修改)，在新建的客户档案中，如果第一个分栏中客户的属性已经有了解到的都尽量填上，以便提高后期对客户档案分析数据的准确性 2）客户档案属三层架构，最中央的模块是填写客户的公司信息以及一些对公的信息，属于最上层架构。下面客户
22、联系人和客户跟进属于第二层架构，主要是针对一个公司可能存在多个联系人及多次跟进，属于多对一关系。客户联系人右边是第三层架构，用来登记每一个联系人对应的邮箱地址，这个和客户联系人也是多对一关系（也就是一个联系人可以拥有多个邮箱地址）1.3客户跟进 1)客户跟进是系统根据每个业务员对客户跟进情况的登记，以及对业务员下次计划跟进的内容在规定时间内对其进行主动提醒功能，实现“事找人”一个理念。另外对未成交客户也可通过每一次跟进的内容和结果进行分析原因，进而提高客户成交率2)通过对所有的业务员及每个业务员对客户的跟进情况汇总,公司可以第一时间了解到每个业务员的工作情况及每个客户或项目的进度情况 如下图1
23、.4客户档案分析通过点击客户档案中的档案分析,软件可以把与该客户相关联的往来邮件,商品报价历史以及发送过的PI等信息都提取到这边来,方便我们针对单独客户做数据分析：1.5通过客户档案实现邮件的群发 软件除了在邮件功能界面进行发送邮件外,我们也可以在客户档案这边进行批量发送邮件操作方法:1)先建好精美的邮件模板(模板创建参照上面邮件功能讲解部分) 2)根据需要搜索过滤出符合条件的客户 3)点击客户档案中的批处理 4)点击全选来选中客户(也可不全选) 5)点击写邮件,选择已经创建好的模板,这时软件会跳到邮件发送界面 6)点击发送右下角的三角号,选择一对一发送如下图: ps:一对一发送的功能介绍:所
24、谓一对一发送是软件通过程序的修改,让原先群发的操作发送出去后,客户收到时看到的收件人只有他一个人,而不是像群发那样收到邮件时看到收件人一大堆.在收件人不多时非常好用,收件人多时请用邮件推广功能2客户公海的管理公海的意义，他是公司客户的公共库，是为了保证业务员客户跟进的积极性，同时有效的筛选出自己的意向客户并充分利用客户资源。在客户管理中，我们经常会遇到如下的问题，有的业务员手上事情太多导致有些客户长时间遗漏；或者有的业务员一个人拿着大把的客户资源，却没有及时去对那些客户做跟进，还有的是由于业务员本身能力有限，针对一个比较有挑战性的客户无法胜任等多种客户问题，实际上这个客户都是蕴含商机的，如果由
25、于业务员的疏忽或者不给力导致客户资源的浪费的话，这对公司来说就是一笔无形的损失。那为了唤醒这些沉睡很久的客户和充分调配每个业务员手上的客户资源，让公司的每个客户资源得以充分利用。因此产生了一个管理方案就是“客户公海”。2.1、公海入口 在客户档案列表显示点击菜单栏中的公海按钮进入公海公海入口2.2公海操作 在公海里的客户都是属于可以领取或者分配的客户，他们都是公共资源或者是闲置资源。业务员可以自己根据能力领取相对应等级客户或者也可以公海管理员进行客户分配（按实际设置为准）2.3怎么把客户投放到公海中 a.自动放入公海 软件根据客户公海配置中的公海参数设置条件,符合条件的客户软件会自动把业务员的
26、客户重新投放到公海中,让其他业务员进行领取或分 b.手工放入公海 如果业务员让自己手上的客户让给其他人来跟进,可打开该客户资料信息,点击菜单栏上的放入公海按钮即可2.4公海设置 a.在公海设置中,可配置是否让业务员自己领取公海客户,如果不允许的话需要配置好公海管理员进行公海客户分配操作b.在客户公海配置的业务等级设置中,可设置每个等级的业务员最多可拥有多少个客户,只要是为了防止有个业务员恶意领取囤积客户资源(注:这个的业务等级来源于员工档案中的业务等级)三、商品档案管理1.商品界面在商品档案中,左边为商品分为树,软件根据公司商品的种类做了整理,操作人员只要点击左边的分类,系统会自动过滤出该分类
27、的所有商品,这边维护好商品档案,后期给客户做报价或者PI等单据时软件会根据业务员选择的商品把该商品在商品档案中的资料自动带入到报价单或者PI中,达到商品信息统一管理,业务员报价操作无需重复录入商品数据来提高工作效率2.商品分类设置如需添加分类,在商品分类中点新建填入相应的分类信息即可,(注:添加子分类时要先点击大类然后点击新建填入相应分类信息)创建子类先点大类再点新建点新建创建商品分类3.商品档案的创建与修改 a.在商品档案界面的菜单栏点击新建/编辑,然后根据实际的商品信息值填入相对应字段中点击编辑点击新建点击新建b.增加或修改商品图片,在商品档案的图片库页签可点击添加图片或者替换图片进行商品
28、图片的添加或者修改,修改好的图片可设置图片类型,没设置图片类型的默认为商品备用图片四、业务流程操作4.1 . 外销报价： 报价单模块上面是报价单主档信息包含客户信息和操作人员信息,下面为商品清单显示要报价的商品的信息.业务员在接到询盘后,在外销报价单中点新建,填入客户信息,引入报价商品信息,修改商品信息然后点击保存选入商品后,可对商品信息根据客户需求或者实际需要(如商品价格,颜色等)做修改点击菜单栏上的打印按钮旁的三角按钮可选择打印模板,系统可根据已设置好的打印模板可以快速的通过打印出精美的模板。4.2发样管理（寄送样品）点击发件管理创建新的样品发送单,点新建,然后选择客户,更改寄送类型为样品
29、,点击关联然后选择数据源要从哪里引入,点击引入打样单数据,系统会自动根据业务员对客户做的报价单的商品信息带入到样品清单中,然后业务员根据实际的情况再修改数据4.3. 外销合同 a.从报价单下推自动生成 业务员做完外销报价单并且单据状态数据通过时,可以直接在报价单菜单栏的关联点击下推生成 外销合同,系统会根据该报价单信息,自动生成相对应的外销合同(PI),然后业务员再根据实际情况修改 下数据内容即可 b.手动创建 出运信息录入除商品金额外可登记其他款项信息,系统会根据百分比自动算出并做相应计算生成合同金额双方联系信息录入做好销售合同后点击菜单栏上的打印按钮旁的三角按钮可选择打印模板,系统可根据已
30、设置好的打印模板可以快速的通过打印出精美的模板。五、管理层可获取到信息5.1.员工工作情况汇总表 系统会根据每个员工的客户建档情况,跟进情况,邮件接收发送情况,PI及其金额情况进行统计分析,罗列出每个员工的数据,以便管理人员第一时间了解员工的状况点击进入图表模式图表模式5.2.客户情况汇总表 根据多种条件对现有客户做档案分析,可为企业下一步计划和市场开发提供重要的数据5.3客户跟进数据汇总表5.4外销报价历史5.5发样历史查询5.6外销合同历史5.7外销合同综合分析表 这是一张多功能的表格,它可根据不同操作实现多张报表的统计数据分析,比如一般公司每个月都会统计每个客户的情况,每个商品的情况,每个分类情况,每个区域情况,每个客户来源的情况等,这个报表都可以实现.具体操作:首先先选择我们要统计的数据(分组数据-竖列),每个字段可以用鼠标拖动,只要把要分组的字段拖到分组字段位置即可,再拖动要显示的字段到显示字段位置,最后拖动同比字段,点击搜索,即可实现报表数据内容专心-专注-专业