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1、Office 技巧总结一、总论1.基本功能(1). Microsoft OfficeMicrosoft Office 是微软公司开发的一套基于Windows 操作系统的办公软件套装。常用组件有Word、Excel、Powerpoint 等。最新版本为Office 365(Office 16) 。(2). Microsoft Office WordMicrosoft Office Word 是文字处理软件。它被认为是Office 的主要程序。 它在文字处理软件市场上拥有统治份额。它私有的DOC 格式被尊为一个行业的标准，虽然它的新版本Word 2007 也支持一个基于XML 的格式。 Word
2、也适宜某些版本的Microsoft Works 。它适宜 Windows 和 Mac 平台。它的主要竞争者是Writer 、Star Office、Corel WordPerfect 和Apple Pages。(3). Microsoft Office ExcelMicrosoft Office Excel 是电子数据表程序进行数字和预算运算的软件程序。是最早的office 组件。 Excel 内置了多种函数，可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等。像Microsoft Word ，它在市场拥有统治份额。它最初对占优势的Lotus1-2-3 是个竞争者，但最后它卖得比它多、快，于是它成为了
3、实际标准。它适宜Windows 和 Mac 平台。它的主要竞争者是Calc、Star Office 和 Corel Quattro Pro。(4). Microsoft Office OutlookMicrosoft Office Outlook 是个人信息管理程序和电子邮件通信软件。在Office 97 版接任 Microsoft Mail 。但它与系统自带的Outlook Express 是不同的： 它包括一个电子邮件客户端，日历，任务管理者，和地址本。它可比Outlook Express 的功能多得多了。它的电子邮件程序的主要竞争者是Mozilla Thunderbird （Mozill
4、a）和Eudora。它的个人信息管理程序主要竞争者是Mozilla 和 Lotus Organizer。它仅适宜Windows 平台（后来支持Mac） ；一个版本也被包括在大多数掌上电脑里。它在 Mac 版里对应的程序是Microsoft Entourage （ 后来替换成 Outlook ） 。(5). Microsoft Office PowerPointMicrosoft Office PowerPoint ，是微软公司设计的演示文稿软件。用户不仅可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片， 以便应用到更广泛的领域中。利用Powerpoint 不仅可以创建演示
5、文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。Powerpoint 做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，其格式后缀名为：. ppt ，或者也可以保存为.pdf、图片格式等，2010 和 2013 版本中可保存为视频格式。 演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。(6). Microsoft Office FrontPageMicrosoft Office FrontPage 是微软公司推出的一款网页设计、制作、发布、 管理的软件。FrontPage 由于良好的易用性，被认为是优秀的网页初学者的工具。但其功能无法满足更高要求
6、， 所以在高端用户中，大多数使用Adobe Dreamweaver 作为代替品。 它的主要竞争者也是 Adobe Dreamweaver。在 Office 2007 及以后的版本被取消，没有继任者。微软提供了两个解决方案： Sharepoint Designer 适用于有 Sharepoint 的服务器，而Express Web Designer 适用于服务器。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - - (7). Microsoft Off
7、ice OnenoteMicrosoft Office OneNote 使您能够捕获、 组织和重用便携式计算机、台式计算机或Tablet PC上的便笺。它为您提供了一个存储所有便笺的位置，并允许您自由处理这些便笺。OneNote 2003 还帮助您以多种方式捕获信息，然后根据需要组织和使用它。它是Office2003 中的新程序。(8). Microsoft Office AccessMicrosoft Office Access （前名Microsoft Access） 是由微软发布的关联式数据库管理系统。它结合了MicrosoftJetDatabaseEngine 和图形用户界面两项特点，
8、是Microsoft Office的成员之一。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - - Access能够存取 Access/Jet、MicrosoftSQLServer、Oracle，或者任何ODBC兼容数据库内的资料。 熟练的软件设计师和资料分析师利用它来开发应用软件，而一些不熟练的程序员和非程序员的 进阶用户 则能使用它来开发简单的应用软件。虽然它支援部份面向对象（OO）技术，但是未能成为一种完整的面向对象开发工具。其实 Access
9、也是微软公司另一个通讯程序的名字，想与 ProComm 以及其他类似程序来竞争。 可是事后微软证实这是个失败计划，并且将它中止。 数年后他们把名字重新命名于数据库软件。(9). Microsoft Office PublisherMicrosoft Office Publisher 是微软公司发行的桌面出版应用软件。它常被人们认为是一款入门级的桌面出版应用软件，它能提供比Microsoft Word 更强大的页面元素控制功能，但比起专业的页面布局软件，比如说Adobe 公司的 InDesign 以及 Quark 公司的 Quark XPress 来还略逊一筹。二、Word1.word2013
10、模板设置1、word2013 默认的空白模板即用户名 AppDataRoamingMicrosoftTemplates中的 Normal.dotm 文件，只要修改此文件，以后所有新建的word 文档将以此为模板。2、最常用的文档应该无页眉、有页脚（页码）、有背景色（保护眼睛）、有样式多级列表，因此， 我们可以修改Normal.dotm 文件使之拥有以上天生技能，则可以在起点上比别人快。3、右击打开Normal.dotm文件，设置以上常用内容，背景色的设置方法是点击设计页面颜色， 选择养眼的颜色，并在文件选项高级显示文档内容勾选“在页面视力中显示背景色和图像” 。4、如此设置后，所有新建的文档都
11、将有以上默认设置，但请注意，页面颜色默认不会被真实的打印机打印出来，但会被虚拟打印机和pdf 文件打印出来， 因此，如果要另存为pdf文件，可以先将背景颜色改回白色。如果你想打印背景色，可以文件选项显示，勾选“打印背景和图像” 。2.域代码有时 word 的公式和页码显示成了域代码，只需要按Alt+F9 就可切换显示。域代码是可以编辑的，如同编程，比如页码设置时，若想从某节重新计数，则插入普通X/Y 类型页码后，按Alt+F9 显示域代码，然后将原本的PAGE/NUMPAGES 改为 =PAGE-1/=NUMPAGES-1，其中减 1 即减去封面所占页数。3.按 F4自动重复输入前一段文字4.
12、Ctrl+Shift+Z清除所有选中文字的格式5.Ctrl+D调出“ 字体” 对话框、 alt + =插入公式6.F12另存为文件可以另存为doc、docx、pdf、xml、html 文件，并且word 可以打开、编辑它们，也就是说 word 可以实现这些格式的相互转化，还可以在文档中插入一个（或部分）PDF 。7.阅读模式Word 也能变成一款电子阅读器。选择“阅读模式”之后，界面上的工具栏便会消失，让使用者可以在文档中点击或滑动。用户的阅读进度也会被保存。8.视频Word 现在对视频也更加友好。用户可以在网络或YouTube上搜索视频（通过必应搜索精品资料 - - - 欢迎下载 - - -
13、 - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 引擎），并将其添加到文档之中，这些操作可以在Word 上直接进行。内嵌视频现在也可以在 Word 中播放。9.插入图片可以直接拖入， 也可以选择在插入对话框选择插入方式（插入、链接到文件、插入和链接） ，其中链接是用于随着源图更新显示用的。插入的图片要想成为背景，可以设置文字环绕方式为 “ 衬于文字下方 ” 。10. Shift+F5自动跳转至上次编辑处三、Excel1.小技巧(1). 选项加载项数据分析分析工具(2). F4切换绝对引用
14、与相对引用(3). 插入静态当前时间：ctrl+;插入动态当前时间：=today()(4). 下拉时按住Ctrl 键，可以实现递增序列或重复序列的效果(5). Ctrl+Enter 数组操作，可以实现同时输入多个值(6). 数据分列功能可以按指定字符分列，也可以按指定宽度分列，还可以实现数字与文本的相互转化(7). 填充快速填充可以实现规律填充(8). 文件选项公式公式记忆式键入(9). 数组公式必须按Ctrl+Shift+enter 结束，在输入数组公式时，Excel 会自动在大括号之间插入该公式。(10). XLSX 其实是一个ZIP文件也就是如果你把文件名的XLSX改成 zip，然后是可
15、以用解压缩软件直接打开这个zip 文件的， 你打开它看到话， 会可以看到里面有很多的xml 文件。 这样，XLSX文件就可以被其他应用读取里面的内容，然后能处理里面的类似sheet1.xml 的文件的软件就能读取XLSX文件里面的内容。2.函数要多用 F1 来学习函数， F9可以实现对公式的计算结果提前显示，按Esc则退出显示(1). 基本函数IF(A1=有网络 ,上网 ,睡觉 )IS类函数 :ISBLANK( 空白单元格 )，ISERR( 即#N/A)，ISERROR( 即任意错误值)，ISLOGICAL( 即逻辑值 )，ISNA(即值不存在， #N/A)，ISNONTEXT( 不是文本 )
16、，ISNUMBER( 数字 )， ISREF( 引用 )，ISTEXT( 文本)(2). 计数函数SUM(IFERROR(B2:B8,0) 对 B2 至 B8 进行求和，其中B2至 B8的不正常项取作0SUM(-SUMSTITUTE(B2:B7, 元,) 将 B2：B7 中的 元字去除后对它进行求和，其中-减负运算用于将替换后的文本变为数字SUMPRODUCT(E7:E8=6)*(F7:F8=6) 对同时满足条件1 和条件 2 的行计数，条件之间用*号隔开，若用 +号隔开，则表示或关系。SUMPRODUCT( 数组 1,数组 2)对 2 个同维数组一对一相乘后求和SUMPORDUCT(1/CO
17、UNTIF(A4:A9,A4:A9) 如果有重复2 项，则 1/2+1/2 等于 1，因此可实现计算 A4:A9 中不重复项的个数COUNTIF(A4:A22,*河*) 对含 ” 何“ 字的单元格计数精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - - SUMIF(A4:A9,?河,F4:F22)格式是 SUMIF(条件区域，条件，求和区域)(3). 查找函数LOOKUP(A2,0,60,80,差,中, 优秀 )按分数段划分等级VLOOKUP( 查找
18、值 ,区域 ,区域中的第N 列,查找模式 )，举例如VLOOKUP(F4,A2:D7,2,0) ，查找模式中， 0 代表精确查找，1 或省略为模糊查找，90%的情况都是精确查找。MATCH()获取项目在区域中的排位、INDEX( 区域 ,行号 ,列号 )是对区域的行列号交叉值的引用TEXT(value,format_text)设置单元格格式，号称百变神君字符提取 MID、LEFT 、RIGHT(4). 时间操作B2 中存储着日期，则TEXT(B2,aaaa) 可以显示为星期几； WEEKNUM(B2,2)可以显示那一天是那一年的第几周；DATEDIF(B2,NOW(),y)显 示 距 今 多
19、少 年 （ 岁 ）； MID( 鼠 牛 虎 兔 龙 蛇 马 羊 猴 鸡 狗 猪,MOD(TEXT(B2,$-1300000e)-4,12)+1,1) 显示那一年的生肖， 其中 TEXT(B2,$-1300000e)将日期转换为阴历年份；TEXT(DATEDIF(B2,NOW(),yd), 还有0 天生日 ;今天生日)，其中DATEDIF(B2,NOW(),yd)忽略年份统计两日期相隔的天数。、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、 、四、PPT五、VBA编程1.录制宏先选中要操作的文字，然后点击视图宏录制宏，定义宏的名字， 然后进行操作， word将记录下所有的操
20、作，直到你停止录制。下次要同样操作一段文字时，只需选中文字， 然后点击查看宏，运行该宏就可。录制的宏还可以定义快捷键或按钮放入工具栏中，方便操作。我录制的常用宏有：1、 左边字符上标化Ctrl+Up，右边字符下标化Ctrl+Down2、2.VBA编程Visual Basic for Applications 是 Microsoft Office 集成办公软件的内置编程语言，是新一代标准宏语言。 它是基于VB发展起来的， 与 VB有很好的兼容性。它寄生于Office 应用程序，是 Office 的重要组件。 利用它可以将繁琐、机械的日常工作自动化，从而极大提高用户的办公效率。宏是 VBA 程序的
21、一种，利用宏录制器可以快速实现VBA编程，但这种编程方式不够灵活，因此，强大的人会在宏录制的基础上修改宏代码，来个性化VBA编程。VBA编程首先要理解对象、属性、事件和方法，VBA把 office 中的每一个应用程序都看成一个对象，每个应用程序都由各自的Application 对象代表，在Excel中， Application 对象中包含了 Excel 的菜单栏（ MenuBar） 、工具栏（ ToolBar） 、工作薄集（ Workbooks ） 、工作薄（Workbook ） 、工作表集（ Worksheets） 、工作表（ Worksheet ） 、单元格区域 (Range)、单元格对象
22、（ Cells） ，即对象中又有对象。属性即对象的性质，Sheets( “Sheet1”).Range( “F8”).Interior.ColorIndex=5，即给Sheet1 工精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - - 作表的 F8单元格内部填充蓝色。所谓事件， 即发生在对象上的事情，是由系统预告定义并由用户或系统发出的动作。事件作用于对象，对象识别事件并做出相应的反应。方法是对象可以执行的动作，如ActiveWorkbook.Sav
23、eVBA编程其次要理解工程、模式与过程 ，每个 VBA应用程序都存在于一个“ 工程 ” 中，工程正面可分为若干个“ 对象” 、“ 窗体 ” 、“ 模块” 和“ 类模块 ” 。模块中可以定义若干个“ 过程 ” ，每个过程都有唯一的名字，过程中包含一系列语句，过程可以是函数、子程序或属性，分别用Sub、Function 和 Property 创建。过程的调用：函数名、Call 子程序。VBA编程效率提高的方法：尽量使用系统提供的属性、方法和函数； 尽量减少使用对象的引用、激活和选择，重复使用的对象，可以用with 语句，也可以设置为新变量，以此来减少引用次数；关闭屏幕更新Application.S
24、creenUpdating=True ；变量的使用。比如av = WorksheetFunction.Average(Range(a1:a1000) 就比我们自己编程累加后求平均快Alt+F11 可以进入 VBA 编辑环境。3.Word 宏(1). 查找替换Sub 查找替换 ()自定义的查找替换With Selection.Find.Text = VBA.Font.Bold = True.Replacement.Text = Visual Basic.Replacement.Font.Bold = False.Execute Format:=True, Replace:=wdReplaceAl
25、lEnd WithEnd Sub(2). 输入国标汉字Sub 输入国标汉字 ()For m = 176 To 247For n = 161 To 254 形成汉字内码nm = &H & Hex(m) & Hex(n) 转换为汉字输入到当前文档Selection.TypeText Text:=Chr(nm)NextNextEnd Sub(3). 汉字区位码Sub 汉字区位码 ()nm = Hex(Asc(Selection.Text) 内码(四位十六进制形式)nm_h = &H & Left(nm, 2) 内码高 2 位nm_l = &H & Right(nm, 2) 内码低 2 位qm = n
26、m_h - 176 + 16 得到区码wm = nm_l - 161 + 1 得到位码wn = IIf(wm 10, 0 & wm, wm) 2位数表示MsgBox qm & wm 显示区位码End Sub精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - - (4). 列出文件目录Sub 列文件目录 ()cpath = InputBox( 请输入目录的路径, 列文件目录 )adoc = Dir(cpath & *.*)Do While adoc Se
27、lection.TypeText Text:=adocSelection.TypeParagraphadoc = Dir()LoopSelection.WholeStorySelection.MoveLeft unit:=wdCharacter, Count:=1, Extend:=wdExtendSelection.ConvertToTable Separator:=.Selection.Sort FieldNumber:= 列 2, FieldNumber2:= 列 1Selection.HomeKey unit:=wdStoryEnd Sub(5). 所有图片居中Sub 图片居中 ()
28、图片居中宏Dim myS As InlineShapeFor Each myS In ActiveDocument.InlineShapesmyS.Range.Paragraphs.Alignment = wdAlignParagraphCenterNextEnd Sub(6). 所有图片定宽Sub 图片定宽 () 图片居中宏Dim myS As InlineShapeFor Each myS In ActiveDocument.InlineShapesmyS.Width = 360NextEnd Sub4.Excel宏(1). 生成年历Sub 生成年历 ()y = InputBox(请指定一
29、个年份：)With Worksheets(sheet1).Range(1:41).ClearContents.Cells(1, 1) = y & 年历Dim dm As Variant, week As Variantdm = Array(31, 28, 31, 30, 31, 30, 31, 31, 30, 31, 30, 31)week = Array(星期日 , 星期一 , 星期二 , 星期三 , 星期四 , 星期五 , 星期六 )If (y Mod 400 = 0) Or (y Mod 4 = 0 And y Mod 100 0) Thendm(1) = 29End If精品资料 -
30、- - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - - For m = 0 To 11d = DateSerial(y, m + 1, 1)w = Weekday(d)r = (m 3) * 10 + 4c = (m Mod 3) * 8.Cells(r - 2, c + 1) = m + 1 & 月 添加月份标题For x = 0 To 6.Cells(r - 1, c + x + 1) = week(x) 添加星期列NextFor d = 1 To dm(m).
31、Cells(r, c + w) = dw = w + 1If w 7 Thenw = 1r = r + 1End IfNextNextEnd WithEnd Sub(2). 批量重命名文件Private Sub Workbook_Open()工作薄打开时，通过这段程序建立一个临时的自定义工具样，并使其可见，在工具栏上添加了2 个按钮“选文件夹” 和“重命名”，指定要执行的子程序分别为wjj和 cmmSet tbar = Application.CommandBars.Add(Name:= 功能 , temporary:=True)tbar.Visible = TrueSet butt1 = t
32、bar.Controls.Add(Type:=msoControlButton)With butt1.Caption = 选文件夹 .Style = msoButtonCaption.OnAction = wjjEnd WithSet butt2 = tbar.Controls.Add(Type:=msoControlButton)With butt2.Caption = 重新命名 .Style = msoButtonCaption.OnAction = cmm.Enabled = FalseEnd WithEnd Sub 模块 1 代码Public butt1, butt2 As Objec
33、t精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - - Public dn As StringSub wjj()这个子程序用来选择文件夹，并将该文件夹下所有文件名、扩展名填写到当前工作表的数据区它首先用Application 的 FileDialog 属性返回一个文件对话框对象，用show 方法显示文件对话框Set fd = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)If fd.Show = 0
34、 Then Exit Sub 用户在对话框中单击“取消”rm = Range(B65536).End(xlUp).Row + 1Range(B3:E & rm).ClearContentsdn = fd.SelectedItems.Item(1) 取出用户选择的文件夹名Dim fs As New FileSystemObjectSet ff = fs.GetFolder(dn) 创建文件夹对象r = 3For Each f In ff.Filesp = InStrRev(f.Name, .) 判断是否文件全名中是否有小数点If p 0 ThenCells(r, 2) = Left(f.Name
35、, p - 1)Cells(r, 4) = Left(f.Name, p - 1)Cells(r, 3) = Mid(f.Name, p + 1)Cells(r, 5) = Mid(f.Name, p + 1)ElseCells(r, 2) = f.NameCells(r, 4) = f.NameEnd Ifr = r + 1NextCells.Columns.AutoFit 各列自动调整为最适合的列宽rm = Range(B65536).End(xlUp).Row 对数据区按扩展名、文件名排序Range(B2:E & rm).Sort key1:=Range(C3), order1:=xlA
36、scending, _key2:=Range(B3), order2:=xlAscending, Header:=xlGuessCells(3, 4).Selectbutt1.Enabled = Falsebutt2.Enabled = TrueEnd SubSub cmm()rm = Range(B65536).End(xlUp).Row 取出数据区最大行号For r = 3 To rm 循环sf = dn & & Cells(r, 2) & . & Cells(r, 3) 源文件全路径名df = dn & & Cells(r, 4) & . & Cells(r, 5) 目标文件全路径名Na
37、me sf As dfNext精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - - MsgBox 文件重命名成功！butt1.Enabled = Truebutt2.Enabled = FalseEnd Sub5.PPT宏(1). 批量插入图片Public Sub 插入顺序图片 ()For k = 1 To 12ActiveWindow.View.GotoSlide Index:=ActivePresentation.Slides.Add _(Ind
38、ex:=k, Layout:=ppLayoutBlank).SlideIndexActiveWindow.Selection.SlideRange.Shapes.AddPicture(FileName:= _D:D 盘镜像同步桌面 121 ( & k & ).jpg, _Linktofile:=msoFalse, savewithdocument:=msoCTrue, _Left:=0, Top:=0, Width:= 960, Height:=540).SelectNextEnd Sub解说：空格 +下划线为续行符，index 表示第几张PPT精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - - -