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1、北京理工大学远程教育北京理工大学远程教育会计信息系统会计信息系统(2)管理与经济学院管理与经济学院 龙龙 虹虹 副教授副教授TEL：01068912453E-MAIL：longhong_实验很重要 第第1部分部分 小结小结I.主要内容主要内容II.掌握重点。各章重点如下：掌握重点。各章重点如下：1.信息化对会计的影响信息化对会计的影响2.信息、系统、信息系统、会计信息系统信息、系统、信息系统、会计信息系统3.按按“管理信息系统原理与应用管理信息系统原理与应用”课的内容课的内容 掌握，注意规范掌握，注意规范4.结构：工业为主结构：工业为主5.重点。手工与重点。手工与IT环境的异同、流程问题、环境
2、的异同、流程问题、代码问题、数据存储问题、凭证与帐簿等。代码问题、数据存储问题、凭证与帐簿等。 第六章第六章 采购与应付子系统采购与应付子系统 采购与应付子系统是会计信息系统采购与应付子系统是会计信息系统中重要的子系统之一，本章主要介中重要的子系统之一，本章主要介绍孩子系统的特点和目标，分析手绍孩子系统的特点和目标，分析手工条件下和计算机条件下采购与付工条件下和计算机条件下采购与付款数据处理的异同，介绍采购子系款数据处理的异同，介绍采购子系统的内部结构，并对系统初始设置、统的内部结构，并对系统初始设置、采购管理、发票与付款处理、账表采购管理、发票与付款处理、账表查询和输出进行详细讨论。查询和输
3、出进行详细讨论。 通过本章学习，应该掌握：通过本章学习，应该掌握： 采购与付款子系统的特点和目标；采购与付款子系统的特点和目标； 手工采凤与付款业务流程；手工采凤与付款业务流程； 计算机网络环境下采购与付款数据处理计算机网络环境下采购与付款数据处理流程；流程； 采购与付款子系统主要数据文件和功能采购与付款子系统主要数据文件和功能结构图；结构图； 在计算机环境下采购与付款子系统从初在计算机环境下采购与付款子系统从初始化、采购管理、发票、结算与付款处始化、采购管理、发票、结算与付款处理到账表输出的全处理的全过程。理到账表输出的全处理的全过程。 第一节第一节 采购与应付子系统概述采购与应付子系统概述
4、一、采购与应付子系统定义及其范围一、采购与应付子系统定义及其范围确认确认二、采购与应付子系统的特点二、采购与应付子系统的特点（一）与其他子系统联系广泛（一）与其他子系统联系广泛（二）数据存储量大（二）数据存储量大（三）数据变化频繁（三）数据变化频繁（四）管理要求高（四）管理要求高（五）通用难度大（五）通用难度大三、采购与应付子系统的核算和三、采购与应付子系统的核算和管理目标管理目标采购与应付子系统的目标包括以下几采购与应付子系统的目标包括以下几个方面：个方面： 1.采购订货管理。采购订货管理。 2.采购日常业务处理。采购日常业务处理。 3.应付账款的核算与管理。应付账款的核算与管理。 4.提供
5、各种核算和管理信息。提供各种核算和管理信息。 5.充分应用网络技术实现无纸采购与充分应用网络技术实现无纸采购与 应付系统。应付系统。第二节第二节 采购与应付子系统的内部采购与应付子系统的内部结构分析结构分析 首先要对采购与应付子系统的内部首先要对采购与应付子系统的内部结构进行分析，主要包括手工与计结构进行分析，主要包括手工与计算机条件下采购与应付子系统数据算机条件下采购与应付子系统数据处理流程的异同分析、数据文件分处理流程的异同分析、数据文件分析、编码分析、功能结构分析等。析、编码分析、功能结构分析等。一、采购与应付子系统数据处理流程一、采购与应付子系统数据处理流程 （一）手工采购与应付系统业
6、务流程（一）手工采购与应付系统业务流程（二）计算机采购与应付子系统处理流（二）计算机采购与应付子系统处理流程程（三）计算机与手工条件下采购与应付（三）计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别子系统的区别重点掌握用业务流图和数据流图来表述。重点掌握用业务流图和数据流图来表述。 。二、采购与应付子系统数据编码二、采购与应付子系统数据编码(下面只对供应商编码的设计讨论下面只对供应商编码的设计讨论) 为了使计算机更好地对供应商为了使计算机更好地对供应商进行管理，必须为每个供应商编码。进行管理，必须为每个供应商编码。工商业编码设计要求与应收账款子工商业编码设计要求与应收账款子系统中的客户编码设计相似，通
7、常系统中的客户编码设计相似，通常采用群码方式采用群码方式例如，用例如，用12位代表供应商编码，其编位代表供应商编码，其编码方案为：码方案为： 第一、二位表示供应商所在的城第一、二位表示供应商所在的城市或地区的区号，可以采用国家统市或地区的区号，可以采用国家统一规定的区号，如北京一规定的区号，如北京010，石家庄，石家庄0311，常熟，常熟05221，太和，太和05688； 第八到十二位表示供应商序号，第八到十二位表示供应商序号，可以用电话号码的其中几位数表示，可以用电话号码的其中几位数表示，也可以用邮政编码的其中几位数表也可以用邮政编码的其中几位数表示示三、数据文件三、数据文件（一）供应商档案
8、文件（一）供应商档案文件1.作用。作用。2.结构。结构。3.存储策略。供应商档案文件作为查存储策略。供应商档案文件作为查询用的目录文件，可以采用一年一询用的目录文件，可以采用一年一个文件。个文件。4.存储方式。供应商档案文件按供应存储方式。供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。商编码建立索引文件。（二）采购订单文件（二）采购订单文件-重点重点1.作用。采购订单文件用来存储各种作用。采购订单文件用来存储各种采购订单采购订单2.数据结构。数据结构。3.存储策略。采购订单文件中一张采存储策略。采购订单文件中一张采购订单只能和一个供应商签订采购购订单只能和一个供应商签订采购业务，一张采购订单又可以同
9、时包业务，一张采购订单又可以同时包含数笔不同内容的采购业务。含数笔不同内容的采购业务。4.存储方式。可以采用一年一个文件。存储方式。可以采用一年一个文件。四、采购与应付子系统功能结构四、采购与应付子系统功能结构图图第三节第三节 采购与应付子系统初始采购与应付子系统初始设置设置 为了使该子系统既可单独使用，又为了使该子系统既可单独使用，又可与其他系统集成使用，一般来说可与其他系统集成使用，一般来说提供比较全面的初始设置功能提供比较全面的初始设置功能.主要包括：存货档案设置、供应商档主要包括：存货档案设置、供应商档案设置、采购类型设置、付款条件案设置、采购类型设置、付款条件设置、结算方式设计置、增
10、值税率设置、结算方式设计置、增值税率设置、期初余额处理等功能模块。设置、期初余额处理等功能模块。一、供应商档案设置一、供应商档案设置（一）基本信息设置（一）基本信息设置 1.供应商总公司。供应商总公司。 2.所属行业。所属行业。 3.税号。税号。 4.法人。法人。 5.开户银行。开户银行。 6.银行账号。银行账号。 （二）联系信息（二）联系信息1.地址。地址。2.到货地址。到货地址。3.发运方式。发运方式。4.到货仓库。到货仓库。（三）信用信息（三）信用信息1.应付余额。应付余额。 2.扣率。扣率。3.信用等级。信用等级。 4.信用期限。信用期限。 5.付款条件。付款条件。6.最后交易日期。最
11、后交易日期。7.最后交易金额。最后交易金额。8.最后付款日期。最后付款日期。9.最后付款金额。最后付款金额。 （四）其他信息（四）其他信息1.分管部门。分管部门。2.专营业务员。专营业务员。3.发展日期。发展日期。4.停用日期。停用日期。5.使用频度。使用频度。二、采购类型设置二、采购类型设置三、结算方式三、结算方式四、付款条件四、付款条件五、期初余额五、期初余额 第四节第四节 采购管理与采购入库处理采购管理与采购入库处理-重点重点采购管理模块进一步划分为：采购价采购管理模块进一步划分为：采购价格管理、请购单处理、采购订单处格管理、请购单处理、采购订单处理。理。一、采购价格管理一、采购价格管理
12、（一）提供采购价格管理屏幕（一）提供采购价格管理屏幕（二）增加供应商采购价格信息（二）增加供应商采购价格信息（三）修改采购价格信息（三）修改采购价格信息 二、处理请购单二、处理请购单（一）录入请购单（一）录入请购单（二）自动获取请购单（二）自动获取请购单（三）审核请购单（三）审核请购单三、采购订单管理三、采购订单管理（一）主要项目说明（一）主要项目说明（二）如何编制采购订单（二）如何编制采购订单 1.录入采购订单。录入采购订单。 2.根据请购单编制。根据请购单编制。 3.根据供应商报价选择供应商。根据供应商报价选择供应商。（三）修改和审核采购订单（三）修改和审核采购订单（四）关闭采购订单（四）
13、关闭采购订单四、采购入库处理四、采购入库处理（一）采购入库的类型（一）采购入库的类型（二）采购入库单录入方式（二）采购入库单录入方式 1.直接录入。直接录入。 2.根据采购读音生成采购入库单根据采购读音生成采购入库单 3.根据采购发票生成的采购入库单。根据采购发票生成的采购入库单。（三）采购入库单的入口（三）采购入库单的入口第五节第五节 采购发票、采购结算与应采购发票、采购结算与应付款处理付款处理一、采购发票编制一、采购发票编制 采购发票编制模块的功能是支持用采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票，户在计算机上输入和审核采购发票，并将结果保存在发标文件中。并将结果保存在发
14、标文件中。（一）采购发票分类（一）采购发票分类（二）采购发票格式（二）采购发票格式（三）主要项目说明（三）主要项目说明二、采购结算二、采购结算-重点重点（一）自动采购结算（一）自动采购结算（二）手工辅助采购结算（二）手工辅助采购结算三、应付款处理三、应付款处理（一）准备付款通知书（一）准备付款通知书（二）付款（二）付款 第六节第六节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析 采购与应付子系统的账表输出和采购与应付子系统的账表输出和统计分析模块的功能包括查询采购、统计分析模块的功能包括查询采购、入库、付款等业务的各种账表，并入库、付款等业务的各种账表，并从打印机、屏幕输出。从打印机、屏幕输出。 与此
15、同时，还支持用户对采购与应与此同时，还支持用户对采购与应付等业务进行统计分析。付等业务进行统计分析。一、采购与付款子系统账表输出方法一、采购与付款子系统账表输出方法（一）设计报表格式（一）设计报表格式（二）输入查询条件（二）输入查询条件 （三）查看明细表（三）查看明细表（四）查看对应的原始单价。（四）查看对应的原始单价。 （五）输出和保存报表（五）输出和保存报表二、采购与付款子系统主要报表及分二、采购与付款子系统主要报表及分析析（一）采购订单执行表及分析（一）采购订单执行表及分析（二）暂估明细表（二）暂估明细表（三）在途明细表（三）在途明细表（四）采购综合统计表（四）采购综合统计表（五）应付账
16、款统计分析（五）应付账款统计分析应付账款账龄统计分析包括以下：应付账款账龄统计分析包括以下：1.定义账龄分析时间段。定义账龄分析时间段。2.对每一供应商进行账龄分析。对每一供应商进行账龄分析。3.对所有供应商进行账龄分析。对所有供应商进行账龄分析。第六章第六章 作业作业第七章第七章 存货子系统存货子系统 学完本章后应该重点掌握：学完本章后应该重点掌握：存货子系统的特点和目标存货子系统的特点和目标手工和计算机条件下存货数据处理的手工和计算机条件下存货数据处理的异同异同存货子系统主要数据文件和存货代码存货子系统主要数据文件和存货代码设计设计存货子系统的初始设备存货子系统的初始设备出入库单据处理出入
17、库单据处理单据记账与期末处理单据记账与期末处理账表输出和账表输出和ABC成本分析等成本分析等第一节第一节 存货子系统概述存货子系统概述一、存货及其范围的确认一、存货及其范围的确认 存货是指企业在生产经营过程中为销存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产，包售或耗用而储存的各种有形资产，包括各种原材料、燃料、包装物、低值括各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、产易耗品、委托加工材料、在产品、产成品、商品等。成品、商品等。存货范围的确认，应以企业对存货是存货范围的确认，应以企业对存货是否否具有法定所有权为依据具有法定所有权为依据，凡在盘存，凡在盘存日期、法
18、定所有权属于企业的一切物日期、法定所有权属于企业的一切物品，不论其存放何处或处于何种状态，品，不论其存放何处或处于何种状态，都应作为企业的存货。都应作为企业的存货。二、存货子系统的特点二、存货子系统的特点 （一）数据存储量大（一）数据存储量大（二）数据变化频繁（二）数据变化频繁（三）核算内容广泛（三）核算内容广泛（四）核算方法复杂（四）核算方法复杂（五）与其他子系统有较多的数据传（五）与其他子系统有较多的数据传递关系递关系（六）管理要求高（六）管理要求高三、存货子系统的核算和管理目标三、存货子系统的核算和管理目标 存货系统核算和管理目标包括以下几个存货系统核算和管理目标包括以下几个方面方面:（
19、一）支持按计划成本核算和实际成本核（一）支持按计划成本核算和实际成本核算算（二）正确反映出入库情况（二）正确反映出入库情况（三）正确计算期末存货结存信息（三）正确计算期末存货结存信息（四）反映和监督各生产单位材料的耗用（四）反映和监督各生产单位材料的耗用（五）提供完整的存货账簿（五）提供完整的存货账簿（六）提供存货管理和分析功能（六）提供存货管理和分析功能（七）与其他子系统建立标准接口（七）与其他子系统建立标准接口 第二节第二节 存货子系统内部结构分析存货子系统内部结构分析一、手工与计算机存货处理流程分析一、手工与计算机存货处理流程分析 （一）手工存货子系统业务处理流程（一）手工存货子系统业务
20、处理流程 存货包括对原材料、包装物、低存货包括对原材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、产成品。值易耗品、自制半成品、产成品。在手工条件下，当在手工条件下，当存货到达存货到达企业并企业并办理入库手续后，除了库房保管员办理入库手续后，除了库房保管员要登记库存账外，财会部门也要根要登记库存账外，财会部门也要根据各种凭单（如入库单、发票、统据各种凭单（如入库单、发票、统计结果等）登记存货明细账，反映计结果等）登记存货明细账，反映存货增加等经济业务；存货增加等经济业务；当各部门领用存货时（如生产车间当各部门领用存货时（如生产车间领用材料用于生产、销售部门领用领用材料用于生产、销售部门领用产品用于销售）
21、产品用于销售）,库房报告人员要登库房报告人员要登记库存账，财会部门又要根据各种记库存账，财会部门又要根据各种凭单（如出库单等），登记存货明凭单（如出库单等），登记存货明细账，反映存货减少等经济业务；细账，反映存货减少等经济业务；定期编制记账凭证传递到总账子系定期编制记账凭证传递到总账子系统，登记总账。统，登记总账。此外，还要及时为管理部门提供各此外，还要及时为管理部门提供各种存货报告，如存货状态报告、再种存货报告，如存货状态报告、再订点报告、实际存货报告等。具体订点报告、实际存货报告等。具体数据处理过程数据处理过程P199如图如图7-1所示。所示。 1.入库入库仓库收到外购存货后，验收、核对、
22、整仓库收到外购存货后，验收、核对、整理后，入库，仓库保管员登记相应存货理后，入库，仓库保管员登记相应存货的入库数量和结存数据，即存货三级账，的入库数量和结存数据，即存货三级账，将相应的单据传递到财会部门。将相应的单据传递到财会部门。2.出库出库各车间、用料单位提出领料申请，经批各车间、用料单位提出领料申请，经批准后到仓库领料，仓库保管员登记相应准后到仓库领料，仓库保管员登记相应存货出库数量和结存数据，即存货三级存货出库数量和结存数据，即存货三级账，并将相应的单据传递到财会部门；账，并将相应的单据传递到财会部门；销售部门为销售存货开据提货单，办理销售部门为销售存货开据提货单，办理收款或记账等手续
23、后，到仓库提贷，仓收款或记账等手续后，到仓库提贷，仓库发货后登记存货三级账。库发货后登记存货三级账。 3.存货核算存货核算财会部门根据采购部门、销售部门、财会部门根据采购部门、销售部门、仓库等送来的出库单、入库单等单据仓库等送来的出库单、入库单等单据或统计报表，登记相应的存货明细账或统计报表，登记相应的存货明细账和总账，即二级、一级账。和总账，即二级、一级账。 由于存货种类繁多，数量大，收发业务由于存货种类繁多，数量大，收发业务频繁，存货成本计算比较复杂，为了满频繁，存货成本计算比较复杂，为了满足不同企业对核算的需要，存货可以按足不同企业对核算的需要，存货可以按计划成本计价，也可按实际成本计价
24、。计划成本计价，也可按实际成本计价。按实际成本计价时，存货成本可以按按实际成本计价时，存货成本可以按照加权平均、移动加权平均、先进先照加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出、和个别计价等方法进出、后进先出、和个别计价等方法进行计算行计算 4. 期末处理期末处理期末对存货进行实地盘点，编期末对存货进行实地盘点，编制盘盈盘亏表，经审批后通知仓制盘盈盘亏表，经审批后通知仓库、财会部门修改相应的存货一库、财会部门修改相应的存货一级、二级、以及三级账；级、二级、以及三级账；根据入库单、出库单编制出入根据入库单、出库单编制出入库汇总表；库汇总表；根据存货账簿等编制超储和积根据存货账簿等编制超储和积压一
25、览表；压一览表；此外，对应不同的计价核算，此外，对应不同的计价核算，分别要完成计算存货成本差异、分别要完成计算存货成本差异、发出存货成本、结帐等工作。发出存货成本、结帐等工作。 （二）计算机存货子系统处理流程（二）计算机存货子系统处理流程存货子系统核算内容广泛、核算方法存货子系统核算内容广泛、核算方法复杂、数据处理和存储量大、数据变复杂、数据处理和存储量大、数据变化频繁、数据传递涉及的部门比较多。化频繁、数据传递涉及的部门比较多。在手工条件下，由于人工处理的局限在手工条件下，由于人工处理的局限性，同一数据由不同人员按照不同的性，同一数据由不同人员按照不同的需求转抄在不同的账簿上，差错率比需求转
26、抄在不同的账簿上，差错率比较高，经常是存货实物，存货一级账、较高，经常是存货实物，存货一级账、二级账、三级账之间账账不符、账物二级账、三级账之间账账不符、账物不符，需要花费很多人力和物力核对不符，需要花费很多人力和物力核对和更改；和更改；由于先进先出、后进先出等先进的由于先进先出、后进先出等先进的成本计价方式比较复杂、工作量大，成本计价方式比较复杂、工作量大，在手工条件下在手工条件下不能真正得以实施，大部分企业都不能真正得以实施，大部分企业都使用使用最简单的加权平均法最简单的加权平均法进行成本进行成本计算；由于采用加权平均法进行核计算；由于采用加权平均法进行核算，发出存货的成本实际上月底才算，
27、发出存货的成本实际上月底才能计算出来，因此不利用及时、准能计算出来，因此不利用及时、准确、高效地提供成本费用信息，存确、高效地提供成本费用信息，存货控制和存货管理都受到相应的影货控制和存货管理都受到相应的影响。响。 计算机条件下存货子系统数据处计算机条件下存货子系统数据处理流程图理流程图P200如图如图7-2所示。所示。 1.初始设置。财会人员根据自己的需初始设置。财会人员根据自己的需要建立系统应用环境，初始设置主要要建立系统应用环境，初始设置主要包括：包括：（1）定义业务范围，如企业存）定义业务范围，如企业存货核算方式、暂估回冲方式、零货核算方式、暂估回冲方式、零出库成本选择、资金占用规划、
28、出库成本选择、资金占用规划、是否允许零出库、无成套件管理、是否允许零出库、无成套件管理、 存货有无辅助计量单位、启用会存货有无辅助计量单位、启用会计月份。计月份。（2）定义代码档案，如部门档案、供应）定义代码档案，如部门档案、供应商档案、存货档案、仓库目录等。商档案、存货档案、仓库目录等。（3）其他设置，如为了实现子系统间数）其他设置，如为了实现子系统间数据传递和共享，定义存货科目、出库和据传递和共享，定义存货科目、出库和入库分录的对方科目、费用分配科目等。入库分录的对方科目、费用分配科目等。（4）期初余额设置。将手工账簿上各种）期初余额设置。将手工账簿上各种存货的期初余额送入计算机并保存在相
29、存货的期初余额送入计算机并保存在相应的文件中。应的文件中。2. 出入库单处理。将各种入库单、出库单通过出入库单处理。将各种入库单、出库单通过录入模块送入计算机（在网络系统中出入库录入模块送入计算机（在网络系统中出入库单单可以通过数据传递直接传入存货子系统而可以通过数据传递直接传入存货子系统而无需录入无需录入），并保存在临时入库单、临时出，并保存在临时入库单、临时出库单文件中。库单文件中。 在输入出入库单过程中：在输入出入库单过程中：需要获取采购子系统采购合同文件中需要获取采购子系统采购合同文件中的数据，如供应商代码、结算方式、订的数据，如供应商代码、结算方式、订货数量等数据；货数量等数据；需要
30、从存货档案文件中获取存货的计需要从存货档案文件中获取存货的计价方式（如先进先出、后进先出、移动价方式（如先进先出、后进先出、移动加权平均等），加权平均等），从存货结存文件中获取相应的结存单从存货结存文件中获取相应的结存单价，从而决定出库存货的成本和数量；价，从而决定出库存货的成本和数量；需要从费用统计标准文件和仓库文件需要从费用统计标准文件和仓库文件中获取数据，决定领用存货的部门代码中获取数据，决定领用存货的部门代码和用途代码等和用途代码等 3.审核。审核。通过审核模块对临时入库单、临通过审核模块对临时入库单、临时出库单文件中的单据进行审核，审核无时出库单文件中的单据进行审核，审核无误后签字。
31、误后签字。4.记账和计算。记账和计算。用临时入库单、临时出库单用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文件、入库单文件、出文件更新存货结存文件、入库单文件、出库单文件。库单文件。记账时可以根据存货档案文件记账时可以根据存货档案文件中设置的每种存货核算方式（计划成本、中设置的每种存货核算方式（计划成本、实际成本）、每种存货的成本计价方式实际成本）、每种存货的成本计价方式（先进先出、后进先出、加权平均、移动（先进先出、后进先出、加权平均、移动加权平均、个别计价法）以及相应的会计加权平均、个别计价法）以及相应的会计处理原则更新存货文件。处理原则更新存货文件。 5. 输出账表和存货分析。从存货档案文件
32、、存输出账表和存货分析。从存货档案文件、存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件提取数据，进行加工生成并输出各种账表，件提取数据，进行加工生成并输出各种账表，如存货总账、明细账、超储短缺一览表等。如存货总账、明细账、超储短缺一览表等。此外，此外，通过该模块完成通过该模块完成ABC成本分析、库存成本分析、库存资金占用分析等存货分析资金占用分析等存货分析。6. 期末处理。期末处理。月末按不同的计价方式计算本月月末按不同的计价方式计算本月出库存货成本出库存货成本；进行结账，生成下月结存文；进行结账，生成下月结存文件，并将本月结存数据作为下月期初数转移件，并将本
33、月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件；到下月结存文件；盘盈盘亏处理盘盈盘亏处理；自动转账，；自动转账，系统从存货结存文件、入库单文件、出库单系统从存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件中提取数据，进行汇总自动生成文件等文件中提取数据，进行汇总自动生成入库、出库入库、出库机制凭证传入账务处理系统机制凭证传入账务处理系统，生，生成费用分配表成费用分配表传入成本子系统传入成本子系统。（三）计算机与手工条件下存货（三）计算机与手工条件下存货处理的区别处理的区别 1.通过初始设置建立存货子系统应用环通过初始设置建立存货子系统应用环境并保证存货子系统的安全运行。境并保证存货子系统的安全运行。在手
34、工条件下，初始设置的工作比在手工条件下，初始设置的工作比较少。在计算机条件下，同样需要较少。在计算机条件下，同样需要设置存货科目、定义存货编码等。设置存货科目、定义存货编码等。不同的是，在计算机条件下初始设不同的是，在计算机条件下初始设置的内容大大增加了，其作用不仅置的内容大大增加了，其作用不仅体现在为存货核算和管理提供了应体现在为存货核算和管理提供了应用环境，而且为高效、准确地进行用环境，而且为高效、准确地进行存货核算和管理提供了依据存货核算和管理提供了依据 。如根据存货类别、存货编码、存货计价方如根据存货类别、存货编码、存货计价方式系统能够自动进行单句汇总、计帐、计式系统能够自动进行单句汇
35、总、计帐、计算存货成本、帐表输出等；算存货成本、帐表输出等；根据是否容许零出库设置系统能够自动控根据是否容许零出库设置系统能够自动控制存货出库业务；制存货出库业务；根据存货科目、对方科目、费用分配标准根据存货科目、对方科目、费用分配标准等，系统能够自动生成存货转账凭证；等，系统能够自动生成存货转账凭证；根据定义的资金占用规划、存货分类等，根据定义的资金占用规划、存货分类等，系统能够自动进行库存资金占用规划分析、系统能够自动进行库存资金占用规划分析、ABC成本分析、超储缺货分析等。成本分析、超储缺货分析等。2.可以根据需要选择各种存货计价方可以根据需要选择各种存货计价方 式。式。3. 高效、准确
36、地完成核算工作。高效、准确地完成核算工作。4.及时准确地提供存货账簿并保证账账相及时准确地提供存货账簿并保证账账相符。符。5.各业务部门之间实现数据共享。在计算各业务部门之间实现数据共享。在计算机条件下，存货子系统一般作为一个相机条件下，存货子系统一般作为一个相对独立的子系统使用，同时它又和采购、对独立的子系统使用，同时它又和采购、应付子系统等保持密切的联系，实现了应付子系统等保持密切的联系，实现了一个完整的支出循环。充分保证了数据一个完整的支出循环。充分保证了数据的一致性、传递的及时性。的一致性、传递的及时性。6.及时准确地提供存货管理和分析数据。及时准确地提供存货管理和分析数据。二、存货子
37、系统数据编码二、存货子系统数据编码 存货子系统涉及的数据编码比较多，存货子系统涉及的数据编码比较多，如存货编码、存货类别编码、仓库代码如存货编码、存货类别编码、仓库代码等。等。（一）存货类别编码（一）存货类别编码 例如某企业将存货分类定义为例如某企业将存货分类定义为123，这表明将存货类别分为三级，一级编码这表明将存货类别分为三级，一级编码为一位，二级编码为二位，三级编码为为一位，二级编码为二位，三级编码为三位。存货类别编码、类别名称举例如三位。存货类别编码、类别名称举例如下：下： 级次级次 类别编码类别编码 类别名类别名称称 1 1 材料材料 2 101 碳素钢碳素钢 2 102 合金纲合金
38、纲 3 102001 低合金钢低合金钢 3 102002 高合金钢高合金钢 1 2 产成品产成品 2 201 防盗门防盗门 2 202 保险柜保险柜（二）存货编码设计（二）存货编码设计 必须为每种存货统一编码。如果没必须为每种存货统一编码。如果没有标准的存货编码方案可依，企业有标准的存货编码方案可依，企业一般自行编制，但要求每个存货编一般自行编制，但要求每个存货编码必须惟一。码必须惟一。 例如：某企业设存货编码为三位，那例如：某企业设存货编码为三位，那么么102001：材料材料合金钢合金钢低合低合金钢金钢类别下存货编码为：类别下存货编码为：类别编码类别编码 存货编码存货编码 存货名称存货名称1
39、02001 001 A3钢钢102001 002 20号钢号钢102001 003 25号钢号钢102001 004 35号钢号钢 有些企业有些企业多采用群码的代码方式多采用群码的代码方式，存货编码中包含存货类别编码和存货存货编码中包含存货类别编码和存货编码。编码。 那么按上述那么按上述群码群码代码方式设计存货代码方式设计存货编码举例如下：编码举例如下：级次级次 存货编码存货编码 存货名称存货名称 1 1 材料材料 2 101 碳素钢碳素钢 2 102 合金钢合金钢 3 102001 低合金钢低合金钢 4 102001001 A3钢钢 4 102001002 20号钢号钢 4 10200100
40、3 25号钢号钢 4 102001004 35号钢号钢 三、存货子系统数据文件三、存货子系统数据文件 （一）存货档案文件（一）存货档案文件1. 作用。存货档案文件用来存放存货作用。存货档案文件用来存放存货基本信息。基本信息。 通过阅读该文件便可以掌握企业有通过阅读该文件便可以掌握企业有什么存货，多少种存货，每一种存什么存货，多少种存货，每一种存货的规格型号、成本、控制等信息。货的规格型号、成本、控制等信息。2. 存货档案文件结构存货档案文件结构 P205表表7-1 3. 存储策略。存货档案文件一般一年为一存储策略。存货档案文件一般一年为一个文件。个文件。4. 组织方式。存货档案文件的组织方式应
41、组织方式。存货档案文件的组织方式应该按存货编码建立索引文件。该按存货编码建立索引文件。（二）存货结存文件（二）存货结存文件1. 存货结存文件的作用。存货结存文件用存货结存文件的作用。存货结存文件用来存放所有存货的收、发、结存数据，来存放所有存货的收、发、结存数据，为存货总账、明细账、以及各种存货分为存货总账、明细账、以及各种存货分析提供信息。析提供信息。2. 存货结存文件的结构。存货结存文件的存货结存文件的结构。存货结存文件的结构结构P206如表如表7-2所示。所示。 存货结存文件是比较复杂的文件，它的设计要存货结存文件是比较复杂的文件，它的设计要考虑到企业所采用的存货成本核算方法。考虑到企业
42、所采用的存货成本核算方法。如果按照计划成本核算，上述结构中的本如果按照计划成本核算，上述结构中的本月期初单价、本月结存单价两字段可以删月期初单价、本月结存单价两字段可以删除，因为收发存货的单价是计划单价，既除，因为收发存货的单价是计划单价，既可以从存货档案文件中获取，也可以通过可以从存货档案文件中获取，也可以通过金额以数量计算得到。金额以数量计算得到。3.存货结存文件存储策略。如果按照实际成本核存货结存文件存储策略。如果按照实际成本核算，存货计价方式又分为加权平均、移动加权算，存货计价方式又分为加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出和个别计价法，下平均、先进先出、后进先出和个别计价法，下面
43、分别讨论不同计价方式下，存货结存文件的面分别讨论不同计价方式下，存货结存文件的设计和存储策略：设计和存储策略：（1）加权平均计价方式。）加权平均计价方式。加权平均计价加权平均计价方式是在期末将本月收入数和期初结方式是在期末将本月收入数和期初结存数加权平均的计算方法。采用这种存数加权平均的计算方法。采用这种方法，只有期末才需计算出结存单价：方法，只有期末才需计算出结存单价： 本月结存单价本月结存单价=（本月期初金额（本月期初金额+本月收本月收金额）金额）/（本月期初数量（本月期初数量+本月收数量）本月收数量） 并对出库存货进行计价。并对出库存货进行计价。 因此，存货结存文件的结构既可以因此，存货
44、结存文件的结构既可以采用上述结构，也可以从节省空间的采用上述结构，也可以从节省空间的角度考虑，将本月结存数量、本月结角度考虑，将本月结存数量、本月结存金额、本月结存单价字段省略掉，存金额、本月结存单价字段省略掉，通过以下计算得到所需的数据：通过以下计算得到所需的数据： 本月结存数量本月结存数量=本月期初数量本月期初数量+本月收数量本月收数量-本月发数量本月发数量 本月结存金额本月结存金额=本月期初金额本月期初金额+本月收金额本月收金额-本月发金额本月发金额 在加权平均方式，存货结存文件在加权平均方式，存货结存文件中一种存货占一条记录。中一种存货占一条记录。（2）移动加权平均计价方式。采用移动加
45、权）移动加权平均计价方式。采用移动加权平均计价方式，平均计价方式，每购进一批存货每购进一批存货，就要重，就要重新计算一次结存单价：新计算一次结存单价： 结存单价结存单价=本次入库前结存金额本次入库前结存金额+本本次入库前结存数量次入库前结存数量+本次入库数量本次入库数量 每领用一次存货每领用一次存货，也要按当时的结存单价，也要按当时的结存单价计算发出存货的实际成本。所以，采用上计算发出存货的实际成本。所以，采用上述存货结存文件结构能够满足核算要求。述存货结存文件结构能够满足核算要求。 该文件中一种存货占一条记录。该文件中一种存货占一条记录。 每发生一笔入库业务，先按下列公式计算每发生一笔入库业
46、务，先按下列公式计算结存单价：结存单价： 结存单价结存单价=本月结存金额本月结存金额+入库单金入库单金额额/本月结存数量本月结存数量+入库单数量入库单数量 用结存单价的值更新本月结存单用结存单价的值更新本月结存单价字段后，再更新本月结存数量和本价字段后，再更新本月结存数量和本月结存金额字段的值。月结存金额字段的值。（3）先进先出计价方式。采用先进先）先进先出计价方式。采用先进先出计价方式是先购进的存货先领用。出计价方式是先购进的存货先领用。入库时，如果入库的二批、三批存入库时，如果入库的二批、三批存货价格不同，则要用二个或三个单货价格不同，则要用二个或三个单价计价，即逐笔登记存货结存单价、价计
47、价，即逐笔登记存货结存单价、结存数量和结存金额；结存数量和结存金额；出库时，按照先进先出的原则，逐出库时，按照先进先出的原则，逐笔登记存货的发出和结存单价、数笔登记存货的发出和结存单价、数量和金额。量和金额。 上述存货结存文件的结构能够满足上述存货结存文件的结构能够满足先先出计价方式的核算要求，先先出计价方式的核算要求，其存储其存储策略使得一个存货可能有多个结存单策略使得一个存货可能有多个结存单价、结存数量。价、结存数量。 因此，一个存货可能有多条记因此，一个存货可能有多条记录。录。P208表表7-3给出了采用先进先给出了采用先进先出计价方式下，存货结存文件中出计价方式下，存货结存文件中数据存
48、储情况。数据存储情况。（4）后进先出计价方式。采用后进先出）后进先出计价方式。采用后进先出计价方式是后购进的存货先领用。计价方式是后购进的存货先领用。入库时，如果入库的二批、三批存货入库时，如果入库的二批、三批存货价格不同，则要用二个或三个单价计价格不同，则要用二个或三个单价计价，即逐笔登记存货结存单价、结存价，即逐笔登记存货结存单价、结存数量和结存金额；数量和结存金额；出库时，按照后进先出的原则，逐笔出库时，按照后进先出的原则，逐笔登记存货的发出和结存单价、数量和登记存货的发出和结存单价、数量和金额。金额。 上述存货结存文件的结构能够满足上述存货结存文件的结构能够满足后进先出计价方式的核算要
49、求，其存储后进先出计价方式的核算要求，其存储策略与先进先出计价方式类似。（策略与先进先出计价方式类似。（一个一个存货可能有多个结存单价、结存数量）存货可能有多个结存单价、结存数量） （5）个别计价法。采用个别计价法，）个别计价法。采用个别计价法，是是以某些批存货入库时的实际单位成本以某些批存货入库时的实际单位成本作为该批存货发出时的实际成本作为该批存货发出时的实际成本，即发，即发出某批存货要根据该批存货入库时的实出某批存货要根据该批存货入库时的实际单位成本计算。这样，际单位成本计算。这样，每批存货的代每批存货的代码应不同，以便确认入库的批次码应不同，以便确认入库的批次。存货结存文件的结构既可采
50、用上述存存货结存文件的结构既可采用上述存货结存文件的结构，也可以从节省空货结存文件的结构，也可以从节省空间的角度考虑去掉本月期初单价、本间的角度考虑去掉本月期初单价、本月期初金额、本月期初数量字段。其月期初金额、本月期初数量字段。其存货方式是一批存货占一条记录。存货方式是一批存货占一条记录。（三）入库单文件（三）入库单文件1.入库单文件的作用。入库单位文件分为入库单文件的作用。入库单位文件分为临时入库单文件和入库单文件。临时入库单文件和入库单文件。临时入库单文件用于存放采购子系统传临时入库单文件用于存放采购子系统传入的采购入库数据或通过入库单录入模入的采购入库数据或通过入库单录入模块输入的入库