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1、石竹山文武学校物资采购管理办法第一章原 则第一条 .为进一步规范学校的采购行为， 加强学校的物资采购管理， 根据石竹山文武学校的实际情况特制订本物资采购管理办法。第二条 .本物资采购管理办法针对的是石竹山文武学校下列采购业务：1.食堂采购指学校食堂所需要的主副食品采购，以及食堂工作中的物资采购。2.五金等采购指学校各部门所需要的行政办公用品采购、学校各教学单位所需要的教学用品采购，医务室物资采购，以及学校后勤部门所需要的物资采购。第三条 .整个物资采购过程分为采购申请审批、采购过程管理、 物资管理、 采购资金管理等四个主要环节。第二章采购申请审批第四条 .各部门所需要采购的物资，必须填写“物资
2、采购申请单”，经部门主管签字同意后，报送总务处办理申请手续。学校食堂所需要的主副食品采购，应在每周四提出下周的食谱及每日采购计划，经食堂主管填写“申购单”并签字后报送总务处。“申购单”一式两联，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。第五条 .总务处收到各部门的申购需求， 在核对学校库存物资情况后编制采购计划及采购费用预算，并审核部门的费用支出是否超出部门学期费用预算，签署意见后报送主管财务副校长。对于食堂采购需求，总务处应该征求营养专家、学校采购人员对食堂周谱的意见，如有修改则要求食堂重新制定食谱及每日采购计划；如无修改，总务处审核后在食堂“申购单”上签字同意
3、并编制采购费用预算，报送主管财务副校长。第六条 .主管财务副校长接到总务处转送的部门“申购单”后，审批是否执行。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 如果没有超出部门费用预算，则由主管财务副校长审批同意后执行；如果超出部门费用预算，则主管财务副校长审批后，还需要由常务副校长最终审批同意后执行。第七条 .审批通过的部门 “申购单” 一份由申购部门留存， 作为以后领取物资的依据；另一份由总务处留存，并由总务处据之填写“采购订货单”授权采购人
4、员办理购物手续。 “采购订货单”一式三联，其中一份由采购人员保管，作为采购依据；一份由采购员在物资采购入库时转交仓管员，作为验收货物的依据；一份由总务处归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。第八条 .上述决策流程中， 如果审核、 审批人在出差或请假期间， 应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手机短消息或电话授权，之后补办书面文件。第三章采购过程管理第九条 .总务处要广泛收集所采购物资的质量、价格等市场信息， 掌握主要采购物资的信息变化情况，建立主要采购物资的基准价格体系，据之编制采购费用预算及规范采购价格决定。第十条 .当采购金额在 10000
5、 元（含）以下时，采购最终决定权在主管财务副校长；采购金额在10000 元以上， 10 万元以下（含）时，主管财务副校长审核后，由常务副校长最终审批决定。第十一条 . 对单项或批量采购费用预算达到10 万元以上的物资采购，具备招标条件的，一律实行招标采购。具体实施方法见石竹山文武学校物资采购招标实施办法。第十二条 . 食堂采购业务管理对于食堂主副食品赊购业务，应尽可能采取定点采购，同类产品应定点两个供货单位。采购员进行询价后，将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处了解详细情况后签署审核意见，然后由监察审计室进行价格核对后签署审核意见，最后报送主管财务副校长审批决定。赊购业务审批后，
6、应和供货单位签署供货合同或协议，约定供货日期、供货方式、付款时精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 间及方式等事宜。对于定点采购，必须定期进行价格、质量、供货及时性等方面的检查，以加强对供货商的管理和降级学校采购成本。对于食堂主副食品现金采购业务，必须由采购员和厨师长一同进行现场询价，当采购食品总金额不超过当日经审批后的采购费用预算时，由采购员和厨师长共同决定是否采购，并且在原拟采购食品单价上涨幅度较大，造成采购总金额超预算时，可以根据
7、实际情况调整采购品种，但是必须保证当日采购的食品数量能够满足当日学校需要；当采购食品总金额大于当日经审批后的采购费用预算时，采购员必须首先将拟采购的食品名称、规格、价格等信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。第十三条 . 五金采购业务管理对于单项或批量采购金额在5,000 元以下（含），并且采购物资单价上涨幅度不超过基准价格10% （含）的物资采购，采购员可以最终决定是否进行采购。对于单项或批量采购金额在5,000 元以上，或者采购物资单价上涨幅度超过基准价格 1
8、0% 的物资采购，采购员应该首先进行询价过程。 根据询价结果，采购员将产品标准、规格、价格等有关信息报送总务处，总务处审核后签署意见转送监察审计室，监察审计室审核同意后通知采购。如果监察审计室的审核意见和总务处审核意见不一致，应当报送主管财务副校长最终决定是否采购。对于学校初次采购以及没有单项物资基准价格的物资采购业务，当采购金额在 500 元以内（含）时，采购员可以最终决定是否进行采购。当采购金额大于 500 元时，采购员没有价格最终决定权，必须将产品标准、规格、价格等相关信息报送总务处，总务处了解相关详细情况后签署审核意见，报送监察审计室审核，最后由主管财务副校长审批决定。第十四条 . 采
9、购价格决定过程中，总务处主任、监察审计室主任、 主管财务副校长、常务副校长根据需要可以参与价格谈判和采购合同的签订。第十五条 . 上述决策流程中， 如果审核、 审批人在出差或请假期间， 应采用书面授权方式，授权指定人员审核或审批。如果遇到紧急情况，也可传真、手精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 机短消息或电话授权，之后补办书面文件。第十六条 . 监察审计室负责对采购流程的监控，应该定期及不定期检查采购单据，审查采购流程及采购价格决定是
10、否执行和遵守采购制度。同时，监察审计室也负责定期及不定期对采购价格进行调查和对外询价，为领导决定采购价格和签订采购合同提供决策支持。第十七条 . 学校采购的一切物资， 在尾款支付前， 总务处必须督促采购员向供货商索要发票。第四章仓库管理第十八条 . 仓库的物资验收入库：采购员购回的各种物资都应及时送交仓库验收。仓管员应对照“采购订货单” 、发票、购货清单等单据，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。 “入库单”是证明物资已经验收入库的会计凭证。 “入库单”一式四联，由仓管员填制并签字后，一张仓管员留存，登记仓库台帐；一张由仓管员在2 日内交总务
11、处进行业务核算，总务处在收到入库单后应及时通知申购单位领取物资；一张由采购员作为报销依据，连同发票、供货商货物清单等资料一起送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。对于没有入库，直接运到现场使用的采购物资，必须履行验收手续。由总务处相关负责人员、 现场施工负责人或者领用部门共同核对“采购订货单”、发票、购货清单等单据，对每一种物资的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”作为验收依据并共同签字确认。 “入库单”一式四联，一张交总务处留存；一张由领用部门留存，作为业务核算依据；一张作为报销依据，送交财务部门登记入帐；一张交监察审计室存档、审核。学校分设食
12、堂仓库管理员和行政后勤物资仓库管理员（分设五金仓管员和服装仓管员），分别对食堂采购物资和行政后勤采购物资进行入库管理。第十九条 . 物资在库期间的管理：精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 保管员要对库存物资进行科学管理，切实做到摆放有序，数量准确，质量不变等。物资管理必须有完整的帐、 卡档案 , 仓管员需要对物资进行分类登记，首先对采购的物资进行大类区分，然后对大类中每一种物资都单列帐薄或页数进行登记，另外仓管员必须每月登记库存物资报
13、表，报送总务处。对易腐化变质的物品，应及时通知申购单位领取。第二十条 . 物资领取出库：物资领用部门领取物资时，需要填写“领料单”，经部门主管签字后，连同审批后的“申购单”一起报送总务处。总务处首先核对领用部门原审批后的“申购单”及“领料单” ，签字同意后，领料人持审批后“领料单”向仓管员申领物资。食堂主副食品物资领用不需要总务处审核，食堂主管在“领料单”上签字同意后就可进行物资申领。仓管员核对“领料单”审批手续是否完备后，登记物资出库和发放手续。仓管员填写“出库单” ，经领料人签字后领取物资。 “出库单”一式三联，一张由仓管员连同“领料单”留存归档，并登记库存台帐；一张交总务处进行登记存档；
14、一张交财务部门登记入帐。第二十一条 .物资报废管理库存物资或者部门使用资产在报废时，首先由管理部门提出报废申请，填写“部门物资报废申请表” ，注明报废物资名称、规格、数量、报废原因及责任人等资料，经部门主管签字后报送总务处，总务处会同监察审计室一起对报废原因进行调查，如果属于因正常损耗而报废，则签字同意后报送主管财务副校长最后审批；如果属于责任事故，则需要追究责任人，并签署处罚意见，将“部门物资报废申请表”报送主管财务副校长最后审批。“部门物资报废申请表”一式两联，经审批同意后，一联交总务处校产管理员登记部门使用资产台帐，另一联交总务处进行物资报废处理，处理后连同相关单据一起报送财务部登记入帐
15、。第二十二条 .总务处对学校物资的管理总务处收到仓管员提交的 “入库单”后，应及时登记学校库存物资状况，并定期及不定期核对仓库库存材料帐。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 部门领用物资后，总务处应根据收到的“出库单”登记各部门物资日记帐，记录部门领用物资的品名、规格、数量、价格等信息。总务处在审核部门申购需求时，应核对部门学期初费用预算，及部门已领用的物资费用额，然后签署审核意见。总务处设校产管理员，负责对学校各部门领用的固定资产进
16、行管理。校产管理员应登记部门使用固定资产台帐，需要对部门使用资产进行分类登记，首先对部门资产进行大类区分，然后对大类中每一种物资都单列帐薄或页数进行登记。校产管理员应于定期或不定期对部门使用的固定资产进行帐物核对。在各部门领用固定资产后，校产管理员应根据仓管员报送的部门领用资产“出库单”，逐笔登记部门使用固定资产台帐。当部门使用固定资产报废后，校产管理员根据审批后的“部门物资报废申请表”登记入帐。第二十三条 .库存物资清查盘点：1.及时准确掌握物资实际变动情况，对物资库存情况做到心中有数，及时处理积压。保管人员要及时检查库存物资的帐、卡、物是否相符。2.学校监察审计室应每月、季定期或不定期对库
17、存物资进行轮番抽查。每半学期由监察审计室、总务处、财务室共同组成清仓盘点小组，对仓库物资进行全面清点，在清点中如发现盘盈盘亏，必须分析原因，说明情况。如发现严重短缺和损坏，应查明原因，追究责任。对超储、呆滞物资及时处理解决。第五章采购资金管理第二十四条 .学校除零星物资采购可以由采购员现金采购外，大额采购业务及周期性采购业务应尽可能签订采购合同，并选择定点供货方，由财务部现金付款或转账付款。第二十五条 .对于零星物资现金采购， 实行采购员备付金制度。 学校五金采购及基建采购人员的备付金金额为5,000 元，食堂采购员的备付金金额为10,000 元。采购员填写“领款单”， 总务处审核后转交主管财
18、务副校长审批。主管财务副校长审批同意后，采购员持“领款单”向财务领取备付金，同精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 时采购员需要缴纳同等金额的保证金，由财务出具收款凭证交采购员保存。备付金实行实报实销制度。第二十六条 .对于大量购买业务和周期性采购业务，应尽可能在比质、比价、比信誉、比售后服务的基础上实行定点采购，同类产品应定点两个供货单位。供货单位一经确定，使用部门、总务处要及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况，以便及时调整。定点采购
19、应签订采购合同，尽量由财务部直接转账付款。第二十七条 .对于单项采购金额超过采购员备付金金额，同时也不能通过财务部转账方式付款的采购业务，应尽量采用货到付款方式，即供货方根据采购协议将货物发送到学校，然后供货方根据协议规定凭发票直接从财务部领取货款。第二十八条 .对于采购金额在采购员备付金金额元以上的采购业务，当采购价格或采购协议经学校领导审批同意后，采购员填写“申请付款单”，经过总务处、监察审计室审核后，报送主管财务副校长审批同意后，采购员向财务部申请借款，借款金额为采购金额和备付金的差额部分。第二十九条 .采购金额在 10 万元以上的采购业务，遵循石竹山文武学校物资采购招标实施办法规定，由
20、财务部根据采购合同付款。第三十条 . 采购员现金采购的报销必须遵循一定的审批流程。采购员首先填制“付款凭证”，附上入库单、发票，经总务处审核后报送监察审计室，监察审计室审核同意后转送财务部，财务部签署审核意见后报送主管财务副校长审批，最后采购人员持审批后报销凭证向财务部报销。第三十一条 .对于财务部银行转账及现金付款的采购业务，在收到供货方发票及入库单后，财务部填制“付款凭证”附上发票、银行付款凭证、采购合同或协议、入库单等单据，报送采购员、总务处、主管财务副校长签字审批，然后据之进行帐务处理。第六章附则第三十二条 .本物资采购管理办法由财务部负责解释。第三十三条 .本物资采购管理办法自制定之日起实施。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - - 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - - -