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1、浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状 摘要 高校二级学院的行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力气,而行政秘书的工作多而广,杂而乱,细而琐的特点给实际工作带来了困难和挑战。因此,要对高校二级学院行政秘书工作的特点和现状进行分析,今后才能更好地开展工作。 关键词 高校二级学院 行政秘书 现状 高校二级学院行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手,又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带,是管理队伍中的一支重要力气。但在行政秘书尚未得到足够重视,其工作任务繁重,缺少沟通,简单造成很多问题的产生,从而影响工作效率和人才培育质量。因而要对二级学院行政秘书工作的特点和现状进行探讨,才能更好地做
2、好政秘书工作。 一、行政秘书的工作职责 我国高校行政秘书工作广而多,杂而乱,细而琐。因此,行政秘书必需明确自己职责,才有可能更好地开展工作。行政秘书工作主要涉及以下几个方面:一是文笔工作。主要负责学院年度工作安排和总结、学院领导讲话稿、通知文件、申请报告、会议纪要等材料的拟草和校对以及学院新闻报道、学院网页更新、学术报告等宣扬工作。二是人事工作。做好学院教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事务处理,如文件档案管理和归档,会务筹备和接待、后勤工作,会议通知,消防平安检查、资产管理工作、;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发
3、、整理及利用;处理突发事务、紧急事务并刚好向院系行政管理层请示报告等。 二、行政秘书工作的特点 高校行政秘书主要是服务于教学、科研、和学生管理,其特点主要有: 1.协助性 协助性是相对主导性来说的,一般来说,协助就是在主导的领导指挥和限制下从旁帮助领导完成共同的任务。而作为行政秘书就是出于这样一种助手的位置,帮助领导完成其交待的任务和工作,这是秘书工作最核心的职能。院系领导不光担当行政工作,还要兼顾教学与科研,所以工作不行能四平八稳。这就要求各行政秘书对领导布置的工作刚好完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要刚好汇报和提示,刚好将院系教学状况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。 2.协调
4、性 秘书协调是领导工作的补充和延长,是协助领导化解冲突、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。在高校二级学院中,教学行政管理的很多环节呈现犬牙交错的网络关系,行政任务是在多个部门、多方面的协作下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、老师、学生的信息交汇点,也是各种行政冲突最集中的地方,所以高校行政秘书必需具备八面玲珑的协调实力,擅长分析和处理各种错综困难的关系,坚决而又策略敏捷,行动坚决而又处事稳妥,才能协助领导处理好院系各种冲突,调动一切主动因素,形成和谐有序的工作氛围。以“内求团结、外求发展”的原则,上下沟通、协调左右、联络内外,处理日常行政事务。 3.广泛性 事务繁杂,
5、范围扩大,头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋询问,从与教学秘书、学生政治辅导员的协作到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通,几乎应有尽有。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪,统筹支配。培育自己的细心和耐性,有条不紊地支配工作。 4.参谋性 参谋是指出谋划策,为院系行政管理层提出工作建议和设想,供应决策的参考依据和方案,充当学院领导的“顾问”和“智囊”,刚好解决领导遇到的难题和怀疑。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁,他们熟识与老师教学、学生管理、科研工作相关
6、的各项政策和要求,熟识教学资源的实际配置状况,熟识教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节,要主动收集整理教学管理工作中出现的问题,为领导修改和重新决策供应依据,从而推动院系工作的顺当进行。充当好领导工作的助手,协调领导处理党、政务,教学、管理冲突,使领导可以集中精力开拓领导活动和决策,适时地为领导提出建设性方案,做好参谋工作。秘书人员要擅长分析形势把握事物发展的趋势增加预见性, 提高对谋略的实效性,把为领导出谋献策渗透到工 作的各个方面和全过程。 三、行政秘书工作的现状 依据行政秘书工作的特点,结合地方高校行政秘书的实际,我认为,二级学院行政秘书工作简单出现以下三方面的问题: 1.工作任
7、务多而繁琐 二级学院的行政秘书工作头绪较多,工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外,还要完成领导临时交办的各项任务。同时,要与不同的老师和学生接触,刚好处理他们提出的各种问题,并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作,工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此,行政秘书虽然每天忙、月月忙,但年终总结时却是“忙劳碌碌无头绪,兢兢业业没成果”。 2.工作得不到重视 二级学院的行政秘书平常工作非常繁忙,通常感觉是上班像打仗一样,一件事接着一件事,常常是几件事情
8、一起干。无论做得多辛苦,领导总是认为这是你应当做的,并且在年终绩效考核时,行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生,你都得为他们服务,假如服务不好,往往会遭到投诉,或是责骂等,因而没有被重视,得到的回报也少。付出与回报往往难成正比,导致有些行政秘书心里有牢骚,肚里有怨气。认为干多干少一个样,干与不干一个样的心理极易产生,埋怨自己进错门、上错岗,心情郁闷,工作没劲。 3.工作晋升机会少 二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身,许多都是一些引进人才的家属或是子弟,从事行政事务一般很难升到高级职称,往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中,高校二级学院行政秘书的培育工作往往不受重视
9、或缺少关爱。缺乏专业学问的培训和沟通,缺乏工作的职业规划和指导,对于将来不知何去何从?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,导致行政秘书大多思想不稳定,看法不主动。导致部分行政秘书缺少工作的激情,不深化学习探讨相关学问。 (免费看电影tnag) 随着我国高校改革的不断深化,对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。因此,行政秘书要转变思想观念,明确角色定位,树立服务意识,不断加强对自身综合素养和实力的培育,广泛阅读书籍,增进学问的积累,做到时时虚心,到处留心,事事专心,从多方面、多角度强化自我工作意识的培育。同时,以乐观开朗、主动向上的心理状态,勤奋学习,锐意创新的工作看法,踏实工作,与时俱进,
10、为学校和学院健康、快速地发展贡献自己的才智和力气。 浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状 高校二级学院行政秘书工作之浅析 对高校二级学院科研秘书工作的相识与思索 秘书工作的特点 高校行政秘书工作总结 高校行政秘书工作总结 试论秘书工作的性质和特点 浅谈高校二级学院行政秘书的自我定位与实力培育 浅析高校院系行政秘书的工作 独立学院行政秘书工作刍议 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第7页 共7页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页第 7 页 共 7 页