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1、精选优质文档-倾情为你奉上有限公司行政管理制度文档作者：创建日期：确认日期：控制编码：专心-专注-专业集团行政管理制度目录第一章 公文处理制度第二章 会议管理制度第三章 档案管理制度第四章公司印章管理制度第五章 车辆使用管理制度第六章 接待制度第七章 礼券、打折券管理办法第八章 新闻宣传管理制度第九章公共关系危机管理办法公文处理制度一、目的作用公司的公文是发布企业规章、通知和请示、商洽工作、报告情况、交流经验的工具。为了促进公司公文处理做到准确、及时、安全、规范，特制定本制度。二、管理职责公司的公文由行政管理部门统一收集、分发、传递、用印、立卷和归档。行政管理部门必须严格执行公文处理的程序，按
2、职权范围认真做好公文管理中的各项工作，提高公文办理的效益和质量。三、公文的种类本公司常用的公文种类可以分为以下九种：1、红头文件：公司组织架框设定、人员任命、年度工作计划和总结等重大决定。2、通知：发布公司重要决定，转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文，转批下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行的事项。3、决议（决定）：A、重要事项或重大行动做安排用“决定”。B、经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。4、公告：公司决定的重要事项，需向外宣布，广而告知，用“公告”。5、通告：公司决定在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。6、通报：表彰先进，批评错误，传达重
3、要情况，用“通报”。7、报告、请示：A、向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议用“报告”。B、向上级部门请求指示，并需批复的用“请示”。8、批复：下级部门提出请示后，答复请示事项，用“批复”。9、函：公司之间相互商洽工作、询问和答复问题，向外单位联系公务、洽谈工作事项，用“函”。四、公文的格式公文一般由标题、发文字号、主送公司（部门）、正文、发文公司（部门）、发文时间、印章、主题词、抄送（抄报）单位、附件等部分组成。1、文件标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，除转发规章制度性文件外，一般不加书名号。2、发文字号，包括公司简称代号、年号、顺序号。几个公司联合发文，只标明主办公司发文字号。3、
4、请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄报形式。4、公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。5、发文单位应写单位全称或规范化简称，几个公司联合发文，应将主办公司排列在前。6、会议通过的文件（指决定、决议），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。7、红头公文应彩色打印或特殊印刷。普通公文用A4纸，须在纸张左上角印制公司LOGO和简称。左侧装订，装订时公文纸张边角要对齐，翻页口边要整齐。8、红头公文，标题为宋体小二号加黑，发文号和正文为仿宋三号，主题词为宋体三号加黑，抄报抄送为仿宋三号。9、普通公文，标题为黑体三号加黑，发文号和正文为宋体小四，抄报抄送宋体五号加黑。五、行文
5、规范1、集团范围内各公司可相互行文，主要以通知、函、公告、通报、通告为主。2、公司各部门可互相行文，可以同下一级公司相关部门互相行文。六、公文办理1、 发文处理程序：主要程序依次为：拟稿核稿签发打印盖印分发归档。1.1拟稿。公文应由领导指定的、熟悉所涉及的工作和内容的人员负责起草；重要公文应由单位负责人主持起草，并在适当范围内征求意见。公文起草应注意：反映情况要客观，实事求是；文字表达要准确、简练；条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范；1.2核稿。拟稿后，应将稿件交发文部门负责人进行核稿，重要文件应要求相关领导会签，检查内容是否准确反映意图，语法文字是否规范，格式是否符合要求，文种及
6、标题是否合适。1.3签发。发文部门须根据文件内容填写发放确认单，按照部门权限经由相关负责人审批签发。1.4打印。打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校对，确认无误后才可按所要求的分数打印出来。1.5盖印。文件需要加盖印章后才能发送，印章是企业发文有效的凭证。盖章由印章保管人负责执行，所盖的印章应清晰端正。1.6分发。发出文件必须填写好发文登记表，并由收件部门（公司）领取人签字。1.7 归档。文件正本、发放确认单、发文登记表、电子文档一并归档。各公司的红头公文，于次年初报集团公司行政人资中心归档。2、 收文处理程序：主要程序依次为：签收登记阅文拟办批办承办办复归档2.1签收与登记。来件经过清点检
7、查无误后应办理签收，然后根据文件的类别进行登记。2.2阅文。负责处理批文的人员应阅读文件，了解内容，以便正确批文。2.3拟办。拟办的主要工作是确定文件的分送与传阅范围，一般由行政负责人负责，集团公司收文须经由行政副总裁审批后传阅。2.4批办。按分送要求，由最终审阅领导来确定承办单位及协办单位。2.5承办。领导批示的具体承办部门，应认真阅读文件，领会贯彻、执行的要点，按要求完成承办任务。如果所承办的事情重大，本部门难以独立办好，则应说明理由，请求上级安排协办部门配合执行。2.6办复。来文中提出需办复的，公司在承办结束后，应向来文单位做答复。2.7归档。将完成情况记录在传阅单上，一并归档。3、 办
8、理过程注意事项：3.1凡需要办理的公文，行政管理部门应根据内容和性质，送相关领导批示或交有关业务部门办理。紧急公文，行政管理部门应提出办理时限。3.2凡涉及其他部门的问题，主办部门应主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。3.3已送领导批示或交有关部门办理的公文，行政管理部门要负责检查，对于多次催办仍无效果的，应向相关领导汇报，采取必要的措施。4、其他需要注意事项：4.1公司行政管理部门签收文件要逐一清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文单位查询，发传真时要问清接受人的部门、姓名、接受时间，并一一做好登记，以备查询。4.2登记文件需将标题、发文字号、
9、来文单位、发往单位、件数、收发时间等逐项登记清楚，以利于查询。4.3批办文件要根据内容和工作需要确定文件主批人、承办部门以及印发范围，急件要及时处理。4.4分发文件要严格按批办范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误。4.5传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传，误传和延误。文件传阅要建立催阅（退）制度。4.5印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文件清晰，字体适当，用纸规范，美观大方。七、文件的立卷和归档1、文件办完后，应根据档案管理制度的有关规定，按年份及时整理立卷。2、文件立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整、正确反映本企业的主要工作情况，便于保管、
10、查找和利用。3、没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，专人监督，保证不丢失、不漏销。会议管理制度一、总则：公司会议的规范化是公司建立正常工作秩序，强化内部管理的要求。为了提高工作效率的实效，重视时间效应的管理，使公司经营过程中各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量地进行，保障每次会议都能产生预期较好的作用，特制定本流程。二、管理职责行政管理部门是公司会议管理的归口部门，负责公司组织召开会议、会务工作的会议组织和会议管理。三、各类会议1、专题工作（部门、临时）会议管理办法1.1会议通知1.1.1 该类会议由会议召集部门负责会议管理工作，
11、行政管理部门配合管理。1.1.2 会议召开之前，召集部门提前通知参会人员，以便作好参会准备。1.2会议资料准备1.2.1召开会议所需要的文件由召集部门相关工作人员拟制，并报相关领导审核同意，分发给与会人员。1.2.2如需与会人员准备发言材料或提供相关资料的，应在会议通知时具体说明。1.3会议室整理：由会议召集部门负责将会间使用的会议设备、资料等收起并妥善保管，及时与清洁人员联系清理会场。2、集团月度经营例会管理办法2.1. 会议时间：向总裁、董事长确认会议召开时间，原则上为每月第一个工作日定期召开。2.2 会议地点：集团大会议室2.3 参加人员：集团董事长、总裁、副总裁、党委书记、副总监级以上
12、高管及其他由总裁指定需要列席会议的人员。2.4会议通知：办公室行政人员须在会议召开三天前短信通知各位参会人员。2.5 会前准备：2.5.1提前做好会议室的通风工作，检查卫生环境及各项设备、灯光是否正常运行；2.5.2 会前半小时须根据会议人数准备好座位、茶水，打开空调。2.6 会议记录：办公室须在会议召开后24小时内整理会议纪要并上报行政副总裁。2.7 会议纪律2.7.1 参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故缺席。因故不能参加会议，必须提前向组织部门请假。2.7.2 参加会议人员的手机等通讯工具，开会时应开为振动，重要电话必须接听，应到会议室外接听，严禁在会场内大声打电话。2.8会议室整理：
13、由会议召集部门负责将会间使用的会议设备、资料等收起并妥善保管，及时与清洁人员联系清理会场。3、季度经营会议管理办法3.1 会议时间：季度经营会议特指一季度及三季度（二季度及四季度召开半年度经营会议），经向总裁、董事长确认会议召开时间。 3.2 会议地点：集团大会议室3.3 参加人员：董事长、总裁、副总裁、副总监级以上高管、各公司（非服饰板块）业务负责人、财务负责人及其他由总裁指定需要列席会议的人员。3.4会议通知：集团发文通知相关会议信息，明确汇报材料上报时间。3.5 会前准备：3.5.1 做好相关会议汇报材料的收集并初步审核汇报内容；3.5.2提前做好会议室的通风工作，检查卫生环境及各项设备
14、、灯光是否正常运行；3.5.3 会前半小时须根据会议人数准备好座位、茶水，打开空调。3.6 会议纪律3.6.1 参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故缺席。因故不能参加会议，必须提前向组织部门请假。3.6.2 参加会议人员的手机等通讯工具，开会时应开为振动，重要电话必须接听，应到会议室外接听，严禁在会场内大声打电话。3.7 会议室整理：由会议召集部门负责将会间使用的会议设备、资料等收起并妥善保管，及时与清洁人员联系清理会场。4、半年度经营会议管理办法4.1 会议时间：半年度经营会议为一年两次，经总裁、董事长确认会议召开时间。 4.2 会议地点： 4.2.1 如在集团大会议室召开，则按照季度经营
15、会议相关流程执行；4.2.2 如外出召开，由行政人员先行考察酒店，提报行政副总裁审核后，经总裁审批确认。4.3 参加人员：董事长、总裁、副总裁、党委书记、审计监察总监、财务副总监、各公司（非服饰板块）业务负责人、财务负责人及其他由总裁指定需要列席会议的人员。4.4会议通知：集团发文通知相关会议信息，明确汇报材料上报时间。4.5 会前准备：4.5.1 由会议召开酒店出具会议接待方案（会议室、用餐、住宿）及预算，提报行政副总裁审核，经总裁审批确认；4.5.2 准备会议用酒、茶叶、咖啡；4.5.3 做好相关会议汇报材料的收集并初步审核汇报内容；4.5.4 会议召开当日，提前到达酒店，协调酒店做好会议
16、室的准备工作，调试好电脑及投影等设备；4.5.5 做好参会人员接待引导工作，分配房间。4.6 会议纪律4.6.1 参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故缺席。因故不能参加会议，必须提前向组织部门请假。4.6.2 参加会议人员的手机等通讯工具，开会时应开为振动，重要电话必须接听，应到会议室外接听，严禁在会场内大声打电话。档案管理制度一、 总则公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。为加强公司档案工作充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。二、归档范围1、内部文件：红头
17、文件、普通文件、合同文件、用章归档文件、办公室归档文件（各类申请表单等）。2、外来收文：外来收文、各公司间函件。3、各类荣誉：荣誉证书、资信证书、入会证书、荣誉牌匾。4、重大事件：内部文化活动、重大业务活动、外部接待、重要业绩突破。5、声像档案：发布会、订货会、展览会、广告片、新闻采访片、重要领导接见、重要商务会谈、重要文字信息等所记录的影片和照片资料。三、归档要求1、内部文件：红头文件和普通文件归档资料应包含正文、附件、公文发放申请表和发放确认表；合同归档资料应为合同正本；用章归档资料应包含用章审批单、用章文件留底。2、外来收文：归档资料应包含正文、会签意见、处理结果记录。3、各类荣誉：分证
18、书和牌匾（奖杯、旗帜）二类，按类别进行编号保管，设置电子档案，详细记录荣誉名称、发证机构、发证时期、有效期限等信息，并将证书、牌匾拍照一起归入电子档案。4、重大事件：由文字和图片二部分组成，设置电子档案。5、声像档案：关注公司各类事件，即时向当事部门索取，作电子档案，视文件大小，刻盘，并在盘的外部注明目录。保存光盘一式2份，声像档案多的公司，可购置移动硬盘，确保资料的永续保存。四、归档时间1、内部文件：日常操作的各类内部文件实时归档，（包括书面及电子档案）一年整理一次，次年初整理出目录，并装订成册，入档案盒。2、外来文件：日常纸质及电子档案，一年整理一次，次年初整理出目录，并装订成册，入档案盒
19、。3、各类荣誉：实时将各类荣誉进行拍摄存档，年底核对荣誉原件，次年初打印电子目录，并归入办公室文件档案盒。4、重大事件：日常各类重大事件实时存档（文字+图片），一年整理一次，次年初打印电子目录，并归入办公室文件档案盒。5、声像档案：日常各类视频资料实时存档，整理刻盘，注明目录，归入办公室文件档案盒。五、保管制度1、各类档案必须实行集中统一由专人保管。2、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免失密。3、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。档案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。4、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认真填写档案检查记录。
20、六、借阅制度1、任何人借阅档案，必须办理借阅手续，填写档案借阅申请单，经行政副总裁同意方可借阅。2、查阅档案应在档案室内进行，不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁。特殊情况需借出的，须经行政副总裁签字同意，外借时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办理续借手续，确保档案的完整与安全。3、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出。七、管理档案人员岗位责任制1、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。 档案管理人员做到热情接待，主动提供。阅档人员应爱护公物，保护档案。2、建立档案统计工作，档案收进、移交都应登记入册。3、加强档案的保护工作，定期对档案保
21、管的的状况进行检查，发现问题及时向领导汇报，及时采取措施，保护档案的安全。4、加强档案保管工作，做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作，确保档案的完整与安全。5、严守档案机密，防止档案丢失及失、泄密。6、执行档案的利用借阅制度。工作调动时，应及时做好档案及档案工作的交接手续。公司印章管理制度一、总则 为加强集团下属子公司印章管理，明确各公司印章管理及使用部门的职责与权限，规范各公司印章的启用、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。二、公司印章的种类本制度中公司印章特指公司公章与合同专用章。三、公司印章的启用1、公司印章的刻制由集团行政人事中心统一负责。2、印章刻制应以
22、书面形式向集团行政人事中心提交刻制印章申请表，申请表必须由所属公司业务负责人确认并报集团总裁批准。3、印章刻制完成，集团行政人事中心管理部门在印章专用本上留章印，详细记录启用时间、保管时间，并由保管负责人亲笔签字，该印章档案将永久保留。四、公司印章的保管1、公司印章设专人保管，印章管理人应坚持原则，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得以权谋私。所有印章保管人更换或离职，须在印章专用本上再次记录交接时间、监交人、交接双方亲笔签字。2、各公司须参照本制度并根据实际情况规范公司因业务需要自行保管印章的相应流程制度，各公司业务负责人对自行保管的公司印章负直接责任。五、公司印章的使用1、印章用
23、印应根据各公司权限，严格执行用印审批和登记手续并填写公司公章用印登记表。2、用印申请部门或个人对所选印种负责，印章管理部门有权对用印申请单位所选印种提出质询。公司印章的保管人施印时必须认真核对用印审批单与用印材料上的内容是否一致，严格把关。3、公司印章的使用限在公司范围内，如因实际工作需要外借印章的，使用人须严格执行外借审批流程，并填写集团证件（公章）借用申请单备案登记。 4、公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经各公司业务负责人书面批准，印章保管部门做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使
24、用的必须交回。六、公司印章的遗失及废止1、公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时各保管人应迅速向相关领导说明原因并提交报告书，经公司业务负责人确认后，及时上报集团行政人事中心。2、由于机构变更或其他原因须废止或封存的印章，所涉公司须及时将印章移交至集团行政人事中心统一处理。七、罚则如出现未经批准私自刻制印章、违反印章保管及使用规定的，视情节和后果追究所涉公司业务负责人、保管人和责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。车辆管理制度一、总则为了更好地完善公司的内部管理，加强公司车辆有效运用，提高驾驶员的工作责任心，同时加强安全管理，做好维护与保养等工作，以保证车辆的完好，
25、为此，特制订本制度。二、管理职责 1、公司车辆由行政管理部门统一管理、调度，行政管理部门根据需要统筹安排派车。2、车辆日常管理由驾驶员负责，具体负责抓好车辆的年检维护、购买车辆保险费、常规保养和特殊维护等工作，确保车辆的使用性能良好，避免或减少各类安全事故的发生。3、其他公司如需因公借车，需经行政副总裁批准后方可借车。 三、用车程序1、用车人需填写派车单，注明用车时间、用途、地点，用车人签字后，经所在部门负责人签字后送至行政副总裁同意签字。2、用车人凭借派车单，方可用车。如行政副总裁当时因事无法签字，则需由用车部门负责人发信息或电话知会，事后补签。3、集团前台对用车进行调配，安排驾驶员出车。四
26、、车辆使用范围1、董事长及总裁客人接待用车。2、经行政副总裁审批同意的其他用车及其他公司借车。3、在宁波老三区内不得使用公车，公车仅限用于出差。五、用车管理 1、车辆钥匙及油卡由集团前台统一保管，有出车需要再交由驾驶员，并登记每次加油情况。2、集团前台建立车辆的用油台帐，每月核算一次，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，并做到每月核对无误。3、驾驶员需凭派车单出车，严格按派车注明的时间、地点出车，不得借出车机会为自己和他人办私事。4、出车完毕，（下班后或节假日）车辆必须停放在公车指定车位，驾驶员出车回来应在办公室待命，严禁窜岗。5、驾驶员应做到合理用车，节约用油，每次加油完毕应提供交易清单
27、给集团前台留底，录入用油台账。6、驾驶员出车完毕应将派车单填写完整，注明出发、结束里程，再交给集团前台进行派车单整理留底，登记用车公里数。7、驾驶员日常费用（停车费、过路费等）填写费用报销单，所有出车费用归口到用车人所在的部门。8、其他公司借车，出车油费及其他用车费用由借车公司自行承担。六、车辆保养与维修1、驾驶员负责车辆的日常清洁、维护、保养，随时保持车况良好、车辆清洁。2、车辆应定期保养，按规定期限对车辆进行保养、修理，使其处于良好的性能状态。3、如车辆需要维修，驾驶员需提交维修预算清单，上报行政副总裁同意后方可进行维修。车辆送修期间，驾驶员必须监督检修过程，督促检修测试，保证检修质量。4
28、、报销费用时必须附上验收报告、费用明细、换件明细等，并按规定程序报销费用。5、如由于驾驶员使用不当而导致车辆损坏或机件故障，所需的修护费，应依情节轻重，由驾驶员或车辆监管人员负担。七、违规与事故处理在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶员承担，并予以免职处分。1、违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员承担。2、无派车单或者派车单手续不全，将车开出公司者。3、借出车机会在外为自己和他人办私事，以及完成任务后不按时回公司，未经许可停在外过夜者。4、未经许可将车借予他人使用。5、驾驶员酒后开车、出车不带证照、违反安全行车规定者。6、不爱护车辆，用车后不清洗、不按规定停车、不及时交
29、车钥匙。7、车辆在公务途中遇意外车祸，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并速与行政管理部门联络协助处理。如属小事故，可先行处理后向行政副总裁报告。8、意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶员与公司共同负担。9、发生交通事故后，如事故责任在于驾驶员，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与公司各负担一半。10、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。接待制度一、总则对外接待是行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本制度。本制度规定的接待范围主要是各接待工作中所必需的接送、食宿、会谈和陪同参观等方面的安排。二、对外接待部门
30、1、行政管理部门为负责接待的职能部门。2、遇到重大接待工作和活动，可由行政管理部门协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。三、对外接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。1、平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。2、对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。3、节约原则。按内部成本效益核算，招待来宾从简，不铺张浪费、不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。4、周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人
31、感到热情、周到。5、保密原则。向不定期来宾介绍情况，注意保守公司经营机密，重要接待要有记录，巧妙回避不宜回答的问题。四、接待礼仪1、见面。原则为主动、热情、礼貌。2、接待。主动起迎，问明来意。3、安排交谈地点：3.1 根据来客人数和身份，安排适当地点（办公室、会议室、咖啡厅）进行交谈。3.2 手头工作正忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接待或另商时间。3.3 客人提出与某位领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。4、引见4.1首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。4.2 引见顺序：4.2.1把身份低的、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的。4.2.2按职
32、务高低，依次介绍一行客人。4.2.3职务相同，先介绍年纪大的。4.2.4领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。5、行路5.1 陪同客人行路，请客人行于自己右侧。5.2 乘作车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。5.3 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。6、其他6.1 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。6.2 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。6.3 尊重属于不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。6.4 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。五、接待细则1、接待人员级别：来访客人原则上由各相关对接部门负责接待安排
33、，并与行政部门沟通接待方案，视来访客人的行政级别及重要性，可安排公司相关高层领导作为主接待人。2、接待准备2.1 接送：如客人需要接送的，对接部门可提出申请经由行政副总裁审批派指定司机作好前期的联系工作，在客人到达前10分钟，在指定地点等候，特殊情况也可由行政管理部门负责人同行接送。2.2 告示牌：在客人到公司前30分钟，打出电子欢迎牌。2.3 迎接人：原则上由对接部门及行政管理部门负责人在公司一楼大厅迎接客人。2.4 会议室：会议室或咖啡厅接待，事先预约场地。2.5 其它：会场内提前准备各品牌宣传册、茶水，会议室讲台要摆放盆花。如需要播放电子宣传资料的也要提前调试投影仪、幕布和相关设备，并做
34、好播放准备。3、接待流程3.1 一楼大厅迎接客人；3.2 将客人安排到会议室就坐；3.3 由主接待人致欢迎辞并针对性的根据公司PPT介绍情况；3.4 来访客人讲话或提问，双方交流；3.5 如需要安排参观公司的，由主接待人陪同参观，行政管理部门事先接到参观公司需求的，应提前1天通知相关公司，促使被参观公司做好内部清卫和整理工作。4、用餐、住宿标准：如来访客人需要用餐、住宿的视具体情况而定，须请示集团行政副总裁审批确认。用餐陪同人员为主接待人、行政管理部门负责人、相关业务部门负责人。礼券、打折券管理办法一、总则：为了更好地规范公司礼券、折扣券的印制、发放等事宜，规范礼券管理，结合工作实际，贯彻落实
35、财务结算的各项规定，特对礼券和折扣券的使用及管理等相关事宜做出如下明确规定：二、礼券、打折券印制及发放：1、礼券及打折券由集团行政人事中心统一印制及发放。2、礼券印制完成后，移交相关公司财务部编号登记，并根据领用需求加盖礼券专用章。三、礼券、折扣券申领：1、集团各部门、各公司须填写礼券申请表，经申请部门（公司）总经理（负责人）审批后，至集团公司前台申领。2、因私或外部购买公司礼券时，集团公司前台根据相关公司财务部开出的行政性统一收款收据或发票及礼券申请表，发放相应金额的礼券。3、集团各部门、各公司相关人员按每月折扣券领用审核表领用打折券，宜昌、池州地区按每季度折扣券领用审核表领用。如6.8折折
36、扣券超出领用的，须填写打折券申请表，并上报总裁审批。四、礼券的购买及结算：1.服饰板块公司因公或私购买服饰礼券经董事长审批后，由女装财务部按照折扣执行相关款项的结算及对账工作。2.集团各部门及非服饰板块公司因公或私购买服饰礼券经集团总裁审批后折扣结算，相应款项统一由集团按季度支付给女装公司。3、集团各部门、各公司因公或私购买家品礼券经集团总裁审批后，由股份公司财务部按照折扣执行相关款项的结算及对账工作。五、礼券更换：礼券有效使用期为三个月，集团各部门及各子公司因公需要更换过期礼券时，须提交礼券更换流程，经公司董事长或总裁批准后，方可在集团公司前台处更换。新闻宣传管理制度一、 目的随着集团规模的
37、不断壮大、影响力不断提高，社会各界对的关注也日益增加。在对外宣传报道公司重大事件和新闻，统一宣传口径，树立积极正面的公司形象已尤为重要。为进一步明确新闻宣传的管理、发布等对外报道的流程，特制定本制度。二、 宣传的基本原则1、坚持实事求是，根据企业一定时期内的工作重点统一宣传口径的原则。2、坚持宣传有利于塑造企业形象、鼓舞职工创新进取，增加社会理解的原则。3、坚持指定宣传人员、指定宣传机构、指定宣传内容的原则.4、坚持宣传企业、宣传品牌，不宣传个人的原则。三、新闻宣传内容1、公司综合资讯、文化建设、品牌宣传、党工团活动、重要荣誉和典型事件的宣传报道。2、公司重大改革举措、转型升级、先进管理经验、
38、营销亮点、创新设计、发布会等大型活动的报道。四、新闻宣传的管理机构1、集团行政人资中心：作为新闻宣传管理的首要部门，负责集团范围内的新闻宣传统筹工作。集团行政副总裁为集团新闻宣传工作的第一责任人。2、各子公司新闻宣传管理机构：各子公司、事业部的企划宣传部门及品牌推广部门，主要负责公司产品的宣传和推广，并指定专人负责新闻稿件收集、整理工作，向集团行政人资中心提供信息资料、荣誉表彰、新闻以及涉及整个集团的通知、公告。四、新闻宣传的渠道及方式1、宁波本地传统媒体1.1本地平面媒体：宁波日报、宁波晚报、东南商报、现代金报、钱江日报宁波站、都市快报宁波站等。1.2本地电视媒体：宁波电视台。1.3本地网络
39、媒体：东方热线、天一论坛、宁波人民网等。本地媒体以采访、报道、专题文章等方式，发布公司的新闻专题、成就荣誉、企业文化活动等内容。主要以公司企业文化宣传、品牌宣传及舆情管理维护为主。2、外埠媒体2.1外埠行业媒体：中国服饰报、服装时报、服饰杂志、中国工商时报等。2.2外埠时尚杂志：瑞丽时尚先锋、昕薇、时尚芭莎、男人装等。2.3外埠网络媒体：腾讯、新浪、搜狐、新华网、凤凰网等外埠媒体主要以产品宣传、新闻动态的方式，发布公司的最新动态、新品推广、广告活动等内容。外埠网络媒体偏重于负面舆情的监管和维护。3、公司内部的宣传平台3.1集团官网、门户3.2集团官方微信微网站3.3集团官方微博3.4集团短信平
40、台3.5集团电子屏公司内部的宣传平台着重深入介绍近期大事新闻、发展、荣誉、企业活动等内容，短信及电子屏则以简短的语言发布信息、通知、简讯等。五、新闻宣传审批流程1、公司内部宣传平台审批流程官网、门户、微信微网站、微博等宣传的平台，由集团企划部负责日常维护，以发布公司实时新闻动态为主。可分为由集团牵头的新闻活动与由各子公司、事业部牵头发起的新闻活动：1.1由集团牵头发起的新闻、活动：企划部专员负责活动过程的拍摄记录和事后的通讯稿件撰写，由企划部负责人、行政副总裁审核后，在规定的时效期内发布。1.2由各子公司或事业部发起的新闻、活动：企划部专员负责收集活动的详情信息，在得到各子公司或事业部确认稿件
41、后（特殊情况需经集团审批），在宣传平台上发布。2、对外宣传审批流程2.1各公司根据公司发展的需要，整理需发布的新闻稿件，上报分管新闻宣传的领导审批。2.2由各公司分管新闻宣传的领导审批后，上报集团行政人资中心企划部。2.3由集团行政人资中心审批通过后，视情况报董事长审批，由集团企划部负责联络、协调相应媒体进行报道。3、邀请媒体对集团活动的报道3.1各子公司、事业部或集团企划部根据活动的具体情况列出邀请媒体名单，由集团行政副总裁审核报总裁审批。3.2集团企划部负责联络、协调各单位媒体参加活动并确认能给予相应的版面进行正面报道。六、其他1、对新闻报道涉及的时间、地点、人物、数字、文字等需认真核实，
42、确保无误。2、对于媒体的采访要求，未经董事长同意，任何人不得以任何方式向媒体提供相关素材。3、遇到安全、质量等突发事件，根据公共关系危机制度成立紧急处理小组。4、由媒体记者采访的稿件，各公司企划部负责人要将记者的成稿，经宣传工作分管领导及董事长确认后方可发表。5、集团企划部负责收集每次活动的媒体宣传报道，并进行年度资料档案整理。公共关系危机管理办法一、目的为切实预防潜在危机的发生，规避和解决危机发生的事件发生对公司的影响和损害；同时积极正向地开展公司品牌形象的日常维护，营造一个稳定、良性的内外部关系环境，保障公司得以持续地经营发展，特制定本办法。二、范围本办法规定了集团下属各子公司与相关部门在
43、公共关系危机中监测、预控、决策和处理等管理流程。三、危机的特点1、意外性：危机爆发的具体时间、完际规模、具体态势和影响深度，是始料未及的。2、紧迫性：进入了信息时代，危机的信息传播比危机本身发展要快。一旦媒体介入，事态将迅速释放，如不能及时控制，危机会急剧恶化。3、破坏性：不论什么性质和规模的危机，都必然不同地给公司造成破坏、混乱和恐慌，而且由于决策的时间和信息有限，往往会导致决策失误，从而带来无可估量的损失。四、处理原则1、速度及时：在发生公关危机后，第一时间了解情况并上报负责人，根据事态的严重性判别是否向上一层领导上报或成立危机公关处理小组，把危机事件在扩散面最小的范围内处理掉。2、真诚沟
44、通：真实、诚信的与消费者或媒体交流和沟通。3、承担责任：在过错方属于公司的情况下，态度决定一切，表明态度，勇于承担。4、权威认证：在属于质量问题的纠纷中，引入权威、公正的第三方机构进行认证。5、系统运行：在危机事件处理完毕后，不可只着眼于解决一次危机，应举一反三，把本次危机中出现的问题及值得保留的做法归纳总结，在以后的工作中借鉴.四、危机等级划分危机等级情况分析管理部门备注三级危机各类网站中对于集团品牌、质量或其它方面的差评;集团企划部二级危机媒体曝光的不良事件；企划部、集团办公室一级危机遭恶意投诉曝光、国家质检单位参与调查的事件；集团办公室高管及相关公司高层五、处理流程1、三级危机的处理流程
45、：1.1、事件爆发：企划部在日常对媒体、网站的舆情监管中发现一些差评。1.2、事件核实：对差评中所提及的问题与各子公司或相关部门进行沟通核实。1.3、事件处理：对于善意的建议进行整改，并在能联系到评论人的情况下给予回复；对于恶意的差评尽量联系相关媒体对其屏蔽。1.4、整理归纳：在舆情监管中对正面的建议整理归纳，定期上报给集团高层。2、二级危机的处理流程：2.1、事件爆发：企划部在舆情监管中遇到的严重投诉，并且有媒体支持；子公司或相关部门向上反映的公关危机问题。2.2、上报部门：由事件发现人在第一时间上报给集团企划部并请示集团副总裁、总裁 、董事长，根据事件发展态势决定是否成立专案处理小组。2.3、事件处理：向关联公司或部门负责人了解情况，并在第一时间联络事件投诉人，给对方一个满意的答复，并联络曝光媒体，对此事件的处理过程和结果给予坦诚的告知，利用公关优势对事件曝光屏蔽，对于已经曝光的事件，给予正面的澄清。2.4、整理归纳：