《采购合同履行管理课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购合同履行管理课件.ppt（80页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、采购合同履行管理第一节 订单管理n一、采购订单管理流程设计n二、订单管理工作的监督第一节 订单管理n一、采购订单管理流程设计n对于供应商，订单是最基础的渠道行为，订单流程是渠道组织结构的重要依据，订单信息是相关业务控制的重要依据；对于采购方，订单管理实际上关联了库存管理、物流管理、财务控制、供应商管理、需求预测、电子单据（供应链管理系统）等诸多因素。n因此，订单管理师供应链管理优劣的关键性因素。以订单管理驱动流程优化，进而实现采供双方的供应链管理能力和渠道能力的提升，是一般企业应该遵循的采购管理规律。 1、设计采购订单管理流程n（1）基本目标与原则n采购订单管理流程设计的目标：简化工作手续、减
2、少管理层级、消除重复业务、打破部门界限、实现跨部门业务合作、进行工作平行处理、缩短工作周期。n采购订单管理流程设计的基本原则：符合逻辑、符合实际；间接、实用、规范;利于部门协作，便于与供应商的信息交流。 （2）现有流程分析n在制定每一项业务流程之前，需要对该流程涉及的各种问题做全面分析和评价，发现真正的问题，找到解决问题的方法。n随着IT技术特别是网络技术在采购中的应用，企业使用各种采购软件和ERP系统，在这种情况下，采购订单管理流程设计和改造的技术性工作一般交由专门的软件商完成，这一过程也就成为了一个“采购经理人员流程管理概念+软件商技术设计”的综合过程。（3）编制订单流程管理文件订单流程管
3、理文件编制涉及的内容：n1）准确的名称、编号及发布日期、实施日期、核心内容、相关文件名称、文件更改记录、附加说明、目的等。n2）范围，指本文件适用的管理范围、业务。n3）术语，对于较关键或叫专业的术语做出明确定义或解释。n4）职责，本文件的主管部门及实施部门。n5）工作流程和使用说明，需要以标准流程图。n6）工作内容，包括序号、工作描述、输入、输出、责任部门。n7）工作条例。2、ERP系统下的采购订单管理分析n（1）基本程序 请购单录入/维护 采购单录入 采购订单维护 采购订单确认 采购订单确认后维护 采购订单收发 无采购订单发货（2）ERP系统下采购订单管理流程案例n1）公司订单结构n一张订
4、单通常包含三层：n第一层是订单头，包含订单号、发出日期。订单类型、供应商名称等；n第二层是订单行，一张订单可以包括多个订单行，列出本订单需要的产品，包括订单行号、产品编号、货币名称、价格、数量、总价、产品单位、供货日期和供货地点等；n第三层是订单子行，因为有的产品可能不是同时到货，因此一个订单行可以有多个订单子行，其包含的信息与订单行类似，但订单子行的一些数据的汇总应该等于订单行相信栏目的数据。2）发出采购订单流程n发出采购订单流程意味着向供应商发出新的订单，并根据供应商的答复进行相应的处理（见图4-2）。3）订单更改通知流程n供应商的回复有三种，拒绝、接受和未决。n未决则是指供应商即时的生产
5、力计算不能决定能否满足客户的订单要求，需要等待供应商的进一步计算，可能还需要人工调配。其处理流程如图4-3所示。YNN二、订单管理工作的监督n1.建立制度n2.确定监控点n3.审查相关单据和记录第二节 货款支付n一、支付方式的选择n二、预付、分期付款、延期付款等支付手续一、支付方式的选择n1.常用支付方式的比较 信用证 托收 汇付汇票n汇票是出票人签发的，委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。n汇票的种类n按照出票人不同n（1）银行汇票（Banker,s Draft）n（2）商业汇票（Commercial Draft）n按照有无随附货运单据n（1）光票（C
6、lean Draft）或净票、白票n（2）跟单汇票（Documentary Draft ）n按照付款时间的不同n（1）即期汇票（Sight Draft）n（2）远期汇票（Usance Bill or Time Bill）（1）信用证n信用证的含义q信用证（Letter of Credit，简称LC）是开证银行根据开证申请人的请求和开证行以自身的名义向受益人开立的在一定金额和一定期限内凭规定的单据承诺付款的书面文件。简而言之，信用证是一种银行开立的有条件的承诺付款的书面文件。信用证的当事人1）开证申请人（Applicant）2）开证银行（Opening Bank, Issuing Bank） 3
7、）通知银行（Advising Bank, Notifying Banbk） 4）受益人（Beneficiary）5）议付银行（Negotiating Bank） 6）付款银行（Paying Bank, Drawee Bank） 7）保兑银行（Confirming Bank）8）偿付银行（Reimbursement Bank, Clearing Bank）受 益 人开证行/付款行申 请 人议付行/通知行267453981发 货信用证业务的一般流程示意图信用证支付方式的特点与作用q信用证支付的特点n信用证是一种银行信用n信用证是一种自足的文件n信用证是一种单据的买卖q信用证支付方式的作用n对出口商
8、的作用n对进口商的作用n对银行的作用信用证的种类n1）按L/C下的汇票是否随附货运单据n跟单L/C（Documentary L/C）n是指受益人必须凭信用证所要求的商业汇票及其所附的单据，方得要求相关银行履行其在信用证项下义务（议付或付款或承兑）的信用证。n光票L/C（Clean L/C）n是指受益人仅凭其开立商业汇票，无须附任何单据，即可要求相关银行履行其在信用证项下义务的信用证。2）按是否有另一家银行加以保兑n保兑L/C（Confirmed L/C）n是指开证行开出的信用证请另一银行保证对符合信用证条款的单据履行付款义务。对信用证承担保证兑付义务的银行称为保兑行。 n不保兑信用证（Unco
9、nfirmed L/C）n是指未经另一银行保证兑付的信用证。非保兑信用证通常是不可撤销的信用证。 3 3）按兑付方式划分）按兑付方式划分即期付款L/C（Sight Payment L/C）延期付款L/C（Deferred Payment L/C）或无承兑远期L/C承兑L/C（Acceptance L/C）或银行承兑L/C议付L/C（Negotiation L/C） 4 4）按受益人对）按受益人对L/CL/C的权利是否可转让的权利是否可转让n可转让L/C（Transferable Credit）n是指受益人有权把信用证项下的全部或部分权益转让给一个或多个其他受益人亦即第二受益人的信用证。n转让L
10、/C后有关条款的变更：金额减少，有关期限缩短，投保加成比例增加，n不可转让L/C（Non-Transferable Credit）n是指受益人无权把信用证项下的权益转让给任何人的 信用证。5 5）循环）循环L/CL/C（Revolving CreditRevolving Credit）q循环L/C的种类q是指信用证项下的金额经受益人全部或部分使用后，可以在规定的条件和期限内重新恢复至原金额继续使用，直到规定循环次数或总期限或累积的总金额限度用完为止的信用证。q1）按时间循环L/Cq2）按金额循环L/C（2）托收n托收是指由接受到托收指示的银行根据所收到的指示处理金融单据或商业单据以便取得付款或
11、承诺，或凭付款或承兑交出商业单据，或凭其他条款或条件交出单据。托收方式的当事人n委托人n收托行n代收行n提示行n付款人托收的种类q付款交单（Documents against Payment,D/P）q付款交单是指出口人的交单是以进口人的付款为条件。q 即期付款交单（D/P at sight） q 远期付款交单（D/P after sight）q承兑交单（Documents against Acceptance,D/A）q承兑交单是指出口人的交单以进口人在汇票上的承兑为条件。托收的性质及其利弊n托收的性质为商业信用。银行办理托收业务时，只要按照委托人的指示办事，并不承担对付款人必须付款的义务。
12、（3）汇付n汇付又称汇款，指付款人主动通过银行或其他途径将款项汇交收款人。q在汇付业务中，通常有四个关系人：q汇款人（汇款人（Remitter）q收款人（收款人（Payee）q汇出行（汇出行（Remitting Bank）q汇入行（汇入行（Paying Bank）或解付行或解付行汇付的种类汇付的种类q信汇（Mail Transfer,MT）q信汇是应汇款人的申请，由汇出银行将信汇委托书寄给汇入银行授权其解付一定金额给收款人的一种汇款方式。 q电汇（Telegraphic Transfer,TT）q电汇是应汇款人的申请，由汇出行拍发电报或电传给其在国外的分行或代理银行，指示其解付一定金额给收款人
13、的一种方式。电汇的业务处理与信汇大致相同。 银行保函q银行保证函，又称银行保证书或银行保函。它是指银行（保证人）根据委托人（被保证人）的申请，向爱益人开立的担保履行某项义务的，有条件的承担经济赔偿责任的书面承诺文件。银行保证函属于银行信用。汇付、托收和信用证支付的比较支付方式比较支付方式手续费用供应商风险大小采购商风险大小 资金负担 银行费用提供信用方式汇付预付货款简单小最小最大不平衡最小商业信用货到付款最大最小托收稍多稍大中中不平衡中商业信用信用证最多大小小较平衡最大银行信用不同支付方式费用的比较n信用证n托收n电汇2.支付方式的选择n（1）支付方式选择的基本依据n 1）根据贸易伙伴的资信情
14、况灵活选择n 2）根据货物的市场行情选择支付方式n 3）根据货物条件的性质选择支付方式n （2）单一支付方式n （3）信用证与汇付相结合n （4）信用证与托收相结合n （5）汇付与银行保函或信用证结合n （6）汇付、托收、信用证三者相结合二、预付、分期付款、延期付款等支付手续n1.预付支付手续n提前支付对于采购方来说是最不安全的支付方式，因为这将面临几种风险，如未发送货物、货物延迟发送、发错货物。2.分期付款支付手续n买卖双方在合同中规定，在产品投产前，买方采用汇付方式，先交部分货款作为订金，在进口商付出定金前，出口商应向其提供出口许可证影印本和银行开具的保函。除订金外，其余货款可按照不同阶段
15、分期支付。3.延期付款支付手续n买卖双方在合同中规定，在订约后的一定时期内，由进口人凭出口人提供的出口许可证影印本和出口人银行提供的退款保证书或备用信用证，交付一部分货款作为订金，然后像上述分期付款一样，按工程和交货进度，分期支付一小部分货款，这部分货款可用远期汇票和期票支付。其余大部分货款在交货后若干年内分期连同利息一并支付。相关知识n一、财务信用管理n二、预付、分期付款与延期付款一、财务信用管理n1.信用管理的功能 信用管理，就是授信者对信用交易进行科学管理以控制信用风险的专门技术。 主要功能：识别风险 评估风险 分析风险n2.支付风险n3.应收账款、赊销与信用管理n应收账款管理是指在赊销
16、业务中，从授信方（销售商）将货物或服务提供给受信方（购买商），债权成立开始，到款项实际收回或作为坏账处理结束，授信企业采用系统的方法和科学的手段，对应收账款回收全过程所进行的管理。其目的是保证足额、及时收回应收账款，降低和避免信用风险。应收账款管理是信用管理的重要组成部分，它属于企业后期信用管理范畴。n应收账款是企业因赊销产品和劳务而形成的应收款项，是企业短期投资的重要组成部分。n赊销是信用销售的俗称。赊销是以信用为基础的销售，卖方与买方签订购货协议后，卖方让买方取走货物，而买方按照协议在规定日期付款或分期付款形式付清货款的过程。n企业信用管理是企业对于可能产生的风险进行科学管理的专业技术，主
17、要目的在于规避因赊销产生的风险，增加赊销的成功率。 4.信用保险n信用保险是以信用交易中债务人的信用作为保险标的，在债务人未能如约履行债务清偿而使债权人遭受经济损失时，由保险人向债权人提供风险保障的一种保险。二、预付、分期付款与延期付款n1.预付、分期付款与延期付款的概念与意义 （1）采购中的预付账款 （2）采购中的分期付款 （3）采购中的延期付款2.预付、分期付款与延期付款应注意的问题n（1）采用预付作为付款方式 （2）采用分期付款的方式 （3）采用延期付款的方式第三节 商品质量管理n一、制定质量监测方案n二、评定供货样品质量n三、不合格品管理一、制定质量监测方案n1.采购质量管理流程n一般
18、情况下，可以按照事前规划、事中执行和事后考评的三段设计思路，规划和设计采购质量管理流程。（1）事前规划 事前规划包括：决定质量标准并开列具体的规格；企业和供应商双方确认规格及图样；了解供应商的承担能力；企业和供应商双方确认验收标准；要求供应商实施质量控制制度（质量控制认证等级等）。（2）事中执行包括：检查供应商是否按照规范作业；提供试验品以供质量检测；派驻检验员抽查在制品的质量；质量控制措施是否落实。（3）事后考评事后考评包括：严格执行验收标准；解决企业和供应商双方有关质量方面的分歧；提供质量异常报告；要求供应商承担保证和保修责任；淘汰不合格供应商。2.采购质量管理方案的制定n（1）确立采购质
19、量控制原则n1）企业和供应商具有相互了解对方的质量控制体系，并合作实施质量控制的责任。n2）企业和供应商各具自主性，并且必须互相尊重对方的自主性（双方对等、相互尊重）。n3）企业有责任提供给供应商有关物料的充分信息。n4）企业和供应商于交易开始之际，对于有关质、量、价格、交货期、付款条件等事项，必须签订合理的契约。n5）供应商有责任保证物料的质量，必要时，有责任向企业提供必要的客观数据资料。 n6）企业和供应商签订契约时，必须拟订双方可接受的评价方法。n7）企业和供应商对于双方之间的各种争议解决方法及程序，必须于订约时签订。n8）企业和供应商应相互站在对方的立场，交换双方实施质量控制所必要的信
20、息。n9）企业和供应商为了双方的关系能够更圆满顺利，对于订购作业、生产管制、存货计划等，应经常做妥善的管理。n10）企业和供应商于交易之际，都应充分考虑最终消费者的利益。（2）制定采购质量标准n1）规格、图样与采购订单要求n2）合格供应商的选择标准与程序n3）质量保证协议和解决纠纷的条款n4）接受检验计划与管制n5）接受质量记录（3）建立质量检验体系 n三检制即操作者的自检、工人之间的互检和专职检验人员的专检相结合的一种检验制度。n自检是生产者对自己生产的产品，按照图样、工艺或合同中规定的技术标准自行检验，并做出是否合格的判断。 n互检是工人之间进行检验。互检主要有：下道工序对上道工序流转过来
21、的产品进行抽检；同一机床、同一工序轮班交接时进行的相互检验；小组质量员或班组长对本小组工人加工出来的产品进行抽检等。 3.编制采购质量管理文件n（1）采购质量文件内容n采购质量文件内容应至少包括以下几点：n1）采购商品的准确标志，包括类别、型式、规格、等级、数量和其他准确的限额标志，以防止误购。n2）采购商品的技术和质量要求，包括标准、技术规范、图样、过程要求、检验规则及其有关资料（包括商品、程序、过程设备和人员的认可和鉴定要求）的名称，以及这些技术及质量要求所适用的有效版本，以防止购入不合格品。n3）对供应商质量管理体系和保证能力提出要求。 （2）编制采购质量文件的技巧n1）采购质量 文件所
22、规定的内容应齐全n2）对采购商品要提出适当、明确的质量要求n3）正确处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关系 n4）确保采购质量文件的有效性 n5）要有一定的审批程序 n6）编写采购质量文件所用语言要简明、通俗、准确 二、评定供货样品质量n商品的品质是指商品的内在素质和外观形态的综合。前者包括商品的物理性能、机械性能、化学成分和生物特征等自然属性，后者包括商品的外形、色泽、款式或透明度等。1.选择表示商品品质的方法n（1）用图样或技术文件界定 （2）用国际（国家、行业）标准表示 （3）用样品表示 1）凭实物表示品质 看货买卖 凭样品买卖 2）凭说明表示商品品质 凭规格买卖 凭等级买卖 凭标准
23、买卖2.供货商样品质量评定方法n（1）设定品质判定的基准，即明确检验的项目及规格 n（2）按等级划分缺陷 n（3）决定品质允许水准AQL（Acceptable Quality Level）n（4）决定检验水准 n（5）选定抽样方式n（6）决定检验的严格程度n（7）批量的构成 n（8）查表得出样本代码n（9）由样本代码查出样本数 n（10）查出抽样方式，明确判定批量合格与否的判定基准n（11）抽取及检验样本n行检验。n（12）批量的判定n（13）批处置 三、不合格品管理nISO 8402:1994中对不合格品的定义为：“没有满足某个规定的要求”。n1.不合格品的发现n2.不合格品的质量责任n3.
24、不合格品的管理n4.不合格品的处理：n返工、返修、原样使用、降级、报废和退货等几种方式。相关知识n一、商品质量控制方法n二、ISO9000质量保证体系n三、质量成本与采购质量成本n四、质量鉴别的两种标准一、商品质量控制方法n1.审核评定法n2.监督检查法n3.检验试验法二、ISO 9000质量保证体系n1.质量体系的分类 （1）质量管理体系 一个组织不论是否处于合同环境或同时处于合同环境与非合同环境之中，在组织内部为实施持续有效的质量控制所建立的内部质量体系，称为质量管理体系。 （2）质量保证体系 组织在合同环境下为满足顾客规定的产品或服务的外部质量要求，并向顾客证实质量保证能力的质量体系，称
25、为质量保证体系。 2.对质量体系的理解n根据ISO 9000族标准的要求以及关于质量体系建立、保持和改进的实践经验，可对质量体系形成的基本认识归纳如下：n（1）在一个组织内，不同的产品可以有不同的要求，不同的顾客可以选择不同模式的质量保证体系，但一个组织只应建立并保持一个质量体系，这个体系应覆盖该组织所处的所有质量体系情况。n（2）由于ISO 9000族标准是对技术规范中有关产品要求的补充。因此，一个组织为了能够长期、稳定地提供满足顾客要求的产品或服务，不仅要有适宜的技术规范，而且还要按ISO 9000族标准的要求建立和保持一个有效的质量体系，这两个前提是缺一不可的。n（3）质量体系既要满足组
26、织内部质量管理的需要，也要充分考虑提供外部质量保证的要求。除顾客的一些特殊要求外，对实施体系要素的内容和要求，应力求协调一致，兼容互补。质量体系的效果应能满足本组织和顾客的需求和期望，并落实到最终产品和服务上，使其他所有受益者受益，在组织和顾客的利益、经济性和风险等方面进行全面的权衡。n（4）不论采用“受益者推动”还是“管理者推动”方式，均应以ISO 9004-1作为组织建立和实施全面有效的内部质量体系的指南。该指南是不受任何具体的工业或经济行业所制约的通用标准，建立并保持质量体系的关键是落实质量体系的管理职责，应将质量职能和体系要素分解、落实到与质量活动有关的各个职能部门，而不应将质量职能集
27、中地让一个职能部门来承担。n（5）质量体系应形成文件，即编制与本组织质量体系相适应的质量体系文件。体系文件应在总体上满足标准要求，在具体内容上反映本组织的特点，要便于本组织员工的理解和贯彻实施。n（6）按ISO 9000族标准及其指南建立并保持有效运行的质量体系，并不是质量管理和质量保证的最高要求。质量体系应坚持不断地改进以使之完善，这是一个永无止境的活动过程，是实施外部质量保证的战略目标。一个组织的最高管理者应该确信在任何情况下本组织的质量体系均有不足之处有待改进，应通过经常性的质量监督、内部质量审核和管理评审等手段，实施质量体系的改进。3.质量体系的结构nISO 8402对质量体系的定义是
28、：“为实施质量管理所需的组织结构、程序、过程和资源”。n质量体系的内容应以满足质量目标的需要为准则。它是为满足组织内部管理的需要而设计的，比特定顾客的要求更为广泛，因为顾客通常仅仅评价质量体系中的有关部分。n一个客观存在的质量体系，必然具备一定的资源条件（如人员素质、装备能力等资源），通过设置组织机构、规定各职能部门的职责和权限并明确相互的关系和工作的程序，以便使各项质量活动能够得以经济、有效、协调地进行。这样形成的一个有机的整体，便是组织的质量体系，通过审核和评审，对体系实施不断的改进，以适应完善内部管理和外部环境变化的需要。可见，质量体系既有硬件，又有软件，是由组织结构、程序、过程和资源四个部分所组成的系统。质量体系的结构n（1）质量职责和权限n（2）组织结构n（3）程序n（4）过程n（5）资源三、质量成本与采购质量成本n1.ISO 8402质量成本定义 在GB/T6583ISO 8402中，质量成本被定义为：为了确保和保证满意的质量而发生的费用以及没有达到满意的质量所造成的损失。 （1）预防成本 （2）鉴定成本 （3）内部故障成本 （4）外部故障成本 （5）外部质量保证成本2.采购质量成本和供方质量成本n（1）采购质量成本n 1）采购预防成本n 2）采购鉴定成本n 3）采购损失成本n（2）供方质量成本n 1）预防成本n 2）鉴定成本n