涉外秘书实务-第1---9章-课件.ppt

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1、涉外秘书实务杨剑宇杨剑宇 教授教授第一章 办公室管理第一节第一节 办公室的种类办公室的种类第二节第二节 办公室的布置办公室的布置第三节 办公室的美化美化第一节第一节 办公室的种类办公室的种类 一、办公室的布局一、办公室的布局（一）封闭式布局（也称小办公室）（一）封闭式布局（也称小办公室） 1、传统小办公室 2、格子间小办公室（二）开放式布局（也称大办公室）（二）开放式布局（也称大办公室） 1、传统大办公室 2、改进型大办公室3、新型大办公室二、涉外秘书的办公室二、涉外秘书的办公室1、一室型 2、两室型 3、三室型 4、位于上司办公桌旁 第二节第二节 办公室的布置办公室的布置一、办公室布置要领办

2、公室布置要领二、涉外秘书办公桌的选择二、涉外秘书办公桌的选择1、标准写字台 2、 手枪型办公桌 3、多功能工作台 三、办公室的管理 （一） 办公家具的布置 （二）办公室的整理 （三）日常办公室物品的管理 第三节 办公室的美化一、办公室环境的科学标准一、办公室环境的科学标准 （一）光线和色彩 （二）声音 （三）温度和湿度 （四）空气二、办公室环境的美化 思考题： 1。什么是格子间小办公室？ 2。什么是传统大办公室？有何优点？ 3。涉外秘书的办公室有哪些种类？ 4。办公室的布置有哪些要领？ 5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？ 第二章 接打电话的艺术 第一节第一节 接打电话的要领接打电话的要领

3、第二节第二节 处理打给上司的电话处理打给上司的电话第三节 用英语接打电话第一节第一节 接打电话的要领接打电话的要领一、礼貌一、礼貌 1、微笑接听 2、开头的礼貌语 3、呼应 4、电话中断时 5、接错或打错电话时 6、对方激动时 7、结束通话时的礼节二、准确二、准确1、电话记录- 公司电话记录表公司电话记录表 - 时间：年月日时分时间：年月日时分- 单位：姓名：电话号码：单位：姓名：电话号码： - 来电内容：来电内容：1、 2、 - 处理情况：处理情况： 、请交、请交 处理处理 - 、请回电、请回电 - 、约于再来电话、约于再来电话 - 、其他、其他 - 接话人：接话人：-2、内容清楚3、通话突

4、出重点4、语音适中三、高效三、高效1、马上接听2、一次打出电话3、为对方考虑第二节第二节 处理打给上司的电话处理打给上司的电话一、一、 挡驾挡驾二、上司正在开会、外出时的电话二、上司正在开会、外出时的电话三、其他注意事项三、其他注意事项1、保密2、别不懂装懂3、常用的国际电话种类号码电话，也称叫号电话（Station Call）指名电话，也称叫人电话（Personal Call） 对方付费电话（Collect Call）第三节 用英语接打电话 一，接答电话 1，接答熟人打来的电话 2，接答陌生人打来的电话 3，转接电话 4，安排约见的电话 二、上司不在或为上司挡驾的电话 三，电话记录和留言 1

5、， 电话留言 2 ， 电话记录或留言表格式 四， 国际电话 1，Personal to Personal Call（叫人电话、指名通话） 2， Station to Station Call（号码电话、叫号电话 ） 3， Collect Call（对方付费电话） 思考题： 1。接打电话有哪些要领？ 2。结束通话时用哪些礼貌语？ 3。如何为上司电话挡驾？ 4。国际长途电话有哪几种？ 5。同学间试用英语接打电话。 第三章 处理邮件Incoming mail & Outgoing mail 第一节第一节 收到邮件的处理收到邮件的处理 第二节第二节 发出邮件的处理发出邮件的处理 第三节 电子邮件的处理

6、第一节第一节 收到邮件的处理收到邮件的处理一、收受邮件一、收受邮件二、邮件的初步分类二、邮件的初步分类1、两分法2、七分法 3、五分法三、拆阅邮件三、拆阅邮件1、拆阅信件的权限2、信件的开拆3、信件拆开后的检查“Enc”(enclosure,附件的缩写式）“Rec”(received,收到的缩写式)“Enc. missing”（附件缺少）4、拆错信件的处理 Sorry, opened by mistake四、邮件登记四、邮件登记 - MAIL REGISTER - DATE FROM / DESCRIPTION DISPOSITION DATE OF FOLLOWUP - TO DATE -

7、- - - - - - 五、邮件的分发五、邮件的分发 邮件的分发（sending the mail）1、再次分类 2、邮件摘要表 - MAIL DIGEST - - DATE FROM SUMMARY ACTION TAKEN - - - - 3、邮件转送单 MAIL ROUTING FORM - Date_ To_ From_ _For your information: return to me. _For your information: do not return to me. _Read and make an appointment to discuss this with me

8、. _Please supply me with the information needed for the reply. _Please answer and send me a copy. _Please indicate your comments. Comments： - 4、 邮件传阅单 - MAIL ROUTING SLIP _ DATE : 12/15 - SEQUENCE SENT TO DATE SENT ON - - - - - RETURN TO: - 第二节第二节 发出邮件的处理发出邮件的处理一、打印信封一、打印信封1、英文信封的种类2、姓名、地址的打印法3、邮寄标记

9、的打印邮寄标记（MAIL NOTATION）常见的有：Confidential Mail（机要邮件）、Insured Mail（保价邮件)、Registered Mail（挂号邮件)、Personal Mail（私人邮件）等。4、注意事项 二、装封前的检查二、装封前的检查1、地址2、邮寄标记3、签名 签名区(Signature block) 4、附件5、日期6、抄送标记 CC”（CARBON COPY，“副本”的缩写）三、信件的装封三、信件的装封第三节 电子邮件的处理 一。流行的新通讯方式 二。电子邮件的处理 （一）按轻重缓急处理 （二）仔细斟酌“抄送”、“密件抄送”、“转发” 1。是否要“抄

10、送” 2.“抄送”的先后顺序 3. 密件抄送 4. 谨慎转发 四、 传真收发的操作 （一）传真机的主要功能 （二）发出传真 （三）接收传真 （四）电脑收发传真 思考题： 1。五分法是什么？ 2.哪些邮件秘书不宜开拆？ 3。英文大号信封应怎样打印？ 4。 5.如何用电脑收发传真传真？ 思考题： 1、五分法是什么？ 2、哪些邮件秘书不宜开拆？ 3、英文大号信封应怎样打印？ 4、 5、如何用电脑收发传真传真？第四章 印章管理第一节第一节 印章的作用和种类、式样印章的作用和种类、式样第二节第二节 印章的产生和使用印章的产生和使用第三节第三节 印章的停用、销毁和介绍信管理印章的停用、销毁和介绍信管理第一

11、节第一节 印章的作用和种类、式样印章的作用和种类、式样一、印章的作用一、印章的作用 1、权威作用、权威作用 2、凭证作用、凭证作用二、印章的种类二、印章的种类1、正式印章、正式印章2、专用印章、专用印章3、套印章、套印章4、钢印、钢印5、万次印、万次印6、手章、手章7、名章、名章8、戳记、戳记三、印章的式样三、印章的式样 1、基本式样、基本式样 2、八大类印章的规格、八大类印章的规格（1）国印 （2）国务院印 （3）省部级印 （4）县级印 （5）区、乡、镇印 （6）企事业单位印（7）秘书部门印 （8）外资企业印 第二节第二节 印章的产生和使用印章的产生和使用一、印章的刻制、颁发和启用一、印章的

12、刻制、颁发和启用1、印章的刻制、印章的刻制2、印章的颁发、印章的颁发3、印章的启用、印章的启用4、印章的保管、印章的保管二、印章的使用二、印章的使用 1、检查上司批准用印的签字、检查上司批准用印的签字 2、审阅用印内容、审阅用印内容 3、登记、登记- 用用 印印 登登 记记 簿簿月月/日日 编号编号 内容摘要内容摘要 批准人批准人 用印单位用印单位 承办人承办人 监印人监印人 用印数用印数 留存材料留存材料 归存处所归存处所- -4、盖印、盖印齐年盖月 落款章更正章 证见章 骑缝章 骑边章 弥封章 封存章5、整理留存材料、整理留存材料齐年盖月四、用印注意事项四、用印注意事项1、不在空白凭证上盖

13、印、不在空白凭证上盖印2、在办公室用印、在办公室用印第三节第三节 印章的停用、销毁和介绍信管理印章的停用、销毁和介绍信管理一、印章的停用和销毁一、印章的停用和销毁1、印章的停用 2、印章的存档和销毁二、介绍信管理二、介绍信管理 1、介绍信的种类、介绍信的种类存根介绍信专用介绍信 普通介绍信2、介绍信使用注意事项、介绍信使用注意事项三、如何鉴别假印章三、如何鉴别假印章 思考题： 1。我国的印章有哪些主要种类？ 2。什么是齐年盖月？ 3。介绍信有几类？ 4。什么是骑边章？ 5。你们学校或单位的印章应该是怎样的？- 第五章 上司工作日程安排 第一节第一节 编制工作计划表 第二节第二节 安排约见安排约

14、见 第三节第三节 安排涉外约见举例第一节第一节 上司工作日程安排上司工作日程安排 一。工作计划表的种类及编制 （一）工作计划表的种类 纵向-年度计划，季度计划，月计划，周计划及每天的日程安排； 横向-大型会议的日程安排，商业旅行的日程安排、专题活动的安排等。 常见的日程安排，由近到远可以分为五类:工作日程表 周工作计划表 月工作计划表年度工作计划表 单项重要工作事项计划表 （二）如何编制工作计划表 1。准备工作 2。编制和检查 二。编制日程表和周工作计划表 （一）编制工作日程表（一）编制工作日程表（一）编制工作日程表1。工作日程表格式 - 6月10日（星期一） - 上 午 9：30-11：30

15、 经理例会 下 午 2：00-3：00 约见XX公司总 经 理 3：20-4：00 约见XXX 4：30 赴XX机场迎接美国XX公司副总裁 - 2。英文工作日程表格式_ Schedule Sheet For Mr Brown Oct , 10 ,2006 , Tuesday - A.m. 8;00 Meet the new staff 8;30-10;30 Planning session . 11;00-12:00 Meeting with MR.Smith . P.m 12;15 Have lunch with MR.Smith 14;0015;30 Look at the exhibit

16、ion . 17;15 Meet the Managing Director of STPat the airport 3。涉外秘书向上司介绍次日工作日程（二）编制每周工作计划表（二）编制每周工作计划表1。编制程序 - 一 周 工 作 计 划 表 （ 2009年3月6日-3月10日） -星期 日期 时 间 地 点 内 容 人 员- 一 36 上午9：00 公司会议室 经理例会 正、副总经理 - 下午2：00 XX商厦 参加该商厦周年庆典 李副总经理- 二 37 上午9：00 公司会客室 约见XX公司总经理 王总经理- 下午2：00 会议室 销售工作会议 张副总经理- 三 38 上午9：00 X

17、X宾馆 与XX公司谈判 王总经理 - 下午2：00 公司会客室 约见XX大学副校长 李副总经理- 四 39 上午9：00 第一分公司 检查工作 张副总经理 - 下午2：00 公司会客室 约见XX报记者 李副总经理- 五 310上午9：00 XX宾馆 出席签字仪式 王总经理-2。周计划表注意事项 三。编制月度和年度工作计划表 （一）月度工作计划表 （二）年度工作计划表 四。办公辅助手段的运用 秘书工作日志 上司工作日志 第二节第二节 安排约见安排约见一、约见的分类一、约见的分类1、公务约见 2、正式约见 3、非正式约见 4、对等约见 5、不对等约见二、约见的轻重缓急安排二、约见的轻重缓急安排三、

18、不宜安排约见的时间三、不宜安排约见的时间四，安排约见注意事项四，安排约见注意事项五、取消约见五、取消约见 第三节 安排涉外约见举例 一，安排与上司的约见 1。商定约见 2。约见日程表 二。安排下属经理间的约见 三。改变约见 （一）客方改变约见 （二） 我方改变约见 思考题： 1。每周工作计划表如何编制？ 2。哪些约见者宜优先安排？ 3。取消约见要注意什么？ 4、某外资企业工作时间为上午8:00-12:00、下午2:00-6:00。总经理明天有七场约见,每场30分钟,其中A、B、C、D为重要约见,E、F、G为次要约见,G同时是内部约见。请排出约见表。 5。用上述案例，排出一份英语约见日程表 第六

19、章 上司商务旅行安排 第一节 制定商务旅行计划 一、商务旅行计划的主要内容 商务旅行计划主要包括以下内容： 1、时间 2、地点 3、交通工具 4、具体事项 5、备注二、制定商务旅行日程表二、制定商务旅行日程表1。中文商务旅行日程表- 旅 行 日 程 表 - XX总经理行程安排 上海至北京 2009年8月6日-8月8日 - 8月6日 星期二 上午7：00 自家赴浦东国际机场（公司派车送赴）。 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10：20 抵达北京（XXX接机），住XX宾馆606房间（已预先定房）。 12：00与XX总经理共进午餐（在宾馆）。 下午15：30 与XX总经理在公司会议室洽谈

20、（需用的1、2、3号文件在您公文包中）。 18：00与XX总经理在公司共进晚餐。 - - 8月7日 星期三 上午 9：30 赴XX公司与XXX董事长洽谈（需用的4、5号文件在您公文包中）。 11：30 与XXX董事长共进午餐（在该公司） 下午 15：00 拜访XXX先生（由XX先生陪同，礼品在你手提箱内）。 18：00 在宾馆用餐- 8月8日 星期四 上午 8：50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由XX小姐事先送交您）。 10：25抵达上海浦东国际机场（XX接机）。- 2。英文商务旅行日程表 3。征求上司意见 4。列出会见日程表第二节 预订机票或车票 一。预订机票 二。秘书如何预订

21、机票 1。电话预订机票举例 2。确认预订机票 3 、更改订票 4。 取消订票 三。预订火车票或汽车票 （一）预订火车票 （二）购买汽车票第三节 预订宾馆 一。预订宾馆的途径 二。如何用电话订房 1 。 用国际长途订房 2。 用国内长途订房 3 。 本市订房 4。 预订团体房 三。如何写信订房 1。 订房信 2。订房复信第四节 商务旅行其他事宜办理 一、准备物品 1、文件资料 2、旅费 3、代办托运 4.旅行用品 二。涉外秘书在国外随从商务旅行的事务 1。 办理宾馆入住手续 2。 办理旅馆结帐手续 3。 在国外问路 三、上司出差期间秘书的工作 四、上司归来后秘书的工作 五、寄函致谢 思考题： 1

22、。商务旅行计划的主要内容有哪些？ 2。如何预订国内机票？ 3。如何预订国内宾馆房间？ 4。上司出差期间和归来后，秘书要做哪些工作？ 5。试写一封英语感谢函，答谢接待了上司的公司。第七章 办理出入境事宜 第一节第一节 出国手续出国手续一、一、 递呈出国申请书递呈出国申请书 申请书内容申请书内容 不准出国的几种人不准出国的几种人二、办理护照二、办理护照（一）护照的作用 （二）护照的种类外交护照 公务护照 因公普通护照 因私普通护照 （三）外交、公务护照的办理 （四）普通护照的办理（五） 电子护照及其办理（六）护照的报失和补办（七）不予签发我国护照 三、申请签证三、申请签证1、签证的作用和种类、签证

23、的作用和种类 2、签证的有效期、有效次数 3、中华人民共和国护照免签地4、签证的办理、签证的办理5、我国居住证的作用 四、办理四、办理黄皮书 1、什么是黄皮书 2、怎样办理黄皮书 五、办理出境登记卡 1、 出境登记卡的作用 2、 出境登记卡的内容 3、 出境登记卡的种类第二节第二节 出国准备事宜出国准备事宜一、订购机票一、订购机票机票的种类机票的种类正式票 优待票 特殊票一等票 经济票 公务票单程 来回程 环行 环球 分支旅行 断路旅行 二、了解航空交通知识二、了解航空交通知识飞机种类 航空公司 航线三、其他准备事宜三、其他准备事宜第三节第三节 办理出境检查办理出境检查一、边防检查一、边防检查

24、二、海关检查二、海关检查 结关：将自己携带的全部行李连同申报表一起交海关检查。三、安全检查三、安全检查四、检疫四、检疫五、办理登机手续 思考题： 1。我国护照有哪几种？ 2。什么是电子护照？ 3。什么是签证？ 4。边防检查查什么？ 5。出国前除了物质外还必须做什么准备？第八章 接待来宾第一节第一节 接待要领接待要领一、热情有礼一、热情有礼二、交换名片的礼节二、交换名片的礼节 （一）名片的样式和种类（一）名片的样式和种类1、我国大陆流行的名片2、外国人的名片3、 我国港台地区的名片（二）名片的作用（二）名片的作用表示祝贺时，在名片右下角写上P. F, (Pour Felicitation), 左

25、上角写上对方姓名。表示感谢时，在名片右下角写上P.P.R. (Pour Remerciement).表示恭贺新禧-P.F.N.A. (Pour Feliciter Le Nouvel An)作为介绍时-P.P. (Pour Presentation)表示辞行时-P.P.C. (Pour Prendre Conge)表示吊唁时-P.C. (Pour Condoleance)（三）接受名片和递送名片（三）接受名片和递送名片 1、接受名片 2、递送名片 （四）名片的整理（四）名片的整理三、来客登记三、来客登记 - 来 客 登 记 簿 -日期 到达时间 来访者姓名 职务单位（电话）被访者姓名备注- -

26、 - 四、善于记住来客姓名四、善于记住来客姓名 第二节第二节接待有约而来者接待有约而来者一、招呼来客一、招呼来客二、引导二、引导第三节第三节 接待无约而来者接待无约而来者一、分流一、分流二、婉言拒绝二、婉言拒绝 1、婉言拒绝的对答 2、挡驾的技巧 3、上司工作时秘书拒客方法三、会客中又来新客三、会客中又来新客四、帮助上司中止会客四、帮助上司中止会客第四节第四节 接待重要宾客接待重要宾客一、确定规格一、确定规格二、迎接二、迎接 1、迎宾 2、介绍 3、握手 4、献花 三、陪同乘车三、陪同乘车四、注意事项四、注意事项五、送别事宜五、送别事宜 思考题： 1。秘书接待的要领是什么？ 2。如何接待有约而

27、来者？ 3。如何接待无约而来者？ 4。陪车的座次怎么安排？ 5。什么是接待中的对等对口？ 第九章 协助上司处理社交事宜 第一节 邀请与答复 一、传统的邀请与答复方式 1。 邀请 - 请 柬 -先生： 谨定于_年_月_日（星期_）_ 午_时_分， 为_，假座_宾馆（_路 _号），举行_活动。 恭候 光 临 _敬约 年 月 日 - 回 条 - - 收到请柬，请填写下列内容，并于X月X日前将本回条寄达 本公司总经理秘书XXX，地址为：XX路XX号XX室。谢谢！ 能否出席： 能_ 否_ 出席人姓名： 职务： 回信地址： 电话号码： 联系人： - 2、答复 接受邀请的回信，先表示感谢，再明确表示愉快接受

28、邀请即可. 婉言谢绝邀请的回信,要注意礼貌，语言要婉转，措辞要谨慎，不让对方产生误解或难堪，其内容一是感谢对方的邀请，二是陈述不能应邀的原因，三是希望今后有机会再会面。 二。涉外邀请与答复方式 1。 请柬 2。 请柬回条 3。 邀请信 4。 答复信第二节 赠礼、祝贺与感谢 一，赠礼 1、一般赠礼礼节 2、对外国朋友的赠礼礼节 二，送花的礼节 1、不同场合的送花 2花的禁忌 3“花语”举例 三。祝贺 - Dear Mr John, I learnt that you are branching out for yourself after 10 years with Smith,and open

29、ing your own advertising agency. I would like to send a word of congratulations and Im sure the new agency will be a success.I sincerely hope you will find in this new venture the happiness and satisfaction you so richly deserve. Cordially yours, Bill.Brown - 四。感谢 -Dear Mr. Smith , Thank you for sen

30、ding your proposal for needed changes in the contract with dealers. For this, Mr.Brown asked me to express his appreciation to you.Your proposal arrived in time for Mr. Brown to present your ideas to the Executives Committee, which meets this Thursday. Sincerely yours, Li Ying Secretary to managing

31、director - 第三节 其它社交活动 一、捐赠和赞助 二、舞会 三、陪同观赏第 四 节 主持节目 一、节目主持人的形象 1、讲究服饰仪容 2、知识丰富 3、具有个性魅力 二、节目主持人的语言 1、口语 2、伴随语言 三、节目主持人的应变能力 思考题 1。请柬的措词有什么要求？ 2。婉言谢绝对方邀请的答复信应该怎么写？ 3。涉外秘书如何处理要求捐赠和赞助的来信？ 4。试写一封祝贺同学获一等奖学金的英语信。 5。涉外秘书如何主持好节目？ 思考题: 1。请柬的措词有什么要求？ 2。婉言谢绝对方邀请的答复信应该怎么写？ 3。涉外秘书如何处理要求捐赠和赞助的来信？ 4。试写一封祝贺邻班获优胜奖的英语信。 5。涉外秘书如何主持好节目？