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1、精选优质文档-倾情为你奉上 印信管理标准第一节印章的管理一、印章的概念印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、组织或个人权力、职责的凭据。盖印，标志着文书生效和对文书负责。印的历史可以上溯到商代。清代史学家朱简所著印章要记中记载：“印始于商周，盛于汉。”秦代开始有印、玺之分，皇帝的印称作“玺”，专用玉材，大臣的印称作“印”。到了汉代，官印中又有“章”和“印章”之称。明代官印为长方形半印，君臣各持其半，便于拼对验证。清代官印用正方形，官级较高的官印多用九叠篆文刻制。现代机关、单位印章具有三个特性：一是法定性，我国党政机关都是依法成立的，合法的机关印章才合法，印章经过依法批准才合法，即使
2、公安部门管理着特种行业，但其本身公章的制发，也必须按规定办理；二是权威性，印章是机关权威的象征，在一个场合下，机关权威的实现是以印章为鉴证的；三是效用性，有了以上两点，印章才有效用，发的文件才能被承认和执行。二、印章的种类印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类。1.正式印章正式印章是按照国家规定由上级领导机构正式颁发给所属领导机构使用的代表一定职责、权力的印信凭证。2.专用印章专用印章是各级各类领导机构为履行某一项专门职责，经过一定批准手续，颁发给所属某一专门机构使用的印章，这种印章不代表整个领导机构，只代表领导机构某项专门业务内容和权力。它包括
3、财务专用章、合同专用章、业务专用章等。3.套印章套印章是根据需要，按照正式印章或专用印章的原样复制而成的、专供印刷用的模印。它主要用于印刷需加盖印章的文件、颁发的通和、布告以及经缩微后在各种凭证的印刷品上使用，它用制版印刷的方式代替手工盖印，适用于大宗公文凭证用印。4.钢印钢印是用钢材制作的印章，它用于加盖各种证件。既有相同于正式印章的钢印，又有相当于专用印章的钢印。加盖钢印，就是使用加压设备，采用模压方法加盖无色印章，只显出印章凸出的字样、式样和图样，而不显出图样、字样的颜色。一般加盖在证件与照片的交接处。5.手章手章是指刻有某人姓名的图章，各级领导机构的领导的个人手章，代表行使法定职能的领
4、导的个人印信。比如，在各级机构使用的支票上，除要盖有专用印章，还需要盖有主管领导的手章。6.名章名章属于私人印章，使用名章可以代替手写姓名，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信。7.截记戳记是刻有一定字样的，带有标识性质的印章。这种印章字迹醒目，常加盖在显要的位置上，起着提示的作用。比如，财务单据上盖的“现金收讫”，文书处理中所盖的“急”、“特急”等等。三、印章的式样由印章的形状、尺度、印文、印文排列、印章图形及印章的质料构成。国家党政机关和国营企事业单位的印章，一律为圆形。不同的单位，因其级别性质不同，印章的式样也不同。刻制印章时，必须按照中央和国务院有关印章问题的具体规定办理。1979年
5、国务院234号文件规定：国务院印章，直径6厘米，图形使用国徽，文字从左而右排列，制发机关为国务院；国务院各部委、各直属机构和各省、自治区、直辖市人民政府印章，直径5厘米，图形为国徽，文字从左至右环行，制发机关为国务院；国务院主管专业领导小组等机构的印章，直径5厘米，图形为五星，文字从左至右环行，制发机关为国务院；自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府印章，直径4.5厘米，图形为国徽，文字从左至右环行，制发机关为省、自治区、直辖市人民政府；行政公署印章，直径4.5厘米，图形为五星，文字从左至右环行，制发机关为省、自治区人民政府；镇人民政府和人民公社(今为乡)管理委员会印章，直径4.2厘米，图形为
6、五星,文字从左而右环行,制发机关为县、自治县、市人民政府；驻外大使馆、领事馆印章,直径5.42厘米，图形为国徽，文字从左而右环行，制发机关为外交部；国务院各部门和地方各级国家行政机关所属的工作机关以及国营的工厂、矿山、农场、商店、学校、医院等企业、事业单位的印章，直径4.2厘米，图形为五星、文字从左而右环行，或者名称的前段自左而右环行，后段自左而右横行，制发机关为国务院各部门和地方各级行政机关，或另行规定。印章所刊的名称，应该是该机关的法定名称，如字数过多，可适当采用通用的简称。行政公署的印章，冠省(自治区)的名称；自治州、县、自治县、市人民政府的印章，不冠省(自治区、直辖市)的名称；市辖区、
7、镇人民政府和乡的印章，冠市或县的名称。民族自治地方的自治机关的印章，应用汉字和当地通用的民族文字。各级单位的印章印文，使用宋体字和规范化的简化字。印章的质料，由印发机关自定。业务专用章以及领导人、业务人员工作用章的式样、字体依据需要和习惯确定。四、印章的效用有人说：“印下有性命关天，印下有财产百万。”极言印章的重要。印章的效用有两点：一是权威性或立法性，一是凭信作用。权威性就是代表一个单位、组织或个人的权力，凭信就是代表组织或个人对事务起证明作用。凡是以单位的名义发出的文书都要加盖本单位公章才能生效。如果开具证明信、介绍信，不加盖本单位印章，那么这个证明信或介绍信就不起作用，是个白条子。印章加
8、盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同，其中有：1.落款处盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。凡文书都应加盖落款章，无印的机构可以借印。如派出机构可以借用所驻机关(单位)的印章，共同机构(如在水利局设抗洪指挥部)可借用实体机关(水利局)的印章等。2.更正章对文书书写中的夺(脱字)、衍(多字)、讹(错字)、倒(颠倒)进行改正后，要加盖更正章，以作为法定作者自行更正的凭信。一般不要使用刊有“校对”字样的小色章作为更正专用章，以杜绝作弊现象。3.证见章对以他人名义出现的文书盖章作证。如两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印证见；旁证材料由旁证人所在单位证见。摘抄
9、档案内容要由档案保管部门证见。4.骑缝章介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。5.骑边章重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录。为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。6.弥封盖在公文封套封口处加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊。调查档案时，于封口处用盖有印章的纸条加以弥缝密封。7.封存章在封条上加盖印章，以封存财册、文件橱、财物、仓库、住房等。常在节假日前夕或特殊情况下使用。五、印章的刻制印章的刻制是印章工
10、作一个重要环节。不论刻制哪一级单位的印章都要有上级单位批准成立该单位的正式公文。刻制印章时，必须由本单位、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级单位批准。到单位所在地的公安部门办理登记手续。印章必须在持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻字单位制作。在刻制过程中，要严格按保密要求办理。承担刻制印章的单位和刻字者，一律不许留样和仿制。本单位不许自行刻制自己单位的印章。刻制本单位的业务用章，也须持有本单位的正式公函，刻字单位才能办理刻制手续。公安部门虽然管理着刻制印章的行业，但其自身公章的制发，也必须按规定办理。对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法惩处。我国刑法第一百六十
11、七条规定“伪造、变造、或者盗窃、抢夺、毁灭公文、证件、印章罪的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑”。六、印章的制发权1.印章的刻制和颁发的权限不同性质、级别、职权范围的机关或机关之间对印章的刻制和颁发的权限划分。一般情况下，作为机关或单位的象征的印章应由其上级主管机关或单位负责制发。根据国务院1979年颁发的关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定：(1)国务院的印章由国务院自制。(2)国务院的各部、各委员会、各直属机构和各省、自治区、直辖市人民政府的印章，由国务院制发。(3)国务院设制的主管专门业务的领导小组等机构的印章，由国务院制发。
12、(4)自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府的印章，由省、自治区、直辖市人民政府制发。(5)行政公署的印章，由省、自治区人民政府制发。(6)镇人民政府和人民公社管理委员会的印章，由县、自治区、市人民政府制发。(7)驻外国的大使馆、领事馆的印章，由外交部制发。(8)国务院各部门和地方各级国家行政机关所属的工作单位以及国营的工厂、矿山、农场、商店、学校、医院等企业、事业单位的印章，分别由国务院各部门和地方各级国家行政机关制发；或者由国务院各部门和地方各级国家行政机关另行规定制发办法。2.专用印章的制度(1)国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府铅印文件时使用的套印印章，由国务院制发。(2)国务
13、院各部委外事用的火漆印，由国务院制发。(3)钢印和其他专用章报上级领导机关批准后自行刻制。总之，印章的制发权是法定的，不能随意更改，上级机关单位对下级机关单位颁发印章表明对其性质、级别和权限的认可。七、印章的名称与印文各级各类机关或单位的印章上所刊刻的名称、文字，所采用的字体以及印文排列的通称。国务院1979年颁发的关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定中的第一条和第二条对此作了较为详细的规定。1.印章名称规定第二条明确规定：“印章所刊名称，应为本机关的法定名称。自治州、县、自治县、市人民政府的印章，不冠省(自治区、直辖市)的名称。市镇区、镇人民政府和人民公社管理委员会的印章，冠市或县(自
14、治县)的名称。印章所刊名称字数过多，不易刻印清晰时，可以适当采用通用的简称。”另外，国务院和国务院所领导的各部、各委员会的印章首冠“中华人民共和国”字样。一般情况下，印章名称应为该机关的法定全称，而不能用简称。2.印章文字出于印章规范化、标准化以及易于鉴别的考虑，我国各机关单位的印章所采用的文字及其字体均由有关法律加以明确规定。印章的文字应使用汉文宋体字和国家公布实行的简化字，民族自治地方的自治机关的印章，应当并刊汉文和当地通用的民族文字。3.印文排列规定第一条中对印文排列问题所述甚详。我国各级国家机关和社会团体、企业、事业单位的印章文字排列，是在徽记(国家机关为国徽图案，其他为正五角星图案)
15、外自左而右环行。机关内部各部门的印章，机关名称印文环行后，部门名称印文在正五角星徽记下端自左而右横排。总之，印章的名称与印文应该法治化、规范化、标准化。八、印章的颁发上级单位给下级单位颁发印章，称为颁发印章。颁发印章的对象，必须是有使用印章的实际需要的法定机构，这两者是颁发印章的基本原则，二者缺一不可，这在刻制印章之前就应该严格审查。颁发印章时，要严格履行颁发手续，确保安全。特别是正式印章的颁发，更应该郑重其事，安全可靠；即使是其他印章，也不能够滥发乱发。制发印章单位颁发印章时，要进行详细的登记，并要留下印模。颁发印章的方法，可以派专人送给受印单位，也可以打电话通知受印单位来专人领取，取送印章
16、要按照取送机密文件一样对待。取送重要印章时必须两人同行。九、印章的启用印章的启用是指印章从何时开始生效使用。受印单位在收到上级单位颁发的印章后，是不能随便启用的，应该从便于工作的衔接上考虑，来确定印章的启用时间。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，同时报上级单位备案。颁发机关和使用机关、单位都要把启用日期的材料和印模立卷归档，永久保存，在启用印章通知规定的启用日期之前，该印章是无效的，只有在规定日期开始后，印章才能使用。要强调印章的启用日期，并要永久保存，假若以后出现一张票据或证明，它的日期在印章启用之前，那么，印章的启用日期就能起到
17、辨别真伪的作用。印章启用通知可用大字头文件，也可用小字头文件，但一般以上级单位或代管办公室小字头文件为宜。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用。启用通知的发放范围视该印章使用范围而定。业务用章的启用，可以由各单位的领导自行决定。对外产生效用的印章，如财务专用章、收发文件专用章等，在启用时，应该将启用的时间、印章式样通知有关单位。十、印章的保管1.选择好单位印章放置的地方一般放在单位的机要室或办公室较好。若该单位不设机要室或办公室，则应指定专人负责印章保管，并存柜加锁。2.选择好管理印章的人员应选择政治条件好，保密观念强，敢于坚持原则的人员来保管印章。3.印章的保管应建立起严密的制度单
18、位、机关办公室负责人要对本单位或本机关有哪些印章及由哪些人负责保管心中有数。要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项。印章保管人员应该明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时，应该报告公安机关协助查找。印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰
19、。印章使用的时间一长，表面就会被印泥渣子糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认。保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。十一、用印机关、单位在使用印章时要十分审慎，要求每次用印要履行批准手续，并进行登记。印章管理人员在使用印章时应做到以下几点：1.检查批准用印的签字用印时，首先应检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定有关用印的规定，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。但是，有的机关或单位为避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管
20、理人员。但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示领导人批准。2.审阅、了解用印内容要求不能不看内容就盲目盖印。同时，还要检查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料有：(1)一般信件应保留有领导人签批的草稿。(2)协议书、合同应保留一份文本。(3)毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。(4)若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。这主要有两种情况：一种情况是，机关或单位领导人在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，
21、发往何处等等。另一种情况是为了证明某人为某机关单位职工，如在汇款单上加盖公章。这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便拿来就盖。因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。3.用印登记每次用印都进行登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。除了机关单位的介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。4.盖印对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或盖得颠倒。以机关名义发出的公文、函件
22、必须加盖机关的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函连接线上。凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中4个字(视印章大小而定)，俗称“齐年盖月”。如果在日期上方有发文单位落款，按目前通常做法，印章应该压在发文机关或成文日期上面。若没有机关落款，只要把印盖下压年月日即可。大批量印发的带有固定版头的机关文件，可以加盖机关印章。5.整理留存材料把用印留存的材料进行编号整理，归卷各档。对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。6.正式印章使用的地点使用正式印章要在办公
23、室内。一般不能将印章携带出机关或单位以外使用。印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有单位印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。这个问题还没引起一些机关、单位的足够重视。比如，两个单位发联合通知，需要套印单位印章，主办单位派人到另外一个单位“借”印章到印刷厂套印。这种做法是不对的。因为印章不是一般的物品，印章使用后，机关、单位都要对此负责任，它是不能随便借用的。正确的做法应该是：主办单位请另一个单位的印章管理人员携带印章，一同到印刷厂监印。7.不允许盖空白凭证印章管理人员应不允许出现盖有印章的空白凭证，因为他对于印章使用的后果要负有责任，因而，对于一切用印情况都应该具体掌握。但在
24、有些特殊情况下，需做特殊处理。比如，有的业务部门以领导单位的名义颁发凭证，如土地使用证等，需要事先加盖领导单位的印章或套印，然后再填发。在这种特殊情况下，就按以下要求进行处理：(1)要有单位领导人的特别批准。(2)此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证。(3)此类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并须有存根。(4)领导单位的印章管理人员对于此类只进行宏观上的管理，即只办理领取登记的手续。登记的项目包括：凭证名称、起止号码、张数、领取人签名项目。(5)此类凭证的具体管理，应由领用部门负责。领用部门要派专人负责管理，填发时应履行批准手续。8.代章有的单位或者因为
25、刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的办法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后边注明“代”字。另外，党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或是没有任何关系的单位一般不能代章。代章使用手续与正式印章相同。十二、印章的停用单位印章在该单位名称变更、机构撤销、式样改变或其他原因时，印章停止使用。应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。首先要发文给与该单位有业务往来的单位，通知已停止印章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用的时间。其次要彻底清查所有的印章。停用的废印章不能在原单
26、位长期留存，要及时地送交颁发单位处理。正式印章停用或作废，并启用新章时，要发旧章作废，启用新章的通知。作废的旧章印在“印模栏”内，用红色；启用的新章印在“方框栏”内，用蓝色，表示刚刚启用。按规定，旧章停用后，已失去原有的法人标志，不能作为现行机关、单位职权和活动的凭证。在特殊情况下，必须使用原单位名称时，如某人毕业于某大学，后来该大学改名，而此时此人准备出国留学，需要出具该大学有关证明，要求同此人原来持有的毕业证书等材料上的学校名称相符。在这种情况下，也要坚持原则，必须使用新印章，不能使用旧印章。但是可到公证处进行公证，公证“”单位就是“原单位”。这样，既遵守了印章使用制度，又作出了灵活处理。
27、十三、废印章的存档和销毁旧印章停用后，应清查全部印章，并把清查结果报告领导，请领导审定旧印章的处理办法。根据领导的批示，分别不同的情况，或者上缴颁发机构切角封存；或由印章作废单位填制作废印章卡片，连同作废印章一起交给当地档案馆(室)立卷备查，并将作废印章予以销毁；或由本单位自行销毁。对于那些重要单位的、具有保存价值的印章要分期妥善保存；对于那些临时性单位一般单位的、没有保存价值或保存价值不大的印章，应该集中起来，定期销毁；属于领导个人的手章，应该退给本人；一般戳记可经批准销毁。销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备日后查
28、考。十四、万次印使用万次以上的印章。它分为两种，一种叫原子印，另一种是渗透印。原子印是用特殊材料，采用现代排版及制版技术，将所需刻制的印章先制成印版，然后将原子油与印版经热压固化成型，它属液体压铸。渗透印是采用特殊的固体材料热压成型，然后再注入印油，它属于固体压铸。这两种印章有以下特点：字迹清晰美观，不变型；使用方便，可连续使用三万次以上，随印即干、永不褪色；可同时套用几种颜色；制作工艺先进，不论是刻制简单的印章还是复杂的图案都是一次成型，所以，一般刻字部门和个人都不易仿造，有利于印章的保密。渗透印比原子印有一个优点，即当第一次注入的印油使用完后，还可以第二次注油，这样，可延长印章的使用寿命。
29、推广万次印章是我国今后印章行业发展的方向。万次印章能适应办公现代化的需要，更好地发挥印章在秘书工作中的作用。万次印的刻制手续及有关要求同一般印章一样。第二节介绍信和凭证的管理一、介绍信的管理介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。一个单位的人员要出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。介绍信的形式一般有两种：一种是秘书部门掌管的工作介绍信，按照统一格式印制，使用比较简单。有制发单位名称、使用人姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等，只要填写即可。另一种是用公用信笺书写的。这是为请求或希望或证明某种情况而使用的。这类介绍信书写时要求叙事清楚，语气和婉。使用介绍信，应严格掌握制度，当开则开，不开空白
30、介绍信。介绍信的使用要严格管理，开出介绍信，转介绍信，以及进入特区介绍信，都要履行一定手续。1.开具介绍信的手续需要单位介绍信者，应填写单位介绍信签批单，经主管领导批准后，秘书根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，一可防止个人乱用介绍信，二可使机关、单位领导掌握情况。2.介绍信本的管理机关、单位介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。大机关、大单位的介绍信，要分给几个部门管理使用，秘书部门在给职能部门分发空白介绍信本时必须严格履行登记签收手续。3.使用介绍信须知负责管理介绍信的秘书，应严格执行使用介绍信签批手续，否则，出现问题无处查找。严禁发出空白信。介绍信存根应妥善保管，
31、按保密要求归档。保管期五年。因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还，未及时退还的，秘书要去收回。收回后，将它贴在原存根处，并写明情况，以免丢失。如若发现介绍信丢失，领用人应立即向机关、单位反映，及时采取相应措施。秘书在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，秘书一定要将来人的介绍信收下备查。对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，秘书要该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。4.使用介绍信注意事项(1)使用介绍信者的合法身份
32、与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要写一一清楚，防止冒用和伪诈。(2)单位名称要用全称或规范化的简称。签署、用印、时间等要写明。(3)介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的信要一致。二、凭证的管理不管是哪种凭证，都需要用印。有的用钢印，如工作证；有的用缩印，如票证，有的用领导专用章，如学生证要用校长专用章；有的用铅印等。无论用什么印，都要有严格的制度。一要逐号逐份点收，不得成捆论堆，并要严格履行签收手续；二要建立正式的凭证文书登记，不能以“良心账”代替登记；三要选择保密的地点和坚固的箱柜，有条不紊地入库保存，不得乱堆乱放；四要定期进行检查，做到心中有数，若发现异常情况，要随时提出处
33、理意见；五要建立严格的出库登记，所有发出使用的凭证都要履行登记签收手续；六要定期进行盘存查结，向领导报告保存情况，不敷应用要报请领导机构批准再印。对于有价证券和其他重要凭证，应该参照国家规定的金库管理办法进行管理。特别要建立二人同管制度、出入监督制度和全面密封制度。二人同管，必须做到事事二人同办，从入库点收起到出库登记止，包括中间的一切存取、开关、密封、检查、盘存、结报的程序在内，都要二人一同临场、一同过目、一同查对，不得单人开关库房和箱柜。出库、入库，均应由主管领导亲自监督。平时应该采用尽量可靠的办法密封，并且要做到启封办完以后立即密封。凭证文书，具有很高的查考价值，大都需要永久保存。因此，
34、一节有关凭证的正件、抄件、存根、复写件和文稿、草图、签发、资料，都应该及时整理，妥为保存，并按立卷归档的规定，随时分类入卷，定期整理归档，不得随意丢失，更不准自行销毁。管理工具 1公司内部印鉴管理规定第一章总则第一条本规定就公司的印章的制发、改正与废止、管理及使用方法作出规定。第二条本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。在盖公司印章时使用含公司名称、部门名称及签名人的印章，不在本规定所指印章之内。第二章制定与改刻、废止第三条公司印章的制定、改刻、废止的议案由秘书处长提出。第四条秘书处长必须在提出的
35、议案中将新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限进行说明。第五条公司印章的刻制由秘书处长负责，同时，如有需要更换或废止的印章应由规定的各管理人员迅速将旧印章交还秘书处长。第六条除特别需要，由秘书处长将废止的印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再进行处理。第七条公司印章在遇到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向秘书处长递交说明原因的报告书。同时秘书处长根据情况依本章各条规定的手续办理。第三章登记第八条印章在秘书处进行登记。秘书处长应将每个印章登入印章登记台账内，并将此账永久保存。第九条印章在公司以外登记或申报时，应由管理者将印章名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报秘书处长。
36、第四章种类及管理方法第十条印章的种类及管理办法见“印章种类及管理办法”。第五章使用范围第十一条印章的使用范围原则上依照“印章使用范围”和“印章使用用途”。第六章手续第十二条公司章的使用依照以下手续：1.公司及高级管理人员名章(1)本公司使用公司或高级管理人员名章时应先填写“公司印章申请单”（以下简称申请单），写明申请事项，征得部门领导同意后（若领导不在时，由部长事先指定代理人），连同需盖章文件一并交印章管理人。(2）分店及工厂在取得分店经理（或厂长）的认可后，将需盖章文件向总公司主管此类文件的部长呈递，由主管部长审查后依本条第（1）项所示手续办理。2.部门印章、分店及工厂印章这几种印章同样需在
37、申请单上填写用印理由，然后送交所属处长，获认可后，连同需用印文件一并交印章管理人。第十三条公司印章的使用原则上由印章管理人或文件处理人掌握。印章使用人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的印章。第十四条代理实施用印的人要在事后将用印依据和用印申请单交印章管理人审查。同时用印依据及用印申请单上应有代理人印章。第十五条常规用印或需要再次用印的文件如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者可省去填写申请单的手续。此时，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。第七章用印要领第十六条公司印章的用印依照以下原则进行：1.公司、部门名章及分店、工厂名章，分别用于以各自名义行
38、文时。2.职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。第十七条公司印章的用印方法有以下几条：1.公司印章应盖在文件正面。2.盖印文件必要时应盖骑缝印。3.公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求的之外，一般参照以下规定进行。(1)公司名称章名章一般盖于公司名称、部门名称、分店、工厂名称及出差地点的右侧。但公司名章与职务名章并用时，应盖于名称中间或竖写名称的下方。(2)职务名章，通常盖于职务名称的右下。如竖式书写则盖于下方。4.盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。5.股票、债券等张数很多，盖章麻烦时，在得到经理批准后，可采取印刷方式。第八章附则第十八条本规定自 年 月 日起开始实行。管理
39、工具 2公司印章及介绍信使用规定第一条公司员工出差和到外单位办事，一律持公司介绍信加盖公司印章。第二条凡用公司介绍信时，应由各处处长签字。第三条外单位到有关企业联系参观、学习和洽商业务需转开公司介绍信时，应由有关处室介绍，并经处长签字。第四条凡涉及两个处以上的业务，在办理介绍信时，由一个处负责与另一个处协商后，再行办理。第五条在办理转开公司介绍信时，各处要严格审查，如遇有违背公司业务整体规划或部署时应不予办理。第六条开公司介绍信时，应注明本处代号，各处代号和简称为：1.科技开发处（技）。2.计划处（计）。3.供销处（供）。4.财务处（财）。5.人事劳资处（人）。6.公关处（关）。7.咨询处（咨
40、）。8.办公室（办）。第七条公司的报告、协议、合同等加盖公司印章前，应由公司领导签字。管理工具 3印信管理制度一、印信的种类1.印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。2.职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。3.部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。4.职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。二、印信的使用规定1.对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。2.以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。3.以部
41、门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。4.各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。三、印信的监印1.总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。2.总经理职衔签字章得由管理部主管为监印人员。3.经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。四、印信盖用1.文件需用印时，应先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。2.监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印章存档。五、印信保管1.各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印
42、人全权负责。2.监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处罚。3.印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。六、其他本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。管理工具4公司介绍信管理办法第一条需要单位介绍信者，应填写公司介绍信签批单，经主管领导批准后，秘书根据此单填写介绍信，盖章后发给需用人。履行签批手续，防止个人乱用介绍信，使机关、单位领导掌握情况。第二条公司介绍信的管理，应建立一种严密的有据可查的方法。公司的介绍信，可分给几个部门管理使用，行政办公室在给职能部门分发空白介绍信本时必须严格履行登记签收手续。第三条负责管理介绍信的秘书，应严格执行使用介绍信签批手续，严禁发出空白信。第四条
43、介绍信存根应妥善保管，按保密要求归档，保管期五年。第五条因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应即退还，未及时退还的，秘书要去收回。第六条如若发现介绍信丢失，领用人应立即向部门主管或行政办反映，及时采取相应措施。第七条秘书在接待外单位介绍来人时，应认真查对来人姓名、商办事项和介绍信所开列的是否相符。第八条一项工作需要多次联系的，未结束前，其介绍信可继续使用。结束后，秘书一定要将来人的介绍信收下备查。第九条对前来借物、借款以及商洽较重大事件的人员，当事情已经办妥，在留下介绍信时，秘书要该人员在介绍信反面签注办理情况，如经手借到有关资料几件，以便日后查对。第十条使用介绍信注意事项1.使用介绍信者
44、的合法身份与事由要严格审核。用信人的姓名、身份、人数、事由要写清楚，防止冒用和伪诈。2.单位名称要用全称或规范化的简称。签署、用印、时间等要写明。3.介绍信要有编号和骑缝章，存根和发出的信要一致。管理工具 5印章种类及管理表格管理工具 6印章登记台账管理工具 7制发印信申请表 年月日理由印信种类用印权限批示图记 职章 长戳职衔签字章 部门章校对章骑缝章 附件章印信全文保管部门监印人员印信管理部门申请部门印信字体制发日期主管申请人楷书 隶书 篆书 其他年 月 日报备机关印信模式管理工具 8销毁印信申请表理由印信种类报备机关核批图记 职章长戳 职衔签字章部门章 校对章骑缝章 附件章印信文字制发日期销毁日期印信管理部门印信模式销毁印信部门申请人主管专心-专注-专业