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1、中国人民财产保险股份有限公司太原市分公司祥云营销服务部单证管理实施细则中国人民财产保险股份有限公司太原市分公司祥云营销服务部单证管理实施细则中国人民财产保险股份有限公司太原市分公司祥云营销服务部单证管理实施细则为了提升公司管理水平，统一单证操作，强化单证管理，明确责任，有效规避风险，切实促进单证管理运行效率和质量的不断提高，现根据中国人民财产保险股份有限公司山西省分公司单证操作实务，中国人民财产保险股份有限公司山西省分公司单证管理实施细则和中国人民财产保险股份有限公司山西省分公司单证管理考核评比暂行办法，中国人民财产保险股份有限公司山西省分公司单证管理自查方案，制定的本细则。为保证此细则能够有
2、效的实施，单证管理的程序将做出变动：由原先的“单证岗专管员出单员”变为“单证岗送/收单员出单员”，送单员将不再负责先前专管员的“送、收、补”工作，只负责单证岗和出单员之间的传递工作，程序其实由原先的三方变成了双方，出单员的工作情况直接真实的反馈给单证岗，双方之间的往来帐物均采用密封形式。一、单证发放与领用1.分级台帐管理制度单证管理员对单证的领用情况实行“分级台帐管理制度”。单证管理员负责A级领用台帐和A级销号台帐的登记，出单员负责B级领用与销号台帐的登记。出单员作为单证领用的申领人，应以电话或口头形式向单证管理员提出领用单证的需求。单证管理员将单证发放，装袋密封，袋内有单证签出的具体明细单，
3、由送单员送达出单点，并要求其在A级领用台帐上签字确认。单证管理员在单证系统中做发放操作及可使用登记。2.限时限量领用制度对于已使用单证留存的业务档案资料和财务附件，出单员应在当日下班前按单证流水号进行整理，在销号台帐上登记，将使用过的单证档案装袋密封，并附明细于袋内，2日内交与收单员，收单员于当日内将其交于单证管理员（如有特殊情况，如出差或请假，由综合部指定人员进行此工作）。单证管理员拆封检查验收，同时做出考核。二、单证使用与整理（一）单证使用规范1.要求各4S店出单员使用与自己相配套的工号出单、制单，严禁使用他人工号。2.各4S店出单员在制单过程中，按流水号从小到大使用，不得跳号、窜号使用。
4、3.为方便单证的统一化、标准化管理，强化承保信息的保密性，规范工号管理，出单过程中不允许更改单证使用人。4.批改保单信息时，被保险人需提供相关批改资料，并在批改申请书上亲笔签名。5.如果客户将保单正本丢失，各4S店出单员不得重新打印保单，只能回本部打印保单抄件；并在此抄件上盖章后有效；如将交强险内置标志、保卡丢失，需要补办时必须回本部，各4S店出单员不得私自补办。（二）单证整理标准制单完毕后，各4S店出单员应认真整理单证档案，包括财务附件、业务档案、台帐登记。A财务附件整理要求1每日将“保单财务联”和“POS小票”整理好，POS小票沿保单右方表格线贴于最上方。2若4S店和POS小票是热敏纸，要
5、求各4S店出单员将当日小票进行统一复印，并将POS小票原件和复印件统一粘贴在“保单财务联上”，以保证财务附件内容能够长期保存。3财务联及POS小票整理完毕后，如果所出保单仅为单较强险或单商业险，则按交强险在外、商业险在内，并将整理好的财务联对折，跟在对应的交强险保单业务联之后一并交回。44S店出单员在每日刷卡业务完成后，进行POS机日结工作，打印出本POS机当日总帐和明细账，并将单证日结情况每日下班前与单证员核对。B业务档案整理要求1.保单业务档案整理要求全险业务档案摆放顺序：交强险按“发票业务联-保单业务联-保单财务联-投保单-客户资料新保包括：被保险人身份证/单位组织机构代码证复印件、驾驶
6、证复印件（约定驾驶人时）、车辆购置发票、车辆合格证；转保应包括：被保险人身份证/单位组织机构代码证复印件、驾驶证复印件（约定驾驶人时）、车辆行驶证复印件、原其他保险机构出具的保单”摆放。商业险按“发票业务联-保单业务联-特别约定清单-验车单”摆放。且在商业险保单的业务联上加盖有“投保单附于交强险流水号为：”字样的印章。单交强险业务档案摆放顺序：按“发票业务联-保单业务联-保单财务联-投保单-客户资料（新保应包括：被保险人身份证/单位组织机构代码复印件、车辆购置发票、车辆合格证；转保应包括：被保险人身份证/单位组织机构代码复印件、车辆行驶证复印件、原其他保险机构出具的保单）”摆放。单商业险业务档
7、案摆放顺序：按“发票业务联-保单业务联-投保单-特别约定清单-客户资料（新保应包括：被保险人身份证/单位组织机构代码复印件、车辆购置发票、车辆合格证；转保应包括：被保险人身份证/单位组织机构代码复印件、车辆行驶证复印件、原其他保险机构出具的保单）-验车单”摆放。2批单业务档案整理要求加费类业务批单档案摆放顺序：按“发票业务联-批单业务联-批改申请书-批改内容有关附件”摆放。信息批改类业务批单档案摆放顺序：按“批单业务联-批改申请书-批改内容有关附件”摆放。退保类业务批单档案摆放顺序：按“发票业务联-批单业务联-批改申请书-保单客户联（正本）-批改内容有关附件”摆放。若交强险、商业险同时批改的，
8、交强险批单按“发票业务联-批单业务联-批改申请书-批改内容有关附件”摆放；商业险批单按“发票业务联-批单业务联”摆放，同时应将交强险批单流水号标于商业险批单业务联的右上角。C台帐登记要求1.单证使用登记：分承保和批改两类台帐，如业务量大，可将承保台帐分为交强险和商业险。所有有号单证的使用必须在“单证销号台帐”上登记具体的使用情况。2.交接台帐登记：与送/收单员交接单证时，出单员应在“业务单证档案交接B表”上登记清楚，让送/收单员亲笔签名。四、考核办法1出单员应在每天下班之前把每个4S店的用单量反馈给单证，无反馈者扣除专管员5分。2送/收单员应在规定时间内交回已使用的单证（出单员签发出档案袋的当
9、天，以档案袋内明细表上的日期为准，如未在交回扣除收单员10分。3交回保单中缺少pos小票扣除5分，缺少财务联扣除5分。缺少投保单扣除3分，投保单无客户签字的扣除2分，能在当天补交回来不扣分。4出单员在使用保单的情况下如跳号扣10分。5出单员在使用保单的情况下窜号将扣除出单员10分。6出单员销号台账本的登记号段应该与档案袋内的明细表内容相符，综合部将不定期检查，发现不相符者，对登记不符的人员扣10分。7出单员日常使用的保险证使用登记台账如未按规定登记，对出单员扣10分。8如出单员在保管单证的过程中将空白单证丢失，按规定作出处理的同时，扣除考核分20分。9送单员在送单的过程中将保单遗失，如属空白单
10、证扣20分/单，如属已使用单证扣除10分/单。10出单员未向单证岗报备，私自重打单证，造成原保单丢失的，或是私自补办单证，对出单员扣10分。11如因出单员的原因导致需要更改单证使用人，单证岗在备案的情况下，扣除出单员5分。12对已使用的保单/批单副本造成丢失的，每份按500元罚款；对保单/批单正本造成丢失的，每份按1000元罚款。13每日未按时上报日报表，每拖延一天，扣5分。14.如每周考核后，相关人员无违反规定的情形出现，将奖予其20分，累加计入月考核。15.如一个月考核期内，出单员已奖分，但奖分后出现了违规现象，之前奖励的分将全部被取消。所有的考核项目的结果将按周通报，按每扣1分罚1元进行
11、处罚，个人的考核分将进行并累加计入月末考核结果，每月的考核分将作为季度、年度的评优评先的重要参数。此细节的最终解释权归综合部。扩展阅读：财产保险分公司分支机构管理制度*保险股份有限公司*分公司分支机构管理制度第一章总则第一条为规范*财产保险股份有限公司*市分公司分支机构的建设，明确分支机构在设立、变更、撤销等方面的管理，按照中华人民共和国保险法、保险公司管理规定、保险营销服务部管理办法和*财产保险股份有限公司分支机构管理办法的要求，特制订本管理制度。第二条本制度所称分支机构是指经保险监管部门批准后依法设立的营业性机构和营销服务机构，包括分公司、中心支公司、支公司、营业部和营销服务部。第三条分支
12、机构的发展必须遵循“一把手原则”、“管控能力原则”、“市场容量原则”和“盈利原则”等四个原则，满足公司在标准选人、文化先行、市场策略、核心团队、时事匹配、科学投入、成本控制和营造气势等八个方面的要求。第四条分支机构的发展思路是：在发展速度上，突出“速度与效益”，追求产投比匹配；在设立规划上，统筹布局，总量调控，优先支持管控能力强、经营实效好的机构的发展；在筹建管理上，做好“规划与建立，分析与协调，督导与帮助”，提高执行力，坚持做到分支机构筹建“标准不走样，执行不走样，结果不走样”。第二章各级分支机构的职能第五条分支机构按级别划分为二级机构、三级机构和四级机构。其中二级机构是业务发展中心和成本控
13、制中心，在总部的授权范围和战略框架内行使经营管理权，完成总部下达的业务计划和经营指标,承担利润和市场责任,支撑公司战略目标的实现；三级机构是销售和服务中心，组织销售和服务,并兼有成本控制职责；四级机构是销售、服务单位。第六条二级机构是指在各省、各自治区、各直辖市设立的行使区域管理职能的机构。一般来说，二级机构即分公司，但在计划单列市可以设立中心支公司作为二级机构。第七条三级机构是指在地市级城市设立的中心支公司，以及在直辖市和计划单列市城区设立的支公司。第八条四级机构是指在县（包括县级市）、区设立的分支机构，包括支公司和营销服务部。第九条各分支机构的具体职能包括组织业务销售职能、业务人员管理职能
14、、客户服务职能、日常办公管理职能、公司品牌宣传职能。第十条组织业务销售职能是指贯彻落实上级公司的各项政策要求；落实和推动上级公司各项销售政策；组织所属销售团队的组建、发展。按照年度计划对各项经营指标的达成销售策划方案制定、跟踪与推进；销售激励方案的制订、实施、评估及反馈。第十一条业务人员管理职能是指对所辖各类人员组织管理，包括所辖县域公司内全员的招聘、管理、考核；销售培训、相关法律法规学习工作；本机构办公会议组织与服务；组织销售人员召开晨、夕会等。第十二条客户服务职能是指对县区市场信息资源的开发及有效利用；配合上级抓好应收、续保管理；负责客户信息管理及对相关资料（客户提交的投保单、批改申请书等
15、）进行标准审核；确保公司电话销售本地落地服务；协助渠道化管理工作落地及本地大客户（股东）业务的跟进服务；根据授权对机构所在地日常业务出单等前台服务工作；根据授权负责收集相关赔案单证，负责快速处理小额赔案；按照公司客户分类规定向客户提供差异化服务。第十三条日常办公管理职能是指按照公司办公设备的管理要求及各项相关管理规定对公司办公用品的登记、管理、发放；文书档案的管理；以及各项资产管理工作，包括实物管理、相关台帐登记管理等。第十四条公司品牌宣传职能是指对所在县域进行公司文化、品牌等属地化宣传，负责本地域市场广告投放；按照公司授权对本地发布公司相关对外信息。第三章各级分支机构人员、场所、设备等方面的
16、配备要求第十五条*市分公司各分支机构的人员编制、职场要求、设备配置标准由本管理制度统一规定，归口管理部门为*产险*市分公司人事行政部。第十六条根据我公司人员管理类别划分，即：委派类、直管类、量化类，结合对分支机构岗位编制设定要求，目前*市分公司分支机构人员设置情况如下：岗位设置经理岗综合管理岗销售管理岗单证岗收付费岗出单岗未决管理岗编制标准（三级机构）*人*人*人*人*人*人*人实际用人情况*人*人*人*人*人*人*人第十七条*产险*市分公司所属分支机构属于销售和服务中心，在职场租赁和费用投入中会严格按照相应机构的业务规模来划定机构标准，按照我公司机构筹建标准和职场配置相关费用标准要求如下：机
17、构级别机构类别一类二类*级机构三类四类五类年保费计划*万元*万元*万元*万元*万元4职场建筑面积标准第十八条根据*产险分支机构筹建标准规定，分支机构筹建初期装潢、办公家具和办公设备配置情况见下表：科目一、职场装修二、家具费用三、办公设备1.办公桌2.办公椅3.保险柜4.传真机5.扫描仪6.喷墨打印机7.针式打印（LQ690K）8.文件柜9.碎纸机四、IT费用合计10.1.PC液晶2.防火墙3.备用电源+明细数量购置标准购置方式第四章分支机构设立、撤销的内部决策制度第十九条集团机构发展部为分支机构变更和撤销的归口管理部门，全面负责分支机构变更的有关事宜，包括机构名称变更、主要负责人变更、营业产所
18、变更、经营区域变更、经营范围变更等，以及撤销的有关事宜。第二十条变更和撤销的申请。集团机构发展部负责各二级机构的变更和撤销的申请工作。三级机构（含三级机构）以下分支机构的变更和撤销的申请由各二级机构人事行政部负责。各二级机构在收到总公司同意变更或撤销分支机构的批复后，应根据保险公司管理规定、保险公司营销服务部理办法等规定要求及时向当地保监局进行申请。三级机构的变更和撤销由所属二级机构向总公司提出申请，申请文件包括：1.撤销（变更）分支机构的请示；2.拟撤销（变更）机构的历年业务发展情况；3.拟撤销（变更）机构的人员、单证、印章、职场、车辆、家具、设备、其他固定资产等善后情况说明变更和撤销三级机
19、构的流程是：二级机构机构发展岗二级机构人事行政部负责人二级机构分管副总（或总经理）总公司办公室文秘岗集团机构发展部机构规划岗总公司人力资源部负责人集团机构发展部负责人总裁室机构发展分管总总裁（对于撤销机构的，还应加上集团机构发展工作分管总）申请文件抄送节点：总裁室、人力资源部、企划部、集团机构发展部。第二十一条变更和撤销批复。总公司同意三级以下机构的变更或撤销申请后，由集团机构发展部下发同意变更或撤销分支机构的批复，批复流程是：集团机构发展部机构规划岗总公司办公室文秘岗集团机构发展部负责人总裁室机构发展分管总批复文件抄送节点：总裁室、集团机构发展部、财务部、人力资源部、企划部、办公室，以及二级
20、机构总经理室成员、人事行政部。第二十二条分支机构经当地保监局核准变更后，须持保监局颁发的许可证及批准文件，及时到政府相关部门办理组织机构代码证及登记注册的变更手续。分支机构获得保监局和工商局相关执照后，需及时将经营保险业务许可证或保险营销服务许可证和营业执照扫描件报集团机构发展部和办公室。第二十三条分支机构经当地保监局核准撤销后，须持保监局颁发的批准文件，及时到政府相关部门办理相关证照的注销手续，并及时将保监局颁发的批准文件扫描件报集团机构发展部和总公司办公室。第二十四条总公司办公室自各分支机构领取变更后的保险许可证之日或领取批准撤销分支机构的批准文件起20日内在中国保监会指定的报纸上统一进行
21、公告。第五章上级机构对下级分支机构的管控职责和措施第二十五条*产险*市分公司对分支机构的运营管控遵循“集中管控、分级授权”的原则，各分支机构在授权范围内行使相应职权，并按公司建立的标准业务管理流程和制度体系规范运作,保证企业整体效能最大化。对分支机构的授权主要集中在财务、业务、客服三个方面。第二十六条*产险*市分公司财务工作全面纳入预算管理，依托费用预算管理系统，所有费用申请、报销都必须通过网上完成。第二十七条*产险*市分公司各分支机构是销售和服务中心，在业务授权方面，只有出单权，核保权由分公司集中，实行统一管理。第二十八条*产险*市分公司在客户服务管理方面实行垂直与集中管理结合的集约管理模式
22、，理赔权限、人员、设备、查勘费由分公司统一集中管理，实现人员垂直管理，资源统一配置。第二十九条分公司所属各分支机构建立客服团队，客服团队是服务于一定区域的查勘定损作业团队。服务区域划分时考虑行政区域的机构因素但不依赖于机构，团队设置和区域划分以服务半径为核心，相邻两个团队互相渗透，形成若干个作业单元。第三十条客服团队以三级机构所在地设置，是分支机构行政区域内理赔协调部门，负责理赔柜面服务和案件诉讼、负责与分支机构范围内的行业协调，是支持销售的承办者。第六章罚则第三十一条在分支机构设置、变更和撤销过程中，对不严格按本规定执行或执行不当的机构和部门，*市分公司将视其情节给予相应的处罚。对未经批准擅自筹备、开设、变更、撤销分支机构的，由*市分公司责令其立即停止违规行为，所造成的损失由机构负责人承担。分公司还将视情节轻重和损失大小追究责任人责任。第三十二条各分支机构成立后，在一定期限内业务规模、费用控制、管理水平未达到分公司规定要求的，分公司将视情况予以调整。第七章附则第三十三条本规定自正式印发之日起施行，由*产险*市分公司人事行政部部负责解释。第 13 页 共 13 页