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1、水利建设项目档案工作的监管与档案专项验收要求钱淑仪2016年5月 水利建设项目档案工作是建设项目档案工作的一个重要部分，由于水利工程与民生、安全有重大关切，其建设和管理中形成的档案对工程安全运行、支撑管理有着非常重要的意义，应按照国家有关要求对水利建设项目档案工作进行监管和验收，确保水利建设项目档案的完整、准确、系统。 主要内容： 一、水利建设项目档案工作的监管要求 二、水利建设项目档案工作专项验收要求 一、水利建设项目档案工作的监管要求 依据： 中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强和改 进新形势下档案工作的意见 广东省委办公厅、广东省政府办公厅关于加强 和改进新形势下我省档案工作的意见 省档
2、案局与省重点项目工作领导小组办公室粤档 发201561号文关于加强广东省重大建设项 目档案工作监管的通知 （一）建立水利建设项目档案工作的监管机制 水利建设项目档案工作的机制，就是在体制和制度的框架下，保障水利建设项目档案工作能达到预期目标的运行模式、激励机制和约束机制。换言之，就是以一定的运行模式把水利建设项目档案工作的监管主体与被监管主体联系起来，协同运作。 1.有关各方的职责组织机制 各级档案行政管理部门要加强对本地区水利建设项目档案工作的指导和监管，做到提前介入，做好过程跟踪服务，并严格按照转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发的通知（粤档发200632号）中关于重大建设项目档案验
3、收的相关规定开展验收工作。 各级投资主管部门及有关主管部门要支持和配合档案部门加强监管工作，适时参与中间检查和档案专项验收工作，同时应将当年重点建设项目计划抄送同级档案局。 各级水利行业管理部门、水利项目主管部门应当加强对项目档案工作的监督、中间检查和指导，按要求督促水利系统项目单位做好备案登记、验收等工作，参加或组织水利建设项目档案专项验收。 2. 同步管理运行机制 第一个同步：项目开工时，项目建设单位必须根据国家有关水利建设项目档案管理规定和标准，制定适应本项目实际的项目档案管理制度，并对所有参建单位的工程技术人员和档案人员进行档案工作交底。 第二个同步：凡属省重大水利建设项目，建设单位在
4、开工6个月内要编制重大建设项目档案工作规划并向省档案局报送广东省重大建设项目档案管理登记表，同时抄送省水利厅政务服务中心，建设期间每年年底报送一次；由省水利厅主持验收的非省重点水利建设项目，同时向省水利厅政务服务中心和属地档案行政主管部门报送登记表。 第三个同步：项目建设过程中，项目建设单位要定期组织开展项目档案形成质量及安全保管情况检查。 3. 档案专项验收倒逼机制 贯彻“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”的规定。 省重点水利建设项目的档案专项验收由省档案局组织，其他水利建设项目档案专项验收的组织按粤水办200860号文件的规定执行。 4. 设立“金册奖”激励
5、机制 “金册奖”的申报条件：除项目档案验收评分要达 到95分（其中“案卷质量”得分不低于57分）以上 外，2015年起的新开工项目，必须满足以下条件： （1）重大建设项目档案工作与项目建设同步开展。 （2）重大建设项目档案专项验收在项目试运行（生产）之后两年内完成。 （3）重大建设项目档案信息化能达到实际应用程度。 （二）水利建设项目档案工作的监管流程 1. 按照广东省重大建设项目档案工作监管流程开展 监管流程由内部监管与外部监管两部分构成，内外部相结合实现流程监管的目标。 （1）内部监管：以建设单位为主体，在建设的三个阶段分六个关键节点进行监管。 第一个阶段：建设初期 节点一：建设单位应根据
6、项目档案工作需要，明确档案工作分管领导和部门，建立档案管理机构。 节点二：建设单位应配备适应工作需要的档案人员，建立健全项目档案管理制度，组织对项目参建各单位有关人员进行档案业务培训。 第二个阶段：施工阶段 节点三：项目开工后，建设单位应组织各参建单位进行档案工作交底；制定重大建设项目档案工作规划，并于开工6个月内填报广东省重大建设项目档案管理登记表。 节点四：建设单位应联合监理单位定期开展项目档案工作阶段检查。其中，工程进行到一定阶段时，建设单位可申请档案行政管理部门和上级主管部门进行阶段检查。 第三个阶段：竣工阶段 节点五：建设单位应在项目交工验收时同 步验收档案；并应在项目试运行（生产）
7、 之后两年内（最迟在项目竣工验收前3个月 内）申请项目档案专项验收。 节点六：如档案专项验收未通过，建设单 位应在限期内完成整改，并重新申请项目 档案专项验收。 达到内部监管效果的抓手： 建立并保持档案管理网络稳定； 开展宣贯、培训、学习； 把项目档案工作有关要求纳入招标和合同条款； 建立检查、评比制度。 （2）外部监管：以档案行政管理部门或行 业主管部门为主体，在建设的三个阶段分 五个关键节点进行监管。 第一个阶段：建设初期 节点一：根据项目建设单位需要，档案行 政管理部门或项目主管部门协助和指导项 目建设单位建立档案管理制度、开展档案 业务培训。 第二个阶段：施工阶段 节点二：督促项目建设
8、单位在项目开工6个月内填报广东省重大建设项目档案管理登记表，同时附送重大建设项目档案工作规划。 节点三：档案行政管理部门组织开展项目档案行政执法检查；或根据建设单位的申请，联合有关主管部门进行阶段检查，并出具重大建设项目档案检查整改通知书。 第三个阶段：竣工阶段 节点四：档案行政管理部门会同有关主管部门组织项目档案专项验收。如果通过验收，档案行政管理部门正式印发重大建设项目档案专项验收意见；如果达不到验收标准，档案行政管理部门核发整改通知。 节点五：档案行政管理部门会同有关主管部门对未通过档案专项验收、限期整改的项目档案进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并对项目建设单位（法人）通报
9、批评。 有关工作文件编写、表格填写的要求见粤档发201561号关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知附件2至10，重大建设项目档案工作规划编制大纲、广东省重大建设项目档案管理登记表、重大建设项目档案阶段检查申请、重大建设项目档案验收申请报告编写大纲、重大建设项目档案验收申请报告编写大纲等。 二、水利建设项目档案工作专项验收要求 法规政策依据： 1广东省档案条例广东省档案条例 2重大建设项目档案验收办法重大建设项目档案验收办法 3转发国家档案局国家发展和改革转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知办法的通知 （一）省重点水利
10、项目档案的验收要求 按省档案局和省发改革委联合转发国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知（档发20062号） （粤档发200632号）的有关要求。 1. 适用范围： 列入省国民经济与社会发展五年规划和年度重点建设项目计划的省级财政投资项目。 2. 原则： （1）未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。 （2）无论最后是否组织竣工验收，均要进行档案专项验收。 时间要求： 项目档案验收应在项目试运行（生产）之后两年内（最迟在项目竣工验收前3个月内）。 3. 省重点水利建设项目档案验收的组织 由省档案局组织；也可以由省档案局委托省水利厅政务中
11、心和项目所在地的市档案行政管理部门组织，验收结果报省档案局备案。 4. 验收申请 项目建设单位（法人）向项目档案验收组织单位提出档案验收申请时，应提交： 档案验收申请报告 重大建设项目档案验收申请表 广东省重大建设项目档案验收评分表 5. 评价方法 原则上采用广东省重大建设项目档案验收评分表。 得分95为优秀； 90得分95为优良； 85得分90为良好； 75得分85为合格； 得分75为不合格。 6. 项目档案工作的奖惩 对项目档案验收综合评分达到优良和优秀的建设项目，建设单位（法人）或主管部门应根据档案法、广东省档案条例的有关条款予以奖励。 项目档案验收综合评分达到优秀且“案卷质量”单项总分
12、不低于57分的省以上重大建设项目，可以获得由广东省档案局颁发的“广东省重大建设项目档案金册奖”荣誉证书。2015年起的新开工项目，必须满足以下条件：（1）重大建设项目档案工作与项目建设同步开展。此项以项目建设单位在重大建设项目档案验收时提供的广东省重大建设项目档案管理登记表、重大建设项目档案工作规划、档案机构建立文件、档案人员配备文件和档案制度的制发时间，以及项目建设期间的各种会议文件为依据。项目开工后6个月内建设单位没有对项目档案工作提出过要求的不能申报“金册奖”。（2）重大建设项目档案专项验收在项目试运行（生产）之后两年内完成。此项以项目建设单位给项目档案验收组织单位的申报材料为依据。（3
13、）重大建设项目档案信息化能达到实际应用程度。此项以项目档案验收组现场检查以及验收评分记录为依据。 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）通报批评。造成档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。 7. 验收程序和方法 （1）自评申报 （2）组织验收（以召开项目档案验收会议的形式进行） （3）结果通知验收会议程序：a.会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员；b.验收组长宣布档案验收组成员名单；c.项目建设单位(法人)汇报
14、项目建设概况、项目档案工作情况； d.监理单位汇报项目档案质量的审核情况；e.项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；f.项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；g.项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见；h.有关单位负责人讲话。 8. 标准理解与掌握 广东省重大建设项目档案验收评分表总分100分，由三部分组成：组织管理、案卷质量、档案安全。第一部分：组织管理11 制度体制（4分）（1）建立了项目档案工作各项规章制度（2分）主要抽查项目建设单位提供的有关规章制度。（2）建立了行之有效的项目档案工作的管理体制和工作程序（1分）一看项目建设单位提供的相关文件材料；二看整个项目档案工作的实际情
15、况。（3）形成了项目档案管理网络（1分）一看建立档案管理网络的相关文件材料；二看开展档案管理网络活动的相关材料。12 同步开展（5分） （1）项目建设单位(法人)对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导（2分） 一看相关文件材料；二看实际效果。（2）自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导，对检查中发现的问题能及时整改（1分）根据相关部门平时对该项目档案工作的接触和了解来评定。（3）按规定及时填报国家重点建设档案管理登记表（1分）根据档案行政管理部门掌握的实际情况来评定。（4）做到项目档案工作与项目建设同步进行（1分）一看项目档案工作开展的
16、时间；二看项目建设单位和监理单位工作计划和安排；三看单位工程交工验收记录；四看申报项目档案验收的时间。 13 责任考核（4分）（1）项目档案工作实行领导负责制（0.5分）一看项目相关领导的岗位责任制；二看解决档案工作实际问题的事例。（2）确定了负责档案工作的部门及领导（0.5分）一看项目相关部门及领导的岗位责任制；二看相关部门形成的有关文件材料。（3）实行了各部门和有关人员档案工作责任制（1分） 一看项目相关部门及人员的岗位责任制；二看相关部门形成的有关文件材料。（4）并采取了有效的考核措施（2分）看相关部门形成的有关文件材料，如年度考核记录、总结、通报等。 14 人员配备（4分） （1）配备
17、了适应工作需要的档案管理人员（2分） 一看相关的文件材料，二看被检查项目档案工作的完成情况。 （2）档案管理人员经过档案专业岗位培训（2分） 主要看建设单位和监理单位提供的相关人员培训证书。 15 合同管理（5分）（1）项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理（1分） 抽查建设单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。（2）要求明确（2分）抽查建设单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本。一看建设单位的合同要求，二看建设单位的结算规定，三看各参建单位文件材料归档情况。 16 办公设备（4分）（1）保证档案工作所需经费（2分） 一看相关的文件或记录，二看项目档案工作的条件。（2）配备了计算机（
18、0.5分）、复印机及声像器材等必备的办公设备（1分），且性能优良（0.5分），满足工作需要。 现场检查。 17 信息化（4分） 采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。重点从基础设施（1分）、资源建设（2分）、应用效果（1分）三方面考核。其中，全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的0.5分；全套档案目录和竣工图已数字化的1.5分；全套项目档案（施工原始记录除外）已数字化的得2分。 看建设单位汇报演示，现场检查。 第二部分：案卷质量 211齐全完整（1 5分） 按照国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表所列内容，参考各行业归档范围的规定，重要文件归档无遗漏。每缺1份竣工图纸（含修改通知
19、单）或征地图、重要合同、协议书等重要文件，扣0.5分，其余应归档文件少一份扣0.1分。按照抽查的实际情况打分 212真实准确（10分） （1）所有归档文件材料真实，内容准确，签署手续完备。若归档材料不真实或内容不准确、签署手续不完备，弄虚作假，每发现一处扣0.5分。重点抽查各种施工记录、结算材料、进场材料质量证明文件和会议纪要等的签署手续。 （2）竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况。若竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录不相符的，每发现一处扣0.5分。重点抽查竣工图修改是否到位，签署手续是否完备。 213耐久有效（10分） （1）
20、归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久要求（8分）。一看纸张质量，有无破损或易破损；二看字迹材料，有无铅笔、圆珠笔等易退色笔迹；三看有无不应复印归档但实际归复印件，或虽然可归复印件但复印质量差。 （2）录音、录像文件应保证载体的有效性（1分）。 主要检查归档的录音带、录像带有无变质，能否正常播放。 （3）长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘（1分）。主要检查归档光盘的型号，数据是否可读。 221 排列系统（3分） 分类清楚，组卷合理，排列系统、有序。项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的有关标准规范。 一看整个项目的案卷排列是否科学合理（一般按照项目建设的阶
21、段先后进行排列）；二看每一阶段案卷排列是否科学合理（一般综合性内容在前，专业（题）性内容在后）；三看卷内文件排列是否科学合理（一般按问题时间排列，保持文件之间的有机联系）。222 封面脊背（1分）格式规范统一，字迹清晰美观，填写完整准确。看封面、脊背的格式及内容填写。223案卷题名（4分）案卷题名规范，简明扼要，能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征。重点看能否准确揭示卷内文件内容和特征，其次看表达是否规范和简明扼要。224卷内目录（4分）卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；著录格式符合规范要求，字迹清晰。若重要文件卷内目录有错漏，每发现一条扣0.1分。一看著录内容是否准确，二看文件条目有
22、无遗漏；三看著录格式是否规范（如补充题名）。225卷内备考（1分）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。一看有无标明卷内文件的件数、页数（这对单件装订的案卷尤其重要），二看有关人员签字是否完备。226纸张折叠（1分）案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。图样折叠时标题栏露在右下角。现场抽查。227案卷装订（1分）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。整卷装订的案卷要整齐、牢固，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右
23、上方加盖、填写档号章。整卷装订和单件装订分别抽查。（三）档案安全31 用房设施（5分） 档案库房与阅览、办公用房分开（2分）。档案库房配置有防火（0.5分）、防盗（0.5分）、防水（0.5分）、防有害生物（0.5分）和温湿度调控（1分）等设施。现场检查。一看档案用房，二看各种设施。32 档案装具（3分）档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。按照有关标准对照检查。33 安全措施（2分）采取有效措施保证档案实体和信息安全。一看相关制度、规定（如库房管理制度、保密制度、借阅利用制度、计算机网络管理规定），二看实际效果。 （二）非省重点水利项目档案的验收要求 按粤水办200665号文件有关要求。