秘书培训课程教材.pptx

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1、秘書學是一門獨立的科學是源于秘書工作又指導秘秘書學是一門獨立的科學是源于秘書工作又指導秘書工作的科學理論書工作的科學理論秘書學是研究秘書工作使其科學化理論化并充分秘書學是研究秘書工作使其科學化理論化并充分發揮其效能的學問發揮其效能的學問秘書的研究對象有秘書的研究對象有秘書人員秘書人員秘書部門秘書部門秘書工作秘書工作秘書工作分為群体及個体以秘書工作分為群体及個体以“為領導者的工作運轉為領導者的工作運轉和決策服務和決策服務”為宗旨為宗旨秘書人員從事助理性參謀性工作諸如秘書人員從事助理性參謀性工作諸如起草核對文件起草核對文件列印遞送文件列印遞送文件調查研究信息調查研究信息查証解決問題查証解決問題電話

2、交際接待電話交際接待會議日程安排會議日程安排重點事務提點重點事務提點文檔資料管理文檔資料管理應答回應咨詢應答回應咨詢其它等其它等秘書工作是秘書學的來源和基礎秘書工作是秘書學的來源和基礎秘書學又指導引發秘書工作的發展是秘書工作秘書學又指導引發秘書工作的發展是秘書工作的科學化理論化体現的科學化理論化体現秘書工作与秘書學關系密切又不相同把兩者分割秘書工作与秘書學關系密切又不相同把兩者分割開來或混為一談均不正确開來或混為一談均不正确秘書工作秘書學來源/基礎指導/引發樞紐作用樞紐作用處于各方中心位通過文件會議或其它方式承上處于各方中心位通過文件會議或其它方式承上啟下溝通左右啟下溝通左右助手作用助手作用為

3、上司辦事令上司有更多精力及時間應對更重要為上司辦事令上司有更多精力及時間應對更重要的事的事參謀作用參謀作用草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策草擬文件處理信息提供參考建議為上司決策服務服務耳目作用耳目作用將所听所見的情況反映上司為上司決策工將所听所見的情況反映上司為上司決策工作指導提供參考信息作指導提供參考信息協調作用協調作用如會議安排活動安排等如會議安排活動安排等門面窗口作用門面窗口作用秘書部門或人員的工作態度工作質量辦事效秘書部門或人員的工作態度工作質量辦事效率等率等因日常處理上司文件參与各類會議故了解公司投資資訊因日常處理上司文件參与各類會議故了解公司投資資訊 運作方針運作方針/政策政

4、策/制度而任何資訊在出台之前需要經過反复制度而任何資訊在出台之前需要經過反复的修正故未發布實施之前不可過早泄漏否則造成負面影響的修正故未發布實施之前不可過早泄漏否則造成負面影響尤其對于人事調動投資策略重大決策改變等敏感資料更尤其對于人事調動投資策略重大決策改變等敏感資料更應守口如瓶應守口如瓶基礎基礎 知識面廣知識面廣 頭腦清楚頭腦清楚 思維敏捷思維敏捷 手腳勤快手腳勤快 經驗丰富經驗丰富能力能力n專業能力專業能力n理解和領會能力理解和領會能力n條理和駕馭能力條理和駕馭能力n口語表達能力口語表達能力n應變能力應變能力n交際能力交際能力精明的辦事本領精明的辦事本領文字表達能力是秘書人員的基本功几乎

5、整天与文字打交道文字表達能力是秘書人員的基本功几乎整天与文字打交道如草擬文件會議記錄等如草擬文件會議記錄等秘書人員的文字表達能力不是單純文筆技巧問題它實際秘書人員的文字表達能力不是單純文筆技巧問題它實際是較高的政治理論水平丰富的科學文化知識較強的分析是較高的政治理論水平丰富的科學文化知識較強的分析問題能力以及流暢的文筆等綜合能力問題能力以及流暢的文筆等綜合能力文字表達能力的形成和提高賴于長期反复刻苦的寫作文字表達能力的形成和提高賴于長期反复刻苦的寫作實踐由實踐中加以消化做到心領神會下筆才能左右逢實踐由實踐中加以消化做到心領神會下筆才能左右逢源源較強的文字表達能力較強的文字表達能力電腦操作電腦操

6、作資料复印資料复印攝影技術攝影技術錄音錄像技術錄音錄像技術打字技術打字技術速記技術速記技術書法藝術書法藝術編輯校對技能編輯校對技能其它等其它等 特殊技能特殊技能知識積累知識積累積累意味著積少成多意味著勤奮好學絕不是積累意味著積少成多意味著勤奮好學絕不是听其自然坐待知識進門听其自然坐待知識進門思維訓練思維訓練語言能力語言能力(語言是表達思想進行交際的工具語言是表達思想進行交際的工具)邏輯能力邏輯能力思辨能力思辨能力 (邏輯思辯認識能力認識事物本質邏輯思辯認識能力認識事物本質)認識能力認識能力領會能力領會能力(對上級指意反應快領會准對上級指意反應快領會准)臨机應變能力臨机應變能力即臨机處置能力不只

7、是應變而且表現于反應即臨机處置能力不只是應變而且表現于反應迅速思路敏捷處置泰然机智靈活的智能迅速思路敏捷處置泰然机智靈活的智能以上思維的開發一靠思維開發以上思維的開發一靠思維開發 二是要在實際二是要在實際工作中學習和鍛煉做到靈机泉涌左右逢源分工作中學習和鍛煉做到靈机泉涌左右逢源分秒不誤毫厘不差秒不誤毫厘不差記憶訓練記憶訓練秘書人員必須善于認人記人記事強記博取秘書人員必須善于認人記人記事強記博取應付自如應付自如記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得記人除了要掌握方法訣竅之外主要的還得靠平時勤下功夫多動腦子靠平時勤下功夫多動腦子反思反思(自省自省)能力能力要善于隨時回顧自己的言行善于總結自己的成要善

8、于隨時回顧自己的言行善于總結自己的成功經驗和失敗教訓特別要善于發現自己過失和功經驗和失敗教訓特別要善于發現自己過失和不足不足多些樂觀和幽默多些樂觀和幽默樂觀和幽默是自信心的表現樂觀和幽默是自信心的表現培植自信心培植自信心既要看到自己的長處也要看到自己的短處既不既要看到自己的長處也要看到自己的短處既不滿足不陶醉于長處也不忌諱短處滿足不陶醉于長處也不忌諱短處鼓勵競爭精神防止嫉妒心理鼓勵競爭精神防止嫉妒心理正當競爭帶來的是積极成果是進步的動力嫉妒正當競爭帶來的是積极成果是進步的動力嫉妒是一种消极因素有百弊而無一利是一种消极因素有百弊而無一利辦事的職能辦事的職能辦事是秘書工作的兩大職能之一辦事是秘書工

9、作的兩大職能之一協助上司的工作運轉以提高上司工作效率協助上司的工作運轉以提高上司工作效率怎樣提高辦事效率怎樣提高辦事效率1. 領導要有權威員工要有紀律領導要有權威員工要有紀律2. 机制要优化体制要合理机制要优化体制要合理3. 工作環節安排合理緊湊工作環節安排合理緊湊4. 文件要發得少些再少些文件要發得少些再少些5. 文件寫得短些再短些文件寫得短些再短些6. 合理安排會議填平合理安排會議填平“會海會海”7. 堅持評審完善催辦制度堅持評審完善催辦制度8. 實現辦公現代化實現辦公現代化9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏工作人員的訓練有素和工作的快節奏10. 培養效率意識進行習俗革命培養效率意識進

10、行習俗革命1.起草核對文稿中的參謀作用起草核對文稿中的參謀作用2.資訊信息搜集研究的參謀作用資訊信息搜集研究的參謀作用3.會務安排的參謀作用會務安排的參謀作用4.公務活動中的參謀作用公務活動中的參謀作用5.制度評審完善的參謀作用制度評審完善的參謀作用6.協調工作中的參謀作用協調工作中的參謀作用7.信訪工作中的參謀作用信訪工作中的參謀作用8.議事制度超前預后工作中的參謀作用議事制度超前預后工作中的參謀作用定義一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程表現形式談話(組織机构處理日常事物的主要方式)書面肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)接受指示接受指示 認真听不明白的地方一定要問明白認真听不明白的

11、地方一定要問明白 如有不同看法及時提出商量如有不同看法及時提出商量 表明如何落實執行表明如何落實執行匯報工作匯報工作先說結果再敘過程先說結果再敘過程條理清晰簡洁明了條理清晰簡洁明了切勿提出瑣碎或不相關的事情切勿提出瑣碎或不相關的事情反映工作問題反映工作問題實事求是實事求是准備好解決方案准備好解決方案提出工作意見以請教方式提出提出工作意見以請教方式提出提出對上司個人的建議提出對上司個人的建議方式委婉方式委婉 注意場合注意場合 接受批評接受批評不要反駁真心道歉不要反駁真心道歉如有必要可适當解釋如有必要可适當解釋接受表揚接受表揚感謝並表明會繼續努力感謝並表明會繼續努力功勞歸下屬如有其他人幫助過要提起

12、功勞歸下屬如有其他人幫助過要提起工作配合工作配合禮貌待人不卑不亢禮貌待人不卑不亢以解決問題為出發點平等互助以解決問題為出發點平等互助學習和欣賞同事的优點學習和欣賞同事的优點其它其它接受同事幫助后要表示感謝並告知結果接受同事幫助后要表示感謝並告知結果同事受批評時要給予安慰和鼓勵同事受批評時要給予安慰和鼓勵 同事受表揚時表示祝賀同事受表揚時表示祝賀委婉指出同事的缺點委婉指出同事的缺點多贊美同事多贊美同事自己不小心做錯事時要真心道歉自己不小心做錯事時要真心道歉不談論同事的個人隱私不談論同事的個人隱私不說有損他人形象或自尊心的話不說有損他人形象或自尊心的話 思考及討論思考及討論 我們公司常用溝通方式有

13、哪些我們公司常用溝通方式有哪些 你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能達到最佳的溝通效果達到最佳的溝通效果 過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的想法或做法為什么會有你現在如何看待想法或做法為什么會有你現在如何看待禮貌禮節禮儀禮貌禮節禮儀 v 禮貌禮貌指在人際交往中通過言語動作向交往對象表示謙指在人際交往中通過言語動作向交往對象表示謙虛和恭敬虛和恭敬v 禮節禮節 指人們在交際場合相互表示尊重友好的慣用形式指人們在交際場合相互表示尊重友好的慣用形式v 禮儀禮儀指在人際交往之中自始至終地以一定的約定俗成指在人際交往

14、之中自始至終地以一定的約定俗成的程序方式來表現的律己敬人的完整行為的程序方式來表現的律己敬人的完整行為 禮儀特征禮儀特征一一規范性規范性 約束人們在一切場合的言談話語行為舉止使之合乎禮儀約束人們在一切場合的言談話語行為舉止使之合乎禮儀是衡量他人判斷自己是否自是衡量他人判斷自己是否自 律敬人的一种尺度律敬人的一种尺度二二限定性限定性 主要适用于交際場合适合于普通情況之下一般的人際交往主要适用于交際場合适合于普通情況之下一般的人際交往与應酬与應酬三三可操作性可操作性 切實有效實用可行規則簡明易學易用便于操作切實有效實用可行規則簡明易學易用便于操作禮儀原則禮儀原則1遵守遵守 每一位參与者無論身份高低

15、都必須自覺自願遵守禮儀以禮每一位參与者無論身份高低都必須自覺自願遵守禮儀以禮儀去規范自己在交際活動中的一言一行一舉一動儀去規范自己在交際活動中的一言一行一舉一動2自律自律 要自我要求自我約束自我控制自我對照自我反省自要自我要求自我約束自我控制自我對照自我反省自我檢點我檢點3敬人敬人 要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處要求日常要互謙互讓互尊互敬友好相待和睦共處4寬容寬容 多容忍他人多体諒他人多理解他人多容忍他人多体諒他人多理解他人5平等平等 禮儀允許因人而宜但對任何人必須一視同人禮儀允許因人而宜但對任何人必須一視同人 給給予同等程度的禮遇予同等程度的禮遇6适度适度 要求應用禮儀時為保証取

16、得成效必須注意技巧要求應用禮儀時為保証取得成效必須注意技巧合乎規范把握分寸認真得体合乎規范把握分寸認真得体 對公司職員在辦公地點內的儀容儀表言談言語舉止行為和對公司職員在辦公地點內的儀容儀表言談言語舉止行為和待人接物所作的基本規范待人接物所作的基本規范儀容干淨儀容干淨, ,整洁整洁( (但私人梳理但私人梳理, ,避免公開的操作避免公開的操作) )舉止与動作要大方得体舉止与動作要大方得体非必要的合作非必要的合作, ,同事之間不能允許說閑話同事之間不能允許說閑話, ,開玩笑開玩笑對上級要尊重對上級要尊重, ,支持支持, ,理解和不卑不亢理解和不卑不亢. .對同事要真誠合作對同事要真誠合作, ,公平

17、競爭公平競爭, ,寬以待人寬以待人. .平等交往平等交往, ,沒有貴賤之分沒有貴賤之分. .a.a.聯系實際聯系實際b.b.重复漸進重复漸進c.c.自我監督自我監督d.d.多頭并進多頭并進v有助于提高人的自身修養v有助于人們美化自身,美化生活v有助于促進人們的社會交往,改善人們的人際關系檔案范團信函文件合同會議記錄計划法律文件檔案范團信函文件合同會議記錄計划法律文件媒介報道廣告人事記錄財務報表原始賃証等媒介報道廣告人事記錄財務報表原始賃証等檔案分類方法檔案分類方法v按人名分按人名分v按主題分按主題分v按區域分按區域分排列存檔法排列存檔法v按字母按字母/代號代號/顏色排列有利歸檔和檢索顏色排列有

18、利歸檔和檢索v按數字排列有利于計算机應用和檢索按數字排列有利于計算机應用和檢索有有條理地進行歸檔分類資料端正地放在工作台上條理地進行歸檔分類資料端正地放在工作台上對齊邊沿對齊邊沿資料按一定順序排列便于查找資料按一定順序排列便于查找避免資料又厚又重避免資料又厚又重每份文件標上日期或代號以表明這份文件的保存時每份文件標上日期或代號以表明這份文件的保存時間及入檔時間間及入檔時間 熟悉運用适合自己部門的特殊編索以便在提取使用時迅速熟悉運用适合自己部門的特殊編索以便在提取使用時迅速准确而代號則便于歸檔和檢索資料比如准确而代號則便于歸檔和檢索資料比如以個人姓名編制索引以個人姓名編制索引以部門名稱編制索引以

19、部門名稱編制索引以文件項目編制索引以文件項目編制索引 索引首先分成條目（標題和頁碼）條目可依次分為次條目索引首先分成條目（標題和頁碼）條目可依次分為次條目次次條目次次條目用途用途記載傳達會議情況和議定事項記載傳達會議情況和議定事項寫作要求寫作要求根据會議主要精神進行歸納根据會議主要精神進行歸納 會議往往人多議論多意見不盡一致不能兼收并蓄會議往往人多議論多意見不盡一致不能兼收并蓄所謂會議紀要顧名思義就是所謂會議紀要顧名思義就是“紀實其要紀實其要”要根据會議要根据會議的精神進行整理歸納的精神進行整理歸納要使內容條理化要使內容條理化 大型會議多項議題体現會議精神的材料縱橫交錯頭大型會議多項議題体現會

20、議精神的材料縱橫交錯頭緒紛繁會議紀要要綜合分析按事物內部聯系分門別類緒紛繁會議紀要要綜合分析按事物內部聯系分門別類使問題集中觀點鮮明條理清晰使問題集中觀點鮮明條理清晰要准确具体要准确具体 議定事項是有關部門議定事項是有關部門/人員執行的依据具很強政策性人員執行的依据具很強政策性表述必須准确具体特別是研究財力物力指標分配表述必須准确具体特別是研究財力物力指標分配人員編制等數字更要寫得准确無誤人員編制等數字更要寫得准确無誤具体寫法具体寫法標題會議全稱加上標題會議全稱加上“紀要紀要”如配件短數控制會議紀要如配件短數控制會議紀要開頭介紹會議概況包括召開會議目的時間人員主開頭介紹會議概況包括召開會議目的

21、時間人員主要活動和收獲等要活動和收獲等主体集中表述會議主要情況和議定事項主体集中表述會議主要情況和議定事項按問題寫先主后次鋪排開來按問題寫先主后次鋪排開來按議定事項寫按議程的先后順序分條列項按議定事項寫按議程的先后順序分條列項摘引与會者的發言講話要點通過具体言論反映會議摘引与會者的發言講話要點通過具体言論反映會議精神精神結尾提出貫徹執行的意見和要求或提出希望或意結尾提出貫徹執行的意見和要求或提出希望或意盡則止不另寫結尾盡則止不另寫結尾書刊部書刊部超額物料領用申請超額物料領用申請David Leung本部門6月份箱頭筆用量配額為50盒因咭書生產量大增至今日(25日)已用盡指標特向您申請再領用10

22、盒以應對生產需要敬請批准 書刊部 2002年6月25日嚴禁在工作崗位進食的通告嚴禁在工作崗位進食的通告全体職工近來發現不少職工在工作崗位進食造成影響環境衛生影響公司形象招引虫蟻老鼠有机會誘發傳染病其它等鑒此公司全体職工嚴禁在工作崗位進食任何食物一旦發現有違將追究責任特此通告 簽署 _ 2002年2月20日會議通知會議通知各部門主管請出席今日下午由本人主持的會議詳情如下a. 時間2:00pmb. 地點三樓培訓課室c. 參加各部主管d. 主旨施政報告宣傳敬請所有人員准時出席特此通知 簽署 _ 2002年2月20日打印机使用告示打印机使用告示政策部全体人員為減少打印机故障延長使用壽命請政策部所有人員

23、留意以下事項請勿使用單面紙列印請勿使用硬咭紙列印裝紙前將紙張松散篤齊列印時請選用正确的紙張size請勿擅自按打印面板掣以免程序出錯特此告示 政策秘書及支援部示 2003年2月20日警告信警告信据觀察近向你工作表現十分之差表現在上班遲到/早退工作懶散不能跟上進度完成預計工作工作錯誤頻頻發生現發此警告信望即刻改善以上惡劣行為否則將予以嚴厲處罰特此警告 簽署_ 2003年2月20日(例文例文1)廣東省日用工業品展銷會定于4月5日上午9時在鶴山市体育館舉行開幕式敬請光臨 此致先生 廣東省日用工業品展銷會籌備組 200年月日于鶴山市 (開幕后5天內全部商品按九五折优惠价供應)(例文例文2)謹定于公歷20

24、02年5月日(星期)下午5時在賓館為舉行結婚典禮敬備薄酌 恭候光臨送呈 先生 女士 席設閣下午6時入席恕乏价催敬約雅圖仕歡樂嘉年華雅圖仕歡樂嘉年華歡迎詞歡迎詞各位領導各位來賓雅圖仕全体職工 表示歡迎-最后預祝活動取得圓滿成功祝各位身体健康 200年月日祝詞祝詞鴻圖百貨商場正值我市被定為沿海開放城市之際貴商場落成開業這是我們商業界也是全市人民生活中的一件喜事借此向貴商場同仁致以熱烈的祝賀祝開業大吉生意興隆 公司全体職工 200年月日 版面設定邊界(快捷鍵Alt-F-U)檔案檔案選擇版面設定選擇版面設定版面設定內容邊界版面設定內容邊界為文字与紙邊的距離為文字与紙邊的距離通常上通常上/下左下左/右對

25、稱右對稱 版面設定紙張大小版面設定紙張大小選擇版面設定選擇版面設定選擇打印紙張大小選擇打印紙張大小設定打迎方向設定打迎方向特別介紹當第特別介紹當第1頁為縱向第頁為縱向第2頁需橫向時將光標移至第頁需橫向時將光標移至第1頁頁最后最后1個字節處依次選擇檔案版面設定紙張大小橫向個字節處依次選擇檔案版面設定紙張大小橫向套于用插入點之后套于用插入點之后選擇插入點之后選擇插入點之后 編輯剪下复制貼上方法一點擊“檔案”進行選擇方法二直擊“快速列”方法三鍵盤快捷鍵剪下Ctrl-X复制Ctrl-C貼上Ctrl-V編輯編輯 編輯尋找編輯尋找/取代取代此功能适用于將文章中某個字取代為另一個字比如將此功能适用于將文章中

26、某個字取代為另一個字比如將“工程師工程師”取代為取代為“技術員技術員”尋找目標輸入尋找目標輸入“工程師工程師”取取代為輸入代為輸入“技術員技術員”再選擇再選擇“全部取代全部取代” 檢視工具列根据日常需要設定常根据日常需要設定常用之工具欄選定所需用之工具欄選定所需的項目的項目檢視檢視 插入特殊符號插入特殊符號部份不能輸入或較難輸入的符號可通過設定部份不能輸入或較難輸入的符號可通過設定“特殊符號特殊符號”來來解決選擇解決選擇“插入插入”“特殊符號特殊符號”選擇所需求的符號按選擇所需求的符號按“顯示符號表顯示符號表”覆蓋不需要或較少用的符號最后按覆蓋不需要或較少用的符號最后按“确定确定”文件編輯需用

27、特殊符號時直接點擊符號表即可文件編輯需用特殊符號時直接點擊符號表即可插入插入 插入圖片插入圖片為了令文字与圖案相結合增強文件視覺感有為了令文字与圖案相結合增強文件視覺感有時需加插圖片方法如下時需加插圖片方法如下 格式字型格式字型格式格式 格式項目符號格式項目符號令令文字對齊且可選擇不同符合進行有層次的表述文字對齊且可選擇不同符合進行有層次的表述 格式首字放大格式首字放大 格式主題只能在只能在電腦上電腦上觀效果打印觀效果打印唔到唔到 表格插入表格表格表格 表格表格設定選取表格選擇選取表格選擇“表格自動設定表格自動設定”中所需的表格形式中所需的表格形式 依次選擇1. 工具列2. 指令3. 插入4.

28、 選定方程式編輯器向編輯欄移動特別介紹(1)方程式特別介紹特別介紹 kikififixi11.掌握了以上功能任何方程式都迎刃而解掌握了以上功能任何方程式都迎刃而解特別介紹特別介紹(2)文字藝術師文字藝術師依次選擇1. 檢視2. 工具列3. 文字藝術師4. 插入文字藝術師 可根据需要對可根据需要對文字藝術進行文字藝術進行編輯編輯(形狀間形狀間距方向等距方向等)(一一) 鍵盤快捷鍵鍵盤快捷鍵擊鍵功能CtrlX剪下CtrlC复制CtrlV粘上CtrlF尋找CtrlH替代CtrlZ复原CtrlY取消复原Ctrl數字健盤“”增加列/欄Ctrl數字健盤“”刪除列/欄右左上下一個單元格Ctrl到當前數据區的

29、邊緣Page UpPage Down向上向下一個窗口(頁面)Home到行頭End到行尾CtrlHome到工作表的A1(左上角)CtrlEnd到工作表的右下角End在當前列或行移動一個數据區舉例輸入舉例輸入“1月份月份” 鼠標選中鼠標選中 “1月份月份”儲存格并指住此儲存儲存格并指住此儲存格右下角待出現格右下角待出現“”符號符號 按住鼠標左鍵不放向下按住鼠標左鍵不放向下/向右拖向右拖1. 快速輸入快速輸入“連續日期連續日期(星期星期/月份月份)”(二二) 錄入錄入技巧技巧舉例輸入舉例輸入“1” 鼠標選中鼠標選中 “1”儲存格指住此儲存格右下角待儲存格指住此儲存格右下角待出現出現“”符號同時按符號

30、同時按“Ctrl”鍵鍵 按住鼠標左鍵和按住鼠標左鍵和“Ctrl”鍵不放向下鍵不放向下/向右拖向右拖2. 快速輸入快速輸入“連續數字連續數字”(二二) 錄入錄入技巧技巧1. 錄入基本資料并做好錄入基本資料并做好“存檔存檔”功夫功夫數字格式整理選范圍數字格式整理選范圍鼠標點擊鼠標點擊“” 點擊點擊“增加或減少小數位增加或減少小數位數數”(三三) 表格繪制表格繪制2. 繪制表格繪制表格方法一選擇表格范圍方法一選擇表格范圍 選菜單選菜單“格式格式” “儲存格儲存格” “外框外框”方法二選擇表格范圍方法二選擇表格范圍 按鼠標右鍵按鼠標右鍵 “儲存格儲存格” “外框外框”(三三) 表格繪制表格繪制3. 設

31、定列高設定列高選擇范圍選擇范圍(需放大需放大/縮小的列縮小的列)選菜單選菜單“格式格式” “列高列高” 輸入合适輸入合适數字數字技巧將鼠標放在兩個列標號之間當其變成黑色十字時就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大列的寬度(三三) 表格繪制表格繪制4. 設定欄寬設定欄寬選擇范圍選擇范圍(需放大需放大/縮小的欄縮小的欄)選菜單選菜單“格式格式” “欄寬欄寬” 輸入合适數字輸入合适數字技巧將鼠標放在兩個欄標號之間當其變成黑色十字時就可以通過鼠標左右拖動來縮小或擴大欄的寬度(三三) 表格繪制表格繪制5. 表格格式整理數字表格格式整理數字/對齊對齊/字体字体方法一選擇表格范圍方法一選擇表格范圍 選菜單選菜單

32、“格式格式” “儲存格儲存格” 方法二選擇表格范圍方法二選擇表格范圍 按鼠標右鍵按鼠標右鍵 “儲存格儲存格”(三三) 表格繪制表格繪制6. 設置底紋和背景設置底紋和背景技巧選擇范圍技巧選擇范圍 點擊點擊“填滿色彩填滿色彩”快捷鍵選擇顏色快捷鍵選擇顏色(三三) 表格繪制表格繪制7. 刪除或插入列刪除或插入欄刪除或插入列刪除或插入欄刪除技巧選擇需刪除范圍(列或欄)按Ctrl數字鍵盤“”插入插入技巧將光標移到所需位置按Ctrl數字鍵盤“”(三三) 表格繪制表格繪制8. 版面設定版面設定(三三) 表格繪制表格繪制9. 預覽列印預覽列印注意當表格所有資料錄入完畢后要重新選擇表格字体注意當表格所有資料錄入

33、完畢后要重新選擇表格字体/字號框線字號框線(三三) 表格繪制表格繪制10. 設定列印范圍設定列印范圍設定設定選擇列印范圍選擇列印范圍 選選“檔案檔案” “列印范圍列印范圍” “設定設定列印范圍列印范圍”清除清除選選“檔案檔案”(不用選范圍不用選范圍) “列印范圍列印范圍” “取消取消列印范圍列印范圍”(三三) 表格繪制表格繪制11. 列印列印選選“檔案檔案” “列印列印” (或者直按快速鍵或者直按快速鍵CtrlP或格式上的列印標志或格式上的列印標志)(三三) 表格繪制表格繪制快捷鍵快捷鍵复原复原CtrlZ 取消复原取消复原CtrlY1. 复原和取消复原复原和取消复原(四四) 功能使用功能使用尋

34、找尋找CtrlF2. 尋找和取代尋找和取代取代取代CtrlH公式也可以使用取代公式也可以使用取代(四四) 功能使用功能使用選選“資料資料” “排序排序” 選條件選條件(從高到低為遞減從低到高為從高到低為遞減從低到高為遞增遞增)3. 排序排序快捷鍵只适合以選擇范圍中第一欄為快捷鍵只适合以選擇范圍中第一欄為“關鍵關鍵”排序如上圖排序如上圖A欄欄(四四) 功能使用功能使用自動篩選自動篩選(根据條件要求篩選根据條件要求篩選)選資料表頭選資料表頭 “篩選篩選” 自動篩選自動篩選 進階篩選進階篩選(不選重复記錄不選重复記錄)選定欄選定欄 “篩選篩選” 進階篩選進階篩選按按“确定确定”4. 篩選篩選未達未達

35、條件的記錄不是被刪除而是被隱藏條件的記錄不是被刪除而是被隱藏(四四) 功能使用功能使用凍結凍結將光標放在需要位置將光標放在需要位置選選“視窗視窗” “凍結窗格凍結窗格” 取消取消選選“視窗視窗” “取消凍結窗格取消凍結窗格” 5. 窗口凍結窗口凍結(四四) 功能使用功能使用功能僅複製數值、公式、註解或儲存格格式功能僅複製數值、公式、註解或儲存格格式6. 選擇性貼上選擇性貼上(四四) 功能使用功能使用選取要复制的儲存格選取要复制的儲存格按复制按复制“選擇性貼上選擇性貼上” 選擇要求選選擇要求選項項隱藏隱藏選取整欄選取整欄/列列 按鼠標右鍵按鼠標右鍵 選擇選擇“隱藏隱藏” 取消選取被隱藏之左右欄取

36、消選取被隱藏之左右欄/列列 按鼠標右鍵按鼠標右鍵 選擇選擇“取消隱藏取消隱藏” 7. 隱藏隱藏(四四) 功能使用功能使用8. 符號符號(四四) 功能使用功能使用電腦默認設定電腦默認設定3個工作表日常可以根据實際工作需要改變預設個數個工作表日常可以根据實際工作需要改變預設個數1. 工作表個數設定工作表個數設定(五五) 工作表工作表(1)复制用鼠標指定要复制的工作表名稱复制用鼠標指定要复制的工作表名稱按鼠標按鼠標“左鍵左鍵”“Ctrl”鍵拖動工作表鍵拖動工作表(2)移動用鼠標指定要复制的工作表名稱移動用鼠標指定要复制的工作表名稱按鼠標按鼠標“左鍵左鍵”拖動工作表拖動工作表(3) 顯示菜單用鼠標指住

37、某一工作表名稱擊鼠標右鍵顯示菜單用鼠標指住某一工作表名稱擊鼠標右鍵2. 工作表編輯工作表編輯(五五) 工作表工作表1. 加法加法逐個加總用逐個加總用“”號逐個相加號逐個相加自動加總自動加總a.套用公式套用公式b.用鍵盤直接鍵入用鍵盤直接鍵入SUM（B4:B15)(六六) 公式公式2. 減法減法也可用鍵盤輸入也可用鍵盤輸入B4-C4(六六) 公式公式3. 乘法乘法也可用鍵盤直接輸入也可用鍵盤直接輸入B4*C4(六六) 公式公式4. 除法除法也可用鍵盤直接輸入也可用鍵盤直接輸入B4/C4(六六) 公式公式5. 平均值平均值用鼠標點擊后選擇核算范圍用鼠標點擊后選擇核算范圍(六六) 公式公式6. IF

38、使用使用(六六) 公式公式7. 公式絕對引用和相對引用公式絕對引用和相對引用如果不鎖定如果不鎖定“絕對引用方式絕對引用方式”當复制公式時會出現錯誤當复制公式時會出現錯誤(因為因為Excel會自動作了調整會自動作了調整)(六六) 公式公式8. 跨工作表公式設定跨工作表公式設定(內部引用和鏈接內部引用和鏈接)(六六) 公式公式9. 跨檔案公式設定跨檔案公式設定(外部引用和鏈接外部引用和鏈接)當被鏈接的工作表關閉時完整路徑就出現在外部工作表引用上當被鏈接的工作表關閉時完整路徑就出現在外部工作表引用上(六六) 公式公式1. 走勢圖走勢圖整理格式整理格式(七七) 圖表繪制圖表繪制2. 分布圖分布圖(1)

39、由高到低由高到低排序排序(七七) 圖表繪制圖表繪制選定圖表樣式選定圖表樣式選定范圍選定范圍2. 分布圖分布圖(2)設定表頭設定表頭(七七) 圖表繪制圖表繪制圖表檢視設定圖表檢視設定格式整理格式整理3. 柏拉圖柏拉圖(1)(七七) 圖表繪制圖表繪制由高到低由高到低排序排序累計百分比累計百分比選定模型選定模型3. 柏拉圖柏拉圖(2)(七七) 圖表繪制圖表繪制選定范圍選定范圍表頭表頭設定設定整理格式整理格式4. 复制到复制到Word編輯編輯(七七) 圖表繪制圖表繪制選定圖表复制選定圖表复制貼到貼到Word整理格式整理格式 單擊工具欄中的“新建”快捷按鈕開啟新幻燈片開啟新幻燈片 選擇空白幻燈片版式 單

40、擊文字框輸入文字單擊美工圖案框選取圖片幻燈片編輯幻燈片編輯 幻燈片母片幻燈片母片選取“檢視”中的“母片”顯示如下圖樣式此時輸入某些文字或圖片將令每一頁產生效果 選擇“檢視”中的“頁首及頁尾”產生下圖樣式在投影片編號前的框內确定最后選擇“全部套用”投影片編號投影片編號 選擇“插入”欄中的“圖片”選取需要插入的類型插入圖片插入圖片 選擇“插入”欄中的“表格”插入表格插入表格將光標定位于縱欄線可自由調整其寬度將光標定位于縱欄線可自由調整其寬度 選擇“格式”欄中的“項目符號”項目符號項目符號選取選取“圖片圖片”可選擇更多的符號可選擇更多的符號 投影片背景投影片背景選擇“格式”欄中的“背景”可可直接點擊

41、色彩直接點擊色彩可選擇填滿效果可選擇填滿效果 選擇“格式”欄中的“套用簡報設計范本”套用簡報設計范本套用簡報設計范本選后其中的一個范本按選后其中的一個范本按“套用套用” 選擇“檢視”欄中的“投影片瀏覽”出現以下圖示投影片播放效果投影片播放效果選擇播放方式選擇播放方式 選擇“投影片放映”欄中的“自訂動畫”或選取需設定動畫之文字框或圖案單擊右鍵選擇“自訂動畫”投影片動畫效果投影片動畫效果 選取投影片中需動畫效果之物件播放順序播放效果(一一 ) 建立新郵件建立新郵件(Ctrl+N)(1) 電郵選取電郵選取(一一 ) 建立新郵件建立新郵件(Ctrl+N)(2) 期限設定期限設定 設定期限功能當此郵件到

42、期時設定期限功能當此郵件到期時電腦會自動提醒電腦會自動提醒 但是如果所設的期限已過期但是如果所設的期限已過期電腦則不會自動作出提醒因為按确電腦則不會自動作出提醒因為按确定時電腦則會彈出貼示定時電腦則會彈出貼示指定的資料指定的資料与時間已是過去將不設定任何提醒与時間已是過去將不設定任何提醒确定嗎确定嗎 此功能類似此功能類似“工作工作”指派功能但不同的是此功能可以有許多收件者指派功能但不同的是此功能可以有許多收件者(一一 ) 建立新郵件建立新郵件(Ctrl+N)(3) 主旨輸入主旨輸入相信大部份同事在日常工作中曾經遇到過類相信大部份同事在日常工作中曾經遇到過類似左圖一樣的情況輸入郵件時都有輸入似左

43、圖一樣的情況輸入郵件時都有輸入“主主旨旨”內容但是當郵件發出后卻不完整或睇不內容但是當郵件發出后卻不完整或睇不到到似右圖的郵件發出時瞬定是沒有顯示似右圖的郵件發出時瞬定是沒有顯示“主旨主旨”內容的內容的解決辦法輸入郵件時發現解決辦法輸入郵件時發現Outlook左左上方最頂位置未顯示上方最頂位置未顯示“主旨主旨”內容將光標移內容將光標移到到“主旨主旨”欄最前面欄最前面按空格鍵按空格鍵按儲存按儲存見見到顯示到顯示“主旨主旨” 內容后刪除空格內容后刪除空格(二二) 插入檔案插入檔案/項目項目光標位置路徑選擇路徑選擇1231. 檔案插入硬盤或公司网絡檔案插入硬盤或公司网絡的檔案如圖的檔案如圖2. 項目

44、插入郵件如圖項目插入郵件如圖 (三三) 簽名設置簽名設置213(四四) 查電郵姓名和內線電話查電郵姓名和內線電話(方法一方法一)(方法二方法二)按按“新增新增” 選擇選擇“寄件者寄件者/收件者收件者/副本副本” 輸入需查電郵的第一個字母輸入需查電郵的第一個字母或者選擇或者選擇“工具工具”欄之欄之“通訊錄通訊錄”(CtrlShiftB)(五五) 回复回复/轉寄郵件轉寄郵件回覆原來的寄件者會自動成為回覆郵件的收件者但是原來的副回覆原來的寄件者會自動成為回覆郵件的收件者但是原來的副本收件者不會自動成為回覆郵件的副本收件者原來所附的檔本收件者不會自動成為回覆郵件的副本收件者原來所附的檔案也不能打開而需

45、要重新選擇副本收件者和插入檔案案也不能打開而需要重新選擇副本收件者和插入檔案(見右見右上圖上圖)(五五) 回复回复/轉寄郵件轉寄郵件全部回覆原來的寄件者及副本收件者會自動成為新郵件的收件者但全部回覆原來的寄件者及副本收件者會自動成為新郵件的收件者但是原來所附的檔案卻不能打開而需要重新插入是原來所附的檔案卻不能打開而需要重新插入(見左上見左上圖圖)轉轉 寄需重新選擇正本副本收件者及加密副本件者但是原來寄需重新選擇正本副本收件者及加密副本件者但是原來所附的檔案可以正常打開所附的檔案可以正常打開(見右上圖見右上圖)(六六) 回收郵件回收郵件1. 在在“寄件備份寄件備份”打開要回收的郵件打開要回收的郵

46、件2. 選擇選擇“執行執行”欄中欄中“回收這封郵件回收這封郵件”3. 确定回收形式确定回收形式(七七) 重寄郵件重寄郵件1. 打開打開“寄件備份寄件備份”中要重寄的郵件中要重寄的郵件2. 選擇選擇“執行執行”欄中欄中“重寄這個信息重寄這個信息”注當有多份不同的注當有多份不同的資料需要派發相同人資料需要派發相同人仕時可使用此功能仕時可使用此功能選擇選擇“重寄重寄”按鈕后按鈕后只需更新所傳的資料只需更新所傳的資料而不需再重新選擇而不需再重新選擇收件者收件者(八八) 預設特定字体字號預設特定字体字號2134(九九) 工作建立工作建立方法一進入方法一進入“工作工作”直接在直接在“主旨主旨”欄輸入內容后

47、按欄輸入內容后按“回車鍵回車鍵”如要設定如要設定“期限期限”和和“提醒提醒”需要雙擊進入需要雙擊進入方法二進入方法二進入“工作工作”按按“新增新增”在在“主旨主旨”欄輸入內容欄輸入內容(十十) 工作指派工作指派/完成完成注注“指派工作指派工作”只能限定派給一只能限定派給一個人收否則會失去自動追蹤功個人收否則會失去自動追蹤功能能“工作完成工作完成”當當此份此份工作完成后在前面工作完成后在前面“ ”打打“ ”(或者或者增加增加“狀態狀態”欄目直接在欄目直接在“狀態狀態”欄選擇相應狀態欄選擇相應狀態)(十一十一) 行事歷行事歷作用預約會議作用預約會議12對方回覆對方回覆“接受接受”狀態狀態統計各收件

48、者的回覆情況統計各收件者的回覆情況(十二十二) 聯絡人聯絡人213選擇選擇“中國中國” “确定确定”(十三十三) 休假通知休假通知123(十四十四) 子資料夾子資料夾1.作用1.當郵件數目增多時同事未必能夠即時閱讀所有郵件或多或少會有遺漏甚至忘忞要即時跟進的事宜故建議同事可以在“收件匣”及“寄件備份”或者其它資料夾下建立不同的子資料夾把郵件分類放進不同的子資料夾例如 在在“收件匣收件匣”下下建立建立“會議通知會議通知”子資料夾子資料夾(十四十四) 子資料夾子資料夾2. 設立子資料夾在此輸入子資料夾名稱在“收件匣下”已建立子資料夾但是收到此類的郵件不會自動飛入此資料夾而是需要用鼠標標把郵件逐個拖

49、/搬到此子資料夾中123(十四十四) 子資料夾子資料夾3.郵件分類用鼠標選擇要移動的郵件按滑鼠左鍵不放把郵件拖到對應的子資料夾才放開鼠標左健(十四十四) 子資料夾子資料夾4.刪除或重新命名子資料夾用鼠標選擇要刪除的子資料夾按滑鼠右鍵選擇冊除或重新命名(十五十五) 個人資料夾個人資料夾1.設立由于電郵伺服器的空間有限除了各同事日常自行定期刪除不必要的郵件外電腦部已設定定期自動刪除過期的郵件而設立“個人資料夾”可以保留日常有用的郵件(1) 選擇“工具” 按“服務”(十五十五) 個人資料夾個人資料夾(2) 選擇“服務” 按“新增”(3) 選擇“個人資料夾” 按“ 确定”(4) 輸入“檔案名稱” 開啟

50、123(十五十五) 個人資料夾個人資料夾(5) 輸入“名稱” 按“确定”(完成此個人資料夾后可以增加“收件匣”“寄件備件”等子資料夾操作步驟請參閱文中“子資料夾”部份123(十五十五) 個人資料夾個人資料夾方法有如下兩种方法一方法一(1) 先選擇需搬動的郵件 在鍵盤上同時按“Ctrl”“X”或在“編輯”下選擇“剪下”(2) 選擇已建立好的“個人資料夾” 在鍵盤上同時按“Ctrl”“V”或在“編輯”下選擇“貼上”(3) 方法二方法二(4) 選擇需搬動的郵件用鼠標直接拖動(詳見“子資料夾”之“郵件分類”部份)2. 按分類搬動郵件(十五十五) 個人資料夾個人資料夾(1) 刪除郵件刪除郵件/子資料夾子