《（会议管理）成功会议管理技巧.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（会议管理）成功会议管理技巧.docx（45页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、（会议管理）成功会议管理技巧房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 以下资料均来源于网上，房地产 E 网 只负责收集、整理，但不能保证资料的完整性和精确性。假如您认为侵扰了您的权利，请您干脆与我们联系。感谢原作者所作出的努力！ 目录 引言 . 2 第 1 章有效利用会议 . 2 1.1 你须要开会吗？ . 2 1.2 明确会议的目的 . 3 1.3 非正式会议 . 4 1.4 正式会议 . 5 1.5 革新中的沟通方式. 6 1.6 会议类型 . 7 1.7 不要离题 . 8 第 2 章打算会议 . 10 2.1 邀请与会者 . 10 2.2 打算议程 . 11 2.3 确定地点 .
2、12 2.4 支配座位 . 15 2.5 打算会议用品 . 17 第 3 章出席会议 . 18 3.1 主动参加 . 18 3.2 外表与讲话 . 19 3.3 倾听发言 . 20 3.4 处理问题 . 21 3.5 做备忘录 . 23 评估与会技巧 . 24 第 4 章主持会议 . 24 4.1 了解职责 . 25房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 4.2 探讨出席者 . 26 4.3 驾驭会议节奏 . 27 4.4 限制会议 . 28 4.5 维持秩序 . 30 4.6 结束会议 . 32 4.7 运用正规程序 . 34 4.8 解决正式会议上的问题 . 36 主持实力自测 .
3、 37房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 胜利会 议管理技巧若想胜利地管理睬议，你要学习这些技巧：从构划和打算议程，到建立正式程序，以及处理易爆局面。会议管理不仅教你全面主持会议以及充分参加会议，而且为你供应好用方法使会议达到预定目的。生动有力的提示帮助你处理实际工作中发生的状况，并驾驭一流的会议管理技巧，从而使你大大提高管理睬议的效率及坚决性。蒂姆·欣德尔（Tim Hindle）是伦敦商业语言询问机构Working Words的创建人。作为编辑顾问和作者，他完成了很多著作，其中包括袖珍经理手册、袖珍 MBA和袖珍金融手册、1979年以来始终是经济学家杂志的撰稿人，1
4、994-1996 年任欧洲商务杂志的编辑。引言会议商务的一个重要部分，全球每天要实行数百万次会议，会议管理会帮助你——不论是作为出席会议的与会者，或者是会议的主席——提高这些会议的效果和效率。不论是正式会议还是非正式会议，本书将供应给你相关的各种好用建议，例如如何作好基本的打算，如何进行恰当的座位支配，如何保持预定安排，如何结束仁义等。散见于全书的 101 个简明的提示将进一步为你达到目的供应重要信息。自我评估练习使你能系统地评估你的进步及明确以后的努力方向。假如你能不断地应用本书所供应的珍贵建议，你就可以特别自信并且胜利地管理睬议。第 第 1
5、1 章有效利用会议开会要花费珍贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。1 1.1 你须要开会吗？大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是原委有多少会议能真正解决问题？假如你考虑过会议真正的代价，你支配和出席的会议就会少得多。1 1.1.1 定义会议商业会议由若干人参与，他们聚到一起是为了解决问题或做出确定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参与。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会
6、者中传阅。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 2 1.1.2 考虑成本胜利的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有很多会议没有必要召开，例如小组会议。起先时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，打算材料，到出席会议。假如与会者还需长途施行，这个时间也必需计算在内。最终还有机会成本，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创建多少价值？召集会议
7、之前，必需考虑全部这些成本。3 1.1.3 把成本加起来要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数）。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的，但你常常要考虑的是如何用完量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。4 1.1.4 正在实行会议一个部门的成员和董事总经理聚在一起开会，以解决一个问题。他们的年薪合计 180000 英镑，年管理费合计 100000 英镑，另外还有各种杂项费用。按此计算，这个会议每
8、小时的费用是 178 英镑。销售经理联系各种状况供应补充信息 销售代表提出报告 董事总经理主持会议 销售总监向销售团队提出问题 秘书作记录 2 1.2 明确会议的目的可以为很多不同的缘由召开会议，主席和与会者必需预先明白准确目的，这样才能使会议取得胜利。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 小提示 1 1 ：从一起先就要明确会议目的 小提示 2 2 ：假如不开会也能解决问题，就取消会议。1 1.2.1 考虑目的大多数会议的目的属于下列几种之一。要预先确定所要召开会议的目的属于其中的哪一种，并确保全体与会者明白。 透露住处信息或供应看法； 发布指示； 提出申诉和仲裁； 做出确定或贯彻确
9、定 激发创意； 提了建议，进行探讨，并做出最终确定；2 1.2.2 考虑细微环节假如你已确定一个会议的主题，就可起先考虑其他细微环节。想一下这个会议要开多长，哪几个问题须要讲座以及必需安排给每个问题的时间是多少。留意留点时间用于委派任务，也留点时间赐予会间休息及会议总结。肯定要支配好会议，以确保恰恰相反当的、有必要权威性的与会者能够出席。假如他们不能来，那就重新支配一个更合适的时间。对于例行会议，应每隔一段时间检查一下这些会议是否仍符合一个好用目的而不是奢侈时间。3 1.2.3 自我提问Q 每个人都明确开会的目的吗？ Q 是否须要每个人都出席整个会议？ Q 是否有比开会更好的方法不提出问题？
10、Q 是否有其他人，他通常不出席你的会议，但可能会在这一次会议上提出有益的看法？ Q 运用各种视觉协助手段是否有利于会议？房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 4 1.2.4 评估个人的目的无论你主持会议或者只是出席会议，应事先考虑会议规定的目标以及你的个人目标，例如，你可能对议程式上的某些项目特殊感爱好，你要起清晰你情愿接受什么样的结果，然后可以起先做相应的打算。另一个须要考虑的问题是你能否削减花费在会议上的时间。假如你不须要参与整个会议并已确定只出席其中的一部分，则应预先通知会议主席。5 1.2.5 保密事宜假如会上要讲座保密事宜，应让全体与会者在会议的起先阶段就知道，因为这会影响
11、与会者的看法。全部保密事项须要恰当地处理并且在会外出应获得足够的重视。假如议和内兼有机密和非机密的事项，则应预先确保全体与会者明白每个项目相应的状况。小提示 3 3 ：细致考虑什么能促进会议胜利实行，什么会使会议失败。6 1.2.6 强调目标假如你主持会议，在会议起先时做饭就要概述这个会议的目的和目标，这样就能使全体与会者在整个会议期间都能牢记不忘。提示与会者何时必需做出何种决议以及需传递何种信息，并且——假如他们偏离这点——提示他们留意安排给每个问题的探讨时间。假如你仅是会议的参加者，你要确保你已为详尽探讨淤泥特殊有关的事项作好了充分的打算。小
12、提示 4 4 ：考虑一下，假如一个例行会议没有如期实行，会有什么后果。1.2.7 7 你的重要途径目的未明确，你就无法确定须要实行哪种会议。首先确定会议的目的及需花时间，然后邀请与会者。确定会议目的确定会议须要多少时间保证有关人员出席 3 1.3 非正式会议非正会议可以有多种不同的形式，并且可以实行探讨会的形式。非正式会会议无论是偶然进行的，或者是按通常的方式如口头方式召集起来的，都供应了一些机会来简洁地解决问题。小提示 5 5 ：记住，高层经理的在场可能会阻碍探讨。小提示 6 6 ：要远离你的办公室召开会议，这样你就可以轻易地离开会议。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 1 1.
13、3.1 布置环境尽管性质比较随意，非正式会议的胜利仍旧得益于细心选择的环境，假如与会者感觉不 服，或者要他们在开放式的办公室里探讨一项保密事宜，那么就很难进行富有成效探讨。选择合适的环境，可以帮助你得到所寻求的结果。2 1.3.2 解决问题利用一个临时的会面，例如与同事在走廊里交谈，立即解决一个问题。3 1.3.3 临时会议只有简短的通知并且是顺便或马上召集的会议，称为临时会议。这些临时会议对于坦诚地探讨问题以及不受大量其他人员的影响而快速地做出确定是很志向的。不多于三至四人参与的临时会议在解决一些小问题时具有最佳效果。另外，可以利用临界时会议发布紧急通告。在同事之间，临时会议倾向于以非正式的
14、语言风格和轻松的身体语言为特征。建立一种非正式的气氛，有助于你在会议中理解其他人的反应。留意面部表情：因为与会者可能走神，他们的面部表情会真实地告知做你这一点。4 1.3.4 小型非正式会议策划小型非正式会议是为了通过探讨不解决问题，供应反馈，因此与临时会议不同，它应当有打算的时间。即使实行一个只有二三个人参与的小型非正式会议，也要记住会议的目的和时间限制。恰当地限制会议，你就能让主要的事情进行下去，并且能使与会者之间进行坦诚的探讨。通过保持目光接触这种身体语言中具有表达性的方式，来激励与会者。5 1.3.5 探讨争议假如你在领导一次探讨，你肯定要多多运用大量激励性的目光接触，来帮助你保持对会
15、议的限制。6 1.3.6 沟通思想小型的头脑风暴会议是一个共享创意的良好论坛。假如你正在主持一个头脑风暴会议，支配专人登记与会者提出的想法，这种书面记录经常能够启发出其他建议。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 7 1.3.7 头脑风暴会议利用非正式的头脑风暴会议来产生新的想法，或者得出敏捷的创意，用于解决问题。为了得到最好的效果，事先说明会议的目的和时间限制，以便与会者能有所打算。由一小群各具特长的人参加的头脑风暴会议最为有效，所以必需要求每个人轮番发言。会议期间避开评论或指责任何想法，因为这会阻碍提出建议；会后再推断这些想法的可行性。4 1.4 正式会议不同类型的正式会议都有不
16、同的程序规则。一些会议，如年度全休会议，必需依法召开；其他的会议则是自定的，是为了做出一个特别的确定或探讨一个问题而召开。小提示 7 7 ：让自己熟识各种正式会议的程序。1 1.4.1 正式会议会议类型 特点 会议类型 特点 董事会会议由公司的董事们参与——董事会通常由董事组成。有些国家的法律规定董事会必需共同行使权力。·董事会通常定期召开会议，或许一个月一次，来探讨公司事务。会议通常在董事会的会议室实行——这是一个设有一张大桌子的正式场合。·董事会会议由董事会主席主持，他是依据公司章程被选举出来的 大会 在大会上，通
17、常就一个主题作几个报告。有些大会对公众开放，另一些只限某些人参与，如公司雇员。·这类会议适用于大量人员在短时期内沟通信息 ·虽然有时发言人会留有回答提问这一段时间，借鉴于大会的规模，计论和听众参加是很有限的。常务委员会会议 常务委员会是公司董事会下属的一个小组，它可能是对常常性的事情负责，如一位总经理的薪金和业绩的年度评审。常务委员会定期召开会议来履行授权给它的任务。公司董事会可以授权常务委员会代为实行行动。常务委员会要先向公司董事会报告，然后实行外部会议 一个外部会议包括某个组织内的一群人和组织外的另一群人，例如来访的行 业 工 会 谈 判 代表。在外部会议上，保
18、守机密是一个重要问题。与会者应细致思索哪些信息必需保密；为了达到目的哪些信息可以在会上披露。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 必要的行动。外部会议可以在中立地点进行。特地委员会会议 公司董事会可以建立一个特地委员会，探讨一个须要特殊留意的问题。与整个董事会相比，这个小组会更加频繁地召开会议。必要时，特地委员会可以开会探讨专业性特殊强的特别问题，或具体分析困难问题。很多公司董事会发觉难以在一个月内召开一次以上的会议，而特地委员会可以定期召开会议，而且只涉及必要的人员。年会（AGM）年会一年一次，经常是规定的，召集公司董事与股东探讨过去一年的事务和将来的安排。年会允许股东向公司董事提
19、问，并要求他们京公司的业绩做出说明。董事们利用这个机会寻求年度决算的批准，重新任命审计师，并探讨将来的安排和策略。公众会议 公众会议对任何人都开放。这种探讨的形式可被地方政府或私人活动小组所采纳，用来与公众探讨各类事项，或为公司所采纳，以探讨将来的发展。全部的成员被邀请出席公众会议。通常事先在当地社交中心、公共图书馆及地方报纸或杂志上通告。公众会议的议程通常只有一项供探讨的主要议题。临 时 股 东 大 会（EGM）假如为了立该实行行动而需获得股东的批准，则可召开临时股东大会。临时股东大会可以在两次年会之间 的 任 何 时 候 召开。应提前一些时间向股东们发出临时股东大会的通知，提前多少时间则随
20、国家而异。临时股东大会的操作规则通常与年会一样。 2 1.4.2 遵守规则管理正式会议的规则可能是困难的，并且随国家和组织的不同而异。规则能确定会前必需发了通知的数量，与会者的权利，表决工作应当遵循的程序。如你参与一个正式会议，应事先了解应当遵循的一些规则。小提示 8 8 ：留意正式会议中的一切法律要求。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 5 1.5 革新中的沟通方式计算机和通讯技术（统称为信息技术，或 IT）的快速发展，使面对面的会议数量大大削减。你可利用这些高科技工具削减出席会议的时间。小提示 9 9 ：在会议前，打电话给与会者，让他集中到议题上来。小提示 10 ：对信息要有选
21、择性地吸取，避开信息超载。1 1.5.1 虚拟通讯数字技术正在革新交换信息的传统方法，大大削减了旅行的必要性。电话会议、实时视频在线会议、电子邮件和因特网通讯这些数字技术正替代着面对面的会议。在召集各地人员开会之前，考虑以上这些选择。2 1.5.2 视频会议现在，利用实时音频和视频连接的视频会议是一种被广泛应用的、对用户友好程度正在提高的开会方法。假如你那里已具备这种技术，你可以利用这类会议，像电话会议，联络在世界各地的人。视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这经常是有效沟通的关键因素。小提示 11 ：组织和实行电话会议时，考虑世界各地的时差。出席视频会议将传统的和新的方法结合起来，为你
22、所用。例如，让无法来会议现场的代表通过视频设备来出席会议。小提示 12 ：通过设定一个时间限制来优化在线会议。小提示 13 ：当你在电话会议中发表讲话时，不断重复你的姓名。3 1.5.3 文化差异 跨文化商务沟通中的常见障碍包括语言的不同、时区差异和国与国之间旅行时间的不同，以及文化期望的不同。然而信息技术正使得这些困难减小：电子邮件供应一种现成的通讯渠道而与地点和时区无关。英语的广泛运用，会在正式交往中阻碍其母语不是英语的发言者，在电子邮件中这就是一个小问题了，因为发送的信息是相对简短并且是非正式的，较少须要娴熟的语言运用。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 4 1.5.4 电子
23、邮件电子邮件（e-mail）可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息。这相当于另一种形式的会议持续几天甚至几星期，因为与会者聚在一个虚拟的会议地点评论当前的议题和问题，或者探讨一些事情。在组织之内,电子邮件能使来自不同部门和不同地点的大量雇员代表参与探讨，而不会遇到真实会议中的麻烦和花费。然而非必要的信息会快速地积累。尽量保持全部信息简短扼要_这将有助于限制会议的议程。有效的联系视频会议让你们充分沟通，即使在你们不能见面时。首先打算好设备，包括书面材料和整套身体语言。6 1.6 会议类型有多种类型的会议-正式的和非正式的，每一种类型适合于一种特定的目的，因此在你起先支配会议和通知与
24、会者之前，确定哪种类型的会议最能达到你和目的。小提示 14 ：细致地思索你须要实行的会议的类型。小提示 15 ：使会议规模尽可能小些，尽量避开分散留意力。1 1.6.1 需考虑的因素一旦你已经确定召开一次会议，下一步就须要考虑一系列的因素，例如会议的紧迫性，即是否必需马上召开？谁参与？你想从会议中得到什么？牢记这些问题和你的主要目标，然后选择最合适的会议类型。例如一对一的会议或正式的委员会会议通常最合适做出确定，而头脑风暴会议对于沟通想法是特别有益的。2 1.6.2 确定会议规模会议的目的会影响其志向的规模。大会或小会都有其优缺点：大群人可提出各种看法，但是这些成员可能会分成派系；小群人一起行
25、动可能会更有效，但是思路比较狭窄。通常的会议有六至九人参与。这样的规模既不太大，也较简单限制；也不太小，可以激起辩论。这样规模的会议能激励人们出席会议，因为与会者知道他们的看法能引起他与会者的留意。小提示 16 ：在一个显著的位置上放一块表或一只钟，以便驾驭时间。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 3 1.6.3 会议目的和类型相符合目的 须要考虑的事项 会议类型 处理信息例如听取报告，发布指令，宣布或说明程序上的改变 最多涉及三个人 非正式的 小及四个人以上，或一个团队 正式的 要求反馈度探讨 非正式或正式的 让公司董事了解最新形势 正式的 涉及股东 年会或临时股东大会 要告知公
26、司外尽可能多的人，包括媒体。公开的 涉及供应信息的发言人 新闻发布会 解决问题例如应付不满。仅涉及一人 一对一 须要几个人或一个团队的投入 特地委员会 涉及紧急问题 临时的 做出确定例如做出选择，获得授权，承诺实行行动 须要马上探讨，或涉及非典型的商务问题 监时的 涉及反复出现的商务问题 正式的 要求一个组织的最高层进行探讨或授权 董事会 要求公司的股东们授权 年会或临时股大会 激发创意例如形成创建性的解决方法 须要探讨创新的想法 非正式的 须要快速地产生全新思想 头脑风暴 须要对有关事宜的报告进行考虑、探讨或打算 正式的 7 1.7 不要离题会议未能达到目的可能有各种缘由：与会者可能带有相互
27、冲突的目的，会议可能迷失了方向，或者议题太多，时间不够。事先商定会议目标有助于实现这些目标。小提示 17 ：传阅议程及全部的相关材料。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 小提示 18 ：会前争取来自可能的同盟者的支持。1 1.7.1 思索在前会议之前，考虑周到并具体安排是特别重要的，这样可以保证会议顺当进行。首先，传阅一份清楚的议程。确保会议有足够的时间，避开匆忙拂过议程上的主要项目而结束会议。分辨出那些可能试图抢夺会议限制权的与会者，并估计他们的论点。找出那些与你有同样观点的人，并激励他们支持你的论点。2 1.7.2 避开陷阱通过良好的打算和全体与会者的参加，会议上出现的大多数陷
28、阱是可以避开的。必需确保： 探讨会前传阅的全部会议材料； 准时起先会议，准时结束会议； 严格并仔细地根据议程进行会议； 假如主持会议，尽可能让更多的人提出问题和回答； 保证与会者充分了解已经做出的确定。当议程上最终一项（通常标以其他事宜）起先进行时，与会者可能会在底下相互交谈，提出一些小问题。假如你主持会议，让每个人有秩序地获得发言机会。小提示 19 ：确保在会议之前就会议目的取得一样。小提示 20 ：当与会者偏离议程时提示他们。3 1.7.3 实行会议主动的行为消极的行为会议起先 一次探讨议程上的问题 获得关于每个问题的看法 坚决而主动地起先 与会者迟到 把探讨限制在预定的时间内 出现偏离议
29、程的状况 与会者有效地提出建议 与会者之间出现分歧 找到可行的解决方法 各种看法都探 允许其接着转入目标房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 第 第 2 2 章打算会议花费在打算会议上的时间很少会奢侈。确保会议在恰当的时间和地点实行，由合适的人参与，快捷且戏院有做出正确的确定。1 2.1 邀请与会者选择恰当的人出席会议可以确定会议是否能达到目的。每一个被邀请者都应当出席，因为他们能提出各自特别的看法，否则会议就不能充分利用与会者们的时间。小提示 21 ：考虑与会者在一个小组环境中如何工作。小提示 22 ：排定会议时辰表之前要考虑旅行时间。1 2.1.1 选择出席者当你考虑邀请谁时，可
30、能某些人是当然的出席对象。例如，假如探讨一个贷款项目，你应当邀房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 请有权同意贷款数额的人参与。另一些人可以供应特地的技巧或建议。邀请那些有良好沟通技巧的人参与会议。他们能够帮助小组卓有成效地工作。，并达到预定的目标。若某些与会者只需参与会议的某一部分，应告知他们有关事项的起先和结束时间，这样可以节约这些与会者的时间，并使会议易于限制。2 2.1.2 评估贡献当你列出了与会者的初步名单时，依次确认每个人可能做出的贡献： 他们是否有可供共享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反应。 他们能否供应特别的看法或信息？例如，一位生产经理。 他们的专业身份是否有
31、用？例如，处理合同争议的律师。 他们能否实施已获得同意的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。3 2.1.3 考虑参加者供应信息：邀请公司某一部门成员，例如生产或销售部门成员，为公司其他人员供应有关他们部门的进展状况。供应看法：某些人因为正在参加某一特定事务，或者因为有阅历，因而有资格向其他成员供应有用的看法。 供应特别的专长：具有特别技能的专家，或是来自公司内部，或者来自公司之处，他们的出席都可能促进探讨。授权行动：尤其是财务方面的确定，如签署或谈判一个新的合同，可能要求一位财务主管在场授权这个行动。小提示 24 ：议程的每个项目旁列动身言者的姓名4 2.1.4 通知与会者组织会议最困
32、难的部分之一是确定一个时间，以适合你的全体与会者。有时，确定会议时间的最简洁的方法是。把会议支配在由同一批与会者参与的另一个会议之后，否则电子邮件或电话要来来往往直到至确定会议日期。假如有人不能按所提出的时间出席会议，在重新支配会议时间之前，考虑下下假如没有他参与，会议是否仍可实行。通常须要就会议的时间和地点作书面的确认。要点 必需明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 与会者应当明白他们将对会议做出哪些贡献。 会前向全体与会者供应书面的背景材料。 会议场所必需有适当的设备，会场大小相宜。2 2.2 打算议程使与会者明确会议目标的最
33、好方法是，预先发给他们一份明确的议程。打算议程有几种方法，选用一个适合你目的的方法。小提示 25 ：避开在一天的心情低落时段内开会，例如紧接在午餐之后。1 2.2.1 编排议程会议议程是须要提出度探讨的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然。首先汇合全部的有关信息，然后搜寻出哪些项目须要确定细致程度。你会发觉与其他会者商计是有用的。若有很多的问题要探讨，就给每一项目安排一个时间限度，以保证你不会超过规定的时间。在会前多久起先打算议程确定于须要多少打算时间。小提示 26 ：保证将议程的任何变更都通知会议主席。2 2.2.2 编写议程在为类似会议编写议程时，可把这份简洁的议程作为模板。给每一项标出
34、号码，并给每一项安排一个起先时间，以有利于那些不需参与整个会议的与会者。小提示 27 ：议程应尽可能简短。例如：委员会会议议程 7 月 6 日上午 11 点 格林•德雷 饭店 （议程开头为会议日期、时间与地点）（11：00）任命一位会议主席 （11：10）为缺席致（11：15）批准上次会议备忘录 （11：30）上次会议提出的事项 （11：45）探讨联络司宜 (每项编号、每项均有一个起绐时间)房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 （12：00）会间休息 （12：15）财务事项 （12：45）特殊事项 （13：00）其他动议 （13：15）其他事宜 （13：35）下次会议细微环
35、节 （下次会议细微环节写在议程的未尾）小提示 28 ：试将议程限于一页纸要点 议程包括会议日期、时间、地点和目的等细微环节。 议程中关于会议的主要目的应尽量明确 全体与会者须要准确知道会议对他们的要求 安排给每一项的时间应体现出它们的优先次序 时间。无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间是令人不快的。3 2.2.3 构想议程当你撰写会议议程时，尽量按逻辑排列主题，并把类似的议题放在一起，这样可以避开同一领域谈了一遍又一遍的状况出现。你的议程可以从常规事情起先，如指定一位会议主席，为缺席致 ，然后转入批准上次会议（若相关）备忘录并听取前次会议上接受任务者的报告。会议的下一个议程应当是就当前
36、的问题，例如最新的财务会计及销售状况，进行大量的探讨。最终是其他事宜，并安排确定下次会议的日期、时间和地点。小提示 2 29 9 ：早些探讨最重要的问题，此时与会者最有精神。4 2.2.4 分发议程一旦你草拟了一份议程，就将其发送给与会者，供评论、补充或征求同意。假如你希望在一份已经正式批准的议程上增加或删除项目，必需征得与会者的同意。与增加项目相比，他们可能会更喜爱削减一些项目，除非他们对你希望加上去的项目有特别的趣。当与会者抵达会议时给他们一份修改的议程，这种做法是不能接受的，除非因临时事务而必需这样做，例如主席生病，或财务状况的突然改变。尽可能在会议之前预先分发最终确定的议程。房地产 E
37、 E 网- - 房地产物业管理资料库 5 2.2.5 要做的事确定须要在会上提出的问题。将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。将建议汇总到下一个草案中。重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。3 2.3 确定地点选择会议地点对于会议的胜利是极为重要的，这不仅此是一个舒适的问题，而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。对全部会议都这们，无论小会或大会，正式会议或非正式会议。小提示 30 ：为那些需作长途旅行者考虑所要花费的时间 小提示 31 ：为残疾与会者供应必要的设备。1 2.3.1 认清你的须要会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相
38、互了解，一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理，不要在一个乱糟糟的开放式办公室如开正式会议。对于你本部门的会议，仍有一个选择问题，你必需确定家中、中立处或外地哪个最适合你的须要。2 2.3.2 选择会议地点假如你在支配一个会议，要租用会场及其他设备，你应比较一下价格，尤其在预算惊慌的状况下更应当这种做。你可能发觉你能谈成一个折扣。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段确定比稍不位于中心的地段要昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但假如会议持续一天以上那是值得的。另一方面，一个城市的开心舒适可能有助于吸引人来参与持续几天的会议。衡量你的优先依次，选择合适
39、的会议地点。3 2.3.3 法律方面考虑依据法律，必需邀请某些人参与某种会议，如公司的股东年会—虽然有一些不道德的公司找一个不合适地点或时间召开会议以通过不得人心的提议。给年会设定一个使股东无法投票的日期和地点，这是不合法的。将公众会议放在难于接近的地点也是不合法的。房地产 E E 网- - 房地产物业管理资料库 4 2.3.4 评估环境在任何会议中，物理因素起着重要的作用。不论什么场合，留意使与会者足够舒适以集中精力开会，但不要让他们舒适得想打瞌睡。检查并使外面噪声保持在最低小水平，取暧和通风有益于工作，但不要过分。大饭店里的房间常有很好的空调但缺少自然光，而自然光对于维持一种活跃的气氛是重要的。小提示 32 ：确定电话已被移出会议室。5 2.3.5 考虑各种类型的会议场所会议场所 考虑的因素 你的办公室 你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。 你的全部参考资料在手边。 你的权威性可能得到加强。 可能会有电话干扰，或者有人打搅。下级的办公室 一位下级的工作处。 可能提高一位下级的地位和士气 假如工作处狭小，可能会使双方都感不适 单位会议室 供员工运用的公司会议室 避开由于运用个人办公室而引起的公司