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1、档案目录电子表格录入格式要求 档案书目电子表格录入格式要求 1.全部书目在起先录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。法规科联系电话：8783368。 2.录入格式要求 2.1 责任者：全部责任者须填写单位全称或规范的简称。 如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市马路管理局 规范的简称：中共日照市委；日照市马路局 不规范的简称：市委；市马路局、市局、本局 责任者在著录时应前后保持一样。 如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“等”表示，各责任者之间用“；”隔开。 个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，
2、必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。 会议责任者应写明会议全称、实行的届次数。如：日照市第九届人民代表大会其次次会议 未署责任者或原责任者不完整、不精确时，应著录考证出正确的责任者，并加“ ”号。 2.2 日期：全部日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。 如：92年1月23日 正确写法为19920223 错误写法：920223 或者1992123 假如原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。 1 如：原文日期为92年12月 正确写法为：19921200 假如若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期
3、”如：19920221-19920321 2.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“ ”表示。 如：原文写法：日档发（92）001号 正确写法：日档发19921号 如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。 3.案卷书目格式要求 3.1 案卷书目著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。 3.2 著录格式： 3.2.1档号：格式为“书目号-案卷号”书目号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。 如：书目号为2，案卷号为123的档案，档号应为：002-0123 3.2.2
4、 案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。 3.2.3 责任者：一般照录原文，规范同2.1。 3.2.4 年度：该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。 如归档年度为92年，应写为1992 3.2.5 页数：填写该卷档案的总页数。 3.2.6 起始时间、终止时间：分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。 3.2.7 保管期限：按原保管期限分别填入“永久”、“长期”。 3.2.8 备注：填写该份案卷其他须要说明有关事项。 3.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存 2 为“单位-案卷书目-永久（
5、年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列依次，几个年度可以放在一个文件内。 如：日照市档案局永久档案的案卷书目，保存文件名为： 日照市档案局-案卷书目-永久（1992-1996）.xls 4卷内文件书目格式要求 4.1 卷内文件书目著录项目：包括档号、依次号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页号、密级、保管期限、归档年度、公文主题词、备注。 4.2 著录格式 4.2.1 档号：格式为“书目号-案卷号-件号”书目号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，件号用3位阿拉伯数字表示。案卷内文件按排列次序从“1”起先流水编号，不得重复、不应有空号。中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以
6、“0”补齐。 如：书目号为2，案卷号为123的档案，件号为6的归档文件，档号应为：002-0123-006 4.2.2 依次号：同4.2.1中的件号。 4.2.3 责任者：规范同2.1。 4.2.4 文件编号：规范同2.3。 4.2.5 文件题名：一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“ ”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“ ”号附后。 如：原题名为：日照市档案局关于转发鲁档发199230号文件的通知。正确著录题名为：日照市档案局关于转发鲁档发199230号文件的通知关于做好汛期档案平安工作的通知。 文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文
7、字时，应按序依次著录。文件中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相比照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是说明或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的 3 说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。 文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但假如责任者名称是题名不行缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。 4.2.6 日期：即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、确定、吩咐、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。规范同2.2。 4.2.7 页号：页号
8、用3位阿拉伯数字标识。案卷内文件各页按排列次序流水编号，有字迹的页均应编号，同一案卷内页号不得遗漏或重复，不应有空号。如：页号为24，则应著录为：024。 4.2.8 密级：密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、隐私、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。 4.2.9 保管期限：同3.2.7 4.2.10 归档年度：同3.2.4 4.2.11 公文主题词：一般按原文标注的主题词著录。 4.2.12 备注：该份文件其他须要说明的事项。主要注明文件附件题名、文件的特别来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪推断等状况。 示例1：此件复制于中心档案馆 示例2：该件由于年捐
9、赠 4.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期两个文件，文件名称保存为“单位-卷内书目-永久（年度）.xls”，每个文件内按档号先后排列依次，几个年度可以放在一个文件内。 如：日照市档案局永久档案的案卷书目，保存文件名为： 日照市档案局-卷内书目-永久（1992）.xls 5.归档文件书目格式要求 归档文件书目为档案整理方式改革后，依照归档文件整理规则， 4 对2001年及以后的档案整理要求的编目格式。 5.1 著录项目：包括 归档年度、保管期限、机构（问题）、件号、责任者、文件编号、文件题名、日期、页数、密级、公文主题词、备注。 5.2 著录格式 5.2.1 归档年度：该文件归档的年份，以4
10、位阿拉伯数字表示。一般文件发文年度即归档年度，个别状况下应留意区分。 例：文件日照市档案局2005年工作总结及2006年工作准备，发文日期为2006年1月10日，假如该文件以总结为主，则应作为2005年文件归档，即归档年度为2005。 5.2.2 保管期限：文书档案一般分为永久、长期、短期三类，依据文件性质分别填入。 5.2.3 机构（问题）：依据本单位文书档案的分类方案规定（如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”分类）分别填入相应的机构或问题。假如分类方案为“保管期限-年度”，则不用填。 5.2.4 件号：归档文件的排列依次号，以3位阿拉伯数字表示，不足3位，以“0”补足。 5
11、.2.5 责任者：同2.1 5.2.6 文件编号：同2.3 5.2.7 文件题名：同4.2.5 5.2.8 日期：同2.2 5.2.9 页数：填写该份文件的总页数。计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。假如问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。 5.2.10 密级：同4.2.8 5.2.11 公文主题词：同4.2.11 5.2.12 备注：同4.2.12 5 5.3 文件保存：录入时，一般分永久、长期、短期3个文件，文件名称保存为“单位-归档文件-永久（年度）
12、.xls”，每个文件内按归档年度、保管期限、（机构或问题）、件号先后排列依次，几个年度可以放在一个文件内。 如：日照市档案局2005年永久档案的归档文件书目，保存文件名为：日照市档案局-归档书目-永久（2005）.xls 6全引书目由系统依据案卷书目及卷内书目整合生成，不需人工录入。在录入数据时应严格按以上要求录入，特殊留意避开出现档号错误。 7.以上标准依据档案书目数据采集规范（P档案法规标准汇编-111）及归档文件整理规则（P档案工作基础-89）。 附件1：案卷书目样式 附件2：卷内书目样式 附件3：归档文件书目样式 （以上书目电子表格在本网中下载，为EXCEL文件） 日照市档案局 2006年5月22日 6 档案书目电子表格录入格式要求 电子表格教案 电子表格教案 电子表格教案 电子表格教案 格式化电子表格教案 格式化电子表格教案 电子表格 导学案 电子表格运用技巧 相识电子表格教案 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第10页 共10页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页第 10 页 共 10 页