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1、精选优质文档-倾情为你奉上合同管理办法1.目的为加强、完善公司合同管理工作,防范和化解经济风险,特制定本办法。2.适用范围公司各类合同的签订、履行、监督、检查、归档等程序。3.定义与术语3.1合同:主体一方为公司,有支付或收取合同金额内容,且不能即时结清,需订立的、并需加盖公司公章或合同专用章的书面约定。3.2主办部门:牵头负责或主要负责与合同对方进行联络、谈判、办理合同履行事项、处理合同相关问题的职能部门。3.3协办部门:协助主办部门履行合同交易或实现合同目的的职能部门。3.4审查部门:根据公司各职能部门的工作职责划分,履行合同审查职能的部门或人员,如业务关联部门、总工室、财务部、法律顾问、
2、主办部门上级领导等。4.职责分工4.1法定代表人负责合同的最终决策和签署,负责签发法人授权委托书。4.2委托代理人负责签订委托授权范围内的合同,履行授权内容。4.3主办部门4.3.1负责合同的拟制、审查、评审、传递及办理用印手续。4.3.2负责合同资料的整理、归档,保存合同原件,建立合同台帐,合同的借阅。4.3.3负责合同履行过程的监控。4.4协办部门协助主办部门实现合同目的,并监督实施。4.5审查部门4.5.1负责对合同相关条款合法、可行性的审查;其中法津顾问根据需要出具法律意见书,并负责法律纠纷的处理。4.5.2财务部负责对合同价款和报酬支付等条款是否符合公司预算及资金使用管理、条款表述是
3、否规范、付款安排是否适宜、有无风险以及其他安排是否符合公司的经济利益等财务风险的防范方面进行审核;并建立分期结算台帐,结算审核、监督和收支款项。4.6行政管理部负责签署合同的用印审查,合同台帐的备案管理及监督检查。5.管理内容5.1合同签订要求5.1.1合同内容。依据中华人民共和国合同法有关条款拟订,保证内容合法有效;在价款支付上,除特殊情况外不允许预付款。5.1.2合同形式。除即时结清、且标的额在3000元以下的,均采用书面合同形式,用签字笔签署。5.1.3合同对方主体资格审查。选择的主体必须符合质量体系文件相关章节的要求;合同签署前,主办部门要对合同对方的主体资格、资质、信用等方面进行实质
4、性审查,并索取相关的书面证据材料:5.1.3.1对方主体为自然人。查验身份证原件,并将其身份证的复印件作为合同的组成部分。5.1.3.2对方主体为企业法人或其他组织。查验营业执照、资质证书、合同有关的许可证、法人授权等原件,并将其复印件(法人授权应留原件)作为合同的组成部分。即将签署的合同标的与对方经营范围的一致性,经营或提供合同标的的合法有效资质及能力。5.1.4主办部门在与合同对方进行洽谈前,应拟订合理的时间计划,并为合同报审程序预留足够的审查时间;洽谈时详细记录争议焦点(附件1合同洽谈备忘录)。5.1.5合同报审5.1.5.1主办部门准备合同审批表(附件2)、报审合同文本及相关附件资料,
5、送交审查部门履行审查程序,同时提出时间要求,以保合同按时签署。5.1.5.2若合同法律关系复杂,须咨询外部机构,主办部门应及时联系。5.1.5.3审查部门书面确认同意或提出具体意见后,主办部门将合同资料报送相应级别领导审批;根据审批意见进入合同评审程序或签署。5.2合同评审5.2.1评审方式5.2.1.1会签。主办部门将合同资料送交相关人员会签,提出时间要求,由其出具会签意见。5.2.1.2评审会。由主办部门组织公司相关人员对合同条款进行评审,向与会人员说明洽谈过程中双方争议的焦点并阐明原因。5.2.2参与合同评审的部门或人员,须在各自岗位职责范围内提出明确、具体的评审意见,由主办部门按评审意
6、见修订、评审人员逐页签字确认后报批。5.3合同签署5.3.1一般情况下合同经过审批,由合同签约方先签署确认,公司法定代表人或委托代理人再签署。5.3.2每份书面合同中均要有签约方法定代表人或其委托代理人的签字。5.3.3签约方印章上的单位名称与合同签约方名称要完全一致。5.3.4合同中的签字盖章日期必须明确具体,原则上应以实际日期为准,不能倒签合同,不允许没有日期或留存空白,避免随意填写合同签署日期。5.3.5印章管理人员按印鉴管理办法认真审查合同审批表中的审批意见,经批准的加盖公章及骑缝章,做好用印登记;未经批准不予办理用印。5.4合同履行5.4.1合同经各方签字盖章后或按照合同约定的生效条
7、款相关条件成就后生效,主办部门应严格按照合同约定履行或协调公司相关职能部门履行;并随时跟踪合同履行情况,确保合同目的实现及保护公司合法权益。5.4.2履行合同前主办部门相关人员要仔细阅读合同条款,确保合同履行的有效性。5.4.3履行过程中,与合同履行有关的收款人、付款人及发票开具人应与合同中约定的签约方名称保持一致,否则不得对其履行相应义务或接受其履行。5.4.4履行过程中发现主体名称不一致、合同权利义务转让及履行迟延等特殊情况,主办部门应及时通知相关领导,以便及时处理。5.4.5履行过程中发现实际情况与合同约定不一致或需变更、修改合同内容,主办部门应尽快形成相关补充协议,按照本办法规定的程序
8、签署、执行。5.4.6主办部门应妥善收集、留存与合同履行有关的传真、信函、电子邮件、发票、质量检测证明、收发货单、验收单等证据材料,并妥善保管归档。5.4.7对于合同签约方的通知、来函、来信等书面材料,任何人员不得在材料上签字并返还对方;应按公司规定的文件呈报程序处理,按照批示意见书面回复对方。5.5合同登记、归档5.5.1合同签署后,主办部门在合同文本首页右上方标注合同编号,以利于查找及监督履行。合同编号由主办部门根据合同性质本着便于归档、查找的原则自行拟订,提交行政管理部确认后实施。5.5.2主办部门要建立完整的合同台帐(附件3参考格式),台帐中应记录合同编号、签署日期、合同名称、合同金额
9、、履行情况等。5.5.3合同正本一般由主办部门存档;公司性合同及其他重要合同正本由行政管理部存档,由总经理在合同审批表中明确指示。合同副本根据需求确定份数,发放给相关协办部门,其中经济类合同需将副本或复印件报财务部备案,财务部建立分期结算台帐,详细记录历次结算金额。5.5.4合同履行完毕后,主办部门需及时将合同原件、合同附件、补充协议及相关履行材料分类归档保管。5.5.5合同归档的保管期限按文档管理办法执行。5.6合同监督、检查5.6.1合同所涉及的相关部门应积极配合及监督主办部门依照合同的约定履行合同,确保合同目的实现,防范纠纷。5.6.2主办部门于每季度初10日内将上季度合同台帐提交行政管
10、理部。5.6.3总经理、分管领导、行政管理部对主办部门合同签订及履行情况进行定期或不定期的检查,将发现的问题汇总抄报公司绩效考核小组,结合公司绩效考核制度进行考核。部门负责人定期检查岗位合同台帐,监督合同履行。6.奖惩6.1奖励。合同管理中符合下列情形的,视具体情况给予相应奖励:6.1.1合同履行过程中,及时发现重大问题并积极采取补救措施,避免公司重大经济损失的;6.1.2检举、揭发合同违法、犯罪行为或抵制合同违法行为,为公司避免重大经济损失的。6.2惩处6.2.1主办部门有下列情形之一、给公司造成损失的,视具体情况给予相应处罚:6.2.1.1合同签署后因合同主体资格及资信出现问题。6.2.1
11、.2合同签署后合同条款存在陷阱或漏洞。6.2.1.3因迟延履行或不适当履行合同义务导致公司被诉承担责任。6.2.1.4合同履行中出现异常情况未及时采取补救措施。6.2.1.5因管理不善,丢失、损毁相关合同书原件及与合同履行有关的文件。6.2.1.6其他合同管理失职行为。6.2.2协办部门有下列情形之一、给公司造成损失的,视具体情况给予相应处罚:6.2.2.1未履行协助、监督职责。6.2.2.2其他合同管理失职行为。6.2.3审查部门有下列情形之一的,视具体情况给予相应处罚:6.2.3.1参加合同评审的人员,未在各自的职责范围内提出明确、具体的意见,给公司造成损失的。6.2.3.2履行过程中,主
12、办部门根据合同约定提出付款申请后,在符合有关法律法规及公司财务付款要求并在月度资金计划范围内,确因财务部无故未根据主办部门的提请及时履行合同导致公司被诉并承担责任,财务部根据其过错承担相应的责任;但因政府相关部门审核延误导致的,财务部不承担责任。6.2.3.3其他合同管理失职行为给公司造成损失的。6.2.4以上奖励、惩处标准由公司办公会确定。7.本办法所称的“以内”、“以下”,包括本数。8.本办法由行政管理部负责解释。9.记录9.1合同洽谈备忘录9.2合同审批表9.3合同台帐合同洽谈备忘录合同名称合同对方洽谈时间洽谈地点参加洽谈人员我方记录对方需洽谈解决的问题:洽谈结果:我方洽谈人员签字:公司
13、名称合同审批表文件编码:责任部门:承办人:合同名称份数合同主体名称合同金额留存部门及份数合同主要内容:起草人: 年 月 日责任部门审核意见:签字: 年 月 日相关部门审核意见:签字: 年 月 日财务审核意见:签字: 年 月 日法律顾问审核意见:签字: 年 月 日相关领导审核意见:签字: 年 月 日行政管理部审核意见:签字: 年 月 日总经理审查/审批: 属公司性合同、重要合同,正本由行政管理部存档。签字: 年 月 日董事长审批/审阅:签字: 年 月 日专心-专注-专业 部门合同台帐合同类别: 年 月- 月序号合同编号签署时间签约方合同名称合同金额约定履行日期实际履行日期主办人员合同留存部门及份数正本副本复印件合同编号释义: