《担保公司业务档案管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《担保公司业务档案管理制度.docx（10页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -担保公司业务档案治理细就第一条总就（一）为规范公司档案治理、保证担保项目资料及人事资料的安全与完整，特制定本制度。（二）担保业务档案是指公司在办理担保业务过程中形成的记录并反映担保业务的重要凭据，包括未保项目的客户档案。已保项目（含在保和脱保项目）、担保投资项目、业务合作项目等形成的文书档案、经济档案、客户档案。反担保标的物权力证书。（三）档案治理的目标是“在流程中完成，在收集中整理，在补充中完备”。其次条业务档案治理（一）公司档案治理将依据客户档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等流
2、程执行，做到分类科学、流程收集与补充、便利查阅、准时移交，严防毁损散失，确保业务档案完整与安全，确保相关法律手续完备与有效。（二）业务档案按担保客户或项目建立，做到一户一档， 分类编序治理。公司内部治理资料实行集中治理。（三）档案治理责任部门。行政人事部是公司业务档案治理的责任部门，对以下不同性质的档案有保管责任：1. 未保项目的客户档案。2. 已保项目 （含在保和脱保项目） 、担保投资项目、 业务合作项目等形成的文书档案、经济档案、客户档案。3. 反担保标的物权力证书。第三条业务档案分类（一）公司担保业务档案细分1. 权证类档案主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）押反担保物的文件、清
3、单、证明、保险单、 评估书等界时脱保后需仍给客户的档案，存放在行政人事部，业务及财务部门有清单可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -备查。2. 要件类档案主要包括借款合同、担保合同、 托付担保协议、 担保协议、 公证书、 律师见证书、 抵（质）押保证反担保协议等法律诉讼时需要的档案，该类档案经部门经理以上批准才能对外借阅。3. 备查类档案主要包括
4、客户基本资料、审批过程资料、 保后检查资料等用于查询的档案，经档案治理员同意可以借阅。（二）公司内部治理资料列为综合类，内容包括各类业务统计报表、登记表、业务调查报告及有关业务处理看法等。（三）客户（项目）档案及公司内部治理资料包括重权证原件等，均以客户（项目）为单位，分区、分类存放在档案柜，存放次序按档案编号排列：立卷区：存放在保项目的权证类、要件类、备查类档案。属重点治理的档案。归档区：存放解保项目的权证类、要件类、备查类档案。综合区：存放公司内部治理资料档案。第四条业务归档要求1. 归档的业务档案必需为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章的复印件，不答应是传真件，与文件有关的签报、
5、批示等附属材料均应齐全完整。各担保业务部门在排列资料清单时，需依照肯定的次序（见附件：业务档案归档要求）。2. 同一笔业务的原件及附件形成同一档案，应放在一起组卷。3. 卷内文件要逐页编号，使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按次序打号，有效页编一个号。4. 组卷资料由归档责任人逐件填写一式三份资料目录 ，连同档案移交治理部，并履行移交手续。5. 资料目录归档责任人、监交人各存一份，案卷组卷一份。6. 归档时间：各担保、托付贷款项目的业务档案必需在保证合同、保函或托付贷款协议生效后的十个工作日内完成归档手续，并交行政人事部立档保管。7. 保证合同、保函或托付贷款协议生效后的十个工作日内档
6、案资料不齐全的，仍必需将已有资料先行归档，对缺项资料应列入缺项资料清单，并注明缺项的缘由，交档可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -案保管员审核。 原项目审核人依据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，档案保管员不得拒收，如因拒收造成缺失或评级、调级的，由档案治理员负责。8. 任何部门或个人都不答应储存、销毁应归档的业务资料原件。
7、第五条业务档案治理流程（一）档案移交业务发生后， 项目业务责任人应在规定的时间内整理好担保业务原始资料，在出具保函后五个工作日内将项目相关资料交部门负责档案收集的业务助理，经业务助理负责收集并登记业务资料移交清单，经客户经理和业务助理双方签字确认。由业务助理整理并确保档案的 完整、 精确性后将全部资料移交行政人事部业务档案治理员，双方签字确认。 客户经理可对有关业务资料复印储存。（二）在首次归档时必需具备的资料1. 确立业务关系的经济合同类资料与银行签订的保证合同、借款合同等。与项目公司签订的协议，如担保协议、托付贷款协议、经济询问服务协议等。2. 反担保措施类资料 在签订保证合同前应已办理的
8、反担保措施文件，如抵押协议、股权质押协议、无限责任保证书、内部认购协议、预售合同等。 与反担保措施相关的其他重要文件，如项目公司的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等。3. 担保公司内部文件资料。4. 项目公司基本资料。5. 其他资料。（三）可后续归档的资料1. 在申请签订保证合同、保函或托付贷款协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可。2. 在正常操作情形下，后续发生与业务相关的资料：保后监管报告。保后监管过程中获得的资料。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页，
9、共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -所取得的物权凭证的复印件。担保过程中同意用款审批表。同意用款通知书复印件。（四）其他应归档的资料 各担保公司治理部对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项目经理归档，并派审核人员定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性。 物权凭证的移交：物权凭证应从业务部门移交到行政人事部，由行政人事部移交至财务部。 行政人事部在接受一般档案和要件档案的同时，也应对物权凭证的准时移交情形进行检查。（五）立卷： 档案治理员对业
10、务员移交的业务档案进行分类整理及立卷，填写立卷档案卷内文件目录 ，同时建立归档档案保管清册。此工作要在三个工作日之内完成。（六）归案： 档案治理员凭 免除担保责任书将已完成担保责任的客户档案从立卷区抽出，将其转入归档区重新编号保管，同时建立归档档案保管清册。（七）调阅： 档案的借、 查阅应严格办理相应的审批手续，客户经理调阅担保业务档案应填写档案借阅单 ，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容，报行政总监批准同意后方可查阅。（八）担保业务档案应现场调阅，确需外借应报总经理批准同意后方可查阅。行政人事部在对外借出档案时，应审核借阅期限的合理性，并严格按审批的期限跟踪外借档案的归档。 档案外借逾期未归
11、仍的，按档案未归档处理。行政人事部应严格按规定对归档档案及借阅情况进行登记造册。（九）业务部门可调阅备查类档案，要件类及权证类档案只能由行政人事部调阅。（十）提取： 因业务需要需提取财务保管的重要权证时，要经由档案治理人员办理调阅手续后，到财务部签字领取，收回权证时，交由法律专员返仍财务部并注销登记。（十一）保管：档案治理人员要对业务档案妥当保管，严格遵守保密制度，不得违章借出业务档案。要定期检查各类档案的保管情形，并书面记录检查结果。（十二）销毁：保管期满的业务档案，要由档案治理部门提出销毁看法，并编造业务档案销毁清册，列名档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时
12、间等内容。档案治理部门和业务部门要共同派员监销，并将监销情形报告总经理。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -第六条业务档案治理责任（一）托付贷款、担保项目放款 或出具保函 后 10 个工作日内，未将档案资料整理归档的，以及1 个月内未补齐所缺资料，未能通过行政人事部审核验收的，均视为未归档。（二）对于担保项目放款 或出具保函 后 10 个工作日
13、内，未将档案资料整理归档的， 每个项目将从该项目经理A 角的当月绩效工资中扣罚500 元。当月累计有2 个及以上未完成的， 从其当月绩效工资中扣罚500 元的相应倍数。 对在 1 个月内未补齐所缺资料，未能通过风险治理部审核验收的，将暂停该项目经理新项目的报会申请。（三）业务部门经理对本部门员工承担相同比例的连带责任，但最高限额不超过1000元。（四）行政人事部档案治理员要确保档案资料的完好和安全， 如发生已提交档案资料遗失经界定责任无误的， 从其当月绩效工资中扣罚 500 元 / 个，行政人事部总监承担连带责任， 但最高限额不超过 1000 元。（五）行政人事部每季度统计档案归档情形，编制惩
14、罚清单报行政人事总监、总经理。对于特别情形未能完成档案归档的，要事先得到公司总经理的审批同意。（六）对于暂停项目报会的项目经理，在规定时间内完成档案归档的，经公司总经理审批同意后方可复原项目报会，但罚款将不再返仍。（七）对有意损毁、遗失、擅自销毁、涂改、伪造公司担保业务档案及相关资料的，视情节轻重赐予500 元到 2000 元的处分。（八）风控部每月对行政人事部的档案治理情形进行检查，每缺失一项， 对档案治理员及行政人事总监分别赐予10 元的罚款。（九）风控部每季度将档案检查情形上报至总经理核查。第七条附就（一）本制度由行政人事部负责说明、修订和完善。（二）本制度自发布之日起执行。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载