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1、精选优质文档-倾情为你奉上应收款项管理办法（试行）1 总则1.1 为了进一步加强公司应收款项管理，防范经营风险，减少资金占用，加快公司资金周转，提高资金使用效率，根据企业内部控制规范及公司经营特点和管理要求，制定本办法。1.2 本办法所称应收款项是指公司在生产经营活动中销售产品、材料以及提供劳务形成的应收账款，采购原材料、设备以及接受劳务、服务时形成的预付账款和其他非购销业务形成的其他应收款。1.3 本办法适用于西安启源机电装备股份有限公司，子公司参照执行。2 应收账款管理2.1 销售合同管理2.1.1业务部门应根据公司对客户信用管理的相关制度建立详细的客户档案，对客户实行分级管理，并根据客户
2、信用等级制定相应的赊销额度。客户档案至少每年进行一次更新，并报财务部备案。2.1.2销售合同中必须详细注明付款方式及条件，付款方式与条件应该严格执行公司合同管理相关制度和最新销售政策规定，特殊情况需按权限规定逐级审批。不得私自决定或改变付款条件。2.1.3销售合同必须明确单一的合同责任人，便于执行时落实相关责任；并指定专人管理业务台账，及时统计、跟踪合同及收款情况。销售合同均需在公司ERP系统内录入合同信息、销售金额、历次回款和质保金收回等情况，利用ERP系统做好合同管理和收款预警。2.2 产品发货控制2.2.1产品完工发货必须经财务部应收账款管理人员审核，符合合同规定发货条件，且不存在超期应
3、收账款的办理发货手续，否则不能办理发货手续，同时业务部门及时通知客户清理超期应收账款。零星的备品、配件销售业务原则上应采用现款销售的方式。2.2.2售后部门在进行收费维修业务时，必须由客户先付款，然后才能安排维修。特殊的客户或业务，由公司领导单独审批结算政策。对于有逾期欠款的客户，或已进行安装调试6个月以上仍未出具验收报告的客户，暂停办理维修业务。2.2.3对于试用产品，业务部门应及时与客户沟通产品在试用期内的情况。业务人员应结合客户反馈和经验判断，了解客户最终购买意向。要求退货的，应及时办理退货手续；确定购买的，应于试用期结束一周内办理正式交货手续，取得设备验收报告。业务人员应于试用期到期日
4、前15日内向财务部书面说明客户购买意向。2.2.4销售产品时需要赊销的，业务部门应根据公司合同管理办法和客户信用档案办理发货手续，赊销金额不得超过客户档案中规定的赊销额度，对于滚动结算的产品销售，累计赊销金额不得超过规定的赊销额度。在明确付款期限后经公司总经理批准或公司总经理授权事业部总经理审批后方可发货，货物发出后业务经办人和部门负责人共同负责确保按期收回货款。散热器事业部可根据客户信用管理制度，并结合实际情况制定本事业部赊销相关制度，报公司财务部备案。2.3 关键文件管理2.3.1 业务部门凭产品出厂通知单办理发货，产品运达客户现场后及时办理设备交接，现场安装调试人员取得经客户签章确认的设
5、备交接表、产品货运清单和海关出口货物报关单后原件交专人保管。2.3.2装备产品现场调试完成后，由生产部现场安装调试人员负责向客户索取经客户签章确认的设备验收报告，安装完毕原件交专人保管。如由于特殊原因安装调试人员不能取得该报告时，应积极联系业务人员负责协调联系客户，争取取得验收报告。2.3.3产品终验收完毕后，由业务人员负责根据合同约定付款时间督促客户支付设备终验收款。产品质保期满5个工作日内，业务部门及时向业务人员发放“催收通知书”，业务人员收到“催收通知书”后应及时联系客户收回质保金。2.4 后续管理2.4.1业务部门要以台账的方式对往来单位应收款项进行明细管理，财务部负责应收款项的核算、
6、对账、分析、汇报、协调、督促等工作, 定期对应收款项的账龄进行跟踪分析，将欠款情况通知业务部门，并及时督促业务部门催收款项。2.4.2业务部门开具销售发票时，财务部必须对其应收账款进行检查核对，存在超期应收账款的不得开具发票并通知业务经理催收货款，否则需要专门进行审批。符合开票条件的，须持经过审批的开票通知单到开票人处开具发票，并登记签字。3 预付账款管理3.1 采购合同及付款管理3.1.1 采购部门采购原材料或委托加工签订采购合同时，应对供应商的企业规模、信用状况、执行合同能力等情况详细调查和考评，按照审批后的采购计划争取最优付款方式签订采购合同。3.1.2采购部门在签订采购合同时必须明确单
7、一的合同责任人，便于执行时落实相关责任，采购业务台账由专人负责管理，并在公司ERP系统内录入合同信息、采购金额、历次付款和货物入库等情况。3.1.3对于公司长期稳定的合作企业和市场饱和、可替代性强的常规材料和劳务采购原则上不得预付货款。对确需预付款的采购项目，预付款比例不得高于合同总价的30%，且预付款金额不超过50万元的由事业部总经理批准，同时要求收款方提供至少三个月期的履约保证。预付款金额为50万元以上的须经公司总经理批准后方可签约。3.1.4 对于采购金额较大、采购时间跨度较长、采购风险较高的采购合同，采购部门应加强采购风险管控。采购部门经过综合分析认为收款方无需提供履约保证的，须经公司
8、主管副总批准后报财务部备案，同时采购部门应以此作为签约条件要求销货单位给予一定的价格优惠。3.1.5对于远期价格合约管理，事业部应制定与采购、结算制度相结合的业务流程，采购合同经事业部主管领导审批后交财务部审核，最后由公司总经理批准后方可签约。如属于临时性质的客户，应凭合同及评审手续单独办理付款。3.1.6工程预付款应按照公司基建工程管理制度的相关规定执行。3.1.7公司与关联公司之间发生经济业务需要预付款的，应严格按照公司相关关联交易规定办理。3.2 保障措施采购部门采购的货物必须由专人进行验收，检验人员应严格按照采购合同要求检验采购货物数量和质量，并出具书面验收报告。对于验收合格的采购货物
9、采购人员凭验收报告办理入库手续。3.3 后续管理3.3.1合同终止的预付款项，业务部门应在合同终止后一个月内协调收回原预付款，不得以预计将发生新业务为由不收回。预付货款，至少按季度进行一次清算，财务部定期检查约定有预付款采购合同的履行情况。3.3.2业务部门经办人员应密切跟踪往来单位的经营动态，对于存在财务风险的单位应采取有效措施追回欠款。3.3.3预付款项应在入库日期或事项办理完成日起一月内报销发票，多付款项应在货物办理入库或事项办理完成日后5个工作日内退回，特殊原因报公司领导审批同意后方可延迟收回。4 其他应收款管理4.1 其他应收款是指公司非购销业务形成的应收款项，主要有与其他单位发生的
10、暂付款、存出保证金、各种赔款、备用金借款等各种款项。4.2 业务部门需要向其他单位支付暂付款或保证金等款项时需填制申请单按权限审批后，由财务审核后支付。支付时需提供合同、协议等复印件，到期后经办人应及时办理核销手续或办理退款。4.3 职工出差借款、备用金借款、零星购物借款以及其他借款应及时办理核销手续，采取“前款不清，后款不借”、“谁使用、谁借款、谁报销、谁负责”原则。具体管理办法依照公司借款及各项费用开支管理办法执行。4.4 财务部应随时关注金额较大的其他应收款，并定期对其进行汇总、分析，对于超期的其他应收款项及时通知、督促经办人清理，并根据欠款金额的一定比例处罚责任人。5 应收款项的关键节
11、点控制及对账、清收、监督考核和核销管理5.1 应收款项管理的关键节点包括：5.1.1在合同谈判与签约过程中，款项结算政策和合同评审单位应按要求审慎地发表意见。5.1.2按照合同约定，科学合理地安排生产，按期履约。5.1.3按照合同约定，及时验收清点货物。5.1.4及时对账，催收款项，清收欠款。5.1.5在合同执行过程中，持续关注客户或供单位的经营和财务情况，及时预警，保全诉讼时效。5.1.6企管部应将应收款项作为各单位业绩考核的重要指标，至少每半年考核一次，按照预算完成情况给予合理奖惩。5.1.7对于应收款项核销，业务部门应核实相关情况，如有应收款项核销情形的，由业务部门逐级报批后财务部方可办
12、理相关账务核销。5.2 财务部每季度定期会同业务部门，将以往发生业务形成的往来账目与业务部门台账核对清楚，保留对账记录与差异处理结果；业务部门应配合财务部门至少每半年与往来单位进行对账，业务人员要落实跟进措施，加强与客户的沟通，提高客户回函率；必要时财务人员可与销售人员一同前往客户单位，核对往来账务，特别是年末对账工作，确保账务的清晰、准确、完整。财务部保管好对账回函原始资料，形成统计登记表，关注对账的异常情况，分析原因并解决往来差异。5.3 应收账款管理实行限额管理，按照自上而下、上下结合的原则，每年公司根据经营计划和财务目标核定应收账款限额及清欠指标，业务部门要严格按照限额标准和清欠指标执
13、行。5.4 业务部门要重视欠款的的诉讼时效，并做好诉讼时效的延续措施，保管好历次向客户单位所发的传真、快寄、电子邮件、上门催收对账等记录信息。业务人员对电话、传真等方式催款未果或客户承诺付款未兑现时，应立即上门催收，及时了解客户的运营情况，对经营状况下滑的客户，向公司领导书面报告收款风险并落实收款措施；对经营恶化的客户，及时通知公司法务人员或律师做好债权保全工作。当以法律方式清收欠款的情况下，业务部门应积极配合法务人员或律师组织诉讼相关材料，对于仲裁或法院判决结果，业务部门应负责落实具体工作。5.5 债务人依法被宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告、注销工商登记或吊销营业执照的证明等有关资料，在
14、扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，业务部门应逐级申请坏账损失核销；涉及仲裁的，应当取得相应仲裁机构出具的仲裁裁决书，以及仲裁裁决执行完毕的相关证明，业务部门逐级申请坏账损失核销；与债务单位（人）进行债务重组的，应当取得债务重组协议或债权债务抵消转移证明，业务部门逐级申请坏账损失核销；对于其他账龄长、债务人无力偿还或法院判决、收回的可能性极小的应收账款，业务部门逐级申请坏账损失核销。核销单项应收款项金额不超过50万、年累计金额不超过200万的应收款项损失，由公司财务部、审计部和法务人员进行审查，签署意见后报总经理办公会会议审批；核销单项应收款项金额大于50万元、年累计金额
15、大于200万元且不超过上年度经审计的公司净资产的10%的应收款项损失，由公司总经理办公会会议通过后，向董事会提交核销应收款项的书面报告，经董事会表决通过后实施。5.6 公司财务部门对所有核销的应收账款建立明细备查账，保留以后可能用以追索的资料，继续落实责任人随时跟踪，一旦发现对方有偿债能力将立即追索。6 应收款项的责任部门、责任人及相关职责6.1 应收款项直接责任部门是对应收款项的形成和清收承担直接责任的销售、采购及其他业务经办部门；应收款项管理的直接责任人为该项业务合同由业务部门明确的责任人或业务经办人。6.2 应收款项直接责任部门和责任人的具体认定：6.2.1销售产品形成的应收账款，负责销
16、售部门为应收款责任部门，责任人为业务批准人、合同签订人（合同签订人为多人的，应在递交正式合同文本时明确单一的合同责任人）。6.2.2提供劳务形成的应收账款，劳务承担部门为应收款责任部门，责任人为业务批准人、合同签订人。6.2.3其他业务形成的其他应收款，业务经办人所在部门为应收款责任部门，责任人为业务批准人、合同签订人。6.2.4采购设备、材料及预付工程款等形成的预付账款，采购部门、工程管理部门为预付款责任部门，责任人为业务批准人、合同签订人。6.2.5暂付款、代垫款、各类赔款、职工备用金借款等其他应收款，经办人所在部门为应收款项责任部门，责任人为借款人或经办人。6.2.6合同签订人及经办人为
17、应收款项直接责任人（合同签订人不明确的，业务经办人为直接责任人），承担直接责任人责任，部门负责人为间接责任人，承担间接责任人责任。6.3 应收款项管理部门与经办人员的职责：6.3.1公司发生欠款后，首先要本着“谁批准、谁经办、谁负责”的原则，由直接责任人进行清收。业务批准人对所批准业务的合法性、真实性以及按期收款负责，合同签订人对所签约事项的合法性、真实性以及按期收款负责。对责任人发生工作变动调离原工作岗位、离职等情况时，在办理调动或离职前应对其所负责的应收款项与客户进行对账，对于已逾期的应由其负责清收，未清收的由责任部门指定专人办理交接手续。6.3.2直接责任人不能完成清欠任务，相关业务部门
18、应安排其他专人负责积极清收欠款，避免给公司造成损失。欠款责任人在指定的清欠期限内，不能完成清欠任务并造成单位经济损失的，应视损失大小和情节轻重进行经济处罚。6.3.3财务部门对应收款项的形成和清收履行会计监督职能，负有定期同往来单位和业务经办人员核对账目、提示催收货款的责任，并按会计制度组织应收款项的核算、账务管理、报表管理与会计分析。6.3.4负责法律事务的工作人员及其所在部门对业务合同的合法性、真实性承担审查责任，对发生债权纠纷的应收款单位依法进行调解、提起诉讼。6.3.5企管部负责研究制订应收款项考核的具体办法，加强回款监督并对应收款项完成指标情况进行考核，给予合理奖惩。6.3.6人力资源部门负责办理员工岗位调动和离职手续，监督检查员工调岗和离职时相关责任的处理和工作交接情况，并落实对欠款责任人的处罚以及相关人员清回欠款的奖励。7 附则业务部门业务部门7.1 本办法自2014年12月1日起执行，公司原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。7.2 本办法由公司财务部负责解释。专心-专注-专业