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1、采购管理制度及采购流程选购管理制度及选购流程一、目的： 规范公司选购流程，提高选购工作效率，从而为生产的顺当进行供应保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。二、适用范围 适用本公司范围内选购管理三、内容（一）总则：为加强选购工作的管理，提高选购工作的效率，制定本制度。全部的选购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 （二）基本流程：选购需求找寻供应商询价、比价、议价选购洽谈合同的签订交货验收质检入库安排对账财务结算 （三）选购流程图如下：四、制度细则 （一）选购需求的提请1、定义：选购需求是指某部门依据生产经营须要确定一种或几种物品，并根据规定的格式填写，根据即定流程申请获得
2、这些物品的过程。2、选购需求流程如图：由需求部门填写，按着公司规定的申请单格式，仔细具体、清晰的填写选购申请单各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。填报申请单部门审核总经理选购部由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请选购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。总经理签字批准后，交由选购部进行选购。选购部收到经过签字批准的选购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就选购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再依据库存、选购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入选购环节。 3、请购单的要素 完整的请购单应包括以下要素：l请购的部门；l请购物品所
3、属项目；l请购的用途；l请购的物品名；l请购的物品数量；l请购的物品规格；l请购物品的样品、图纸或技术资料等；l请购物品的需求时间；l请购如有特别须要请备注；l请购单填写人；l请购的部门负责人；l请购单的审核人；l财务审核人；l公司总经理。 4、请购单及其提请规定l 请购单应根据要素填写完整、清楚，由公司领导审核批准后报选购部门。l 请购部门在提交请购单时应要求选购部签字接收，请购部门备份。l 涉及的选购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。l 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，签字
4、确认手续后补。l 假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，申请部门必需作出书面说明。l 请购单运用公司规定的统一表单，请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报选购部。 5、公司物资申请选购的提请部门l 公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。l 公司设备修理、维护所需的备品备件、修理工具等物品由生产部门提请。l 公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。l 公司各部门专用的物资由各部门自行提请。6、请购单的接收l 选购部在接收请购单时应检查表单的填写是否根据规定填写完整、清楚，检查请购是否经过公司领导审批。l 接收请购单时应
5、遵循无安排不选购、名称规格等不完整清楚不选购、图纸及技术资料不全不选购、库存已超储积压的物资不选购的原则。l 联系仓库管理人员核查选购物资是否有库存，核对采购台帐看在途选购的物资是否满意选购申请。l 对于不符合规定和撤销的选购物资应刚好通知申请采购的部门。7、请购单的分工处理l 核对过的请购单，选购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理。l 对于紧急选购项目应优先处理。l 无法根据申请部门需求日期完成选购的，应通知申请部门。l 重要的项目选购前应征求公司相关领导的建议。 8、选购周期的规定l 依据选购物品的金额、特性、地域规定相应的选购周期。l 请购部门应根据公司规定的时间提前走请购单的审批流
6、程，以便选购部门能按时完成选购。l 选购部如未能按时完成选购任务时应向公司领导说明缘由。l 遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略。 （二）询价及其规定l 询价请应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应刚好与请购部门沟通。l 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购。l 对于紧急请购项目应优先处理。l 全部选购项目上必需向生产厂家或供应商干脆询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。l 对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以举荐选购替代品。选购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。对于请购部门需求的物品，选
7、购人员在选购过程中应当发觉，选购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，选购也应负责。选购对运用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，运用部门相应的减分。l 遇到重要的物资、项目或预估单次选购金额较大的采购状况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本状况，提报公司领导批准方可询价或发放标书。l 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。l 除固定资产外，依据单次选购金额的不同，选择供应商询价、供应商参加比价或招标选购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参加监督。l 比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力，具有供应或完成公司所需物资和
8、项目的实力。l 比价选购或招标选购应根据公司规定的表单格式或拟定完整的招标文件格式进行询价。l 在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。 （三）比价、议价l 对厂商的供应实力，交货时间及产品或服务质量进行确认。l 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。l 收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或志向中标价格。l 重要项目应通过肯定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。l 参考目标或志向中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 （四）比价
9、、议价结果汇总l 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。l 比价、议价结果汇总应根据规定的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，根据肯定依次逐一审核。l 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 （五）合同的签订及其规定（1）合同正文应包含的要素l 合同名称、编号、签订时间、签订地点。l 选购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不行分割的部分。l 包装要求，备品备件包装运输要求。l 合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明。l 付款方式。l 交货期。l 质量保证期。l 质量要求
10、及规范。l 违约责任和解决纠纷的方法。l 双方的公司信息。l 其他约定。（2）合同签订及其规定l 如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任。l 拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低。l 如物品订购数量较多且价值较大或难清点的状况时，务必请厂商派代表来场帮助清点。l 质保期肯定要明确从什么时候起先并应尽量要求厂商延长产品质保期。l 具体约定发票的供应时间及要求。l 针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分根据预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的依次明确付款额度、付款时间和付款条件等。l 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。l 违约责任肯定要具体、详细。l
11、比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工作。l 合同签定前应根据规定的格式对合同初稿进行巡签审查。l 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效。l 签订的全部合同应刚好报送财务部门。（六）付款及合同执行 （1）付款流程 （2）付款规定l 全部已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。l 根据进度付款的选购项目必需确保质检合格方可付款。l 根据公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。l 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特别状
12、况限延期付款的应刚好的通知选购部并汇报公司领导。 （3）合同执行l 已签订合同由选购部项目负责人负责跟进，由选购部负责人进行监督，如出现问题，选购部应刚好提出建议或补救措施，并刚好通知请购部门及公司领导。l 已签订的合同在执行期间，应刚好驾驭合作单位对于合同义务和责任的履行状况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。l 合同在履行期间应根据上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应刚好协商并签订补充合同。 （七）验收入库与退货 （1）验收流程 （2）报验l 供应单位已经履行完毕的合同，选购部应刚好的通知质检部门进行验收。l 对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。l 质检部门在接到选购部报
13、验通知后应刚好进行质检，并出具质检结果证明书，对于质检不刚好延误生产部门运用或不能入库的状况质检部门应负主要责任。l 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。（3）入库l 公司全部的生产材料、设备入库前均应通过质检部门的检验或验收。l 选购的物品在运达公司后选购部应刚好通知请购部门，由请购部门刚好支配卸货与搬运。l 质检部门未刚好验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥当保管。l 质检部门已阅历收的产品仓库应刚好的入库，并刚好出具入库清单。l 质检合格后的固定资产及服务根据公司规定不入库。 （4）退、换货l 质检部门验收不合格的物品，由选购负责人与供应商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、缘由等进行细分类标注并建立不合格选购品名录，做为供应商管理评估的依据。l 因退、换货延长物品到货期限的，要刚好告知请购部门。如急需，依据详细状况做其它应对打算。 第15页 共15页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页第 15 页 共 15 页