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1、精品学习资源封面欢迎下载精品学习资源作者： PanHongliang仅供个人学习Access 课程设计报告档案治理系统欢迎下载精品学习资源目录设计方案 1. 系统任务2. 系统功能设计任务或主要技术指标 1. 档案治理系统永久性关系2. 档案查询3. 窗体设计4. 报表5. 宏（三）学习心得 Access 课程设计报告驴友行目录前言Ac cess 是 Of f i ce 系列软件中用来特地治理数据库的应用软件，它蒹 具了易学易用的特色；Access 也是一个开放式的数据库治理系统，它不仅能与 Of f i ce 套装办公软件进行数据资源共享，仍可以与其他应用程序共享，深化明白 Acc ess
2、之后， 就会发觉利用宏， 也可以完成一般中小型应用系统， 如再结合 VBA， 就可以完成一个专业达到应用程序；数据库是运算机软件的一个重要分支，是在二十世纪六 十岁月末七十岁月初进展起来的了； 它的运算机网络、人工智能并称为当今运算机技术的三大热门技术；使用数据库的主要目的是跟踪数据的变化；用户除了将 信息放在数据库外，仍 需要编辑、排序或选择信息，或者依据 需要生成各种各样的报表；因此，为了更好地控 制和使用数据库， 应当选择一个易学易用的数据库治理系统；欢迎下载精品学习资源Ac cess 2000/ 2/ 3 是 Of f i ce 2000/ 2/ 2 的一个组件， 是一种关系数据库的治
3、理程序， 它不仅能输入、组织数据，而且可以执行基于数据的治理任务，供应表、表格查询、报表等数据库治理工具；可以对数据进行排序、搜寻、按需要取出数据并分析数据， 最终生成报表；提示： Acc ess 2000、 2002（XP）、2003 创建库文件、 数据表； 记录的添加、删除等基本功能的操作方法相同；但是，假如 2002/ 3 版储存库文件时，接受 Ac cess 2002 2003 格 式（参见右图所示“ 选项” 对话框中的设置）， 就 2000 版就无法打开；为了说明 Acc ess 是一个易学易用的数据库治理系统， 下面将它与 FOX Foxpr ow， 作一简洁对比；1、概念方面一个
4、 Acc ess 数据库文件中， 可以包含多张表（ 相当于多个关系数据库）及其相关的对象（ 如窗体、标签、报表等）；为了便利， 有时也将一个 Ac cess 文件（ mdb） 称为一个数据库；Foxpr ow 中数据库（ dbf ）、索引（i dx）、备注（ f pt ）等均为独立文件；2、操作方法方面通过导入外部数据， 来建立数据表；涉及多个数据表（库） 的查询方法；3、数据库定义以确定的组织方式储备在一起的、能为多个用户 共享的、独立于应用 程序的、相关数据的集合；4、数据模型数据模型就是数据库的组织形式；共有三种， 即， 层次型、网络型、关系型；关系型数据库相当于没有重复行和重复列的二维
5、表格；表中的列称为字 段；行 称为记录；提示：我们通常接触的均是关系型数据库；5、数据库组成数据库由两部分组成：数据库结构和存放在其中的数据；结构包括：字段名、数据（ 字段） 类型和字段属性；Access 课程设计报告档案治理系统一.设计方案（ 一）.系统任务：1. 档案治理系统的主要任务是用运算机对同学的档案，成果，课程，详细信息，同学选课资料进行查询，修改，增加，删除以及储备 并快速精确地完成课程， 操行分，同学档案和各科成果的统计和汇总工作迅并速地打印出各种报表资料以供教案治理使用；欢迎下载精品学习资源（二） 系统功能：档案治理系统（二）设计任务或主要技术指标：输入新档案系修统需求： 查
6、档报档（改）系统为档案 们治理员建立 用户档案， 治理 员进入系统前需要验证身份；询表案档输修入改统 主输查计入询添系（档2）系统 对信档案进行打分类 治理窗，档案管 理参员可为不资同部 门建种立各自的各档案资料柜工；案案菜加操案管息理管员 可修改印档案信息体时记录查修数改人员及料修改时间等类信 息单； 项资作统修改密码（ 3） 系统 供应对档案资 料柜资料信息的爱护功能， 档案治理员可对资料 信息进行录入、查询、修改及删除操作；档案治理员可在不同的分类折纸下 ，在 建立或爱护档案信息时，可选理择该 档案所使用的档案理治理询管操员行登陆柜；（ 4）系统中，档案治理 员可依据借用状态对档案进行治
7、理；如借用状态表示 为“ 未归仍”， 该档案可被归仍；归仍后，将借用状态表示为“ 已归仍”，同时修 改状态为“未借出”；系 统保留档案的归仍信息，以便利治理员进行查询、修改和删除；当执行删除操作时，系统需保证档案归仍信息一样性；（ 5） 档案治理员可通过不同的查询条件（ 如： 档案编号、名称、状态） 对档案的基本信息、 借阅信息进行查询；A ccess 的数据库不只包含数据表南海包括查询、窗体、报表、宏以及模块等对象；1、档案治理系统永久性关系：2、档案查询：包括表达式查询和参数式查询两种类型；利用查询可以通过不同的方法来查看、更换以及分析数据；也可以将查询作为窗体和报表的记录源；A cces
8、s 数据库的查询用于在表中搜寻、查看以及修改已存在的数据；用户可以为每个表建立查询，也可以将多个表的字 段集中建立查询 ；最常 见的查询类型是选择查询；选择查询将按指定的准就，从一个或多 个表中猎取数据，并依据所需的排列次序显示；可 以在“数据表”视图中查看这些查询，仍可以作为数据源用于创建数据库中的窗体和报表；除了供应依据查询条件进行的搜寻功能以外， 查询仍可以用于汇总、 分析、追加和删除数据；例如，从职工信息和电话号码薄两个数据表中，依据职工信息中的“ 姓名”字段和电话号码薄中相同名字记录中的“ 办电”、“ 宅电 ”，组合新的 记录，然后储存在 新建的查询表中；从多个表中查询时， 应先定义
9、它们之间的关系；4 1查询视图（ Top）查询有三种视图， 即，“设计视图”、“ 数据表视图” 和“ SQL 视图 ”（ SQL 即结构化查询语言）；在“ 设计视图” 用户可设定查询的条件等，“ 数据表视图” 中显示的是符合查询条件的欢迎下载精品学习资源结果（ 返回值）；SQL 视图是一种高级的检测查询方式；该视图供应了实际的 SQL 代码， 当执行查询时便要执行该代码；4 2 使用查询向导创建（Top）在一个庞大的数据库中，每次为了 特定的目的使用其中特定的记录时，只有通过建立 查询才能精确快捷地达到目的；创建查询 可以在不用第一打开特定的表或窗体的条件下，查 看记录的子集；也可以选择包含所
10、需记录的表，并在需要的 情形下添加更多的表；把握记录 的子集中的那些字段显示在结果中； 在字段中执行运算；查询总的来说有两种方法，一种是使用 向导创建查询；另外一 种是使用设计器创建查询；在前一种方法中，包含 四种使用向导创建查询方法；下面 ，详细介绍使用 查询向导的几种方法：1、使用“ 简洁查询向导”：该向导用 来指导用户完成简洁查询的创建；此方法仅适合于简洁查询的创建； 用户可以用它来快速创建查询， 然后用户利用其进行查询设计的更换；2、使用“ 交叉表查询向导 ”：该向导 用来指导用户创建交叉表查询；交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（ 合计、运算以及平均 ），并将 它们分组， 一组
11、列在数据表的左侧， 一组列在数据表的上部；这样， 就增加了数据可视性，更利于数据的查看；3、使用“查 找在复项查询向导”：该向 导用来指导用户创建一个在单个表或者查询中查找重复取值的查询；4、查找不匹配项查询： 该向导用来指导用户创建一个在多表关系中查找不匹配或者孤立的记录；其次种方法是使用设计器创建查询；该 方法的特点是它能够让用户创建自己想要的查询， 用户能够完全定制该查询；它能够创建选择查询， 也能建立交叉表查询等等；下面将详细介绍查询向导的使用方法；4 2 1简洁查询向导（ Top）使用“ 简洁查询向导”可以创建一个简洁的查询；该向导的使用特别便利，有两种方法可以启动该向导；第一种，在
12、数据表窗口中，按下“ 查询”主题按钮，单击工具栏“ 新建”按钮，然后在“新建查询” 对话框上， 选中“简洁查询向导”，再单击“ 确定” 按钮；其次种， 在数据库窗口中，按下“ 查询” 主题按钮， 再双击使用向导创建查询；在该向导的引导下， 用户依据需要进选择有关选项即可；4 22交叉表查询向导（ Top）交叉表查询向导可以用来快速创建一个交叉表查询；交叉表查询是查询的另一种类型；交叉表查询显示来源于表中某个字段的总结值（ 合计、运算以及平均等），并将它们分组 ，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部；这样就增加了数据可视性，更利于数据 的查看；4 23查找重复项查询向导（Top）“ 查找重
13、复项查询向导”可以用来创建一个查找重复项的查询；查找 重复项查询在一个单个的表中显示全部的重复项，它以表 中的字段作为基础；该向导会询问 用户想把哪一个或者哪些字段用于检查字段项，是否重复 ，然后它会询问是否想要查看视图中的其他字段 ；这种查询帮忙用户查找数据库中的重复数据，例如重复键值冲突；假如已经 有一个没有惟一主关键字字段的表，现在 想将一个字段作为惟一的关键字字段，但又不能确 定是否有重复的记录用值那么，利用查找重复键值冲突是特别有帮忙的 ；其 使用过程很简洁 ，且操作过程与 前两个向导基本相同，此处不再表达；查找不匹配项查询向导可以用来创建一个查找不匹配项查询；这种查 询会显示一个表
14、中欢迎下载精品学习资源在其他表中不存在相应记录的全部记录；其 中一些这类记录在一个关系的一端是没有记录的， 而在关系的另一端却有记录；其他的记 录是一对多或多对一关系的记录 ，这种关系在其他 表中没有相应的记录 ；这 种查询有助于查找在其他表中没有相应记录的记录；当要设置关系 以及增强参考完整性时，使用它会很简洁发觉引起问题的记录；关于其创建 步骤，此处不再 表达；4 3 利用“ 设计视图”（查询设计器 ） 创建多表查询（ Top）使用查询设计器，用户可以创建用户所需要的查询；它可以创建选择查询，也可以创 建交叉表查询， 仍可以创建每次运行时都会提示准就的参数查询、 SQL 查询、操作查询、
15、自动填人数据的“ 自动查阅” 查询等等；4 31 创建方法（ Top）使用设计视图来创建多表查询的第一步是，选择查询要用到的表或 查询，并将其添加 到该查询的“字段列表” 窗格中；例如，需以“ 职工信息一览表”表中的“ 姓名”、“ 性别”、“ 工作时间”字段，与“ 房屋公积金” 中的“ 合计” 字段组成一张“ 房屋公积金统计表”的查询表方法是： 在数据库窗口中，按下“ 查询”主题按钮，单击“ 使用设计器创建表”，打开查询 设计器（ 见右图）； 在“ 显示表” 对话框中，选择“ 职工信息一览表” 和“ 房屋公积金”， 然后单击“ 添加”； 第一建立两张之间的关系， 对应是字段是“ 姓名”； 将需
16、要添加到查询中的字段上双击， 即可将它们添加到设计网格的字段行中； 为新建的查询表起个名储存即可；也可直接转换到数据表视图中， 观看该查询表；4 32查询的基本结构（ Top）通过介绍查询的基本结构，重点争辩如何使用查询设计器；1. 字段每个选择查询至少返回一个字段；在设 计网格子窗口的网格中显现的字段是当执行查询时显现的字段， 或者是在排序和为查询设置准就时要用到的宇段；在设计网格中 ，“ 显示”复选框准备了在查询的数据表中是否显示该字段；2. 排序假设需要按某个特定的次序表示查询结果，就可按该字段进行排序 A ccess 在查询设计器中供应了“ 排序”属性行的功能来实现这个目标；“ 设计网
17、格”的“ 排序”属性行为查询指定了排序次序；及用户可自选选择升序、降序或不排序；也可为不显示的字段设定排序方式，从而把握查询的返回值；3. 准就使用准就可以为显现在“ 设计网格”中的每一个字段指定一个准就，以确定查询返回哪些记录；当执行准就时， 只有匹配指定准就的记录才会由查询返回；对于每个字段，可以为它们指定多个准就，即可以在“ 准就”属性行 下面的各行指定准就；这些“ 额外的”准就取值之间是 OR 关系，这意味着当字段的取值匹配了准就区中任何一行时， 都会返回该记录；例如，规定查询表（ 返回值） 中， 只包含 1966 11 前产生的职工； 设定方法：将光标移入“ 准就” 后， 单击右键，
18、 再单击“ 生成器”（ 或者单击“ 查询设计”工具栏上的“ 生成器” 命令按钮）；然后在“ 表达式生成器” 对话框上设定准就；欢迎下载精品学习资源提示：可以为不显示的字段设定准就， 来把握查询的返回值；4. 查询属性与 A ccess 数据库的其他对象一样， 查询也有属性； 假如要查看查询相关的属性，应右击查询设计器上部的空白部分；然后， 单击“ 属性”；查询属性窗口的大小是可以调整的；其中：“ 说明”属性是一个说明该查询的字符串；在“ 数据库”窗口的查询标签上，当处在详细信息视图中或者在从快捷菜单上选择了属性之后， 会看到同样的说明文字；“ 输出全部字段”属 性指定了是否在查询的数据表中显示
19、网格中的全部字段；将此属性设置为“ 是”， 与将网格中每个字段的“ 显示”复选框设置为选中的作用是相同的；“ 推一值”和“ 惟一的记录”属性用来删除查询结果数据中的重复的记录值或者重复的记录；关于其他属性的功能和作用， 用户可以参看联机帮忙；5、字段属性与表一样，查询中的字段也有单个的属性；属性影响了字段在数据表视图中的显示 ；在查询中使用的、但不在结果中显示的字段（ 即它们没有选取“ 显示”框的标记）没有可以设置的属性；选项 功能说明 指定查询中字段的说明格式 指定用于显示字段中数据的格式的字符串输入掩码 指定在字段中编辑数据时的掩码，即 输人格式；对于不符合 输人格式的输人，A ccess
20、 将拒绝接受；该属性仅对可以编辑的字段生效；标题 指定用于显示该字段的标签标题（对于窗体和报表） 或者列标头（ 对于数据库视图）小数点位置 指定用于显示的小数点位数（ 对于不是整型数据的字段）字段从其所在的表中继承了属性，在“设计网格”视图下端的网格中选择该字段后，单击“ 视图”“ 属性 ”， 打开“字段属性” 对话框；查询中的字段的全部属性都是空的；这是由于在表设计中的取值对于该查询是充分的；用户可以通过指定查询字段的属性设置值掩盖表的属性设置；例如，用户 可以在查询的数据表视图中用一种特殊的格式显示日期；这需要在字段的“格式”属性中输人 一个格式表达式；上表列出了可用的一些属性来说明这些字
21、段属性的功能作用；（ 1）表达式查询：（ 2）参数式查询：“窗体（ For m）” 就是显示在屏幕的界面， 其功能在于建立一个可以查询、输入、修改、删除数据的操作界面， 以便让使用者能够在最舒适的环境中输入湖哦查询数据；3、窗体设计：窗体是用户与 Access 应用之间的主要界面， 数据库的使用和爱护工作， 大多可以通过窗体欢迎下载精品学习资源这个界面完成；数据表只能够以行和列的形式显示数据，而窗体能够以各种各样的 格式显示数据，因 此使用窗体来查看和编辑数据相对数据表更直观；用户可以依据多个表创建显示数据的窗体， 也可以为同样的数据创建不同的窗体；提示：在一个窗体中可以显示多张表中的数据；一
22、个设计合理的窗体可以加快数据的输入， 并且削减输入错误；6.1 自动创建窗体在数据表、查询表等中，输人记录的时候，用户可能会发觉，在“数据表”视图中输人数据时总会分心；当用户看着整张表时，不行能将留意力集中到一条记录上；因此，最好有一种简洁快速的可以将每一条记录单独显示出来， 并可以进行编辑、输人数据； A ccess 供应了这种工具， 这就是“ 自动窗体 ”；创建“ 自动窗体”的方法是： 在数据库窗口中选定要使用自动窗体的表，然后单击工具栏上的“ 新对象” 按钮旁边的下拉箭头， 选择“ 自动窗体” 项（ 图 1）；一个自动 窗体对象就建立好了；使用这个窗体， 用户可以很简洁地输人和修改数据；
23、当关闭窗体时， A ccess 会提示是否储存该窗体的设计， 假如要， 就确定名称另存为一个窗体；6.2 使用向导创建窗体使用向导来创建窗体也是一种很简便的方法； 在“窗体” 视图中， 单击“ 使用向导创建窗体” ； 在“窗体向导” 对话框（图 2），“ 表/查询” 下拉列表框中，选定要使用的表；“可 用字段” 列表中选择要加入窗体的字段， 然后单击添加按钮， 将其添加到右侧的“ 选定字段” 框中， 然后单击“ 下一步”； 在“窗体向导” 对话框上， 选定窗体使用的布局， 然后单击“下一步”； 在“ 窗体向导”对话框上， 选定窗体使用的样式（ 如，“ 宣纸”、“ 工业” 和“标准 ”）等， 然
24、后单击“ 下一步”； 在“窗体向导” 对话框上，“ 请窗体指定标题” 框中输入窗体名， 然后单击“ 完成”；6.3 编辑窗体提示：编辑窗体在“ 设计视图” 中进行；6.3.1 编辑标签、 文本框等一般说来，使用向导或自动创建窗体后，（ 控件）的对齐方式（ 位置）、尺寸等，需要 用户进行一些调整；调整方法：既可以，直接使用鼠标移动位置，以及调整尺寸；也可以，在属性对话框上设定；此外， 仍可以使用快捷菜单上“ 对齐”、“ 大小” 的次级菜单命令；6.3.2 添加命令按钮添加命令按钮是编辑窗体的一项重要工作；步骤是： 在窗体设计视图中， 单击工具箱上，“命令按钮” 按钮， 然后在窗体中需要添加按钮处
25、单击； 依据“ 命令按钮向导” 对话框上的提示， 逐步完成添加工作；6.3.3 编辑命令按钮命令按钮添加后， 可以利用其属性对话框进行编辑；方法是：右击命令按钮后， 单击“ 属性 ”， 然后， 在“命令按钮” 属性对话框上修改设置；6.3.4 Tab 键次序欢迎下载精品学习资源按 Tab 键， 可以转变当前文本框或命令按钮等， 用户设定转变的次序；单击“ 视图”“ Tab 键次序”， 然后在“ Tab 键次序” 对话框上设定；（1） ）版本窗体：（2） ）登陆窗体（3） ）主菜单窗体：（4） ）系统窗体：（5） ）含子窗体：报表1创建报表报表是 A ccess 的重要对象之一， 常用它来输出数
26、据库中的信息创建报表有两种方法， 即，使用向导创建报表和在设计视图中创建报表；一般用户创建报表，一般利用报表向导（包括，报表向导、图表向导、标签向导，以及自动创建报表等）；重点是 报表向导；2 使用“ 报表向导”启动报表向导的方法：单击工具栏上“ 新建”按钮后，在“ 新建报表”对话框上选中“ 报表向导”，然 后单击“ 确定 ”；或者 直接单击 使用报表向导创建报表；在报表向导引导下创建报表时 ，用 户需要设定的工程有：是否按分组 级别显示信息 、是否按字段进行排序、报表布局（纵栏表、表格和对齐）、样 式以及标题名等；3 使用 自动创建报表在上述“ 新建报表”对话框上选用“ 自动创建报表纵栏式”
27、或“ 自动创建报表表格式”， 可以简化创建步骤； 由于选用默认选项，创建的报表格式统一；4 修改报表结构在设计视图中进行；5 子报表子报表是插入在其它报表中的报表；主报表可以包含子报表，同样也可以包含子窗体，而且，能够依据需要无限量地包含子窗体和子报表；另外， 主报表最多可以包含两级（ 疑问：究竟能包含几级？ ） 子窗体和子报表；欢迎下载精品学习资源例如， 某个报表可以包含一个子报表， 这个子报表仍可以包含子窗体或子报表；在主报表中插入子报表， 需借助工具箱上的 子窗体/子报表控件；子报表的编辑方法与主报表相同；4、报表：5、宏：登陆窗体宏的设定：（三）学习心得：转瞬时，一学期已经过去了，回忆
28、所学的学问有很多都似乎很感爱好的，比如我们这学期学的 Access 数据库；我设计的是档案治理系统；档案治理是治理的一个重要内容；随着时代的进步，企业也逐步变得庞大起来；当今社会人员流淌越来越频繁， 使得档案治理工作也变的越来越复杂；如何治理好员工的信息， 成为治理中一个大的问题；假如能实现档案治理的自动化，无疑将给公司治理部门带来很大的便利；本系统是依据 Access 数据库入门与实例演练 李俊德/ 编著 中国青年出版社 ；通过这次的课程设计使我们有了更多的收成！真是“看花简洁绣花难”，由于档案治理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案治理技术与治理制度；近代
29、档案学已经是一门完善的、体系严密的科学；虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必需清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案治理信息化仍存在大量未解决的难题；因此，处理好档案治理信息化中的治理创新和原有档案治理制度之间的冲突是我们面临的首要挑战；原有档案治理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全；同时，对历史档案治理现状难于转变的特点，必定使档案治理不行防止地走向治理方式的多元化； 档案治理系统向深层应用进展时，会显现与其它应用系统整合的情形，如文档治理一体化；对于这类整合，重要的是处理好整合应用工程与档案治理特有的、独立性要求的冲突；例如，档案治理中对文件标题有权改动，这必定
30、使公文、档案一体化治理系统的设计复杂化；实行治理创新和合理技术是档案治理与其它信息系统整合的可行的解决方案；档案治理是随着人事制度改革应运而生的一项新的工作；近年来，随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人自主权；但由于一些企业的改制，人事的更迭，以及人事档案的多头治理，造成了部分档案的流失，也造成了效率低，办事难的情形；最初的档案治理，都是靠人力来完成的；当企业规模比较小的时候，人力可以完成，随着企业的规模越来越大，企业员工的数目越来越多，照旧爱护着人力进行档案治理，必定会造成工作效率低，工作错误增高的问题；企业档案治理就是把分散在企事业单位的职工档案实行统一、集中、
31、规范的收集欢迎下载精品学习资源治理，建立分类编号治理、电脑储备查询等现代化、专业化的治理系统；档案治理为企业单位和个人供应信息询问、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证明材料等服务；为企业单位和个人供应档案的收集、整理、保管服务；企业档案治理的对象是企业、企业化治理的人事单位及职工本人；企业档案治理的自动化是当今社会的进展趋势；档案信息录入工程齐全、完整、系统，这些无疑是现代企业档案治理系统的要求；现代化的企业档案治理系统中灵敏使用了表格对档案分门别类，组成企业档案治理系统，可以便利地查询、阅读、修改、沟通和重复使用本档案治理系统为企业单位和个人供应信息询问、档案检索、档案存取、工
32、资调整、依据档案出具各类证明材料等服务，能够中意现代企业对员工档案治理的需要；后台数据库选择 ACCESS2003，操作系统为 WINDOWS98；版权申明本文部分内容，包括文字、图片、以及设计等在网上搜集整理；版权为潘宏亮个人全部This articleincludessome parts,includingtext,pictures, and design. Copyright is Pan Hongliangs personal ownership.用户可将本文的内容或服务用于个人学习、 争辩或观看， 以及其他非商业性或非盈利性用途， 但同时应遵守著作权法及其他相关法律的规定，不得侵害本
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