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1、更多企业学院：中小企业治理全能版183 套讲座+89700 份资料总经理、高层治理49 套讲座+16388份资料中层治理学院46 套讲座+6020份资料国学聪明、易经46 套讲座人力资源学院56 套讲座+27123份资料各阶段员工培训学院77 套讲座+ 324 份资料员工治理企业学院67 套讲座+ 8720 份资料工厂生产治理学院52 套讲座+ 13920 份资料财务治理学院53 套讲座+ 17945 份资料销售经理学院56 套讲座+ 14350 份资料销售人员培训学院72 套讲座+ 4879 份资料第一章办公自动化基本概念办公自动化 Office Automation ，简称 OA 是 70
2、 岁月第一在工业发达国家兴起的一门技术科学；它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和运算机技术、通信技术的普遍应用而进展起来的；第一节办公活动的形成办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要组成部分；在人类历史上，办 公行为的显现，比人类有意识而不是本能 地进行信息活动晚得多；早在蒙昧时代，人类已经懂得采纳某些符号记录信息，作为对自然现象的总结和生活体会的积存；但是，这样的处理，仅囿于“私”个人或家庭 的范畴；而办公活动，是以“公”，也就是为“集体” 办事作为基础的；这种活动，开头于原始社会的早期；例如，人们在安排猎获物时，便需要办公了； 这就是说， 在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类
3、从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主的生活， 有简洁的工具， 有相对稳固活动地点的时候，就显现办公活动的萌芽；而形成一套正规的办公行为，就可以追溯到国家显现之前的氏族社会；恩格斯在家庭、私有制和国家的起源一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗： 选举或撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互爱护安全；举办氏族议事会，解决氏族间的纠纷；举办宗教仪式；组成成年男女享有公平表决权的民主集会等等；而希腊人的氏族间的事务活动， 比这更为完备； 这些活动， 看来都属于办公的范畴；依据我国历史记载， 距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族成员共同劳动
4、、共同消费；在处理这些问题时，也需要有“办公”活动；在国家形成之后，办公活动更空前增多；无论是战争仍是和平常期；无论是军事、政治、外交、文化仍是内务，都布满了办公活动；这样，经受了很长的一个历史阶段，虽然办公的内容和手段都在不断变化，但办公行为却逐步形成一套比较确定的形式；不同的国家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我们仍旧可以总结出如干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明；其次节现代社会办公活动的描述社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述；例如，一个工厂，有三个主要环节：生产、动力、治理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流；一个商店，
5、 有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流和信息流；一个机关或治理部门， 有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流；当然，这只是大致的说法，详细 到某个单位，仍可以作更详细和更细致的分析；从总的来看，办公的核心是实现治理，大到国家包括国际事务 ，小到基层单位，都是这样；而实现治理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程；我们可以比较一下，工人的工作对象是产品，农夫工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对象都是详细的；而办公人员呢？他们的工作对象不是详细的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与治理有关的信息处理，属于脑力劳动者；他们当然不同于工作在生产第一线
6、的体力劳动者，就是与从事科学争论的脑力劳动者也有很大区分，形成一类特殊的专业活动；那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，可以分为：书面信息的接收与处理：包括公文阅读、文件批示、资料存档、方案制订、回答查询等；书面信息的生成与处理：包括草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等；书面信息的传递和治理：包括电报、电传、文件资料的收发、储存、复制和检索；口头信息的生成和处理：包括开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、争论等； 口头信息的传递和治理：包括电话、录音及广播等；办公资料的运用：包括时间支配、设施调度与方案执行、检查等；如从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公
7、行为可分为两大类型，即信息的事务性处理和信息的争论性处理；信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显；例如，公文的阅读和传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任务等；这类活动一般由中下级办公人员执行；信息的争论性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析 也就是一种特殊的加工 ， 并作出指导行动的决择；一般表示为决策过程：争论、分析、比较、判定、决心、反馈、修正等行为；其结果是使信息大大增值；这类活动一般由职位较高的中上层领导人进行；办公行为按表示方式来划分：信息的采集与编辑：包括听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，运算，摸索，争论；
8、决策等；信息传递：依靠工具与载体进行信息的安排与发送，包括声音、文字、图像等，属于间接传递；而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递；信息整理与存档：分类、总成、储备、复印、归档等；检索： 依据供应的线索， 从已储存的信息档案中包括人在自己脑海中建立起的无形的“档案” ，检取需用的信息；以上这些，都只是办公行为的静态描述，当把这些行为的动态过程表示出来，便构成反映办公过程的信息流；第三节办公的基本要素从上面通过不同角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法和环境，都是特别复杂的，不易定量地、数学化地去描述；但不论什么样的办公体系，一般可归结为六个要素：即人、机构、制度、工
9、具、空间、信息；一、办公第一个要素：人办公是人群的一种治理活动，是由人去执行办公任务的；全部办公人员都必需具备按既定要求完成自身职务范畴内的任务的才能，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通；概括地说，办公人员可以分为决策人员、中层治理人员、专业人员、帮助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责；史记在 中，有一段记载： “孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃 按指绛侯周勃 曰:天下一岁决狱几何.，勃谢曰 :不知；问 :一岁钱彀出入几何 .，勃又谢 :不知，汗出沾背，愧不能对；于是上亦问左丞相平；平曰 :有主者；上曰 :主者谓谁 .，平曰 :陛下即问决狱责
10、廷尉；问钱彀责治粟史 ；上曰 :苟各有主者，而君主者何事也 .，平谢曰 :主臣！陛下不知其驽下使待罪宰相；宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯， 内亲附百姓， 使卿大夫各得任其职焉 ；孝文帝乃称善； 右丞相大惭， 出而让陈平曰 :君独不素教我对？ ，陈平笑曰 :君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪 .”这一段记载，生动地说明当时的左丞相陈平很清晰地熟悉到，不同层次的办公人员， 有不同的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管辖的事情，而且实际上也处理不好；如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清晰的，丞相只应治理属于全国性上、
11、下、内、外有关的大事； 象陈平这样划分工作界面是特别重要的；决策人员是各部门从大系统到各个子系统的领导人，如政府部门的各级领导、公司经理和企业厂长等， 他们需要运用自己的职权与聪明，应用有关的科学原理、 方法与体会，对各类大事和情形谋取众多的计策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织和指挥他所管辖的部属，充分发挥他们的专长和力气，积极进行活动，以达到或趋向于共同目标；中层治理人员是系统内某一部门的负责人，他们要和谐专业人员的工作，综合分析有关信息和情报，对本部门的问题作出判定和打算；他们既要领导下属单位的业务工作，又要准时为上级领导供应决策信息和方案，起到承上启下的作用；专业人员，在行政机关内是
12、指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员;在企业内是指负责生产、经营、销售和技术进展的各类人员；他们要负责处理大量的信息和文件，直接治理大量业务工作，同时要为组织的决策人员供应帮助决策方案；帮助人员是行政机构和企业的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等；他们一般进行比较单一性的、例行的工作；二、办公的其次个要素：机构无论从大系统或子系统来看，都有相对固定的机构；它的作用，是确定系统内全体办公人员的岗位以及他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向；机构的内容、规模、性质与任务，是由办公系统的总目标打算的；但是，机构的建立是否合理，优劣如何，就严峻影响着办公效率；设立合理的机
13、构，是办公中的重要问题；我国办公机构有多种划分方法；行政机构主要有按治理职能划分法、按管辖区域划分法、按行列和产品划分法和按服务对象划分法等；三、办公的第三个要素：制度制度可以看成是办公学问、办公体会的固定化；它是维系办公人员的活动，确立办公的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证；和机构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严峻地影响着办公的效率；四、办公的第四个要素：工具工具用于提高办公的效率和质量；减轻人的负担，降低办公的费用消耗；既然办公是人们的一种脑力劳动，所以，运算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办公活动是处理人与人之间的事情，是信息的频繁
14、交换，通讯工具的利用也占有特别重要的位置；此外，现代化的办公工具仍有录音、录相、复印、轻印刷等等；五、办公的第五个要素：空间空间是人们 包括所利用的工具进行办公的场所，最一般的便是办公室；一般来说， 办公室是集中的、固定的；在特殊情形和特定环境下，也可以是活动的；近年来，也有人 提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或不定形的；不管什么样的办公室，都应 尽可能使办公人员有一个舒服的、情愿停留的办公环境，这才能使他们工作开心，提高效 率；六、办公的第六个要素：信息信息是办公内容的反映，是办公行为的对象和依据，是办公活动所利用的资源；办公室是信息的集散枢纽；办公活动从信息处理角度看，就是对各类
15、信息进行采集、加工、处理和传输的过程；办公信息可分为数值信息和非数值信息两大类；数值信息是指反映数量关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息和声音信息；按信息的用途可分为经济信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息和当前信息等等，按信息的形式可分为声音、数值、文字、图形和图像信息；图形信息主要指图表，如表格、直方图、饼图等；图象信息主要指静态的图象，如照片、图画、动画等和动态的图象，如电视、电影等；在上述六个办公要素中，机构、制度和空间是相对稳固不易变的，而人员、工具、信息是相对活跃易变的；办公活动就是办公人员在肯定的办公环境、机构和制度下，通过使用办公工具对办公信息进行采集、加工、处
16、理和传输的过程；这六个要素，对争论办公自动化是很重要的；其中，工具这个要素，便是实现办公自动化的突破口；第四节办公自动化定义的争论办公自动化虽然已进展了二十多年，但到目前为止，仍没有一个统一的定义，几乎是“十个人有十个说法” ；当前，在很多著作中，都采纳美国麻省理工学院M.C. 季斯曼教授的定义： “办公自动化就是将运算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的、量特别大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术；”这个说法的最主要之点， 是以运算机技术为中心的如干新技术在特定环境即特定对象业务， 特定的方法数据处理 下的运用；而所谓“量特别大而结构又不明确的业务”
17、，正是指我们通常提到的办公活动内容；虽然办公的机构、制度、工具甚至空间都相对确定，使办公行为有“例行公事”这相对固定的一面，但办公所要处理的信息是变化的，人的思维也是变化的，这就形成办公业务中有很大的不确定性，因而，用传统的数据处理方法便不宜处理而必需求助于 一套新的 特殊是融汇进软科学的 方法和手段；这个说法在肯定程度上反映了办公自动化带本质性的东西，已为很多学者所接受；国内外的学者仍有另外的一些论述，如认为办公自动化是： “不断将智能化的办公工具电子化和机械化，将非智能化工具智能化，以便大幅度地提高工作人员的办事效率” ；“用电子运算机或数据处理系统来处理一些例行事务性工作”； “人们处理
18、信息的一种现代化工具”； “作为人们产生价值更高信息的一种帮助手段”； “在办公室中应用运算机以支持那些有学问而又不是运算机专家的工作人员”； “让人们能够利用现代技术更有效地治理信息并进行信息沟通”；不难看出，在这很多的有差异的说法中，有如下共同点，它们都认为办公自动化；a 是新技术，特殊是运算机技术和通信技术的综合利用；b 用于治理信息，包括处理与沟通通信 ； c 其目的是提高工作效率；这几点，的确在办公自动化中占有重要位置；以上这众多的说法，其优点是比较简练，不足之处是没有把问题说透，或者只是强调了某一个侧面；1985 年， 我国召开全国第一次办公自动化规划争论会，出席会议的专家们对比国
19、内外流行的各种说法，经过争论比较，倾向于如下的看法：“办公自动化是应用运算机技术、通信技术、 系统科学、 行为科学等先进的科学技术， 不断使人们的一部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统； ”在现阶段，办公自动化的支持理论是行为科学、治理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等；其直接利用的技术是运算机技术、通信技术、自动化技术等；一般来说，一个比较完整的办公自动化系统，应当包括有信息采集、信息加工、信息传输、信息储存这四个基本环节，其核心任务是向它的主人 各领域、各层次的办公人员 供应所需运用的信息；由此可见，办公自动化系统，综合表达了人
20、、机器、信息资源三者的关系；信息是被加工的对象；机器是加工的手段工具 ；人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者；所以，办公自动化，是一门综合的科学技术，它是信息化社会的历史产物，是在运算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情形下产生的；第五节办公自动化进展简史和很多科学技术相像，办公自动化并不是由谁先给出定义，然后去补充它的内容和建立这样的有用系统，而是通过人们的实践逐步形成较完整的概念；在本节中，将简洁介绍办公自动化的进展过程；一、办公自动化进展的一般过程上两节介绍了办公的一般情形；人类社会很长一段时间，办公任务是通过人们的自身 活动去完成的，即使运用了工具，也是极其简洁的；例如，
21、多少年来，我国办公用的就是 所谓“文房四宝”笔、墨、纸、砚 ，或者再加上古老的算盘，通讯也几乎是靠人力或一般交通工具；但随着社会的进展，生产、经营、政治、战争、国际往来等活动规模越来越 大，信息量空前增加，对决策正确性的要求也越高，单凭人力和简洁的工具已无法适应； 而技术上的进展，又为办公行为供应了有效的工具；电报、电话、电传打字机、轻印刷机 械等设备便很快地相继为办公室所采纳，形成办公走向自动化的第一步；但即使到这个阶段，人们仍没有形成办公自动化的概念，办公活动从内容到形式上也未能起本质性的变化； 到本世纪 60 岁月，人类社会显现了一次新的技术革命信息革命，显现了所谓信息化社会；形势瞬息万
22、变，事物相关因素大量增加，学问急速进展，社会信息迅猛膨胀，与原有的办公方式形成了尖锐的冲突；其表现有以下几个方面：第一方面，办公人员大量增加；据统计，在主要工业化国家，40%以上的工作人员在办公室内工作；在美国，从1975 年起，白领职员就超过工人人数，大约有4500 万人从事治理；发达国家都有类似趋势，治理工作平均8 10 年增长一倍；其次方面，是办公的效率低；人员的增加并未解决办公效率的提高，反而使通讯情形恶化，电话频繁，文山会海，信息精确性不高，判定、决策迟缓；美国一家公司统计，许多办公人员绝大部分的时间花费在通讯和谈话上，只有58% 的时间用于摸索、方案和分析；从 1968 年到 19
23、78 年，美国白领职员的劳动效率提高约4%，而同期内农业工人效率 提高 184%，工业工人效率提高90%，一些工业化国家办公室工作人员平均17 分钟就要受到一次干扰；美国一些争论结果说明，会议、书写、电话这类通讯性工作占去工作人员每天办公时间约 65%，只有 35%的时间用来阅读、摸索、分析；日本企业负责人在其全部办公时间中，判定和决策时间仅占16%，而传递时间占 39%，数据和文件处理时间占25%，移动和其他占 20%，一般工作人员的文件处理时间就更长了；第三方面，是办公费用不断增加；据统计，全世界每年的办公用纸连起来可达2 亿英里，美国政府纸面工作每年约100 亿张，为了书写、打字、印刷，
24、耗去大量人力；一封商务文件的价格 1967 年为 2.49 美元， 1975 年为 3.79 美元， 1980 年为 6.07 美元而 1982 年约7.11 美元；美国 1980 年为办公人员支付工资达6000 亿美元，办公费用耗资达 3000 亿美元， 因此，降低办公成本已成为迫切的问题；以上情形说明，假如沿用旧有的60 岁月以前的 办公方式，势必导致信息量的大量积压和弃置，这样，便谈不上猎取合理、有效或令人中意更不用说是正确 的决策了；或者， 即使有较好的决策，也会因决策的周期过长而贻误时机，无法实现有效的治理；然而，正是这个时期， 电子运算机早已突破数值运算的应用范畴，在非数值运算领域
25、如数据处理、过程掌握、人工智能等里取得惊人的进展；特殊是70 岁月后期显现的个人运算机，为人们处理信息供应了最便利的工具；另一方面，治理科学、系统工程学、行为科学、社会学、人机工学等一系列软科学，从理论到应用都取得了很大的胜利，为人们改进办公活动供应了强有力的理论基础；早在 1960 年，美国闻名经济学家H.A.西蒙 1978 年诺贝尔经济学奖金获得者发表治理决策的新科学 THE NEW SCIENCE OF MANAGEMENT DECISION一书， 提出由运算机治理公司的重大命题； 他指出：“人类学问的增长是产生改革的主要因素”；“新学问实际上就在于对思维与学习过程的一种基本懂得；我们现
26、在可以给电子运算机编写出掌握程序， 这些程序可以使运算机进行思维与学习；这门学问正在并仍将在两个方面具有实际影响：其一，由于我们现在有可能极其详细地模拟人类头脑的一些重要过程，我们就具有在心理 学争论中有巨大威力的技术；其二，由于我们现在有可能给运算机编写出复杂的信息处理 掌握程序，我们就正在获得有可能在思维与决策工作的快速而广泛的范畴中用计 算机来取代人的技术才能” ；“我们谈到人类智能的间接增长，指的是运算机的人工智能对人类智能的加强” ；“在不久的将来，或许在下一代，我们将有用机器来取代企业组织中一切人类职能的技术才能” ；西蒙仍进一步谈到， “工厂和办公室都在快速变成一个复杂的人-机系
27、统”，“人与机器的相互关系将变成实际上已变成 一个设计课题；这个设计问题，其 重要性就象设计人和人之间的相互关系的系统一样重要”；H.A.西蒙的这本书中很多论点和预言， 无疑对办公自动化的实现有重要的影响；特殊是他所描画的人 -机系统和日后显现的办公自动化系统是特别吻合的；于是，当人们以一整套的软科学为理论基础，以运算机为核心工具，引进到办公活动领域之后，连同原先通信技术、自动化技术，使办公活动显现了本质性的飞跃，形成一个新的概念办公自动化Office Automation ；也可以说，使办公自动化进入到一个新的阶段，即逐步演化成为一整套新的技术门类的阶段；因此办公自动化是在人类社会活动有迫切
28、需要，在技术和工业基础上又具备了可能的条件下产生出来的；归纳起来，办公自动化进展的一般过程可以分为三个阶段： 第一阶段，是以通讯技术和自动化技术为支柱的办公活动；其次阶段，就是现阶段，是在原先的基础上引进软科学理论和运算机技术； 第三阶段，办公自动化的将来，将广泛采纳不断显现的新理论、新技术；二、工业发达国家进展办公自动化的几个进程工业发达国家，如美国、日本等，进展本国的办公自动化已有一段历史，走过的道路也不尽相同；美国大致可分为三个阶段：第一阶段为单机阶段 1975 年以前 ；主要表现为采纳单机设备，如文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等，办公活动的某些环节由机器来执行，局部地、个别地实
29、现自动操作以完成单项业务的自动化；其次阶段为局域网阶段 1975 1982 年；主要表现为个人运算机开头进入办公室，并形成局域网络系统；在办公室的关键部分显现信息采集、处理、储存的综合系统，专用自动交换机和文字、 语音的网络通信系统等已广泛使用，实现了关键部分业务运行的自动化；这一阶段仍间续出版了有关办公自动化技术的很多专著；第三阶段为一体化阶段 1983 年以后 ；主要表现为办公设备的一体化、办公系统综合化，如可以与运算机连接的数码相机、多媒体投影机等设备的显现与应用，多功能工作站、电子邮件、卫星和光缆数据通信网络、全国性的和国际性的综合业务数字网的形成等，实现了办公业务综合治理自动化；日本
30、的进展可以分为以下几个时期：初期 1979 年以前 ，其特点是常规电信的调度，即“无主观意识地”引用电话、用户电报、电传打字机等设备；进展期 1979 1984 年，其特点是运算机广泛地进入办公室领域，各种各样的电子设备，如个人运算机、字处理机，智能数据终端，工作站和局域网络都用来装备办公室，并 推行办公业务治理方式的统一化和标准化；改进期 1984 ，将各种各样的电子办公信息治理功能综合为统一工具，并使之用于任何办公场所中；三、中国开展办公自动化的简况80 岁月初为启蒙与预备阶段， 这一时期做的主要工作是理论研讨， 在典型的试点上开展某些办公自动化系统的建立，探讨中国办公自动化的模式，建立全
31、国性的领导机构国务院电子振兴领导小组所属办公自动化专业领导组， 制定我国办公自动化进展规划等等；1981 年国家公布了运算机汉字字符交换标准系统 GB2312 汉字字符交换集，开发了最早的运算机中文操作系统和汉字输入方法；80 岁月末为进展阶段， 这一时期办公自动化设备和软件激增， 有了国产运算机和比较优秀的汉化办公软件，形成了单机和一体化办公系统相互交叉的应用局面；近年来，运算机技术进展特别快速，银行、税务、海关、民航、铁路等部门基本实现了电子化、网络化；一些行政机关、大专院校、企事业单位的办公自动化工作，也达到相当高的水平；但应当指出我国办公自动化的总体水平仍不高，有运算机的单位不少，但由
32、于办公人员素养不高，绝大多数运算机仍处于单机工作状态，仅能完成打字和制表这样一类最一般的办公事务； 就软件而言， 我国软件业虽然有了很大的进展，但是国产优秀大型软件不多， 国产软件的市场占有率较低，胜利的办公软件更是凤毛麟角；其次章办公自动化硬件介绍一个比较完善的现代办公自动化系统由运算机、通信系统和各种现代化办公硬件设备以及相应的软件组成，共同实现各种信息的处理功能；办公设备一般可分为三类：第一类是独立使用的办公设备，如收录机、复印机、一般 照相机、碎纸机等，这类办公设备与系统中其他设备关系不大，可以单独使用；其次类是 与通信网络连接使用的通信设备和系统，如电话、传真、电报、无线寻呼系统、电
33、视会议 系统等；第三类办公设备是与运算机连接使用的设备，例如打印机、扫描仪、多媒体投影 机、数码照相机、 PC 传真机、语音处理系统、绘图仪、光盘刻录机等，这类办公设备只能与运算机连接使用，才能发挥它应有的功能；现代通信和运算机的进展使得这三类设备的 关系日益亲密，反过来也使运算机与通信日益成为不行分割的整体；从这一点上说，后两 种分类就不行能是一成不变的了；由于运算机的显现和进展，那些独立使用的办公设备已经不能满意人们提高办公效率的需要，运算机被引入办公活动中并成为办公设备的主角；现代化办公活动主要是环绕运算机绽开的；下面介绍以运算机为中心的各类办公设备；第一节运算机现代办公自动化的主要标志
34、是采纳运算机，办公人员通过与运算机对话的方式进行办公活动，甚至经理对办公室的领导和治理也都是通过运算机来进行；一、运算机系统组成运算机系统由硬件与软件两大部分组成，硬件是“看得见，摸得着”的有形东西；而 软件是“看不见，摸不着”的，它是数据、信息、指令等的有机的集合；只有硬件而没有 软件的运算机称为“裸机” ，“裸机”是不能工作的，是软件使“裸机”变成有用的东西，成为人类改造自然的得力帮手；运算机是依靠硬件和软件的协同工作来完成某一给定任务的；一个完整的运算机系统包括硬件系统和软件系统两大部分；二、运算机硬件系统构成运算机硬件由主机和外部设备组成，主机又可以进一步分为运算机中心处理器Centr
35、al Processor Unit，简称 CPU 和内部储备器， CPU 又可分为运算器和掌握器；外部设备可分为输入设备、输出设备、外部储备器和一些帮助外部设备；运算器、掌握器、输入设备、输出设备和储备器是运算机的五大基本部件；1. 输入设备用户通过输入设备把信息输入到运算机；输入设备包括键盘、鼠标、 书写器、 扫描仪、数码相机等；通过肯定的接口，录音机、录像机、话筒等也可以成为输入设备；键盘和鼠标是最常用的输入设备；2. 输出设备输出设备是指从运算机中取出信息的器件，如显示器、打印机、绘图仪等；显示器和打印机是最常见的输出设备；3. 掌握器掌握器能对程序的每一条指令进行分析、判定，并发出各种
36、掌握信号，使运算机的有关设备和谐工作，它是整个运算机的指挥中心；4. 运算器运算器负责运算机中的各类运算，如四就运算、 规律运算， 另外仍能进行代码的传送、移位等操作；运算器和掌握器一起组成了运算机的心脏，也就是中心处理器CPU ；5. 储备器储备器是运算机的记忆装置，用来存放原始数据、中间结果、最终结果和解题步骤；储备器可以区分为内储备器内存 和外储备器 外存；外储备器是指硬盘、光盘、软盘、磁带等外部磁性储备介质，外存相对内存而言读取速度比较慢；内储备器包含随机存取储备器RAM 和只读储备器 ROM ，它们用半导体材料做成，读取速度快；只读储备器ROM 是不行写的， 它内部的数据信息是由工厂
37、输入，并固定在里面， 一般情形下用户不能更换；ROM 内部存放的信息是运算机内最原始的信息，它用来启动和引导系统软件，是它最初激活了运算机；随机存取储备器RAM 是可读可写的，其中的数据会因断电而丢失，故用来存放正在使用的数据信息； RAM 仍可分为两类， DRAMDynamic RAM ，动态随机存取储备器 ，即平常所称内存条； SRAMStatic RAM ，静态储备器 ，又称 Cache高速缓冲储备器 ，是介于 CPU 和 DRAM 之间的内存，可以加速运算机的运行速度；其次节打印机打印机是运算机的输出设备，是办公自动化的必备工具；通过打印机可以将运算机内的文件、图表打印在纸介质上或胶片
38、上，便于储存和使用；一、打印机的分类与特点打印机的种类很多，按印字的方式来分，目前最普及的主要有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机三种；按打印文本的幅度可区分为窄行打印机和宽行打印机；按印字的颜色来分可分为单色打印机和彩色打印机；现将其特点与功能介绍如下：1. 针式打印机针式打印机依据打印头针数的多少，可分为 9 针和 24 针等多种； 9 针的打印机一般只适用于打印西文字符， 现已剔除； 由于汉字的笔画比较多， 一般要采纳 24 针的打印机打印；针式打印机的实现原理比较简洁：打印针头在运算机打印驱动程序和打印字库字形信息的掌握下依据肯定的次序击打在色带上，通过色带一点一点印到纸上，形成字符；
39、针式打印机的优点是打印机的价格比较廉价，打印材料的成本比较低，有很好的易用性，且它是唯一一种可以用来打印蜡纸和多层纸的打印机；当然针式打印机也有其自身难以克服的缺点， 如打印质量低、速度慢、工作噪声大；这些都使其无法适应当今社会的需要，因而现在已很少使用它；2. 喷墨打印机喷墨打印机使用喷墨来代替针打；喷墨打印机按工作原理可分为固体喷墨式和液体喷墨式两种， 目前较常见的是液体喷墨打印机；液体喷墨方式又可分为气泡式如佳能和惠普喷墨打印机 与液体压电式 如爱普生喷墨打印机 两种；气泡技术是通过加热喷嘴，使墨水产愤怒泡，喷到打印介质上的；而在压电式喷墨技术中，墨水从一个类似热感应式喷墨技术的喷嘴喷出
40、，但是墨滴由缩小墨水喷出的区域形成，而喷出区域由施加电压到喷出区内的一个或多个压电板掌握；由于墨水在高温下易发生化学变化，性质不稳固，所以打出的颜色真实性就会受到肯定程度的影响；另一方面由于墨水是通过气泡喷出的，墨水微粒的方向性与体积大小不好把握，打印线条边缘简洁参差不齐，在肯定程度上影响了打印质量， 这都是它的不足之处；微压电打印头技术是利用晶体加压时放电的特性，在常温状态下稳定地将墨水喷出；它有着墨滴掌握才能强的特点，简洁实现高精度的打印质量，且微压电喷墨时无需加热， 墨水就不会因受热而发生化学变化，故大大降低了对墨质的要求；目前， 爱普生、惠普和佳能这3 家公司生产的液态喷墨打印机代表了
41、市场的主流产品，而它们在技术方面也各有所长；喷墨打印机有很多优点：价格比较廉价，打印速度比针式快，噪音比针式的要小，打印质量比针式好，接近激光打印机的成效，可以打印彩色图象；在打印介质的选择上，也具有肯定的优势；既可以打印信封、信纸等一般介质，仍可以打印各种胶片、照片纸、卷纸、 T 恤转印纸等特殊介质；缺点是耗材贵；正由于有诸多优点，喷墨打印机日益受到人们的宠爱，逐步占据了广大的中低端市场；3. 激光打印机激光打印机是比较先进的打印机；它是集激光技术、微电子技术和精密机械于一体的现代科技产物；激光打印机工作噪音极低，可以产生高质量的文本和图像，其质量可与铅字印刷的质量媲美；激光打印机的工作原理
42、是利用运算机送来的字符信息调制激光束，被调制的激光束在有机感光鼓表面产生静电潜像，静电潜像吸附打印墨粉，显影后形成真实的墨粉字符或图像，然后把真实的墨粉字符或图像转印到纸上，最终将纸上的墨粉字符或图像作加热加压定型，输出永久性的文本，整个过程精确而且高效；虽然激光打印机的价格要比喷墨打印机昂贵得多，但从单页的打印成本上讲，激光打印机就要廉价很多，因此激光打印机的市场占有率是越来越高；除了上述 3 种最为常见的打印机外，仍有热转印打印机和大幅面打印机等几种应用于专业方面的打印机机型；热转印打印机是利用透亮染料进行打印的，它的优势在于专业高质量的图像打印方面，可以打印出近于照片的连续色调图片来，一
43、般用于印前及专业图形输出；大幅面打印机，它的打印原理与喷墨打印机基本相同，但打印幅度一般都能达到24英寸 61cm 以上；它的主要用途始终集中在工程与建筑领域；但随着其墨水耐久性的提高和图形解析度的增加，大幅面打印机也开头越来越多地应用于广告制作、大幅摄影、艺术写真和室内装璜等装饰宣扬领域，成为打印机家族中重要的一员；二、打印机的安装新购买的打印机一般都附带有两根线，一根是电源线，一根是数据线；把电源线插入插座中接通电源，再把打印机数据线两头分别插入打印机通信端口和运算机上的并行口LPT 端口 中；这样就物理连接好了打印机，下一步将为其安装驱动程序并进行相应设置方可执行打印操作；下面介绍在Wi
44、ndows2000 中安装打印机的操作；a 在“开头”菜单中选择“设置”|“打印机”命令，打开打印机对话框；b 双击“添加打印机” 图标,得到“添加打印机向导” 对话框 ,然后单击 “下一步” 按钮；c 单击“本地打印机”不要选中“自动检测并安装我的即插即用打印机”复选框，然后单击“下一步”按钮，得到“选择打印机端口”对话框；d 选择 LPT 端口,然后单击“下一步”按钮 ,可以得到选择“制造厂商和型号”对话框； e 在对话框中找到你的打印机制造厂商和型号假如没有列出， 可以单击“从磁盘安装”按钮 ；然后单击“下一步”按钮，在“命名你的打印机”对话框中，给你的打印机起一个名字，再单击“下一步”
45、按钮，在“打印机共享”对话框中，选择“不共享这台打印机” 单项框，然后单击“下一步”按钮，得到“打印测试页”对话框；f 选择是否打印测试页，然后单击“下一步”按钮，得到“正在完成添加打印机向导” 对话框，单击“完成”按钮，打印机图标就显现在打印机对话框上了，至此打印机安装工 作全部完成；三、打印机的日常爱护打印机作为一种比较精密的设备，平常的爱护工作显得特别重要；特殊是打印机工作时，需要不断地执行进纸、出纸操作，而打印纸不行防止地会带有某些灰尘、杂物，这些都有可能对打印机造成损害；为了延长打印机的使用寿命，保证高质量的打印成效，就要对其进行有效的日常爱护；考虑到针式打印机已逐步退出历史舞台，下
46、面只对喷墨打印机与激光打印机的日常爱护进行介绍；1. 喷墨打印机的日常爱护喷墨打印机由于内部结构复杂，显现故障的可能性和操作留意事项也较多，所以更应在平常勤加爱护；喷墨打印机的日常爱护主要是进行喷墨头、墨水和墨水盒的爱护；喷墨头的爱护喷墨打印机的喷墨头由很多细小的喷嘴组成；喷嘴的尺寸与灰尘颗粒差不多；假如灰尘或细小的杂物掉进喷嘴中，就很有可能将喷嘴堵塞而使其无法喷出墨水来，同时仍简洁使喷嘴面板被墨水污染； 此外， 如喷嘴内残存有气泡， 也有可能发生墨水喷射不良的现象， 所以在日常爱护中应当特殊留意对喷墨头的爱护；爱护喷墨头应当留意如下几条：不要将喷墨头从主机上拆下并单独放置；特殊是在高温低湿状态下，假如长时间单独放置，墨水中所含的水分会逐步蒸发，干枯的墨水简洁导致喷嘴堵塞，从而形成永久性损害；假如喷嘴已显现堵塞现象，应用清水进行清洗；如清洗达不到目的，就应更换新的喷墨头；防止用手指和工具碰撞喷嘴面,以防止喷嘴面损耗 ,或杂物、 油质等堵塞喷嘴