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1、精选优质文档-倾情为你奉上 文件名稱:采購與應付循環文件編號:制定單位:管理部核准會簽審核 提案版 本：A原 版 日 期換 版 日 期 采購與應付循環目錄一、 流程圖二、 作業說明1.請購作業2.采購作業3.進出口作業4.驗收作業5.與采購不符作業6.付款作業7.投保作業8.差異分析 請購作業采購作業驗收作業進出口作業投保作業付款作業差異分析入庫作業采購不符作業預算文件okNG採購及付款循環請購作業請購單位 評估單位及請購權責主管 採購單位核准采購作業退回請購單位填寫請購單直接料品請購零星購置請購事務用品、勞務支出請購固定資產請購請購單填寫評估報告評估報告okNG固定資產購置分析表採購作業 訂
2、購作業查詢或建立供應商資料長期報價採購議價比價逕行採購比價決定購買方式更新供應商資料決定購買方式 進度管制進口作業通知驗收單位國外訂購作業國內采購單比議價表 采購合同采購單信用狀保單進口作業進出口 採購單位 會計 出納 印鑑銀行供應商訂購單信用狀申請信用狀開立通知供應商 裝船押運在途品作業准備提貨到貨通知結匯還款 制作傳票開立支票/付款單蓋印提貨驗收ok提單驗收作業供 應 商 門禁 驗收單位 倉 儲 會計送貨作業門禁登記作業直接料品零星購置事務用品勞務支出固定資產檢驗入庫作業付款作業okNG付款作業廠商 採購單位 會計 出納 印鑑請款作業核對憑證入賬支票開立/匯款單蓋印okNG請款作業核對賬款
3、領款okNG作業項目作業程序及控制重點依據資料請購作業一、 提出需求作業程序：1. 采購物控依據工單及forecast之資料並依據BOM表核算出實際需求數量後再依現有庫存情形進行扣單作業，庫存量不足時，以請購單形式提出採購需求。2.市場行情變動劇烈之原料由採購單位與相關單位討論後，根據討論預估采購量經權責主管核准後進行采購。3.其它料品或需求由各需求單位依據實際需要填寫請購單根據核決權限向采購提出採購需求。4.在預算之外的固定資產類物品請購時，價值超過RMB500元時先由相關單位進行評估作業，評估ok後交於采購。5.請購單應根據請購之料件類別和價值按核決權限進行核決作業。控制重點1.請購量是否
4、符合經濟採購量。2.需用日期、需用量等估計是否適當。3.原物料之運送及保存，有無按特別注意之事項進行。4.預算外及價值超過RMB500元之機器設備請購是否經過相關單位評估。5.請購單是否按核決權限進行簽核作業。1.請購單2.BOM表3.庫存明細表4.訂單量5.評估單作業項目作業程序及控制重點依據資料請購作業二、庫存調查作業程序1.定期查核目前存量有無到達安全存量請購點，低於安全庫存時，應及時填寫采購單進行采購作業，以保證生產用料。2.請購之原料品名規格、廠牌、是否有庫存品或替代品替代使用，在替代時必需考量替代時是否會出現浪費情形。3.定期統計已訂貨尚未交貨數量，即時了解制造單位在制數量，防止呆
5、滯料品出現。控制重點：1.庫存管理：倉庫管理人員是否隨時查看倉庫及庫存檔案資料，當原物料庫存量不足或低於安全庫存量時，雖然未達預定請購日期時，亦應主動提報物控人員，由物控人員提出請購。2.在做替代料時，是否考慮替代後成本問題，有無出現替代後浪費情形.3.各單位是否每天統計在制數量並報於生管單位1.安全庫存明細表2.未交貨訂單明細3.庫存明細表4.在制明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料請購作業三、請購作業作業程序1.生產用材料及委外半成品由采購物控單位填具請購單經主管核准後進行采購。2.一般物品由需求單位填具請購單經主管核准後送採購單位。3.請購單之填寫須詳細，若有急件需經主管核准應加註於
6、請購單上，若請購單無法表達清楚，須詳附件。控制重點：1. 請購單位應定期追查請購單有無延遲採購之情形。2.請購單請購是否合理，以免造成資金積壓與浪費。3.各單位請購之物品是否合理，有無公請私用之情形1.請購單2.庫存明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料採購作業一、 廠商資料建立及庫存查詢作業程序1.新廠商之登錄應詳細查閱並驗證廠商提供的相關工商資料並收集相關資訊以評估該廠商之信譽度。2.採購人員應蒐集市場行情資料，查核外包商/供應商之品質、管理能力與價格，並將過去之採購記錄如：報價單、Purchase Order等具有參考價值資料，按廠商類別鍵入TIPTOP供應商管理系統中，供日後詢價之參
7、考。3.依據國內或國外請購單內容準備採購及相關廠商資料查詢。4.決定為候選廠商後向該廠商詢、比、議價作業，比議價應最少三家，相關單位指定除外。5.根據實際情形做出料品詢比議價表並經核決主管審核。6.查庫存資料是否仍有充足庫存可供應生產所需。7.查詢需求日期並評估庫存確認下單時間點及交貨日期。控制重點1.協力廠商基本資料表建立是否完整、並有無隨時更新。2.是否訂定廠商評鑑辦法及評鑑計劃，以做日後考核3.是否定期作廠商評鑑及保留各項評鑑資料。4.比議價作業是否合理，有無舞弊之行為1.廠商基本資料表 2.廠商評監表3.廠商考核表4.比價表5.報價單6.采購單作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業
8、二、 決定購買方式作業程序依據採購作業辦法，決定應用下列何種方式購買：1.合約長期採購：向簽有供貨合約或專案報准之買賣合約之廠商採購, 日常應不斷了解最新行情，以要求廠商議價2.詢價：平常偶然性之小物件及金額較小物品，不須書面比價者，可以詢價方式向最低價廠商採購。3.議、比價：採購人員應以每季為單位進行詢、比、議價動作並更新報價單。4.一般情形下經詢價後有下列情事者，亦應予以議價。a.報價高於前批採購價格者。b.請購規格明確，但請購量較前批為大時，雖價格與前批相同仍應議價。c.已知市價有下跌趨勢。控制重點：1.按合約采購是有無定期了解市場行情，市場行情下跌時是否及時與廠商聯繫並進行議價。2.每
9、季度有無進行比儀價作業，有無更新報價單。3.報價單上資料是否詳細，有無注明相關稅務及運輸問題4.無採購記錄且使用單位表示不需指定廠牌者，若廠商間之報價差異太大時，除非係相同廠牌，否則須咨詢使用部門意見。1.合約2.比價表3.報價單作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業三、決定採購事項作業程序：1.採購人員依交貨情形表之庫存情形及需求日、需求數量及交貨所需時間擬定下採購單2.由承辦採購人員備妥協力廠商資料及採購單，依核決權限主管核准後進行採購。3.依比價結果依價格順位製作比價表送交核決主管核准後下採購單。4.下采購單時應注意考量稅務問題及運費承擔問題控制重點核決主管審核採購事項時，應注意下列
10、各項：1.協力廠商資料是否詳實。2.價格資訊收集是否完整。3.比議價表是否完整、正確，採購下單是否依價格較低之順位進行採購。1.采購單2.比議價表3.廠商基本資料4.核決權限表作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業四、采購進度管制作業程序：1.採購單位依採購單內容填入交貨情形表2.採購單位對整體採購進度應隨時與生管單位之生產進度聯繫，必要時作適當調整。3.屬生產較急料品時，應及時跟催廠商4.倉庫單位應記錄廠商送料之時間，並錄入到廠商評監作業5.若廠商未依約準時交貨，採購單位應立即以電話或傳真方式進行催交，必要時應對廠商進行客訴索賠，並通知生管單位採取緊急應變。6.若遇到客戶取消訂單或修改訂
11、單，使得原先請購單需做修正或作廢，如已發出採購單者，應由採購單位與供應商協調取消、修改采購單，並於採購系統中作業，如無法取消或修改采購單，則採購單位需將資訊回饋給營業單位由其與客戶進行溝通。控制重點1.是否有由於廠商交期之問題影響生產單位作業，是否對該廠商進行一定的處理2.在采購過程中是否將廠商的一些服務態度及交期、信譽錄入到廠商評監中3.當由於某些原因需取消采購時，是否及時取消或與廠商采購損失最小化方案1.交貨情形表2.采購單3.廠商評監表作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業五、更新協力廠商資料作業程序1.採購人員將各次採購案件之採購價格變更明細表，經主管核准後存檔。2.廠商基本資料變
12、更時應及時將TIPTOP供應商管理系統相關資料更新控制重點：1.採購人員應建立完整之採購供應商資料，是否做定期評估更新。2.每項料品之詢價對象是否選擇品質及信用優良之廠商。3.新料品之詢價對象以現有供應商為優先考慮。1.廠商基本資料作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業一、需比例結匯者作業程序1.由採購人員向國外供應商或其代理商進行詢價，待收到代理商之報價單後，經主管復核，由採購人員填寫請購單。2.經由雙方簽訂買賣合約，合約內容應包括採購品詳細規格、品質要求、數量及付款條件等相關資料。3.採購人員依經核決主管核可之請購單填寫訂購單並檢附合約影本呈核後送交財務。4.進出口之物品應進行投保作
13、業。5.財務人員接獲採購人員交來之請款資料依付款方式分別處理，國內月結、電匯或現金支票結帳或預付款項者直接依交易條件開立請款單；國外信用狀採購部份則將相關採購單、買賣合約等資料轉予財務人員處理。控制重點：1.以預付款項科目入帳或沖銷時，是否檢附原始憑單經主管核准。2.財務主管應隨時注意銀行信用狀額度使用情形及餘額。3.財務人員需隨時做好資金預算作業4.是否辦理投保，投保金額是否正常合理1.請購單2.采購單3.信用狀4.預付賬款資料作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業二、入賬作業作業程序1.出納人員於請款單據審核無誤後開立支票或匯款單並編製傳票。2.以信用狀方式採購部份，出納人員於接獲買
14、賣合約及請款單後與銀行外匯部門確認匯率填寫開立信用狀計算單後開出請款單及支票或取款單至銀行開立信用狀。3.將傳票及相關單據交財務主管簽核。4.預付國內外購料款或信用狀保證金，應依請購按逐案控制。5.財務部應編製開立信用狀控制明細及應付帳款明細記錄，並隨時記錄。6.交易成立採購人員將各相關資料交予關務人員辦理報關或與供應商確認船期等資料並持續追蹤進料情形。控制重點：1.出納於原始文件、合約及憑證核對無誤後始可簽付支票。2.預付款項之支付一般情形下以支票方式，並應加記抬頭、劃線、禁止背書轉讓,特殊情形時經財務主管同意後可以不以支票方式支付.3.開立信用狀控制明細及應付帳款明細記錄，是否隨時更新記錄
15、。1.采購單2.信用狀3.預付賬款4.支票5.付款憑證作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業四、申請信用狀或T/T電匯作業程序：1.財務部人員根據合同約定需開立信用狀的,准備相關資料委托母公司開立信用狀. 2.採購約定預付訂金出貨或月結部份，應詳列交易條件簽訂買賣合約及付款條件控制重點：1.信用狀條款應避免押匯手續費由買方負擔，信用狀可轉讓。2.應以公平互利基礎開立信用狀。3.若開立遠期信用狀時，須注意是否超過額度及期限(USANCE 180天)。1.信用狀2.支票3.PERFORMANCE INVOICE4.合約作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業五、在途品作業作業程序1.貨品
16、裝船後，由賣方通知預定起岸日期，採購課通知關務課應準備安排進口報關事宜，並通知驗收單位。2.採購單位及關務課根據前述資料對國外採購進度控制加以跟催。控制重點：1.在途物品之交運及保管是否完善。2.貨品之撥交、移轉控制是否良好，如有遺失或短少時責任是否明確。3.逾時甚久之在途品，應追查原因。4.相關合約、單據是否訂有寄存期間，如有逾期尚未處理應追查原因為何。5.注意出帳日期與在途日期相隔甚久，應予追查避免虛列帳目。6.對於在途物品發生遺失或短損，應依合約規定處理。7.國外進口之原料於搬運過程中，應了解損壞責任之歸屬問題。作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業六、準備提貨作業程序1.採購人員
17、於接獲預定到港通知後，應通知財務部、倉儲單位。2.倉庫單位接獲到貨日期、品名及數量通知後，應安排收料之準備。3.財務於知悉預定結匯還款日後，應安排調度財務資金，準備結匯付款。4.財務接獲銀行到單通知書核對無誤後，應轉由會計入帳（沖轉預付購料款）5.會計根據交易內暫估關稅、運費等支出，預估相關進貨成本入帳。控制重點：1.提貨時物品若有損壞或短少時，應向賣方進行索賠要求。2.相關採購單位、財務部、倉儲等單位彼此間聯繫是否良好1.預付賬款2.應付賬款作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業七、結匯還款作業程序1.會計人員應該核算銀行利息計算是否正確。2.依請購案號或信用狀編號，將每次支付之費用記
18、入一批材料成本（或預付購料款）之中，並於結匯還款後沖轉購料貸款。控制重點：1.是否有結匯費用不合理者或金額不符之情形。2.會計帳冊之登載是否與實際進口作業相配合。3.銀行利息計算是否正確1.預付賬款作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業八、提貨作業程序1.采購及關務應根據報關單核對實際收料明細2.相關單位不得虛增報關以外的其它費用如有費用發生應索取相關發票3.如發現實際進料數量存在異常時，應及時通知相關單位辦理索賠控制重點1.原料進口實際收料明細是否與原訂購內容及進口報關單相符。2.額外支出之提貨費用應查明原因是否合理。3.每一項進貨費用是否均有合法憑證。4.對外無支付標準之特別報關費用
19、，應以專案簽呈方式呈相關主管核准。5.實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠。1.收料明細2.采購單3.費用明細4.報關單明細作業項目作業程序及控制重點依據資料驗收作業一、採購通知及廠商交貨作業程序：1.採購單位於開立訂購單後應以交貨排程通知倉庫單位，國外購部份應同時通知關務課。2.廠商於交貨時備妥送貨資料、發票（三聯式）於指定地點交貨，若屬委託貨運行交貨者，應取得託運單。3.屬計重之原料入廠時，應與驗收單位會同過磅，並以過磅單為核對廠商出貨單重量之依據。4.需檢驗之相關物品，在未經過品保檢驗，不得入庫。控制重點1.發票之金額是否與送貨金額相符2.過磅之重量是否真實，有無舞弊之行為3.有無未
20、檢驗就入庫之情形1.采購單2.交貨排程3.發票4.送貨單5.過磅單6.驗收單7.檢驗報告作業項目作業程序及控制重點依據資料驗收作業二、驗收及入賬作業程序1.生產性原物料及委外加工半成品在供應商交貨時，由倉庫單位核對採購單與送貨單之品名、數量是否符合並暫收待驗，後續由品質檢驗單位進行品質檢驗，品質檢驗單位開立檢驗報告交給倉庫單位根據檢驗報告之合格數入庫登帳。2.非生產性用品驗收，由倉庫單位會同相關驗收單位核對採購單與送貨單之品名、數量及物品品質ok後，合格者入庫登帳後由使用單位逕行領料作業。3.資產在廠商交貨時於指定地點交貨，核對交貨單與採購單是否與物品之種類、數量等相符，資產暫收後由使用單位或
21、請購單位做驗收作業，合格後轉送財務部辦理付款及登帳作業。4.庶務性用品：使用單位與總務單位共同行之。5.料件於驗收時，倉庫單位就訂購單及送貨單上有關規格、數量核對發票及現品，若有不符者，應立即反應請、採購單位處理。6.採購品若發生短交，由倉庫單位通知採購單位以電話或書面文件傳真要求廠商補足，但是如果經過採購部門主管同意者得免補交。超交部份由採購與廠商確認不須額外支付貨款則可允收，否則應退回廠商或另外依照請購、採購作業流程開立新的採購單。控制重點1.驗收入庫單是否連續編號，若有缺號應查明原因。2.物品之材質、規格、價格、數量是否與採購單內容相符合。3.送貨異常及品質瑕疵是否經進料檢驗單位依照IS
22、O進料檢驗程序執行驗收後入庫。4.檢驗作業中之取樣數、檢驗項目、品質標準及允收標準是否恰當。5.檢驗不合格時，是否在驗退單注明驗退原因。1.送貨單2.收貨單3.驗收入庫單4.檢驗報告5.合約書作業項目作業程序及控制重點依據資料驗收作業三、請款作業作業程序1.檢驗合格時，倉庫單位根據檢驗單位之檢驗報告或驗收單辦理入庫後會簽。驗收單位、倉庫單位相關簽核事項完整後，方可依程序請款及銷案。2.已驗收之進貨發生退貨或折讓時，應由採購單位通知財務部進行折讓,財務部每月進行折讓作業.3.經驗收完畢簽核過的驗收單、廠商送貨單、發票等資料應交由會計單位復核，做後續會計入帳與付款作業。4.委外廠商請款前應與采購單
23、位及財務進行對賬作業，理清品質問題責任分攤額並經過相關主管同意後方可請款。控制重點1.驗收單簽核是否完整及合理2.委外部分品質問題責任分攤是否合理，一些應扣且未扣款有無經過權責主管同意。3.采購請款是否合理，相關折讓有無請款1.驗收單2.送貨單3.采購單4.請款單5.發票作業項目作業程序及控制重點依據資料與採購不符作業作業程序：1.逾期未交貨之採購案，應函催辦或電話跟催。2.違約情形須經法律途徑解決者，應諮詢法律顧問後，依法提出訴訟,應在本地法院或仲裁機構進行訴訟.3.延期交貨之購置，應按合約規定罰款。4.所交貨品之品質、規格不盡符合但可使用者，亦屬違約情形之一，如因急需，不能等候更換，須呈主
24、管核准後始可允收，另須減價允收者亦應於驗收單上註明特采等字樣。5.若有退貨時，倉庫單位於收到指示後，以辦理退庫的動作。6.委外廠商加工之料品數量與發出數量不符時，應及時通知生管單位及財務，進行扣款處理7.委外之料品應定期進行盤點作業，盤點時應將良品與不良品分開，以利於生管對現有在制進行管控控制重點：1.各項違約是否依採購作業辦法及合約之規定處理。2.逾期罰款是否依照合約規定計算。3.所交貨品如因檢驗不合格退回更換者，其交貨日期應以調換補送到達日期為準。4.如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期交貨者，是否檢具認可證件。5.不良品退回之運費或郵費是否由供應商負擔。6.發生進貨折讓或退回時，是否經適當
25、核准並通知財務部門執行扣款動作並開立適當憑證。7.原物料經過檢驗確定不合格者，但在緊急用料是否經過各單位主管會同勘驗，在不影響產品品質情況下，是否經權責主管做最後判定可特採接受者，方可辦理驗收入庫。8.委外盤盈虧時是否進行扣款處理，單位扣款金額是否合理，有無考量委外前之加工成本，及分攤管銷費用。1.采購單2.異常聯絡單(對外)3.送貨單4.折讓單5.倉退單作業項目作業程序及控制重點依據資料付款作業一、付款作業作業程序1.已交貨完成驗收之採購案件，採購單位應於先收整採購單、驗收單、發票等單據，核對無誤後轉交會計單位處理。2.財務部核對採購單與請款憑證、各項單據及廠商發票，查核無誤後製作傳票經主管
26、簽核後付款。3.若為小額採購使用零用金方式申請，以爭取採購時效，財務單位應於請款作業中，詳細檢查是否有不符合常規異常者，並立即反應查明原因。4.國外採購案件需根據報關資料辦理結匯手續。5.銀行結匯、海關報關、支付保險公司或支付船務公司等預付款項，應與支付條件相符，對於無支付標準之各種報關費用，應依核決權限事先報准始得支付。6.會計單位審核單據應注意事項：a.各種請購及驗收手續是否齊全，相關人員是否簽核。b.申請單位主管及相關人員對請款單據之簽核是否合乎核決權限。c.是否已取得收款人之統一發票或收據，其開立日期、貨品名稱、規格、數量、單價及總價等是否書寫齊全。7.公司支出款項應盡量以匯票、支票、
27、劃撥或其他主管機關核定之支付工具等方式付款，避免使用現金支付。控制重點1.是否於驗收手續後，備齊憑證申請付款。2.付款時是否審核付款條件並入帳。3.採購交貨延遲與品質不良扣款是否詳加核對。4.應付帳款支付是否依據會計制度規定事項處理。1.采購單2.驗收單3.發票作業項目作業程序及控制重點依據資料付款作業二、開立支票、保管及蓋印作業程序1.除現金支付外，原則以抬頭劃線禁止背書轉讓之支票支付之,如有特殊情形，需經權責主管核准後方能執行，但需請廠商開立切結書。2.支票送蓋印鑑時，應在傳票註明銀行戶號、支票號碼及日期。3.支票之到期日應與付款條件相符。4.廠商尚未前來領取之支票，應由出納人員妥為保管，
28、若超過法定期間未領取者，應先通知廠商。5.開立支票後將支票和傳票、憑證等送主管審核蓋章。6.須先審核各項憑證是否齊全及支票開立之金額是否相符後始可簽章。控制重點1.國內付款或廠商要求不抬頭不劃線，是否請廠商開立切結書。2.支票到期日期與付款條件是否相符3.支票的蓋印條件是否相符，在送蓋過程有無附相關資料以做查證4.蓋印有無相關蓋印申請1.支票2.請款單3.付款憑證4.切結書5.蓋印申請單6.發票作業項目作業程序及控制重點依據資料付款作業三、領款作業程序1.付款之時間由財務課視作業狀況而排定之，並由采購通知廠商到公司領取支票。2.在領取廠商親自領款時，領款人須於支票簽收聯上簽名或蓋章。3.禁止由
29、公司業務或其他人員代領票據,如有代領情形,則需有委托書及領款人簽名確認.控制重點：1.已付款原始憑證是否蓋付訖章，如未蓋訖付章者,是否有委托書及請款單是否有領款人簽章，以免重復付款或冒領情事發生。2.領款日期與列帳日期相隔甚久者，應查明其原因。3.經銷商親取支票者，應查明是否為經銷商所指派之人員。4.如郵寄方式者，應事後追蹤廠商寄回簽收之付款明細單。1.請款單2.支票3.付款憑證作業項目作業程序及控制重點依據資料投保作業作業程序：1.公司之財產有必要時應進行投保，投保時應根據公司料品性質及儲存狀況選擇適當之種類2.投保金額應與現值相當。3.保單於投保後即行索取。4.保單應由專人保管維護。控制重點：1.保單到期是否已辦妥續保手續。2.各種保險權利義務是否明確。3.投保費用有無異常情形。4.投保金額是否適當。1.投保貨物明細2.保單作業項目作業程序及控制重點依據資料差異分析作業程序：1.采購交期與品質分析與回饋。2.庫存呆滯料之增減差異與原因分析。控制重點：1.交期嚴重延誤或材料品質不良造成公司之損失，有無索賠，索賠是否合理。2.呆滯料增減時是否分析其原因1.庫存明細2.預算明細专心-专注-专业