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1、档案管理实务操作知识培训档案管理实务操作知识培训行政人事部2016年10月30日基本知识介绍基本知识介绍什么是档案？什么是档案？ 国家机关、社会组织和公民个人在社会活动中直接国家机关、社会组织和公民个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的各种形式的历史记录。形成的，有保存价值的各种形式的历史记录。 注意点：注意点： 必须是办理完毕的文件材料；必须是办理完毕的文件材料； 必须经过一定的程序整理；必须经过一定的程序整理； 包含各种载体包含各种载体 必须是有保存价值的历史记录必须是有保存价值的历史记录。基本知识介绍档案的作用： 对工作起到辅助作用； 降低劳动消耗； 宣传作用； 保存历史。 档案工作和
2、档案工作的性质 无序有序 不规范规范 分散集中 档案管理的原则： 集中统一管理，用科学的方法管理和使用档案。档案工作的八个工作环节： 1. 收集 从分散到集中。 2. 整理 从无序到有序。 3. 鉴定 去粗取精，充分发挥档案的作用。 4. 保管 保密性的机要工作。 5. 统计 以原始记录为依据，准确、可信。 6. 检索 建立目录，方便查询 7. 利用 为企业发展提供服务 8. 编研 基本知识介绍基本知识介绍基本知识介绍 专职档案员职责： 1、指导各部门文档材料的收集、整理、立卷和归档。 2、指导本系统所属单位档案工作的开展。 3、制定本单位档案管理的相关制度。 4、集中保管档案材料。 5、针对
3、各部门需求提供档案材料。 兼职档案员职责 1、负责本部门文件材料的收集整理工作。 2、按规定按时向综合档案管理部门移交档案。档案的收集 企业文件归档的基本要求： 1、归档的文件必须完整； 2、归档的文件必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营等各项活动真实内容和历史过程； 3、归档的文件必须层次分明，符合其形成规律。 档案收集中应注意的问题： 1、收集的文件材料要齐全完整，有因有果。 完整指文件的正本、稿头纸、定稿等材料齐全，有法律效力。 2、档案收集的门类要齐全完整，每一种门类的档案分类要全，要能够真实全面反映单位的主要历史情况。 3、收集进来的档案材料要符合规范要求。 分类科学，保管分类明
4、确，卷内文件完整，装订美观，档号科学准确。档案的收集 档案收集中应注意的问题： 4、收集档案要注重平时收集，收集文件要注重收集帐内文件和帐内文件。 帐外：本人经手收发的文件资料 帐内：未经本人经手收发但有收集必要的文件资料。 5、收集档案材料时既要防止“有档不归”，又要防止“有档必录”两种错误倾向。 6、应明确区分“档案”和“资料”的不同。 作为档案保管的文件不得作为资料使用，作为资料使用的文件不必作为档案管理。 7、归档的文件材料既包括纸质材料，也包括光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体。 8、档案交接时，要履行移交手续，填写门类、时间、数量、移交人、移交时间，做到数字准确，帐物相符
5、。档案的收集 档案收集的几大主要范围： 1、本单位（部门）工作总结、专题性工作方案总结、本单位制订的大事记、工作条例、本单位典型性工作材料； 2、本单位（部门）各种名册； 3、各种统计报表、年度统计报表、本单位（部门）各种工作生成的年度统计报表； 4、各种会议会务记录材料，各种文件、公告材料； 5、劳动人事方面：单位职工工资名册及调整材料，单位培训名单、内容、教材，本单位人事任免，启用印章，表彰处罚等； 6、产品生产方面：产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度中形成的各种文件材料等； 7、经营销售方面：企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材
6、料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等；档案的收集档案收集的几大主要范围： 8、设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件、设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等； 9、技术管理方面：质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料； 10、计划统计方面：各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。 11、物资供应方面：物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料； 12、财务管理方面：财务管理中的各种报表、帐册、凭
7、证和文件等。档案的管理 区分全宗 全宗是一个单位的档案的总和。档案的分类： 分类时先区别门类档案，再在门类下细分。年度问题分类法：按年度分开，按文件反映的问题分门别类。 年度组织机构分类法：按组织机构的设置分类，适用于内部机构健全的大机构。档案的管理档案的管理 传统的分类方法 1、首先看文件生成的年度，其次看文件针对的年度； 2、长期规划、长远计划放到文件所针对的第一个年度归档。 3、阶段性工作总结放到总结的最后一年归档，总结与计划合文的按文件所在重心年度归档，会议记录性档案放在会议闭幕的年度，跨年度会议记录放在最后一次会议所针对的年度； 4、非讼诉性文件放在结案的年度。 新的立卷分类方法：
8、1、以文件制发的日期为准划分年度； 2、请示和批复都放在批复的年度； 档案的管理档案的管理 会计档案采用年度名称的分类方法。 工程项目档案按项目名称结合工程性质分类。 设备档案按项目名称结合性质分类。 载体档案按问题不分年度分类。档案的管理档案的管理 组卷 文书组卷通常按年度分类法，把相应的问题组织在一起再分门别类组卷。 卷内文件的排列 同一个问题要相对集中，同一个问题的文件材料按时间先后顺序排列。 卷内文件均要编页号，正面在右上角，反面在左上角。 案卷的装订 传统的装订方法：三点一线，上下7公分，中间对半分。单位名称问题分类法所反映的问题类别案卷题名：编制单位（作者）：编制日期：保管期限：密
9、级 ： 年 月至 年 月 件 页归档号：档案的管理档案的管理 案卷封面档号的编制 标题应简明扼要，不超过50字。 归档号分年度分保管期限分别编制大流水号。序号责任者文号题名日期页号备注XX-001制发机关1/10档案的管理档案的管理 卷内目录的编制档案的保管档案的保管 存放档案必须有专用柜、架，排放方法要科学和便于查找。 自身生成的文件材料有发文字号的保存一式两份，一份作为档案保管，一份作为资料使用。 电子档案一定要生成一套纸质的档案材料，档案管理实行双轨制，网上资料要脱机备份到耐久的载体。 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因
10、移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。档案的保管档案的保管 档案的保管期限 保管期限既要考虑文件现实利用价值，更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限分永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。 凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营等有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业生产、经营等有查考利用价值的文件资料，列为长期保管。凡是在较短时间内对企业生产、经营有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。设备档案的保管期限可根据该设备的使用年限划定具体年度。会计档案的保管期限有永久、定期两类，定期包括3年、5年、10年、15
11、年、20年五类。介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。电子文件电子文件与电子档案管理与电子档案管理 电子档案与纸质档案的关系 长期并存，保持一致。 电子文件的特点 1、与记录载体的可分离性 2、不安全性 3、数据的易消失性和易更改性（载体的不稳定性） 4、信息载体的非直接可读性 5、对计算机系统的信赖性 6、信息共享性 电子文件档案的整理和保管 只读处理，统一格式，分类排序，及时更新，备份保存问题答疑问题答疑 企业管理可采取哪些形式？集中式网点式寄存式 如何将零散文件归入已经整理完毕的归档文件中？将零散文件排列在相应类别归档文件的最后，并在备注栏中注明。将零散文件与所属事由中的相关文
12、件装订在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。 某项工作从1998年开始至2003年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理？后面内容直接删除就行资料可以编辑修改使用资料可以编辑修改使用资料仅供参考，实际情况实际分析The user can demonstrate on a projector or computer, or print the presentation and make it into a film to be used in a wider field问题答疑问题答疑 多媒体档案收集和分类时应注意些什么？ 如何区分“一份”、“一件”、“一页”、“一张”？ 同一事由的归档文件按什么顺序排列？ 档案装盒时要注意些什么？ 如何正确使用档案目录和备考表？