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1、会计账簿会计账簿述要述要第第七七章会计账簿章会计账簿第一节第一节 会计账簿概述会计账簿概述第二节第二节 会计账簿的分类会计账簿的分类第三节第三节 会计账簿的设置和登记会计账簿的设置和登记第四节第四节 对账结账和错账更正对账结账和错账更正第五节第五节 会计账簿的更换和保管会计账簿的更换和保管 第一节第一节 会计账簿概述会计账簿概述一、会计账簿的含义会计账簿，是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面系统连续地记录各项经济业务的账簿。二、会计账簿与账户的关系会计账簿是账户的表现形式，两者既有区别又有联系。账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和信息载体。如果没有账户
2、也就没有所谓的账簿；如果没有账簿，账户也成了一种抽象的东西，无法存在。但是账簿只是一种外在形式，账户才是它的真实内容。账簿序时分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的，也可以说，账簿是由若干张账页组成的一个整体，而开设于账页上的账户则是这个整体上的个别部分。因此，账簿和账户的关系，是形式和内容的关系。 合理的设置和登记账簿，能系统地记录和提供企业经济活动的各种数据。它对加强企业经济核算，改善的提高经营者有着重要意义，主要表现在以下三个方面：1.通过设置和登记账簿，可以系统地归纳和积累会计核算的资料，为改善企业经营管理，合理使用资金提供资料。2.通过设置和登记账簿，可以为计算财务成果编制会计报表
3、提供依据。根据账簿记录的费用、成本和收入、成果资料，可以计算一定时期的财务成果，检查费用、成本、利润计划的完成情况。3.通过设置和登记账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。通过对账簿资料的检查、分析，可以了解企业贯彻有关方针、政策、制度的情况，要以考核各项计划的完成情况。三、设置会计账簿的意义5账 簿序时账分类账备查账第二节第二节 会计账簿的分类会计账簿的分类一、会计账簿按用途分类6特种日记账日记账普通日记账 也称分录簿，是用来登记各单位全部经济业务的发生完成情况的日记账，可以作为登记账簿的依据 现金日记账银行存款日记账是专门用来记录现金、银行存款发生完成情况的日记账序时
4、账簿亦称日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔顺序登记的账。序时账又分为普通日记账和特种日记账。序时账 根据总分类科目设置，总括反映会计主体经济业务情况。分类账簿明细账 根据明细科目设置，详细记录某一类经济业务情况。总账分类账 分类账簿也称分类账，是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。 二、会计账簿按外形特征分类会计账簿按其外形特征不同，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。（1）订本账簿订本式账簿，也称订本账，是指在账簿启用前就把具有账户基本结构并连续编号的若干张账页固定地装订成册的账簿。（2）活页账簿活页式账簿，也称活页账，是指年度内账页不固定装
5、订成册，而是将其放置在活页账夹中的账簿。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才能将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。（3）卡片账簿卡片式账簿，又称卡片账，是指由许多具有一定格式的卡片组成，存放在一定卡片箱内的账簿。卡片账的卡片一般装在卡片箱内，不用装订成册，也可跨年度长期使用。 三、会计账簿按账页的格式分类（1）三栏式账簿三栏式账簿，是指其账页的格式主要部分为借方、贷方和余额三栏或者收入、支出和余额三栏的账簿。三栏式账簿又可分为设对方科目和不设对方科目两种。 （2）多栏式账簿多栏式账簿，是指根据经济业务的内容和管理的需要，在账页的“借方”和“贷方”栏内再分别按照明细科目
6、或某明细科目的各明细项目设置若干专栏的账簿。（3）数量金额式账簿数量金额式账簿，是指在账页中分设“借方”、“贷方”和“余额”或者“收入”、“发出”和“结存”三大栏，并在每一大栏内分设数量、单价和金额等三小栏的账簿，数量金额式账簿能够反映出财产物资的实物数量和价值量。原材料和库存商品、产成品等明细账一般采用数量金额式账簿。第三节第三节 会计账簿的设置和登记会计账簿的设置和登记一、会计账簿的基本内容1.会计账簿的基本内容10封 面（含封底） 起保护账页的作用，封面上一般写账簿的名称及单位的名称。账簿扉页：扉页上主要用来登载“账簿启用表”和“账户目录”，明确账簿启用日期、记账人员等内容。“ 账页：账
7、页的格式，用来连续系统的进行会计核算。2.会计账簿的启用 为了考证会计账簿记录的合法性和会计资料的真实性、完善性，明确经济业务，会计账簿应由专人负责登记。启用会计账簿应遵守一下规则：(1)认真填写封面及账簿启用和经管人员一览表(2)严格交接手续(3)及时结转旧账3.会计账簿的设置原则(1)账簿的设置必须保证能够全面、系统地核算和监督各项经济活动，为经济管理提供必要的考核指标。(2)账簿的设置要从各单位经济活动和业务工作特点出发进行设置，以利于会计分工和加强岗位责任制。(3)账簿结构要求科学严密，有关账簿之间要有统驭关系或平行制约关系，并应避免重复记账或遗漏。(4)账簿的格式，要力求简明实用，既
8、要保证会计记录的系统和完整，又要避免过于繁琐，以便于日常使用和保存。4.会计账簿的登记规则（1）应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额、和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。（2）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，避免重记、漏记。（3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。（4）登记账簿必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水并用钢笔书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写，但是，银行的复写账簿可以用圆珠笔书写。（5）下列情
9、况，可以用红色墨水记账（6）在登记各种账簿时，应按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如果发生隔页、跳行，应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销，或者注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。对订本式账簿，不得任意撕毁账页，对活页式账簿也不得任意抽换账页。（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏内注明“借”或者“贷”字样。（8）账页记满时，应办理转页手续。(9）实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和会计凭证的当天必须打印出库存现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。二、日记账的设置和登记日记账有普通日
10、记账和特种日记账两类。1.普通日记账普通日记账是逐日序时登记特种日记账以外的经济业务的账簿。在不设特种日记账的企业，则要序时地逐笔登记企业的全部经济业务，因此普通日记账也称分录簿。2.特种日记账（1）现金日记账（2）银行存款日记账2.特种日记账142004 年年原始凭证原始凭证摘要摘要对应科目对应科目分类账页分类账页借借贷贷月月日日65发票发票支付办公费支付办公费管理费用管理费用651000银行存款银行存款3100015普通日记账的格式及登记方法两栏式普通日记账（分录簿）特点：借、贷二栏。 登记：逐日逐笔的进行登记现金日记账过入分类账的账页会计分录同三栏式现金、银行存款日记账的登记方法2004
11、 年年凭凭 证证摘要摘要对应科目对应科目借借贷贷余额余额月月日日字字号号61期初余额期初余额100002收收1收到货款收到货款应收账款应收账款6000160002收收2收到职工还款收到职工还款其他应收款其他应收款2000180002付付1支付费用支付费用管理费用管理费用2000160002本日合计本日合计800020001600016三栏式现金、银行存款日记账的格式及登记特点：设借贷余三栏 登记：逐日逐笔的进行登记现金日记账填制收付款凭证的日期填制收付款凭证中现金、银行存款的对方科目填制收付款凭证的号数简要叙述业务内容根据凭证填制金额逐笔计算余额每日结出当日的余额2004 凭证凭证摘要摘要借借
12、贷贷余额余额月月日日字字号号应收账应收账款款其他应其他应收款收款合计合计管理费管理费用用营业费营业费用用合计合计61期初余额期初余额100002收收1收到货款收到货款60006000160002收收2收到职工还款收到职工还款20002000180002付付1支付费用支付费用20002000160002本日合计本日合计600020008000200020001600017特点：在借方和贷方栏下按对应科目开设多栏 登记：逐日逐笔的进行登记多栏式现金、银行存款日记账的格式及登记银行存款日记账按对应的借方科目设置多栏按对应的贷方科目设置多栏三、 分类账的设置和登记总分类账（P166）明细分类账（P16
13、8）（1）三栏式明细账（2）数量金额栏式明细账（3）多栏式明细账1819登记： 根据会计凭证逐日逐笔的进行登记； 总分类账的格式及登记三栏式总分类账格式特点：设借、贷、余三栏，并在余额栏前设余额方向栏。根据科目汇总表汇总进行登记；根据汇总记账凭证进行登记。2004 年年凭凭 证证摘要摘要借借贷贷借或贷借或贷余额余额月月日日字字号号61期初余额期初余额 借借6000021购进购进A材料材料10000153生产领用材料生产领用材料20000258车间一般领用车间一般领用1000030本月合计本月合计1000030000 借借4000020原材料总分类账登记总账日期根据记账凭证填制金额填制收付款凭证
14、的号数简要叙述业务内容根据账户性质填列余额方向计算余额三栏式总分类账的登记举例2004 年年凭凭 证证摘要摘要借借贷贷借或借或贷贷余额余额月月日日字字号号61期初余额期初余额借借6000021售出商品款项未收售出商品款项未收10000153收回前欠货款收回前欠货款2000030本月合计本月合计10000 20000借借5000021三栏式明细分类账的格式及登记应收账款明细账公司名称：红星公司特点：设借、贷、余三栏，并在余额前选择余额方向，该余额方 向反映账户的性质。登记：逐日逐笔的进行登记适用：只指供价值指标的核算内容，如债权债务类明细账。22数量金额式明细分类账的格式及登记特点：在借、贷、余
15、三栏中分设单价、数量、金额栏。登记：逐日逐笔的根据记账凭证及明细凭证进行登记，适用：不仅提供价值指标，而且提供数量指标的核算内容，如原材料明细账。2004 年年凭凭 证证摘要摘要借借贷贷余额余额月月日日字字号号数数量量单单价价金额金额数数量量单单价价金额金额数数量量单单价价金额金额61期初余额期初余额10100100021购进购进201002000153领用领用5100500250030本月合计本月合计201002000510050025100原材料明细账材料名称：A材料借、贷、余三栏设数量、单价、金额三栏单位：千克23多栏式明细分类账的格式及登记特点：在借、贷、余三栏中分设专栏进行明细核算。
16、登记：逐日逐笔的进行登记。适用：只提供价值指标，适用于收入、费用、成本等核算内容。2004 年年凭凭 证证号号摘要摘要借借 贷贷余余月月日日办公办公人工人工折旧折旧劳保劳保合计合计616购买办公品购买办公品1000100029计提工资费计提工资费2000020001512计提折旧费计提折旧费5000500024交纳劳保费交纳劳保费20002000管理费用明细账借、贷方设置专栏进行明细核算 第四节第四节 对账结账和错账更正对账结账和错账更正 对账，就是核对账目，是指对账簿和账户所记录的有关数据加以检查和核对，以做到账证相符、账账相符和账实相符，它是保证会计账簿记录质量的重要程序。 对账的内容账证
17、核对账账核对账实核对25账证核对 账证核对是指各种账簿记录与有关原始凭证和记账凭证进行核对。它是将原始凭证、记账凭证与账簿中的对应经济业务进行核对，以查明其时间、凭证字号、内容、数量、金额和会计科目是否一致，记账方向是否相符。这种核对，一般是在日常编制凭证和记账过程中进行的。期末如果发现账账不符时，就应回过头来对账簿记录与会计凭证进行检查核对，以确保账证相符，纠正记账错误。26账账核对总分类账簿的核对，通过编制试算平衡表进行。总分类账簿与明细分类账簿的核对，通过编制总账和明细账的试算平衡表完成。总分类账簿与现金、银行存款日记账核对。 会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账
18、定期核对。 账账核对是指各种账簿之间的有关数字进行核对。包括： 27试算平衡表2004年6月30日账户名称期初余额本期发生额期末余额借方贷方借方贷方借方贷方现金1000010000银行存款100000050000200001030000原材料1000010000长期借款200000100000100000实收资本800000150000950000合计100000010000001700001700001050000105000028总账与明细账的试算平衡表2004年6月30日账户名称期初余额本期发生额期末余额借贷借贷借贷A明细账B明细账总账A、B明细账的合计数总账29账实核对现金日记账的账面
19、余额与现金实际库存数相核对银行存款日记账的账面余额与开户银行对账单相核对财产物资明细分类账的账面结存数与实存数相核对各种债权、债务明细分类账的账面余额与有关债权人、债务人的账目相核对。 账实核对是指在账账核对的基础上，各项财产物资等的账面余额与实有数额相核对。其主要内容包括：二、错账更正二、错账更正（一）划线更正法 该法的适用范围该法的适用范围记账凭证正确记账凭证正确在结账之前，发现登账的文字或数在结账之前，发现登账的文字或数字有错误，但记账凭证无错误，如将字有错误，但记账凭证无错误，如将 53200写成写成 305 2 3 005532230000如何使用划线更正法注意：数字错误不能只划去该
20、数字李明31 适用范围： 划线更正法适用于结账前发现的，记账凭证正确，但在过账过程中发生文字或数字错误的错账。经 济业 务日记账总 账明细账记录记账凭证登记错账更正的方法划线更正法注意 如发生结账后的记账凭证正确，而过账错误的，不可以采用划结更正法，而要根据实际情况采用红字更正法或补充登记法。32错账更正方法划线更正法更正方法与步骤 使用这一方法应该注意的是：第一、文字错误可只划掉错误的字，数字错误则需划掉整笔数字，不能只划掉其中一个或几个写错的数字。第二、被划掉的文字或数字仍应清晰可辨，不得涂成模糊一片。 更正的方法是：先将错误文字或数字用单红线划去，表示注销；再在划线的上面用蓝字写上正确的
21、文字或数字，并由记账人员（更正人）及会计机构负责人在更正处盖章，以明确责任。注意（二）红字更正法1红字更正法适应的情况 记账后，如果账薄记录错误是由于记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误造成的，可采用红字更正法进行更正。 红字更正法中的红字金额表示减少，它起到对蓝字抵消的作用。332红字更正法的操作方法（1）用红字金额填写一张与错误凭证完全相同的记账凭证，并在“摘要”栏中写明“更正某月某日第号凭证错误”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录。（2）再用蓝字重填写一张正确的记账凭证，登记入账。34（三）补充登记法记账后发现记账凭证的借贷方向、科目均无错，但所记金额小于应记金额。更正方法
22、：填制一张补充少记金额的记账凭证，并补记入账。35三、结账三、结账36 结账是在将本期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出本期发生额合计和余额，并将其余额结转下期或者转入新账。 结转下个会计期间期末结账日记账总 账明细账结账前的准备37结账前应保证本期发生的经济业务都已入账按权责发生制原则编制调整收入、费用分录并登账。编制结转分录，将本期发生的收入、费用、成本等按核算要求结转入账计算本期的发生额合计及期末余额，办理结账。结账的方法38按结账时间的不同日记账总 账明细账月结季结年结39月结 月结，是指月末对本月账簿记录所进行的总结。2004 年
23、年凭凭 证证摘要摘要借借贷贷借或贷借或贷余额余额月月日日字字号号1131本月合计本月合计6000060000平平0本年累计本年累计150000150000平平0121收收1销售销售A商品商品300009收收3销售销售B商品商品2000030转转25结转当月损益结转当月损益50000会计科目：主营业务收入总 账月末在最后一笔业务的下一行摘要栏内填写“本月合计”，并合计本月该账户的本期借贷方发生额并计算本期期末余额在该栏的上下各划一条通栏的单红线作为结账标志对于损益类账户需要结出本年累计额的，在“本月合计”下一行按相同的方法计结“本年累计”额。本年累计 200000 200000 平 030 本月
24、合计 50000 50000 平 040年结 年结，是指年末时对本年账簿记录所进行的总结。2004 年年凭凭 证证摘要摘要借借贷贷借或贷借或贷余额余额月月日日字字号号121收收1销售销售A商品商品300009收收3销售销售B商品商品2000030转转25结转当月损益结转当月损益50000会计科目：主营业务收入总 账年末在最后一个月或季的“本月合计”或“本季合计”栏下一行的摘要栏内填写“本年合计”，并合计本年该账户的借贷方发生额并计算本期期末余额在“本年合计”栏下再划双红线作为年结标志。本季合计 200000 200000 平 030 本月合计 50000 50000 平 0本年合计 90000
25、0 900000 平 0结账时应根据不同的账户记录，分别采用不同的结账方法：（1）总账账户的结账方法。（2）现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账的结账方法。（3）不需要按月结计发生额的债权、债务和财产物资等明细分类账的结账方法。（4）需要结计本年累计发生额的收入、成本等明细账的结账方法。（5）年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转到下一会计年度，并在摘要栏内注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏内注明“上年结转”字样。 第第五五节节 会计账簿的更换和保管会计账簿的更换和保管 对账，就是核对账目，是指
26、对账簿和账户所记录的有关数据加以检查和核对，以做到账证相符、账账相符和账实相符，它是保证会计账簿记录质量的重要程序。 对账的内容账证核对账账核对账实核对第第五五节节 会计账簿的更换和保管会计账簿的更换和保管一、账簿的更换43 年终结账后，在新的会计年度，总账、日记账和多数明细账应当更换新账。更换新账时，为了保证会计核算的连续性，应将上年度的“年末余额”结转到新账簿上，在新账簿的第一行摘要栏内填写“上年结转”，并在余额栏内填写年初余额数及余额方向。 有些财产物资明细账和债权债务明细账，如固定资产明细账、原材料明细账等由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账的工作量较大，可以跨年度使用，不必每年
27、更换一次。备查账簿也可以连续使用。注意二、账簿的保管44 年终，会计人员应对更换下来的活页账、卡片账装订成册，顺序编号，加具封面封底，登记存档保管。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。 保管期满，一定要按规定的审批程序，报经批准后方可销毁。1.会计账簿的装订整理在年度终了更换新账簿后，应将使用过的各种账簿（跨年度使用的账簿除外）按时装订整理立卷。（1）装订前，首先要按账簿启用和经管人员一览
28、表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、装订封底的顺序装订。（2）对活页账簿，要保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，除去空白页并撤掉账夹，用质地好的牛皮纸做封面和封底，装订成册。多栏式、三栏式、数量金额式等活页账页不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。装订好后，应在封面上填明账目的种类，编号卷号，并由会计主管人员和装订人员签章。（3）装订后会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面要齐全、平整，并注明所属年度和账簿名称和编号。不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。会计账簿要按保管期限分别编制卷号。2.按期移交档案部门进行保管 年度结账后，更换下来的账簿，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后原则上应由财务会计部门移交本单位档案部门保管。移交时需要编制移交清册，填写交接清单，交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章，并在账簿使用日期栏内填写移交日期。账簿保管的期限 一般日记账 15年 现金、银行存款日记账 25年 总账、明细账、辅助账 15年 固定资产卡片 报废后5年47