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1、信息时代档案管理工作面临的问题及对策李进军摘 要：在科学技术发展的推动下，信息技术被广泛应用到人们生活中，信息化时代的到来标记着人类的文明史迈入了新的阶段。在当前的档案管理之中，现代技术的应用正在渐渐地增加，这些技术的应用可以使得档案管理所获得的效率变得更高。可以说信息技术的发展对于档案管理工作的顺当进行发挥着极其重要的作用。基于此，本文主要对信息时代档案管理工作面临的问题进行了分析，并提出了改进策略。关键词：信息时代;档案管理;问题;策略随着社会的发展，档案管理工作的重要性渐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这
2、使档案管理工作的开展变得更加困难，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了肯定的改变。为了满意这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着非常重要的意义。一、信息时代档案管理工作面临的问题1.管理人员意识缺失假如想要实现高效的档案管理工作，那么首先就要求档案管理人员能够在档案管理的时候，将自己的角色地位分清，在思想意识上能够正确地看待档案管理这项工作。档案管理人员的思想意识是档案管理工作顺当开展的基础保障，能够切实地影响到档案管理工作最终所获得的管理效果。但是从现阶段档案管理整体进展来看，许多档案管理人员开展档案管理的工作中，对于这份工作的相识还处于特别浅显的层次，
3、由于缺乏正确的档案管理意识，所以使得档案管理工作实现信息化的进程一拖再拖，进而影响到了档案管理的效率。管理人员假如不能严格要求自己，那么会使得档案管理工作的进展特别缓慢并且是杂乱无章的，这样下去档案管理效率还有档案管理的质量都会受到特别大的影响，假如管理人员的管理意识始终不能得到提升，那么就会严峻影响到当前档案管理事业的深化发展。所以，相关部门应当对管理人员档案管理意识培育的工作赐予更多地重视，使其能够适应信息时代下的档案管理工作。2.管理人员实力较差在当前很多的企业单位里面，档案管理人员的专业实力相对较差，这主要是因为管理人员通常由其他部门员工担当的，这些员工身兼多职，因此许多的管理人员本身
4、没有良好的档案管理专业实力，对于档案管理工作的相识也不到位，所以这就使其不能很好地满意档案管理工作所提出的一些基本的要求。此外，一些档案管理人员年龄比较大，对于信息技术的应用并不熟识，加上这些员工的学习实力比不上年轻员工，由于受到管理技术以及专业管理实力的限制，使得这些管理人员在开展档案管理的过程中通常都是依据以往的阅历对档案进行管理，但是在信息化技术应用的管理体系中，一些以往的阅历并不能很好地适应现代的管理理念以及管理模式，最终导致档案管理质量受到影响。3.档案管理手段单一虽然现阶段我国信息化技术的应用特别广泛，在档案管理工作中计算机信息技术也有着较大的应用，但是由于许多的企业部门对于信息技
5、术在档案管理中应用的相识不足，加上受到以往档案管理理念的影响，许多企业的档案管理模式还仍处于单一的程度。不管是以往形式的管理模式，还是当前形势的管理模式，很多企业都未能对其进行创新，未能依据自身的需求对档案管理方式进行优化。虽然有些企业部门将信息技术应用到档案管理中，但是也仅仅是应用技术的存档、搜寻等功能，其他深层次的技术并未得到实际的应用，如通过大数据对相关的信息内容进行分析等，这些单一形式的管理使得档案管理的价值并未有效地发挥出来，所以这种管理方式相对较为低效，这也是当前档案管理面临的巨大挑战。4.信息平安受到影响在档案管理中，通过电子档案管理能够使得档案管理的效率得到提升，在进行档案管理
6、的时候，通常都是通过用户的手机验证码以及用户的账号、密码登录到相关的管理页面进行管理的，通过这样的管理模式能够很好地将档案管理风险降低。不过，面临最大的問题是档案资料库的密码初选遗失以及泄漏这一类的现象，不法分子就能够自己破解账号密码登录到档案数据库里面，然后将相关的信息数据盗取，或者将一些重要的档案资料进行更改，从而使得数据库中的数据信息平安受到巨大的威逼，假如出现信息数据失真的状况，那么对于企业部门来说，无疑是巨大的损失。此外，在信息技术的应用下进行电子档案管理也会面临网络病毒的威逼，假如管理人员不当心将网络病毒带到企业的网络之中，那么这些病毒很可能将档案数据进行破解并读取、复制、传输，假
7、如档案数据中有企业的核心机密，那么这对于企业来说是特别大的影响。轻则经济出现损失，重则企业可能倒闭。5.档案管理体系不完善由于档案对于企业部门的发展有着重要的意义，所以通过一个更加完善的档案管理体系可以更好地确保档案管理工作能够特别科学、高效、有序地进行下去。不过，以现阶段我国档案管理总体的状况来看，档案管理体系中存在着众多的不足，影响着档案管理工作的开展。现阶段我国现有的一些法律也不能更好地对档案管理工作形成更为有效的约束，所以这使档案管理工作所取得效果没能达到预期制定的管理目标，从而使得企业发展受到很大的限制。在这种限制中，企业的每一项活动开展都会受到肯定的影响，这也是企业发展遇到瓶颈的一
8、个重要因素。二、信息时代提升档案管理质量的对策1.建立档案数据库在信息技术高度应用的时代中，通过应用信息化技术能够实现高效的档案管理，但是现阶段许多企业的档案管理效率并不高，甚至是离预期的目标还有很长一段路要走，造成这种状况的重要因素之一是许多企业的人员无法正确地相识到，在信息时代想要更好地将档案管理开展下去须要自身对档案管理工作有一个科学的相识。开展档案管理工作要求大量的信息数据作为管理工作的基本支持，所以企业须要针对信息化的档案管理建立特地的数据库，这样能够使得信息传递获得特别有效地支持。通过数据库的建立，可以进一步地保障档案管理工作在良好的环境下顺当进行。此外，相关企业在开展档案管理的时
9、候还应当能够进一步地考虑到企业整体方向上的发展战略要求，从而保障档案管理能够符合企业的实际发展需求。仅仅建立相关的档案数据库还远远不够，在数据库建立之后企业还须要进一步地将档案修理以及档案爱护落实到档案管理的每个环节之中，这样能够保障档案管理工作所取得的效果以及质量得到更大程度提升。2.保障软件的兼容性在当前信息化的时代中，想要更好地将档案管理工作落实到位，那么企业应当相识到在档案管理工作中应用信息化设备的重要性，通过应用先进的信息化技术可以使得企业的档案信息资源在不同的部门之间实现共享，这样能够提升档案资源的利用效率，从而使得每个部门可以将须要的档案信息刚好存档、调取，提升了工作效率。所以，
10、企业的每一个部门都应当能够进一步地对档案管理中所涉及的信息技术进行优化以及创新，这样能够有效降低查找档案的时间，提升工作的效率。为了达成这样的目标，档案管理部门应当协调企业的财务部门、预算部门、选购部门等，将更多的计算机技术应用到企业的档案管理中来，通过先进的软件技术使档案的类型、内容等相关信息能够自动化地被科学分成不同的种类，然后依据所分的类别对这些信息进行储存，但是企业肯定要确保所选购的档案管理软件能够具备特别高的兼容性，这可以更好地避开信息档案管理与以往形式的档案出现重叠，而导致信息出现混乱的形式，这对于保障档案信息的精确性发挥了较大作用。3.规范档案管理工作企业须要针对档案管理制定一个
11、更加完善的档案管理制度，通过对档案管理涉及到的全部工作内容进行明确地界定，然后将制度落实到实际的管理之中，能够进一步地保障档案管理工作变得更加规范、更加有效，从而将档案管理的最大能效更好地发挥出来。此外，在大多的状况下企业在进行档案管理工作的过程中，往往涉及很多部门协调工作，共同开展，所以此时应当进一步地将不同部门、不同人员所须要担当的职责进行明确，从而保障这些档案管理人员可以更好地将档案数据进行分类、保存、管理，这能够在很大程度上使得档案数据丢失状况出现的概率降低，最终进一步保障档案管理可以有效地将企业的发展提升到一个新的高度，在信息化时代中得到更为稳定的发展。4.提升档案信息平安性档案信息
12、对于我国社会发展有着非常重要的意义，由于档案信息是一个企业的核心组成，所以假如想要在信息化时代中进一步地将档案管理工作落实好，那么相关的企业首先应当考虑到如何提升档案信息的平安性，从而保障企业信息的平安。第一，企业应当从根本上将传统档案管理的理念进行有效地转变，应当深刻地意识到档案信息对于企业持续稳定发展的重要作用，通过运用平安程度更高的数据库或者加密系统能够避开企业的信息被一些违法分子盗取，避开企业受到特别大的损失;其次，企业须要对用户的登录身份进行多种形式的验证，通过多样化的验证能够使得信息的平安性得到更好的保障，如企业可以通过内部管理人员语音解锁等形式进一步地确定用户信息，这样可以避开用
13、户假冒内部人员身份登录到数据库中窃取数据;第三，采纳先进的杀毒软件定期对程序进行杀毒，将一些潜在的网络病毒找出并清理掉，能够保障档案管理系统更加顺畅地运行，也可提升信息的平安程度;第四，设置信息阅读记录报警系统，假如用户在企业的数据库中进行信息阅读须要对其设置限制，假如用户长时间没有反应则触发警报系统，或者用户复制大量信息时也会触发警报，这样能够更好地将企业的损失降至最低，从而提升档案的平安性。5.提升管理人员专业实力在进行档案管理的过程中，管理人员的管理实力会干脆影响到管理的质量。所以，企业应当不断使得管理人员专业实力得到增加，通过定期为企业管理人员进行培训，在培训过后对这些人员进行阶段性的
14、考核，然后针对管理人员考核成果有针对性地对其进行嘉奖或者惩处，这样能够提升管理人员的主动性。同时企业可以联合一些高校进行人才的培育，通过高校为企业培育更多专业的档案管理人才，实现企业的信息化档案管理工作，这样能够保障有足够簇新的血液流入到企业的档案管理工作中，保障档案管理的科学性以及精准性。此外，企业与企业之间也可以组织档案管理人员沟通大会，在沟通中将当前阶段企业面临的问题进行解决，在沟通中管理人员的专业实力可以得到更大程度地提升。6.构建完善的管理体系档案管理体系的建立是标记着一个企业具备完善的管理实力的集中体现，只有在体制的约束下企业的每一个人员才能够将自己的工作落实到位。档案管理体制的建
15、立能够促使管理人员根据相关的规定开展档案管理工作，这可以更好地避开工作人员玩忽职守、监守自盗等行为的出现。首先，企业应当将档案进行分层管理，按档案信息的重要程度以及平安保密程分类，针对不同平安保密级别的档案管理制定不同的管理体制;其次，对于檔案信息的存储、读取、下载等都应当进行严格的要求，明确指出哪些人员具备哪些权限，哪些人员坚决不能对档案信息进行这些操作，将信息的管理限定到指定的范围内能够增加档案信息管理的平安性，假如出现信息的泄露或者是遗失能够针对性地找到问题所在;第三，将档案管理的职责细分，不同管理实力的人员对不同平安保密级别的档案进行管理，将责任分担到个人的头上，这样可以使得档案管理变
16、得更具针对性，在出现档案问题后也可以依据责任制度追究相关人员的责任;第四，嘉奖机制，嘉奖机制的建立是档案管理制度中重要的一个环节，须要企业依据自身档案管理实际的特点针对性地制定奖惩制度，但是奖惩制度应当适度，既让管理人员感觉到压力，同时也让其主动性得到提升。7.建立档案信息丢失处理机制档案信息的丢失对于企业来说是特别麻烦的，在信息时代中档案信息丢失的概率在提升，所以针对档案信息丢失的状况，企业应当能够制定一个针对性地处理机制，依据不同等级的档案信息进行不同的处理方案，这样能够在档案信息丢失的第一时间内有针对性地解决，从而使得企业的损失降至最低。首先，企业在档案丢失后第一时间应当找出丢失的缘由;
17、其次，针对这些缘由给出处理方案，假如是管理人员疏忽的因素，应当刚好将档案信息进行补全，假如是外部人员窃取，应当将相关的证据交给警方处理;最终，针对档案信息管理系统的漏洞给出合理的解决方案，将漏洞填补，避开以后发生类似的现象。通过制定科学补救方案不仅能使得企业在档案信息泄露后受到更小的损失，同时也能够提升企业档案管理的平安防范实力，对于企业发挥至关重要。三、结束语总而言之，在信息化时代中，档案信息管理所面对的挑战是多种多样的，这就要求相关的企业能够有针对性地对档案管理制定更为科学的管理方案，实现科学化的管理，这样能够使得企业档案管理工作质量得到提升，从而使得企业的发展可以更加稳定、平安。参考文献
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