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1、信息化时代高职院校电子档案的归档管理研究摘 要：随着信息化时代的到来，高职院校对校内电子档案管理工作提出了较高的要求，加强信息化档案归档管理，成为相关管理人员的首要工作。学校应加强对当前电子档案管理工作信息技术的了解，并在相关建设中秉承严谨看法，引导工作高效有序地完成。本文简洁叙述了高职院校电子档案信息化建设的发呈现状，提出几项高职院校电子档案归档管理的优化策略，从而为关注这一话题的人们供应参考。关键词：信息化时代;高职院校;电子档案;归档管理信息技术的普及引领信息化时代的来临，高职院校的电子档案管理中存在对当前多项信息技术的应用，相关管理人员应迎合时代发展需求，开拓眼界，提升创新意识，优先绽
2、开对当前发呈现状进行分析，进而形成相关概念，加强归档工作力度的强化，最终实现高职院校电子档案高效管理的目标。因此，本文对信息化时代高职院校电子档案的归档管理进行探讨，具有重要的意义。一、高职院校电子档案信息化建设的发呈现状当前我国高职院校电子档案信息化建设初期已实现多项网络设备及数字化转化设备的投入，但当前的整体发展中，仍存在诸多值得留意的要点，其详细表现在以下几点：第一，当前基础设备数量不足，部分管理手段有待更新。尽管已实行了信息化建设，但当前多数高职院校的档案仍以纸质存储为主。其中部分高职院校引进设备较少，且仅在信息化建设初期对管理系统进行了应用，后期仅仅将此类设备停放在原位。经长期搁置，
3、设施及其内部应用软件已相对老旧，难以或无法支持当前的管理中的信息检索和录入。在此种境况下，多数借阅和编存工作仍由人工完成，此种管理手段涉及工作繁重，且大量消耗人力物力，这种结果体现了部分高职院校信息化档案管理建设工作未彻底落实的逆境。其次，当前信息技术人员不足。信息技术往往具有极大的先驱性，其内容构成较新，在档案管理建设工作中，往往会在安排初期选用最新的设备，并保持其中應用系统的不断更新。此类景况导致档案管理工作人员不仅要具备较高的档案管理技术，还要对信息技术拥有肯定的驾驭，复合型技术人才本身难以获得，且当前高职院校的档案管理中，或存在兼职人员进行管理工作的现象，这些现状均限制了高职电子档案建
4、设发展的步伐。第三，思想观念陈旧，缺乏管理制度。当前部分高职院校领导及档案管理人员或仍秉承较为落后的思想观念，缺乏对信息化方案必要的认知，进而导致此类建设工作未曾“走心”。其行事方式或照搬他校，或交予设备技术人员全权处理。另外，其建设目的是更新当前电子档案的管理及应用模式，在投入运用时，因各方人员均缺乏相关意识，缺乏管理制度的约束，进而导致其工作执行相对随意，为后期电子档案数据的应用埋下各种隐患。第四，电子档案管理模式的特点。文件有肯定的概率是不行读的，由于电子管理模式，运用计算机技术，这些技术将受到环境的影响，从而导致文件不行读现象出现，并可能导致某些数据丢失并影响文件的整体管理。而且，在重
5、视程度的问题上，管理者很少关注电子化的模式，而是将其视为数据和文档的副本，并且他们仍旧更加关注纸质文档。在这种意识的指导下，管理人员没有进行电子文件的打印和复制，导致一些重要文件的丢失，影响整体管理。还有便是平安相关问题，在人们渐渐强化电脑操作技术的今日，黑客的人数也成几何数量增长，那么电子档案中的一些重要文件就会面临被复制或者被盗用的风险。对于这样的行为，中国也实行了强有力的措施来限制它，但这种现象仍旧存在，所以电子档案归档依旧有着肯定的平安问题。二、现代社会发展下高校档案管理需求1.学生档案数据需求高校在学生档案管理过程中，可以为其他部门供应必要的管理资料。然而，在学生个人信息和学生数量快
6、速增长的过程中，学生档案的数量也有肯定程度的增加。以往档案统计过程中采纳的局部抽样和静态抽样已难以满意现代工作的须要，高校学生管理所需的数据对动态性和综合性有了更高的要求。这类数据通常类型繁多，数量浩大，同时具有较强的有效性和可预料性。基于此，相关人员在数据统计过程中须要保证其全面性和动态性，必需在全校范围内进行数据分析系统的合理建设，确保信息用户的需求能够得到最大程度的满意。高校管理人员对学生的现状有了更清楚的了解，在制定管理策略的过程中也有了更好的了解，为全面的数据参考供应了依据。2.档案信息处理需求为了进一步保障档案信息的平安，信息运用者在获得档案信息的过程中须要花费很长的时间，相关程序
7、也特别困难。在信息技术飞速发展的今日，信息用户在应用相关信息时对信息的有效性提出了更高的要求，同时也须要进一步简化获得信息库的过程。虽然高校档案管理人员在详细工作中逐步起先实现档案数字化，但在系统化的信息管理过程中还存在一些不足。信息用户在获得相关文件信息时，对处理速度提出了更高的要求。高校档案管理人员须要进行合理的改进，使之最大限度地满意高校工作的须要，进而通过博弈促进高校建设。三、电子档案管理中存在的问题电子档案管理工作在档案管理的应用中越来越多，对于档案管理有极大的推动作用，在长时间的运用过程中也发觉了电子档案管理存在一些问题，对于档案管理工作也产生了不好的影响，主要是体现在四个方面：1
8、.电子档案管理数据不足电子档案管理依托大数据平台，能够将档案信息进行存储和综合分析，在平安状态下的电子档案能够做到永久存储不会受到自然环境的影响，数据的增加和完善有利于相关行业对档案数据进行综合分析从而得到更加精确的数据结果。但是当前的数据档案管理随着硬件和互联网的发展，硬件丢失的状况屡见不鲜，互联网病毒和黑客盗取数据带来的平安问题也特别严峻，这对于档案管理最重要的存储功能来说是特别不利的，因为数据都是电子的，一旦丢失或损坏可能就无法找回，并且电子档案的丢失和损坏肯定是范围巨大的，这对于数据平台的建设须要更加高水平的要求。2.电子档案管理人员的综合实力有待加强在现阶段的电子档案管理中，一些管理
9、者受传统档案管理模式的影响，信息化档案管理实力和计算机设备操作实力不足，致使现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理现代化带来了不利影响。3.电子档案管理中的平安爱护机制有待完善电子档案管理作为依托现代电子信息技术的新型档案管理模式，极大地提高了档案管理的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但同时也面临着互联网信息平安问题的威逼，因此，实施平安爱护机制具有重要意义。目前，在电子档案的管理中，平安爱护机制的建设仍有待完善，这使得电子数据文件面临信息泄露的威逼，为行业的发展埋下了隐患。四、高职院校电子档案归档管理的优化策略1.执行信息化档案归档管理体系的建设高职院校优化电子方案管理信
10、息化的首要任务，即为加强相关体系的建设。电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息平安问题的威逼，因此落实平安防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，平安防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威逼，给行业发展埋下了平安隐患。在硬件设备的引进和应用方面，应从网络、通讯和基础计算机三个角度进行考量，时下最新的云存储和无网络文件传输亦可应用在电子档案管理工作中。多项信息技术的应用均为有效管理和信息共享所服务，管理人员应做好其中各项应用的调配，进以实现信息化归档管理的高
11、效应用。在管理信息数据化方面，应引导管理人员对现有纸质档案进行汇总整理，通过扫描和图文转换技术将纸质档案内容快捷高效地录入管理系统中，并在文件编码的制定上加以重视，应使管理者及借阅者一目了然。在管理实行方面，管理人员应启用指纹登录系统，避开管理人员以外的人通过各种方式随意登入管理系统，对数据进行修改或破坏。档案管理小组应自行选择工作监察人员，在每日固定时间对数据录入内容进行审核，如发觉录入错误，应刚好联系管理人员进行订正。后期逐步形成信息化档案管理规律后，管理人员在接收电子档案上交的过程中，应勒令各方人员按时进行上交工作，文件内容可包含图片、文字、视频，但需保证文件格式统一。此类建设工作须要较
12、长的周期运行，档案管理人员应秉承持之以恒的看法，在信息化建设推动的过程中，实现相关工作中第一道及最终一道优质执行的模范带头作用。采纳科学管理电子模式。电子模式可能会导致文件因系统升级或环境改变而无法读取。为了解决这个问题，有必要科学地管理电子档案运作模式。首先，在电子模式中，激励著录存储文件的方式，以确保文件的可读性;其次，管理人员须要留意这样一个事实，即假如计算机系统升级，则须要打印、复制和其他相关文件、数据等，这么做是防止重要数据的损坏或者丢失对以后的工作产生不利影响。高校同时还须要找软件企业合作，利用更好的软件，保障防火墙的有效性和防卫力，提高电子档案的平安性。相关管理人员也应当自己开展
13、工作，统一管理电子信息，避开信息混乱。此外还须要重视电子档案的平安性，从技术上彻底提高平安等级，消退以上可能出现的问题。最终，高校须要建立并且完善电子档案归档的各种操作规范和制度，各部门还应相互协调和监督。与此同时，高校还应实施相应的奖惩制度，并通过奖惩来增加员工对档案的重视程度。2.加强信息化档案管理人才的培育档案管理中新式信息技术的应用提高了对管理人员技术水平要求，同样将管理人员从传统的“keeper”身份有效提升至“administrator”。因此，管理人员应加强相关技术的培育。当前档案信息的图文转换应用较为普及，管理人员应在培训过程中加强对此类技术的掌控。图文转换应用中，可通过扫描和
14、拍摄两种方式进行纸质档案的图片录入，在文字识别系统中，现拥有多项企业的相关应用技术，但大多数需联网进行应用，管理人员应进行多方比较，选用效果最佳的转换软件。在转过后，管理人员应进行适当的人工筛查，避开扫描失误导致的漏字、错字出现。在培训期间，管理人员不仅应加强自身相关软件的应用实力，更要驾驭其维护实力，当管理应用中出现较小的应用故障时，管理人员可自行解决，进而有效缩短软件维护带来时间消耗。电子档案管理工作开展中，确定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合实力，包括了计算机应用实力、信息化办公实力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档
15、案管理实力以及计算机设备的操作实力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。3.保证重要纸质档案的平安保存电子档案归档相对条理清楚，应用便捷，但部分重要的纸质档案仅原件能代表其价值，因此除大范围的数据录入外，管理人员亦应注意此类纸质档案的平安保存。从过往阅历来看，原件保存类的纸质档案数量较少，且分类较为明晰，可优先进行文件夹归类处理。期间应留意时间依次，并在保存原件的塑封袋中贴上标签，而后将此类汇总文件夹进行特别编码标记，整体密封，封装至箱，带至档案室。后期管理人员可将此类原件重要档案单独建库，进行数据录入。此类信息的借阅尤需留
16、意，需借阅人提前在网络申请，并携带个人证件进行实体登记。4.选用合理、科学的档案信息化软件市场上的档案管理软件是多种多样的，不少地方并沒有做到有规范性地开发档案软件系统，导致档案管理软件缺乏通用性和好用性。以核工业集团为例，由于硬件和档案规范化的分类编码都各不相同的缘由，档案的管理系统有些设备可以正常运行，但有些设备无法安装，这大大制约着档案信息化的步伐。可以看出，档案管理信息化建设须要有相应的档案文件管理软件来实现档案文件的自动管理。可反复运用的档案数据只须要进行单次录入，其数据信息可以在文件部门内部共享。档案录入后，软件可以打印各种书目以及生成报告，通过模糊查询、组合查询或分类查询，从档案
17、中检索所需的文件信息，文件借阅工作更加便利精确。五、结论总的来说，实现高职院校的电子档案信息化的有效管理，是对本校信息资源的高效利用，学校应提升对此类工作的关注，在当前信息化时代全面实行高效的归档管理。信息化的管理系统对档案管理工作供应了莫大的便利，但是也带来一些新的问题，如平安问题等。有的甚至会对电子档案的进一步发展产生很大的阻碍，正因如此，高校应当主动地迎接挑战，实行相对应的措施和政策，突破瓶颈，解决面临的问题或者将来会出现的问题，不断完善电子档案归档工作，提高档案信息化建设水平，保证电子档案管理的健康发展！管理人员可通过执行信息化档案归档管理体系的建设，加强信息化档案管理人才的培育，保证
18、重要纸质档案的平安保存等优化措施有效提上升职院校档案归档管理水平，进而在日后的信息应用中实现便捷操作及高效应用。参考文献：1靳启颖.“双高安排”背景下高职院校档案工作发呈现状与对策分析J.秘书之友，20222许冬凌.高职院校档案信息化建设存在的主要问题与对策J.办公室业务，20223白茹玉.“互联网+”环境下高职院校档案信息化建设中的问题及对策探讨以长春金融高等专科学校为例J.科技资讯，20224李 楠.大数据时代黑龙江省高职档案管理存在的问题与对策探讨J.职业技术，20225魏晓琳.新时代高职院校档案信息化建设实证探讨以辽宁金融职业学院为例J.城建档案，20226刘 平.新时期高职院校档案信
19、息化建设探析J.中外企业家，2022（作者单位：陕西能源职业技术学院综合档案室）作者简介：李军（11013），女，汉族，陕西富平人，本科，馆员（档案方向），陕西能源职业技术学院综合档案室，探讨方向：档案方向。 猜你喜爱 信息化时代电子档案高职院校 全国职业院校信息化教学大赛发呈现状与趋势职业技术教化(2022年20期)2022-09-27高职院校辅导员工作效率提高的有效途径分析成长读写月刊(2022年10期)2022-10-27信息化时代教学模式与教学方法的创新探讨教化教学论坛(2022年21期)2022-05-16基于高职工艺美术专业新型人才培育模式的探讨新教化时代老师版(2022年9期)2
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